テレワークはデメリットだらけ?在宅勤務を効率化するための方法

テレワークはICT技術を利用して会社の外でも働けるようにした柔軟な働き方だ。在宅勤務は、そんなテレワークのひとつと位置付けられている。

在宅勤務では、育児や介護など家庭と仕事の両立が期待されているが、一方、プライベートと仕事の空間が同じになってしまうことで生じる問題もあるという。

在宅勤務を効率化し、生産性を高めるにはどうするべきだろうか。在宅勤務に多い課題や問題点を押さえたうえで、在宅勤務の効率化について考えてみる。

在宅勤務での課題・問題点

在宅勤務で生じやすい課題や問題点について、まず労働者目線と企業目線に分けて見ていこう。

労働者側の課題・問題点

■仕事のオン・オフの切り替えが難しい
プライベートの空間が隣接あるいは同居している自宅では、仕事のオン・オフの切り替えが難しいと考える人も多い。なかなか仕事モードに切り替えられず、だらだらと仕事をはじめる社員もいるだろう。

仕事のオン・オフがしっかりできないと、スイッチが切り替わらないまま仕事を続けることになり、長時間労働になることもある。あるいは、仕事に集中しすぎるあまり時間管理がうまくできず、長時間労働になることもあるだろう。

会社に出勤するようにメリハリを付けにくいのが在宅勤務の課題のひとつだ。

■仕事の評価が難しい
特に上司目線から見たときの問題点だが、在宅勤務は部下の仕事ぶりが見えにくい分、仕事を評価するのが難しい。本来ならプロセスを含めて評価するのが妥当な場合であっても、コミュニケーションが不足するあまり、成果にばかり評価が偏ってしまう。

企業側の課題・問題点

■労働時間の管理が難しい
会社への勤務では、労働時間の把握をタイムカードやICカードなどで行っている企業も多い。しかし、従来の方法では勤怠を確認することが難しいこともある。労働時間の管理には課題があるといえるだろう。在宅勤務によって長時間労働のリスクが上る可能性があることも問題である。

■進捗状況の管理が難しい
必要な対策を取らなければ、在宅勤務を取り入れたことによって、社員の仕事の進捗状況が不透明になる問題もある。自己管理に優れたメンバーばかりであれば良いが、現実はそう上手くはいかない。進捗状況がわかりにくいばかりに、仕事のスピード感も落ちてしまう

■コミュニケーションが難しい
在宅勤務では、会社のように社員同士上手くコミュニケーションを取りにくい問題もある。コミュニケーションの減少は、仕事の進め方やトラブルの対処にも影響を及ぼし、仕事が効率よく進められない原因にもなるだろう。

生産性を上げるために試すべきこと

在宅勤務の課題や問題は、仕事の効率化に大きな影を落とすことになる。課題や問題を解決するにはどのような働きかけができるだろうか。生産性向上のために取り組める4つのヒントを紹介する。

仕事内容を明確化する

在宅勤務時には、その日に行う仕事を明確にしておくことが有効だ。あらかじめしなければならない仕事が目に見えていると自己管理もしやすい。社内で「この仕事をする」とタスクを共有すれば、自分自身の気も引き締まるだろう。

上司が在宅勤務者に仕事を割り振る際は、ひとりの方が集中できる仕事か、仕事環境が変わっても効率が落ちにくい仕事か、在宅勤務に適したものか確認した上で割り振りたい。

タスクの実績記録をつける

在宅勤務を効率化するには、仕事をタスクで振り分け、タスクごとに実績記録を付けるようにするのがおすすめ。この場合、短時間で終わってしまうような仕事は無視しても構わない。

実績記録を付けることを習慣にすれば、どの仕事にどれだけの時間がかかったのか目に見えてわかるようになる。仕事に対する意識を変え、自己管理能力を高めるのに効果的だ。

実績記録を共有すれば、今後どのような仕事を在宅勤務時に選ぶべきか、仕事を振り分けるマネージャーの管理にも役立つ。

労働時間はより柔軟に

在宅勤務では、会社のような固定化された労働時間がかえって社員の負担になってしまうことも考えられる。労働時間はより柔軟に考えていく必要があり、フレックスタイム制など、フレキシブルな働き方を検討するのも良いだろう。

なお、子どもがいる家庭の在宅勤務は、仕事が中断しやすい課題がある。労働時間を管理する場合は、中抜け時間、休憩時間の取扱いに十分注意したい。

コミュニケーションツールで情報共有を円滑に

業務の効率化を図ることは重要だが、作業だけの効率化を図っても、思うように生産性が上がらないことも多い。コミュニケーションによるチームの相乗効果が反映されていないためだ。

在宅勤務では、適切なツールを使わないとコミュニケーションが不足してしまいがちになる。相乗効果による効率化を期待するなら、コミュニケーションツールで円滑に情報共有を図ることをおすすめする。

社内SNSのGoalousなら、チャット機能をとおして、情報共有だけにとどまらず気軽にコミュニケーションも展開することができる。

また、Goalousは目標設定や目標を設定できる機能、進捗の共有も備わっているので、ツールをとおしてメンバーに進捗状況やゴールに向けての活動を直感的に伝えることが可能だ。進捗の管理、仕事の評価という面でも役立つだろう。

まとめ

在宅勤務は効率化に課題や問題もあるが、在宅勤務しやすい環境の整備、ツールの導入を図ることによって、ほとんどの問題を解決可能だ。特にコミュニケーションや仕事状況の把握については、社内SNSのGoalousが活躍することだろう。在宅勤務を効率化するなら、在宅勤務後の状況も見据えて必要な対策を取っていきたい。

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