これだけ種類がある!自社に合うコミュニケーションツールを選ぶコツ

社内コミュニケーションツールを導入する会社が増えている。しかし、十分に活かせているかは、企業によって差があるだろう。

業務効率のアップや人間関係の改善など、社内コミュニケーションツールによって成功を収めているだろうか。結果が出ていない場合は、ツールが自社に適していない可能性がある。様々な種類のツールがあり、最適なサービスを選ぶことは簡単ではない。

社内コミュニケーションツールの種類を紹介しながら、選ぶポイントも解説したい。

社内コミュニケーションツールについて

実際に社内コミュニケーションツールとはどんなものであるか、解説していこう。

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールとは、ビジネスシーンで使われる。ビジネスチャットツールや社内SNSなど、一般的にプライベートで使われるSNSのように使いやすいものが多い。

気軽にコミュニケーションができるだけではなく、タスク管理やスケジュール管理、データ共有など仕事に役立つ機能が備わっている。

社内コミュニケーションツールを使う必要性・メリット

社内コミュニケーションには、どのような必要性とメリットがあるのだろうか。

企業が社内コミュニケーションツールを導入すべき必要性は、その役割にある。企業が抱えている問題を解決することだ。職場の人間関係が良くなかったり、人材の能力を最大限に活かせてなかったり、組織ごとにさまざまな問題がある。

社内コミュニケーションツールは、解決の糸口が見つからなかった問題を打開してくれ、メリットが多い。

例えば、以下のような利点があげられる。

生産性向上

情報共有がスムーズになり、タスク・スケジュール管理の細分化ができ、チームで質の高い仕事を行うので、仕事の効率性が上がる。

職場満足度の向上

会社の目標と社員の目標が相関しており、個人の成果を上げれば、企業の恩恵となる。自社のために役立っている実感が沸きやすい。

人間関係の構築

部署・組織・立場を横断して、様々なメンバーとコミュニケーションができる。プロジェクトの全メンバーとのやり取りが可能になる。

このようなメリットがある一方で、デメリットも存在する。1つは対面でのコミュニケーションが減ることだ。ツール上でのやり取りが中心になり、顔を合わせた会話が少なくなる。相手の熱量や想いの強さは伝わりにくくなるだろう。

また送られてくるメッセージが大量であれば、情報過多になる可能性もあり、個人の負担が大きくなるリスクがある。

このようなデメリットがわかっていれば、事前に対策は可能だ。起こりうるリスクに備えて、直接的な会話の機会やメッセージの管理術など準備しておくことができる。

社内コミュニケーションツールの種類と選び方

社内コミュニケーションツールの種類と選び方を紹介しよう。

社内コミュニケーションツールの種類

チャットツール

特徴:短いメッセージやスタンプ機能で、メールよりも気軽にコミュニケーションを取れる。似ているサービスとして社内SNSがある。
サービス例:Slack・ChatWork

情報共有ツール

特徴:過去のメール・資料を探すだけで多大な時間を要する。情報共有ツールによって、悩まずに情報を見つけ出せる。ファイルストレージによって情報を保存するオンラインストレージサービスもある。
サービス例:Kibela・esa・Qiita:Team・Confluence

タスク管理ツール

特徴:やるべきことと担当者・責任者が細分化されたタスクについて、進捗状況が一目瞭然でわかる。
サービス例:Redmine・Pivotal Tracker・Trello

バージョン管理ツール

特徴:プログラムがバージョンを更新するごとに、管理してくれる。
サービス例:SVN・Github

社内コミュニケーションツールの選び方

社内コミュニケーションツールの種類を紹介したが、自社に適したサービスはどれか、選ぶポイントがある。

自社の解決したい問題、実現したい目標に合ったツールかどうかだ。希望に応じた機能が備わっているか、値段相応のサービスを受けられるか、社員が操作しやすいか、既存のコミュニケーションツールと使い分けができるかなど想定しながら検討してみよう。

会社に適しているかわからない際は、お試し版を使ってみるのも1つの手である。お試し期間が設けられており、無料で利用ができる場合が多い。実際のシチュエーションで、使いこなせるのであれば問題はない。

試す価値のあるツールとして紹介しておきたいのが、コミュニケーション型目標達成サービス「Goalous(ゴーラス)」だ。個人が自ら設定した目標を、チームでフォロー・コラボして、ゴールでつながることができる社内SNSである。

実現したいゴールがある企業には、大いに役立つであろう。

まとめ

社内コミュニケーションツールは情報共有をスムーズに行うために導入する必要性があり、生産性の向上や業務の効率化にメリットをもたらすものである。

様々な社内コミュニケーションツールがある中で、重要なのは自社の課題解決に適したサービスを選ぶことである。現在使っている社内コミュニケーションツールが効果を発揮していないなら、ほかの種類のツールを検討するタイミングではないだろうか。

目標管理 無料セミナー

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です