作業の停滞は不透明なゴールにある?プロジェクト進め方のコツとは

管理職がプロジェクト進捗の調整や管理をメインにした仕事というのは、ほとんどの人が知識として持っていることだろう。しかし、実際に職に就いてみると、現場職から管理職を見たときのギャップを感じることもある。

難なくできそうに思えたプロジェクトの管理も、実際に携わってみると、はじめのうちは失敗続きになることも少なくない。ここでは、管理職について間もない人へ、プロジェクトの進め方のコツを紹介する。

プロジェクトを進める前に準備すること

プロジェクトを進める前に重要となるのが、計画の立案だ。この計画が現実に即したものでないと、立てたところでほとんど意味のないものとなってしまうどころか、プロジェクトの進捗があやふやになってしまう。

プロジェクトの進行に混乱をきたさないためにも、まずはプロジェクトの計画段階から見直すことが重要だ。ここでは、計画の立て方のコツを紹介する。

達成するべき目標を明確にする

プロジェクトの計画を立てるのにまず重要なのが、最終的なゴールになる目標の明確化だ。目標が分かりづらいと、どのようなプロセスを踏んで良いかあいまになるだけでなく、どういった方向性に進むべきか途中で分からなくなってしまう。

メンバーや関係者間で目標を共有化できるようにするためにも、目標は具体性を持ったものにするべきだ。たとえば、具体的な数字を入れ込んでみるのも良いだろう。

数字や期限を決めるのが難しいプロジェクトであれば、プロジェクト終了の先にどのような領域に達しているべきか、どのようなベネフィットを得たいかが目標設定のヒントになる。

やるべき作業をリストアップする

達成するべき目標と最終的な期限を決めたら、目標達成までに発生すると予想される作業をリストにあげていく。どんな細かな作業であっても、思いつく限り書き出していくのが良いだろう。個人の目標とは違って、チーム全体で共有するプロジェクトの作業工程は細かいほど分かりやすいし、伝わりやすい。

作業のリストアップができたら、ひとつひとつの作業を分類・整理していく。作業をカテゴリ別に分けるのは、のちに優先順位を付ける際に役立つためだ。

たとえば営業であれば、スピードを重視するか、契約金額を重視するかが問われるかもしれない。スピードを重視するなら社内間の連携や上司への報告に関わる作業に、契約金額を重視する場合は顧客のサービスに関わる作業に重点を置くことになるだろう。

スケジュールを組み立てる

目標に対する作業を細分化したら、各メンバーに役割を与えていく。具体的にスケジュールを組み立てる段階だ。

スケジュールを組み立てる段階では、最終的な期限から逆算して、どの作業をいつまでに終わらせるべきか、作業ごとの期限設定も重要になる。作業別に期限を設けないと、どの作業がどのくらい遅れているのか、あるいは目標に対して早いのか、進捗が分からないためだ。

この作業ごとの期限設定は、プロジェクトメンバーの意見も参考にしてみると良い。計画を立てる側と受け入れる方で、作業工程や時間にギャップがある可能性があるためだ。

当事者のヒアリングをもとに余裕を持たせた期限設定を行なえば、不測の事態が起きたとしても、期限までに作業を完了できる可能性は十分に残るだろう。

プロジェクトを円滑に進めるためのポイント

ここまでプロジェクトの進行を成功に導くための計画の立て方を説明してきた。しかし、いくら良い計画ができても、チームでうまく共有ができないと、当初期待していた目標に達することは難しい。ここでは、計画をもとにプロジェクトを円滑に進めるコツを紹介する。

一人一人が当事者意識を持つ

計画の段階では作業をメンバーに振り分けるが、進行状況によっては必ずしも当初の計画通りに行うのが良いとは限らない。計画に遅れが出そうであれば、作業に余裕のあるメンバーがフォローすることが大切だ。

そのためには、プロジェクト管理者自らが率先してフォローにまわることはもちろん、各メンバーに当事者意識を持たせることが重要といえる。

メンバーに当事者意識がないと、自分の仕事が終わればそれで良いと自己完結型のチームになってしまう。自己完結型の問題は、進捗状況がうまく共有されない点だ。一部の作業がスムーズに進んでも、ある時点で引っかかると、チーム全体に遅れが生じてしまう。

それどころか、各々に当事者意識がないと、フォローにまわろうという姿勢も見られない。メンバーがどのようにプロジェクトに関わっているか明確にすると同時に、報告・連絡・相談をこまめに行うことが重要だ。

チームに一体感をもたせる

メンバーの個々の能力が高かったとしても、チーム内の連携がうまく取れないとプロジェクトは思うように進まない。社内だけで完結すればまだ連携は取りやすいが、プロジェクトによっては社外の関係者も交えて進めていかなければならないこともある。

そういった場合、いかにチームとして動いているかメンバーに意識させ、一体感を得られるように持っていくことが重要である。チームとしての一体感を生み出すには、日頃からコミュニケーションを密にして、信頼関係を築いていくことも対策のひとつになるだろう。

このように、プロジェクトを円滑に進めるには、プロジェクトに対して各メンバーがどのように関与しているか意識させるだけでなく、チームとして動いていることを意識させることがポイントとなる。そこで活用できるのが、チーム全体の目標だ。

社内SNSのGoalousなら、設定した目標までのプロセスを、SNSを通して共有することができる。メンバーそれぞれが進捗具合を正確に把握できるだけでなく、チームとしての一体感を育てることが可能だ。プロジェクトのサポートとして活用してみてはいかがだろう。

まとめ

プロジェクトを進めるうえで重要なのは、現実にあった計画と、計画の先にあるチームを活性化させる目標である。目標設定、目標までの進捗を視覚化し共有できるツールは、プロジェクトの進行に役立つ。プロジェクトを円滑に進めていくために、積極的にツールを活用していくことも検討してみるべきだろう。

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