脱SNS疲れ!「社会コミュニケーションツール」の賢い活用術

コミュニケーションが上手く行かない場合、企業活動に悪影響を及ぼす。そのため、職場の人間関係やチーム同士での連携において悩みを抱えている企業は少なくない。

業務の効率性は損なわれて、業績も低迷していく。優秀な人材が離職することもあるだろう。
このような問題を解決するために期待を寄せられているのが、社内コミュニケーションツールだ。

ここでは社内コミュニケーションのメリット・デメリット、さらに活用方法を紹介しながら企業に導入すべきかどうかを解説する。

社内コミュニケーションツールについて

社内コミュニケーションツールについて解説する。

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションとは、ビジネスチャットツールや社内SNSと呼ばれるコミュニケーションツールのことをいう。プライベートではなく、ビジネスシーンで社員が仕事をするために使われるものだ。

チャットツールや情報共有ツール・スケジュール管理ツール・タスク管理ツール・バージョン管理ツールなど、多くの機能を備えたツールが揃っている。

どのツールであっても従業員同士がスムーズに、リアルタイムで情報交換・共有することが可能だ。使い勝手が良く、気軽に使えることも魅力の1つである。

社内コミュニケーションツールのメリット・デメリット

社内コミュニケーションツールには、どのようなメリットとデメリットがあるのだろうか。それぞれ3点をまとめてみた。

<メリット>

生産性の向上
メンバーは、タスクをツールで一括管理できるようになる。仕事を進める上でのコミュニケーションも最小限にでき、かつ最大の効果を期待できる。効率的に1つずつの業務を行えるようになるだろう。

社員満足度の向上
従業員によって達成した目標が、会社の利益になっていることがチーム・組織のメンバーに共有される。自社に貢献していることが実感できることで、仕事をする満足度が上がるだろう。自分が認められるという肯定感が湧きやすくなる。

人間関係の構築
上司や部下など立場、年齢関係なく気軽に使用できる。普段コミュニケーションが取りづらい他部署や他支社のメンバーとも、連絡しやすくなる。

<デメリット>

対面のコミュニケーションが減少する
社内コミュニケーションツールを使った方が手間がかからないこともあり、実際に会話をする機会が減ってしまう可能性がある。また、ツールでは相手の表情やジェスチャーから感情を読み取ったコミュニケーションはとれない。

情報量が多くなり、必要な情報を探し出せない
情報をストックできることはメリットではあるが、膨大な量になると本当に必要な情報が埋もれてしまうことがある。いつ、誰と、どんなやり取りをしたのか、欲しいタイミングで必要な情報を探せなくなる。

自分の仕事に集中できない
メッセージやタスクが送られてくることで、読んだり返信したりする作業に追われてしまう。自分がやるべき仕事に時間を割くことができなくなるだろう。

メリットとデメリットを述べたが、マイナスの影響を心配することはない。事前に想定できるので、しっかり対策しておくことだ。

社内コミュニケーションツール活用術

次に、社内コミュニケーションツールを活用する方法を解説する。

社内コミュニケーションツールを選ぶポイント

社内コミュニケーションツールを活かすために、もっとも重要なのは選び方である。良いツールを選ばなければ、導入するメリットは得られないだろう。

選ぶポイントは3つある。

(1)解決したい問題を明確にする。
良いツールとは、自社の問題を解決してくれるツールのことだ。業務効率の改善・業務効率の向上など、何の目的でツールを導入するのか理由を明確にしておこう。

(2)機能・料金・操作性をチェック。
社内コミュニケーションツールを導入したい目的に応じた機能は何か。機能に見合った金額感であるかも確認しておかなければならない。社員全員が使いやすいのかも大切なポイントだ。

(3)無料のお試し版を使ってみる。
使い勝手の良さを知るためには、お試し版がおすすめだ。数週間から数ヶ月、無料でお試し期間が設けられているツールも少なくない。実用性を確かめた上で、導入してみてはどうだろうか。

社内コミュニケーションツールで失敗しないために

社内コミュニケーションツールの選び方を紹介したが、良いツールを導入しても、失敗することがある。とくに気をつけたいのは、公私混同してしまうことだ。

プライベートで社内コミュニケーションツールを使った場合、マナーだけの問題ではなく、仕事とのメリハリがつかなくなる。仕事中、私用に気を取られては効率は下がる一方だ。

使用するメンバーが限られている場合も注視した方が良い。特定のメンバー・経営トップだけが使用すると、情報を隠しているのではないかと他の社員から不信感を抱かれる恐れがある。

失敗を回避するためにも、良質なツールを導入した方が良い。その1つがコミュニケーション型目標達成サービスのGoalous(ゴーラス)である。チームで目標を共有し、各個人で成果を報告できる。

現在、組織マネジメントにおけるコミュニケーション問題を解決してくれるツールとして注目を浴びている。導入を検討してみてはいかがだろうか。

まとめ

社内コミュニケーションツールのメリットは情報交換や共有がスムーズに行え、使い勝手が良いものである一方、対面で会話する機会が少なくなってしまうことがデメリットである。

ビジネスを円滑にするための環境づくりに、社内コミュニケーションツールは大いに役立つため、導入する際には自社に適したツールを選び、自社のコミュニケーション問題を解決していくのがおすすめである。

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