「社内外のやり取りや情報共有がうまくいっておらず、適したツールを取り入れたい」と悩んでいる企業もあるだろう。ビジネス上のコミュニケーションツールで代表的なのは、チャットやメールだ。今回は、チャットとメールにはどのような違いがあるのか、どう取り入れるべきか紹介する。
チャットとメールの特徴の違い
社員間のやり取りで使えるチャットとメールにはどのような違いがあるのか、それぞれのメリットとデメリットを交えながら比較していく。
チャット
ネットワークを活用したリアルタイムでの会話をチャットという。
チャットのメリット
チャットは、リアルタイムの対話を想定したものだ。すぐにやり取りができるように、相手からのメッセージがあれば通知がくる機能がある。通知による返信忘れの防止や、スピード感のあるやり取りが可能なのが特徴だ。
また、チャットは、1対1のやり取りだけでなく、その場で会話をするように複数人のやり取りもできる。会話の流れをつかみやすく、一度に複数人と情報を共有できるのもチャットのメリットだろう。
さらに、ツールによっては、テキストでのやり取りだけでなく、画面共有やファイル送付が可能だ。必要に応じて資料のやり取りや共有をすることができる。
チャットのデメリット
デメリットは、ムダなやり取りが増える可能性があることだ。気軽にやり取りしやすいことはチャットのメリットでもあるが、重要性の低いやり取りが続くこともある。そのため、生産性の低下を招く恐れがある点には注意が必要だ。
メール
ネット上の手紙のようなやり取りをメールという。やり取りは、基本的に1対1を想定している。
メールのメリット
メールのメリットは、検索によって、過去の履歴が確認しやすい点にある。探したい情報にアクセスしやすいのがポイントだ。また、メールは記録として残るため、意思決定や重要な連絡、エビデンスも残せる。
メールのデメリット
メールのデメリットは、チャットと比べて、ビジネスマナーや文章の形式などが重視されやすいことだ。ルールに気を付けて作成しなければならないため、文面の作成には時間がかかってしまう。
チャットのように話の流れを把握しにくい点も弱点だろう。チャットだと前後の会話がスレッドで表示されるため流れがつかみやすいが、メールはひとつひとつのメッセージが独立している。
そのため、チャットのように話の流れを簡単に遡れず、メッセージを簡素化すると相手に内容が伝わりにくくなってしまう。相手に返信する際は、何に対しての返答なのか、しっかり書き込まないと伝わらない。
さらにメールは、失礼にならないためにも、宛先や内容を確認する作業を要する。チャットと比べて返信するまでの工程が多いため、リアルタイム性も低い。
チャットとメールの適切な使い分け
チャットとメール、それぞれの特徴をあげてみたが、結局どちらを選択すれば良いのだろうか。どちらかひとつに絞るというよりは、そのときの状況にあった使い分けが重要だ。ここでは、チェットとメール、それぞれに適した場面を紹介する。
チャットが向いているケース
社内でコミュニケーションを取るならチャットが向いている。簡単なやり取りで済むため、情報伝達や意思疎通がスピード感をもって行えるためだ。メールと比べて1対複数のやり取りにも向いているので、複数人に情報を周知したいときもチャットが向いている。
ほかにも、会話ベースでやり取りを進めたいとき、緊急性が高いときもチャットが便利だ。ただし、緊急性に関しては、状況によっては電話が必要な点には注意したい。
チャットに関連して、社内SNSとグループウェアの使い分けを以下の記事で解説している。こちらも参考になるだろう。
「社内SNSとグループウェアの違いは！？導入するならどっち」
メールが向いているケース
チャットよりメールを選択した方が良いのは、社外とやり取りをするとき、丁寧に対応したい相手とやり取りをするときだ。メールにはビジネスルールが存在するため、チャットより丁寧な印象を相手に与える。
ビジネスマナーが重視される相手とのやり取り、丁寧な対応が必要な取引先などとのやり取りは、メールの方が適切だ。
また、先述の通り、決定事項としてエビデンスを残したいときはメールが良い。チャットのように会話が流れることなく、ブックマーク機能などで重要なメールを区別できるためだ。
情報伝達時の情報を加味すると、チャットかメールか、ソースをひとつに絞るのは好ましくない。いずれか一方にするのではなく、状況に応じて使い分けるのが良いだろう。
また、社内コミュニケーションを円滑にしたいと考えているのであれば、Goalous(ゴーラス)の活用も検討していただきたい。スピード感のあるやり取りだけでなく、業務の見える化や目標管理にも役立つ。部下を育成しつつ、組織のエンゲージメントを高めたいと思う企業におすすめしたいツールだ。
また、Colorkrewが実施しているセミナーでは、組織の運営やマネジメントに役立つ情報を発信している。組織内の課題を解決したいと考えるならば、ぜひチェックしてみてはいかがだろうか。
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まとめ
今回は、チャットメールの違いについて紹介してきた。チャットかメールか、どちらに絞るというよりは、状況によって使い分けるほうが良い。
社内コミュニケーションに課題を抱えているなら、Goalousを取り入れてみてはいかがだろう。
