社内SNSのメリットとデメリットを徹底解説!

社内コミュニケーションを活発化させる方法に、社内SNSがある。上手く活用することができれば、業務効率の改善に大きな成果が期待できる反面、導入に際しては、社員が社内SNSに正しく参加できるよう、配慮が必要だ。

ここでは、社内SNSの導入を検討している企業担当者の方に向けて、社内SNSのメリットとデメリットを詳しく解説する。

社内SNSの特性を理解して、効果的な導入・運用に役立てよう。

社内SNSの目的とは?

社内のコミュニケーションが活発になることで、効率的な業務を行うことが可能になる。社内SNSは、社内の円滑なやり取りを実現する新しいコミュニケーションの形だ。

ここでは、社内SNSの目的と主な機能を紹介する。

目的は主に3つ

社内SNSの主な機能は3つだ。

(1)情報の共有

社員同士のコミュニケーションであっても、対面や内線、メール等の連絡手段では、関係者全員に必要な情報を届けようと思うと手間や時間がかかってしまう。

その点、社内SNSでは、部署の垣根を越えてグループをつくることができるため、一度の情報発信で必要な人に必要な情報をスムーズに届けられる。

(2)社内コミュニケーションの活性化

社内SNSでは、やり取りがすべてSNS内で完結するため、やり取りのハードルが限りなく低くい。そのため、誰もがコミュニケーションに参加しやすくなり、アイデアの提案や相談、アドバイスなどが活発に行き交わされるようになる。

(3)業務のやり取りをスムーズに行う

グループ内での報連相がシームレスに行われるため、コミュニケーションの手間を減らすことができる。その結果、スピーディな業務の遂行に繋がる。

社内SNSの主な機能

社内SNSには、主に次のような機能がある。

・チャット機能

グループ内のメンバーがリアルタイムにチャット内で会話を行うことができる機能だ。多人数でのやり取りがスムーズに行える。

・グループ機能

グループを作ることで、参加メンバーを限定できる。部署単位やプロフェクト単位など、グループごとにタスク管理やスケジュール管理が行えるため、効率的な業務遂行の助けになる。

・ファイルの共有

画像や動画、文書ファイルをグループにアップロードすることで、メンバー間で共有できる。

社内SNSのメリット・デメリットとは

一見便利な社内SNSだが、良い面ばかりではない。以下では、メリットとデメリットをそれぞれ説明する。

社内SNSのメリット

社内SNSの最大のメリットは、業務の効率化が達成されることだ。グループをつくり、そこでのやり取りはほとんどシームレスに行われる。ファイルのアップロードにより資料の共有にも手間はかからないだろう。

また、タスクやスケジュールの管理機能がついている社内SNSもあるため、業務効率の大幅な改善が期待できる。

さらに、社内SNSの利用シチュエーションは時と場所を選ばない。スマートフォンがあれば参加できるため、外出先からも利用可能だ。加えて、取引先の人や在宅ワーカーとも密にコミュニケーションを取ることもできる。

社内SNSは全社的なプロジェクトの連絡手段としても活用できる。とくに大きなプロジェクトとなると参加者も膨大な人数になるため、全員が参加できる社内SNSの強みは大きく発揮されるだろう。

社内SNSのデメリット

社内SNSは多くの人がやり取りできる高性能なツールであるため、個人用のものとは違う。そのため、導入にはある程度のコスト負担を想定しよう。

また、いくらやり取りが円滑に行えるといっても、対面でのコミュニケーションには及ばない点もある。文章のみのやり取りは、ときに語弊やトラブルを生む可能性もあるので注意しなければならない。

社内SNSはコミュニケーションの敷居が非常に低い。そのため、利用者がつい業務に無関係のやり取りを行ってしまいがちだ。社内SNSのルールや監督が必要になる。

社内SNSを導入する場合のポイントを抑えておく

社内SNSで失敗しないためには、導入に際していくつかの注意点がある。ここでは、押さえておきたいポイントを解説する。

社内SNSを導入する場合のポイント

・利用目的を明確にする

大前提として「社内SNSがなぜ必要か?」という点を明確にしておくことが重要だ。なぜなら、すでに社内コミュニケーションが活発で業務効率も良い職場の場合、あらためてコストをかけて社内SNSを導入する必要はないからだ。

・使用上のルールを決める

社内SNSによってコミュニケーションのハードルは一気に下がる。そのため、たとえばチャットが業務に関係のない話題で持ち切りになるなど、本来の利用意図からはずれてしまうことも。具体的な使用の際のルールを設定し、運用しながら定期的に見直そう。

・まずは少人数で行う

新しいことを始めるときは混乱が生じる恐れがある。なかには社内SNSに苦手意識がある人もいるので、まずは少人数でテスト的に始めるのがよいだろう。

・SNSを導入してもアクティブ率が悪い場合がある

社内SNSを社員が使いこなせない場合や、どのようなときに利用するかが明確ではない場合に、アクティブ率が低下することがある。

そのようなケースを回避するためには「目的をメンバー全員で共有できる社内SNS」の利用が理想的だ。業務上のGoalを中心にコミュニケーションをとる社内SNS「Goalous」では、
社員の高いアクティブ率を期待できる。

他にも社内のコミットを促進するさまざまな機能があるので、詳しくは当社の無料セミナーへ参加されることをおすすめする。

まとめ

「社内コミュニケーションが活発でない」「社員同士の連携が上手くいかないから、業務効率が悪い」

そのような課題を抱える企業であれば、社内SNSを導入する価値が大いにあるだろう。

しかし、社内SNSを効果的に利用するには、目的の明確化やルールの整備など、いくつか注意点がある。なかでも最も気を付けたいのが「社員がアクティブに社内SNSを利用するかどうか」という点だ。

社員が社内SNSを使う目的や意図が明確に理解でき、積極的に参加できるようなツールの導入を検討しよう。

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