報連相ができるようになるには?すぐに徹底される方法!

部署内の多発するミスに頭を悩ませてはないだろうか。個々のミスは些細なことでも、ミスが重なれば業務に支障を及ぼすこともある。管理者の立場として、ミスの多発は見逃せない部分だろう。ミスが増える原因はさまざまだが、ひとつは報連相ができていないことにある。

ここでは、ミスの原因を報連相ができていないことと仮定し、報連相ができない理由、改善するための方法まで紹介していく。

報連相ができない理由はなぜか

社内、あるいは部署内において報連相がうまくいかないのはなぜか。環境による理由、人的な理由に分けて、報連相ができない理由を探ってみる。

報連相ができない会社の特徴

報連相が徹底されないのは、社員を取り巻く社内環境が問題のひとつに挙げられる。常にピリピリした空気が漂っている、立場に限らず報連相する習慣がついてないなど、心当たりはないだろうか。

まず、常にピリピリしている会社について考えてみる。重要な判断をくだす上の役職が常にピリピリした雰囲気だと、部下は話しかけて良いものか迷ってしまうことがあるという。特に新人の場合は、上司の機嫌を伺うことに集中して報連相のタイミングを逃してしまうことも少なくない。

たいした連絡でなければ報告が遅れても問題ないかもしれないが、新人だとそうした判断が難しく、大きなミスにつながってしまう可能性もある。

次に、社内の報連相に対する意識だ。特に作業が特定のメンバーに固定されているような職場だと、報連相が習慣づいていないこともある。問題は、報連相が習慣になっていないために、報連相がいかに重要か、各々意識できていないことだ。これから報連相を徹底しようと呼びかけても、報連相の重要性を分かっていなければ浸透していかない。

報連相ができない理由

ここまで報連相ができていない会社の環境について問題点を挙げたが、問題は環境だけではない。報連相をしなければならない個人にも原因はある。なぜ、社員が報連相をためらってしまうのだろうか。

ひとつは、上司の追及から逃れたい心理だ。「怒られるのがこわい」あるいは「責任を取るのがこわい」といった逃げの姿勢が、報連相を妨げている。こわいという気持ち以外にも、ミスを周囲に知られるのが恥ずかしいという心理も中にはあるだろう。

もうひとつは、自分で解決できる事柄だと自己判断してしまっていることにある。中にはひとりで処理できる案件もあるかもしれないが、ひとつのプロジェクトには多くの人間がかかわっていることも多い。

ミスをした本人が大丈夫と考えていても、その判断が周囲の作業の進行を狂わせてしまうこともある。本来なら、ことの大小にかかわらず報連相をすることが重要だが、そうした意識が個々にないと報連相は思うように行われない。

報連相ができるようになるには

報連相ができないのは、個々にも問題があるが、社内環境も影響していることが分かっただろう。社員一人ひとりが報連相の意識を持つことももちろん重要だが、そこまで持っていくために、会社側あるいは上司側からできるアプローチもある。

社内でできること

社内でできる取り組みにはどういったものがあるか、3つ紹介する。

・報連相がどれだけ重要か共有する
報連相がうまくいかない原因のひとつに、社内で報連相が重要という認識がなされていないことを挙げた。報連相の重要性を理解してもらい、各々の行動につなげるには、重要性を社内でしっかり共有することが大切だ。

しかも社内環境としてできあがっている場合は、何度もその重要性を説く必要がある。1回の説明では各々の意識に響かないためだ。改善するには、定期的な研修に盛り込むのもひとつの方法だろう。

・報連相の仕方を決める
部下が上司の機嫌を伺うことが、報連相の滞る原因のひとつと説明した。それでは、この時間に必ず報告をしなければならないルールがあったらどうだろう。それが社内のきまりなら、実行に移すのではないか。

時間帯に限らず、メールや口頭、文章など方法まで指定しておくと親切だ。ルーティン化すれば、報連相のたびに部下は方法に悩み、上司の機嫌に一喜一憂しておびえることも減る。

・報連相がしやすい環境を作る
報連相の徹底には、報告を受ける上司の心構えも重要といえる。上司の苛立った態度そのものが、部下の報連相を妨げるためだ。部下の報告に過剰に反応して、怒ったり、批判したりすることは避けたい。あくまでも建設的に接し、適切な指示を与えることが大切だ。

ツールを使う

口頭やメールなど、特定のコミュニケーション方法に依存することで報連相が滞っている場合は、ツールの利用も検討に入れたい。社内SNSなど、ツールを利用すれば、他方がその場にいなくても報連相を済ませることができるためだ。これにより、すれ違いによって報連相ができないことが減る。

コミュニケーション型目標達成サービスのGoalousを導入すれば、報連相しやすい環境を構築することが可能だ。報連相を円滑にするために、Goalousの利用を検討されてはいかがだろう。

まとめ

報連相が徹底されない理由は、社員個人だけでなく、会社の環境にもある。報連相をするように促すことも重要だが、それ以上に上司が受け入れる心構えを示し、報連相しやすい環境を整備することを重視したい。環境を整備するにあたっては、ツールの活用も念頭に入れておくと良いだろう。

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