働き方改革への対応!生産性向上を実現する方法

政府主導の働き方改革により、労働者にとって働きやすい環境整備が進められている。これにより、企業は雇用時間の制限など、法的に考えなければならない部分が増えた。

こうした中、人手の足りていない企業、事業を起ち上げたばかりで従業員数が限られた企業では、法を踏まえた社内制度やツールの活用による生産性向上が急務となっている。今回は、そんな生産性向上の事例と働き方改革実現のためのポイントを見ていこう。

働き方改革の課題「生産性向上」

生産性向上とは、限られた資源(人材など)で、生産性、つまり仕事の効率を上げることだ。働き方改革を実行する際の課題として挙げられる。それではなぜ、今、生産性向上が必要なのだろうか。

限られた時間で業務を行う必要がある

働き方改革で施行された取り組みのひとつが、「長時間労働の上限規制」だ。大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から上限規制が施行され、残業は原則月45時間、年360時間に規制される。

特別な事情があるケースでも別途上限規制が適用されることになり、企業は従業員に規制を超える残業をさせられなくなった。

より効率的な働き方が求められる

長時間労働の規制で従業員の残業に見直しが求められる中、多くの企業は効率の良い働き方にシフトすることが求められる。単純に人員を増やす方法もあるが、人件費や人材教育などのコスト面の兼ね合いもあり、生産性向上に力を入れた方が企業にとってメリットがある。

このように仕事の効率が重視される中、企業においては生産性を向上させる業務効率化の工夫が必要となってくる。

生産性向上への取り組みの成功事例

働き方改革による時間外労働の上限規制に対応するには、生産性向上が求められると紹介した。実際、どのようにして生産性向上は図れるのだろうか。IT活用、テレワークの利用、働き方の見直し、の3つの観点から生産性向上の事例を見ていこう。

ITの活用

生産性向上において、ITの効果的な活用は、作業の簡略化や作業のカットによる時間短縮が期待できる。どのようなITの導入が効果的か、ふたつの企業の事例を紹介する。

・ソフトバンク株式会社
ソフトバンクでは、RPAを導入し、ロボットによる業務の自動化を行っている。具体的には、入力や登録業務、登録情報のシステム入力、ファイルダウンロード、データベース確認などの自動化だ。同社では、徐々にRPAを導入する部門を増やし、徐々にシステム化を浸透させることで、処理時間の削減による生産性の向上が結果として反映されている。

・株式会社アールキューブ
同じ説明を別の顧客に繰り返すサービス業において、ときに紙での管理は無駄な労力を増やす。アールキューブでは、当初紙で共有していた情報を、すべてクラウド化しオンラインで共有するようにした。結果、これまで情報の確認にかかっていた時間が大幅に改善されている。

テレワークの導入

テレワーク、情報通信技術を活用した働き方の導入も生産性向上に役立つ。社員向けのテレワーク導入による成功事例を見ていこう。

・Sansan株式会社
Sansan株式会社は、サテライトオフィスを開設することにより、テレワークによる成果を得ている。サテライトオフィスとは、遠隔勤務を可能にした、本社とは別に用意されたオフィスのこと。

過疎化が進むエリアの古民家を利用してサテライトオフィスを作ることで、勤務や移動時間の短縮が実現しただけでなく、田舎の良さが活かされてワークライフバランスが充実し、離職率上昇の防止にも成果が上がった。結果、生産性が向上している。

・日産自動車株式会社
日産自動車では、生産工程以外の社員を対象に、月5日、40時間を限度に在宅勤務を承認。通勤時間の削減によって、生産性向上に成功している。

しかし、当の日産自動車でも導入当初は利用率が高くなかった。より利用しやすい制度に改正されたことが社内に広がったきっかけだ。在宅勤務を効率的に活用している部署では、在宅勤務可能な仕事の振り分けが適切に行われ、効率化や可視化が進んでいるという。

働き方の見直し

根本的な働き方の見直しで生産性の向上に成功している企業もある。

・株式会社メンバーズ
メンバーズでは、管理職における残業時間是正のマネジメント強化に加え、社員の意識改革のためワークショップを実施。また、残業時間減少にともなうフォローのため、固定給と年収をアップさせたことによって、外側と内側、両方からアプローチし残業の見直しが図られた。

この結果、月の平均残業時間が大幅に減っている。しかし、作業効率は落ちず、売上過去最高を記録し、生産性向上までをも実現した。

・株式会社ガイアックス
業務の中心となる部分を社内で処理し、そのほかの部分をクラウドソーシングで外注することで、社内環境を整備。社員が重要な仕事に集中できるようになるだけでなく、時間短縮により生産性が向上した。実際に、環境整備により売上が10倍に伸びている。

生産性向上を実現するための方法

ここまで働き方改革では生産性向上が重要であること、どのようにして生産性を上げられるか、いくつかの企業の例も合わせて紹介してきた。

メンバーズなど、社員の意識改革など根本的な部分から変えていく方法もあるが、限られた資源の中、大幅に社内環境を変更していくのはなかなか難しい。そこで可能性として検討したいのが、業務効率化のためのツールを活用することだ。活用のメリットとおすすめのツールを紹介する。

業務効率化に役立つツール

社内システムを一から見直すのは難しいが、すでにある業務効率化が図れるツールを活用すれば、効率よく生産性向上を期待できる。企業によって最適なツールは異なるが、どの職種や業界においても共通するのがペーパーレス化だ。

管理ツールを活用すれば、これまで紙で管理していた資料を電子化して管理できるようになる。これにより紙による保存が不要になるほか、情報の検索や確認も効率化が可能だ。なお、電子化には「セキュリティ面が強化できる」という、もうひとつのメリットもある。

このほか、ツールの活用でメールから社内SNSやチャットなどを活用するのも方法のひとつだ。例えば社内全体やチーム内に知らせたいことは社内SNSを活用する、個別に確認したいことはチャットを活用するなど使い分けることで、メールの確認や返信の時間を削減することができる。メールという形式にとらわれず、現代的な方法で、利便性を考えた効率化も必要だ。

社内SNSで生産性の向上を図ろう

生産性向上を図るには、社内SNSを取り入れて、メールの無駄を省くことも方法のひとつと紹介した。まさに社内のコミュニケーションを円滑にし、情報共有で生産性向上を容易にしたのがGoalous だ。

Goalous は、パソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレットアプリからも利用できるので、社外にいてもメッセージの確認が可能である。リアルタイムでメッセージの送受信ができ、業務の状況をリアルタイムに共有できる。

これにより、上司や部下の間でのスピード感のあるコミュニケーションが可能となり、意思決定にかかる時間も短縮。業務のスピードが上がり、生産性の向上に役立つ。

さらに、ほかの社内SNSと異なり、目標達成を視野に入れた機能が充実しているのがGoalous ならではの特徴だ。チーム単位での業務の遂行をサポートし、ゴールへのプロセスも明確になるため、組織内の一体感やチームワークが芽生え、目標に向けての個々の意識も上がる。

まとめ

長時間労働の規制が進んだ働き方改革において、限りある人材を活かして残業を抑制するには、生産性向上が欠かせない。生産性向上にはいくつか方法があるが、これまでの業務の在り方を大きく変えずに、かつ効率良くするにはツールの活用がおすすめである。

社内でのコミュニケーションの効率化により生産性向上を図るなら、Goalous の機能が便利だ。メールなどの効率の悪い時間を減らして、リアルタイムでのコミュニケーションで、業務の円滑化と効率化を図ってはいかがだろう。

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