働き方改革における残業規制で、労働時間はどう短縮すべき?

働き方改革では労働時間の見直しとして、時間外労働の上限時間が設けられている。各企業では、業務内容の見直しや軽減が課題となっているのではないだろうか。人件費の高騰もあり、単純に人員配置を増やすのは、コストの増加に繋がるため、難しい側面もあるだろう。

ここでは、法改正による時間外労働規制の具体的な内容に加え、労働時間を最適化するために見直すべきポイント、改善に役立つ多様な働き方やツールについて紹介する。

働き方改革における労働時間の規制について

働き方改革の一環で、時間外労働に上限規制を設ける法改正が施行される。大企業では2019年4月から、中小企業では2020年の4月からの導入となっている。導入後、この上限を超える長時間労働を行った場合、罰則として6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課される場合がある。

原則として、法定労働時間とされる1日に8時間、週40時間の就業に加え、月に45時間(1日あたり2時間)までが時間外労働として認められる範囲で、年単位では360時間が上限だ。例外的に繁忙期がある業種の企業には、特別条項による時間外労働が可能とされている。

この特別条項では、1年間のうち6カ月まで、月100時間までの時間外労働が認められるが、2カ月~6カ月間すべての月平均時間外労働が80時間未満という上限もある。ただし、年間では720時間以内とされており、これらすべてをクリアしなければならないことになる。

この時間外労働には休日出勤も含まれていて、特別な事情があり労使間で合意している場合でもこれらを遵守する必要がある。

参考:「働き方改革特設サイト(支援のご案内)時間外労働の上限規制について」(厚生労働省)

最適な労働時間にするために確認すべきこと

罰則規定も盛り込まれた今回の法改正にともない、労働時間を最適化するために確認しておきたい項目について説明する。

業務量を見直す

現時点でどの程度の残業時間が発生しているのかをまず把握し、長時間の時間外労働が発生している場合は、業務量の見直しが必要となる。また、実際に従業員の声を聞き、どの業務に対して負担に感じているのか、などの個別ヒアリングによる意見の抽出も必要だろう。

人員配置が必要な場合もあれば、手順や業務マニュアルの改善、ツールの導入などで業務負担を軽減できる場合もある。できる限り、従業員の要望と、会社の人件費や設備投資にかかる負担とのバランスをとるのが望ましい。

・業務 に対し、人員配置の人数が適切か
・自分のメイン業務に集中できる環境づくりができているか
・連絡や相談の手間を削減できないか

上記のようなものであれば、業種や企業の大小に関わらず見直すことができるポイントだろう。客観的なデータとして残業時間を把握し、なぜ残業が発生しているのかという点にスポットを当てて原因を探りたい。

分業を最適化する

業務量の見直しと同時に、分業の最適化を図ることで負担軽減に繋げるには、まず業務の優先順位をつけて分別を行うといいだろう。メインとなる仕事に加え、付随する業務の中にまとめられるタスクがあれば、そのタスクを専門で行う従業員を配置するといった具合だ。

例えば、領収書や予算管理を専門に行う経理担当者のように、複数の従業員が抱えるメイン以外のタスクは分離し、メイン業務に集中できる環境をつくることができれば効率化や生産性の向上にも繋がるだろう。

さらに、特定の従業員に仕事量の負担が偏っていないか 、その有無をチェックするのも大切だ。時間外労働が他の従業員と比べて極端に多い場合、早急に見直す必要がある。特に、専門知識を必要とする業務や、管理職などへの配慮も行いたい。

意見や議題が 明確でない会議や不必要なメールのやりとり、社外労働者の帰社に必要な移動時間など、無駄となっている業務がないか積極的に見直し、改善に取り組む必要がある。

長時間労働を抑制するための具体的な取り組み

長時間労働を抑制するために導入できる、具体的な取り組みや改善方法について説明する。働き方改革で注目されている、「働き方の多様化」にも関わる部分のため、積極的に導入を検討してほしい。

柔軟な働き方の採用

・フレックスタイム制
労働時間を固定するのではなく、繁忙期やコアタイムなどに労働力を集中させる仕組み。1日の中でコアタイムに仕事ができるのであれば、出社・退勤時間は個人の裁量に任せ、固定する必要をなくせる。

また、納期などの影響で長時間労働をした翌日は、勤務時間を短くする、などの融通が効く働き方である。節電対策や、通勤ラッシュの回避にも役立つが、他社や他部署とのやりとりが必要な業種では導入できない場合もあり、すべての企業に適用できるものではない。

・勤務間インターバル制
2019年4月から努力義務化される仕組みで、就業終了後、次の勤務開始までに一定時間おくことで、休息を促す制度。例えば、時間外勤務で就業時刻が伸びた場合、翌日の出社時間を遅らせ、一定のインターバルを維持できるようにする。

睡眠時間を確保したり、体調の回復を促したりなど、業務パフォーマンスの向上にも注目されている方法だ。現時点では努力義務化ではあるが、労働時間の見直しにも役立つ制度と言える。

・テレワーク
テレワークは、時間や場所に捕らわれずPC、タブレットや電話、スマートフォンなどの情報通信機器を利用して行う就業方法だ。いわゆる在宅ワークは、この勤務形態に分類される。

・リモートワーク
リモートワークは、テレワークとほぼ同義として扱われるが、「チームの一員として遠隔で勤務している」というニュアンスが強い。自宅やカフェ、レンタルオフィスなど会社以外の場所で仕事を行う就業方法で、会社で仕事をするときと同様の勤務時間帯に行うことが多い。

育児や介護との両立、通勤時間の削減ができるというメリットもある。また、オンライン会議・面談などのミーティングにも遠隔で参加できるスタイルがとれる。

企業にとっても交通費の削減に役立つが、業務の進捗状況を直接確認できないため、密なやり取りや、進捗状況の可視化共有ツールを利用するなどの対策が求められる。

ITツールの導入

業務負担の軽減や働き方の多様化にあたり、ITツールの積極的な活用を行う企業も増えている。例えばAIに任せられるような定型業務(名刺管理など)を自動化する、社内SNSを活用し、連絡に関わる手間を削減するなどの方法がある。

Goalousなら、設定に対しての成果や進捗状況を可視化でき、社内SNSとして手軽なやりとりが可能である。

リモートワークとなると、自分以外の社員や職場の状況がわからないが、Goalousであれば、フォトアクションで各社員の進捗状況を把握することが可能。上司へ随時状況報告する手間も省け、部署やグループごとでどのように業務が進んでいるのかリアルタイムで追うことができる。

15日間の無料トライアルで、自社にマッチするツールか確認するための試験導入も可能だ。ぜひ活用していただきたい。

まとめ

働き方改革で求められる労働時間の見直しには、会社全体の業務内容を精査し、最適化を図る必要がある。配置人員を増やせば、人件費の負担も大きくなってしまうが、GoalousのようなITツールの導入であれば、少ないコストで業務負担を軽減できる。

多様な働き方の導入にも、コミュニケーションや進捗管理のしやすい社内SNSは役立つ。働く人のワークライフバランスが求められる近年において、ITツールの活用を積極的に取り入れる企業も今後増えてくることが見込まれる。

貴社の経営戦略の一助になるツールとして、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

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