企業規模が大きくなると、これまでのような管理に限界がきて、業務全体の把握が難しくなる。業務の把握を、規模に合わせ、適切な形に変えていく必要があるだろう。業務方法の把握には、アクションプランを取り入れるのも方法のひとつだ。この記事では、アクションプランの概要と作成の具体例を取り上げる。
アクションプランとは
業務計画を立てただけでは、その計画は現実に実行されるとは限らない。計画自体が荒いと、絵に描いた餅になって、意味のない計画になってしまうためだ。業務全体を把握するには、業務計画ではなく、アクションプランを立てるのが良いだろう。
アクションプランとは、目標達成に向けて、具体的な行動指針をスケジュールに落とし込む活動計画のことだ。いつ、だれが、何をするのか、目標達成のための手段を具体的に決めることで、業務の把握と適切な管理を目指す。
ただ、実行してみると思わぬ見落としがあったりもする。アクションプランを実現するなら、PDCA（計画・実行・評価・改善）も合わせて取り入れると良い。
アクションプランを作成するメリット
アクションプランの作成はどのような面でプラスになるのか、作成のメリット3つを見ていこう。
今なにをすれば良いかが明確になる
アクションプランは、細分化した目標に対して必要な行動を考えながら作成するため、目標に対して何をすべきか、アクションが明確になる。具体的な業務として反映することが容易だ。
また、何をすべきか、いつまでにすべきか明らかなため、期限を意識しながら、社員は毎日のタスクに落とし込むことができる。仕事の成果が上がらない原因の多くは仕事の進め方がわからないことにあるといわれるので、アクションプランにより改善を図れるだろう。
現状を客観的に判断できる
アクションプランによって必要なアクションがリストアップできれば、目標達成までのアクションだけでなく、そのアクションが目標に対してどれくらい進んでいるか状況が把握しやすくなる。
進捗状況が客観的に判断できるということは、不足や遅れに早い段階で気づけるということだ。早期に目標に対する進捗がわかれば対処もしやすい。目標達成のために協力関係を強化したり、あるいは目標自体に変更を加えたり、柔軟な対応が可能となる。
高いモチベーションを維持できる
アクションプランは目標達成のための行動を細分化したものなので、いわば小さなゴールのようなものともいえる。目標達成までには数々のアクションに取り組むことになるため、アクションを開始して何度も小さなゴールを達成することになるだろう。
ときに、目標の達成に距離を感じるかもしれないが、目標が遠く見えても、小さなゴールが達成できていれば、着実に目標に達成に近づいていることがわかる。行動の結果が目標達成に近づいていると実感しやすく、達成感が得られるため、高いモチベーションを維持できるのもアクションプランのメリットだ。
アクションプランの具体例と作成時のポイント
効果的なアクションプランを作成するにはどうするべきか、作成のポイントと具体例を紹介する。
アクションプランを作成する手順
アクションプランは、以下のような手順で作成していく。
1.達成したい目標を設定する
2.部門ごとなど業務を分類する
3.設定した目標にあわせ業務ごとに目標を細分化する
営業であれば仕入、物流、在庫管理、人事管理、財務、顧客からの評価のように、業務ごとの視点で目標達成のためにやるべきことをリストアップする。
4.5W1Hの要素を取り入れてアクションを具体化する
リストアップしたアクションについて、いつまでに、どのくらいの量を、どのような分担で行うか、5W1Hの要素を用いながら具体的なプランに落とし込む。
具体的な数値を取り入れる
明確なアクションプランを作成するためのポイントは、具体的な数値を盛り込むことである。財務的な目標なら売上高や売上高利益率、業務プロセスなら資産の効率性、顧客を巻き込んだ目標なら顧客満足度などを数値目標に定める。
数値目標は1年期限だけで見るのではなく、半年、四半期、一ヶ月、一週間と落とし込んでいくと良い。数値目標を細かく見ることで、仕事の進捗を把握しやすくなる。目標数値は、期間と組み合わせて考えることが大切だ。
アクションプランを可視化する
アクションプランに基づいて行動し、業務を把握できるようにするには、アクションプランを可視化することも忘れてはならない。可視化することで、全体像がわかりやすくなる。
可視化の方法としては、表計算ソフトなどで使えるテンプレートを使用する方法のほか、目標達成機能の付いた目標管理ツールを利用するのもおすすめだ。
アクションプランを導入・運用するならGoalousが便利
アクションプランの作成・運用には、SNS型目標管理ツールGoalous(ゴーラス)が役に立つ。以下のような機能で、アクションプランの作成、効果的な活用に利用できるのがポイントだ。
・フォトアクションで社員自らが目標進捗の情報発信ができる
・フォトアクションに対しリアクションやコメントを残せる
・オープンゴール機能で目標の達成状況を適切に把握できる
・オープンゴール機能をアクションプランの評価や改善に利用できる
・評価機能でメンバーのアクションを可視化できるため人事評価に活用できる
Goalousを使ってアクションプランを可視化し、活用してみてはいかがだろう。
ほかにも、「目標達成の鍵は定性情報の把握にあり！効率的な目標管理で組織を劇的変化させる方法とは?」という資料もGoalousでは提供している。
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まとめ
業務の把握、業務の進捗管理、業務の可視化には、アクションプランの作成がおすすめだ。アクションプランは、Goalousのような目標管理ツールと合わせて使うことでより効果を発揮してくれる。
