働き方改革で忙しい管理職が仕事量を減らすには

働き方改革で部下の時間外労働を短縮するために、管理職が残った業務を引き受け、負担増になっている企業もあるのではないだろうか。最低賃金の引き上げによる人件費増で、簡単に人手を増やすことができない現状、業務負担軽減は喫緊の課題の1つと言えるだろう。

こうした状況の中、管理職は部下の時間外労働短縮のために、業務を肩代わりするのではなく、社内全体で業務の進捗状況を把握しつつ、効率よく働くように努めていく必要がある。ここでは、制度利用やITツールの導入によってできる、管理職の負担軽減方法について紹介する。

働き方改革における管理職の現状

働き方改革において、時間外労働の上限規制が法改正によって施行されることが決まり、労働時間の短縮が求められるようになっている。上限を守らなければ、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるという罰則規定もあるため、少しでも法定時間内に業務を終わらせようという動きが増えつつある。

しかし、単純に業務時間を短縮すれば、今まで時間外労働でこなしていた分の仕事が残ってしまう。この「残ってしまった仕事」は、部下を早く帰宅させるために、管理職が引き受け、業務を圧迫しているという現状もある。

働き方改革によって管理職の業務量が増え、時間外労働が増えたと感じる人が増加傾向にあることが問題視されている。人員の増加や業務量の削減が無いまま、単純に労働時間を短くするだけでは、会社全体の利益が減少することにもなりかねない。

また、労働時間が短くなることにより、各社員は時間内に仕事を終わらすことにだけ集中してしまい、客観的に進捗状況や仕事量を把握できていないことがある。それにより、上司への報告や共有が遅れ、さらには時間内に終えなかった部下の業務を管理職が引き継ぐケースもでてくるのだ。そのうえ、業務をただ漫然とこなしていくようになってしまっては、管理職を含め社員全員のモチベーションの低下を起こす懸念もある。

働き方改革によって、会社全体の労働時間を適正化するためのしわ寄せが、管理職の負担を増やしてしまっていることを改めて認識しておきたい。

管理職の業務負担を軽減させるためにできること

働き方改革で求められているのは、社員全員の労働時間の適正化であり、管理職に負担を掛けさせることではない。ここでは、管理職の業務負担を軽減するにはどのような方法があるのか、という点について説明する。

自分や部下の仕事量を把握する

管理職の業務の負担を軽減させるためには、自分や部下が抱えている仕事量を正確に把握する必要がある。そのうえで、業務に優先順位を付け、優先度の低いもので外注や専門家(経理など)に任せられるものは割り振るように改善していくことだ。

また、処理できる仕事の量は、個人の能力によっても違いが生じるため、能力を見極めながら適切な業務量を図りたい。他にも、管理職の持つ権限を可能な範囲で部下に移譲する方法もあり、これは指示・回答待ちの無駄を省くことにも繋がる。

ある程度、責任ある仕事を部下に任せるのは、部下のモチベーションアップや責任感を養う上で重要だ。しかし、任された仕事を部下一人で抱え込んでしまい、助力を求められない場合もある。なるべく早い段階で周囲に手助けを求め、負担を分散するよう、上司は部下へ促す必要もある。

そのためには、進捗状況をリアルタイムで確認できる環境を整えるべきだろう。管理職にとって、チームや部署全体の円滑化や状況の把握を行うのも重要な業務の1つだ。

一方で、自分の業務負担が大きくなればなるほど、進捗状況の把握に遅れが生じる懸念がある。部下の業務量の見直しと同時に、自身の負担軽減を行うことが、結果的に自分が管理するチーム全体の利益に繋がると意識しておきたい。

高度プロフェッショナル制度を検討する

高度な専門的知識を要する職種に該当し、企業と本人の合意に基づき職務範囲が明確に定められている労働者の場合、「高度プロフェッショナル制度」の活用を検討できる。高度プロフェッショナル制度では、出勤・退勤の時間が自由で、短時間労働も可能になるメリットがある。

高度プロフェッショナル制度についての法案が提出されたとき、残業代が発生しないことから、長時間労働を助長する制度になってしまうのでは、という懸念があった。

この懸念に対する処置として、企業側には制度利用者に対し、以下のいずれかの措置を取ることが求められている。

・勤務間インターバル(11時間以上)の確保と深夜業務を1ヶ月4回までとする
・健康管理時間の把握と時間外労働1ヶ月100時間、3ヶ月240時間以内とする
・年間104日かつ4週間に4日の休日を確保する
・1年に1回以上の連続2週間の休日を与える
・時間外労働時間が月80時間を超えた、もしくは申し出があった労働者に対しては、臨時の健康診断を受けさせる

参考:「働き方改革関連法解説(高度プロフェッショナル制度)」(厚生労働省)https://www.mhlw.go.jp/content/000497408.pdf

しかし、適応条件として金融関係やコンサルタント業など、高度な専門知識を要する職種かつ、年収1,075万円以上が必要だ。部下や自身が制度の適応対象であれば、効率よく働くための制度として活用を検討していただきたい。

常に進捗状況が確認できる環境をつくる

高度プロフェッショナル制度の場合、適用可能な条件を満たしているのはごくわずかだ。しかし、進捗状況の可視化であれば、職種や企業の大小に関わらず管理職の負担軽減を図ることが可能である。

進捗状況の可視化とは、どの程度のタスクが完了し、目標への達成率はどれくらいか、などの状況を図や画像、数値、社内SNSによる情報伝達の1本化により、リアルタイムに把握できる状態をいう。

例えば、部下が上司に進捗状況を個別に伝えた場合、その後に上司がグループメンバーへ伝えるなどというフローでは、情報伝達に無駄が生じてしまうだろう。そんな中、社内SNSであるGoalousを活用すれば、進捗状況がリアルタイムにチーム全体へ共有できるというメリットがある。

社内SNSであれば、メールのような定型文は必要なく、気軽にコミュニケーションが図れるため、相談しやすい環境づくりにも繋がるだろう。

さらにGoalousのフォトアクション機能を利用すれば、部下自らが困っていることの相談や、現在の進捗状況、完了したタスクなどを発信することができる。

その発信に対して、リアクションを行うことができるため、管理職は受動的かつインタラクティブに部下の進捗状況や相談事項などの情報が得られ、管理業務の負担軽減に役立つ。また、部下が立てた目標に対して行われた活動にズレがあれば、方向修正がすぐにできるのもメリットだ。

そのほか、部署別、プロジェクト別、同期などのコミュニティごとにグループ作成することも可能だ。これで、グループメンバーの日々の活動状況がわかりやすくなり、部下との連携も取りやすくなる。

管理職の負担軽減のために進捗管理ツールの導入を検討している場合は、まずは試験導入としてGoalousの15日間無料トライアルを活用してみてはいかがだろうか。

まとめ

働き方改革で負担が増加傾向にある管理職だが、その負担軽減のために人員を増やすのは、人件費もかかり、難しい企業も多いだろう。

Goalousなら進捗管理、目標の達成状況のリアルタイムチェック、情報伝達の1本化、コミュニケーションの活性化など、多岐にわたるメリットがある。

また、目標達成へのプロセスを評価できるため、人事評価も行いやすい。目標達成にばかりスポットをあてた評価システムではなく、プロセスやアプローチ方法をも評価対象とできるため、部下のモチベーションアップにも役立つだろう。

管理職の業務負担に進捗管理を最適化することは、結果的に会社全体の利益向上にも繋がるため、積極的に導入を検討していただきたい。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です