社内SNSで進行管理の仕事を最適化

プロジェクトや部署の管理者には、業務の進行管理を行うことが求められる。進行管理といっても、機械的に部下から報告を受けるだけでは生産性の高い仕事を行うことはできないだろう。

「業務の生産性がどうにも低い」と感じている管理者がいるとするなら、真っ先に進行管理の方法を見直すべきだ。

今回は、業務を効率化し生産性を上げるための進行管理の手法について解説する。

仕事の生産性を下げる進行管理とは

進行管理の仕事の役割が機能しないと、プロダクトの品質や納期に多大な悪影響を及ぼすことになる。ここでは、進行管理が失敗する原因を考えてみたい。

ゴールが不明確なまま進行している

進行管理を行う上では、目指すべきゴールの設定は絶対だ。仮にゴールが定まっていても、曖昧なものでは、期限までに求められる品質を達成することは困難であろう。

ゴールが不透明なままメンバーに共有してしまっている状態では、多くの場合、一人ひとりが自分の行うべき仕事内容を正しく理解できていない。

これが「不明点が多い」と自覚しているならまだ修正の余地はあるが、さらに問題なのはゴールが不明確な状態に誰も気づいていないことである。

そのため、明確なゴールの設定と、それがメンバー全員に正しく共有できているかの確認は必ず行う必要がある。

「管理」の定義を間違えている

進捗管理の仕事では、事前に設定したスケジュールと、実際の進捗状況のズレを発見し、修正していくことが求められる。

仮にスケジュールが遅れている場合、焦るあまり「とにかくスケジュール通りに進めろ」と指示を出しがちだ。しかし、遅れにはそれなりの理由があるはずである。

「何が問題になっていて、なぜ遅れているのか」を把握するため、タスクを洗い出して進行状況を確認することが大切だ。

また、もしその過程で新たな課題が見つかったら、期限通りにタスクを終わらせるプロセスを示すことも必要である。

生産性を上げる進行管理の施策

ここでは、生産性を上げる進行管理の方法を紹介する。一般的に活用されている方法であるため、多くの企業の参考になるだろう。

進行管理表を導入

進行管理では、直感的にプロセスが分かるように進行管理表を活用することが重要だ。管理表はプロジェクトマネージャーが各工程を把握することを助けるだけでなく、メンバーが自身の行う仕事の立ち位置を理解する上でも役に立つ。

いうなれば、部下自身に進行管理を意識させる仕組みをつくるのだ。

進行管理では、一般的にガントチャートと呼ばれる各作業工程や進捗状況の理解に役立つ棒グラフが利用される。なかには、無料で使えるガントチャートもあるので、導入を検討している企業は試用してみるのもよいだろう。

その他、ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトや、紙面上に管理表を作成する方法もある。

いずれにせよ、プロジェクトや業種によって浸透しやすいものを選ぶことが大切だ。

情報をオープンにする

進行状況の正確な把握には、メンバーとのコミュニケーションを密にして、管理者自らが進捗を能動的に確認する姿勢が必要である。なぜなら、相互のやり取りが乏しいと、正しい進行率の報告を受けられないことや、報告自体が遅れてしまうなどの問題が起こる可能性があるからだ。

とくにコミュニケーションで気を付けたいことは、曖昧な確認の方法をしないことだ。具体的な数値や納期で作業の進み具合や完了予定を把握しなければならない。

また、進行度合いの把握や情報共有には、定例的なミーティングを行うとよい。もし作業者が計画の変更を依頼したい場合は、ミーティングなどで定期的に申し出を受ける機会を設けることで、チーム全体でミスや遅れを隠さずオープンにできる雰囲気を作ることが可能になる。

進行管理のツールを使う

すでに述べたように、進行状況の正しい把握ができるかどうかは、密なコミュニケーションができているかどうかにかかっている。

そこで有効になるツールが、社内SNSである。社内SNSが優れている点は、時と場所を選ばず大勢の関係者が同時にコミュニケーションを取れる点だ。

情報発信や共有も活発になるため、進行状況の確認が容易になる。また、多くの社内SNSツールにはスケジュール管理やタスク管理の機能もついているため「管理に抜けがあり、できていなかった」というトラブルを防ぐことができる。

社内SNSにはさまざまな特徴をもったものが販売されているが、メンバー間でゴールを共有できるものが最適だ。

当社開発の社内SNS「Goalous」なら、チーム全体で同じゴールを目指すことができる。その上、業務の進捗状況の適宜確認や共有もできるため、進行管理の間違いが少なく、スムーズになる。

詳しい情報が知りたい方は、無料セミナーに足を運んでほしい。管理職ゼロを実現した当社が、組織変革に挑んだ歴史や秘訣を余すことなく紹介する。

まとめ

進行管理の要は、メンバー間の目標共有と、密なコミュニケーションである。全員が同じ方向を向いて、同じ情報を元に業務に当たらなければプロジェクトの達成は困難となる。

目標の共有と活発なコミュニケーションを可能にするツールが、社内SNSである。導入することで管理者の進行管理が強化されるだけでなく、メンバー間のコミットも強まることも期待できる。

なかでもチームでの協働を促進する機能が豊富な「Goalous」は、進行管理向けの社内SNSといえる。

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