組織のコミュニケーションを活性化させるために、社内SNSを導入する会社が増えてきている。しかし、社内SNSを使って成功する会社もあれば成功しない会社もある。成功する会社、成功しない会社は一体どこに違いがあるのだろうか。
社内SNSが失敗するような使われ方を事前に防いで、対処しているかどうかが成功と失敗に大きく影響している。一度誤った使い方をすれば、どこから見直せばよいのかが分からなくなる。そうした社内SNSの失敗事例を紹介しながら、導入を成功させるための方法を探っていきたい。
なぜ社内SNSは失敗するの?
社内SNSを活用するためにも、失敗事例から学ぶ必要がある。不成功に終わるのは、本来の目的から外れたような使い方をした場合だ。社内SNSを運用するためのルールを作る必要があるだろう。
社内SNSでよくある失敗パターンを挙げながら、未然に失敗を防ぐための方法を紹介したい。
よくある失敗
よくある失敗パターンを3点挙げる。
1.プライベートな投稿が多い
社内SNSの目的は、コミュニケーションを円滑にすることだ。積極的に交流をして距離感を近くすることは重要だが、あくまでも業務上の話である。業務とは関係のないプライベートばかり投稿すると公私混同を招く。
業務外の情報を共有することは、決して悪いことではない。しかし、あまりにも多いと業務への集中力や生産性は落ちてしまうだろう。社員によっては、業務とは無関係のコミュニケーションが嫌がられこともある。
2.メンバーの利用度に差がある
グループ内のメンバー全員が参加意識を持つことが大切だ。コメントや投稿をする頻度が従業員によって差があれば、チームや組織への帰属感が薄れてしまう可能性もある。
問題は、従業員が疎外感を抱いてしまうことだ。積極的に利用をする人が目立つようになれば、孤立してしまったメンバーはグループ内に入れなくなるだろう。
3.経営トップによる不用意な発言
経営者や幹部が不適切なコメントや軽はずみな発言をすることで、従業員からの信頼は一気に崩れてしまう。
発言力が大きい立場の人間は、用心深くならなければならない。油断をした発言は、尊厳を失う恐れや従業員にストレスを与えるリスクもある。社内SNSでは、とりわけ批判的な発言はご法度であると用心した方がよい。
失敗を防ぐには?
認識の甘さが、社内SNSの導入を失敗させることが分かった。失敗を防ぐための方法も3点伝えよう。
1.業務に関する投稿内容を中心に
社内SNSという名目であるからには、投稿する内容は業務内の範囲に留めるべきである。社内SNSを使って、頻繁にプライベートなやり取りをする必要はない。
交流を活発化させる方法は、私的な内容以外にもある。社内においては、目標を実現するために必要なコミュニケーションに限定した方がよいだろう。
2.全メンバーが参加
運営担当者やリーダーが、全メンバーが投稿に参加できる環境を作るといいだろう。個人にメッセージを送って、利用を促すだけでも構わない。グループの輪に入りやすいきっかけをきちんと与えるとよい。。
3.特定の人物への批判
グループ内で名指しの批判はしないことが重要である。自尊心を傷つけるだけではなく、従業員同士の関係を悪化させる要因となる。不平不満を言いたい場合は、SNSを通してではなく個別で直接伝えた方がよい。メンバーの関係を良好に保つためには、他人の失敗や誤りを社内SNS内で責めないように配慮が求められる。
役に立つ社内SNSにしよう
失敗事例と失敗を未然に防ぐための方法を取り上げたが、なぜ失敗が繰り返されてしまうのか、背景にある問題を洞察してみたい。失敗する原因を特定させて、社内SNSを成功に結びつけるポイントを紹介する。
失敗の背景にあるのは?
社内SNSが失敗する背景は、導入をする目的が明確になっていないことが多い。
「どういった問題を解決するために」「どのような目標を実現するために」社内SNSを活かすのか明らかではないということだ。たとえ目的を設定していたとしても、従業員にまで浸透していないことも少なくない。
目的が分からない場合は、他のコミュニケーションツールと役割を混同させてしまう。社内SNSを使うことさえ社員にとっては手間となり、使うメリットも分からなくなる。最新のサービスを導入して、満足感だけを覚えるという結果にも終わってしまうだろう。
社内SNSを定着させるには?
社内SNSを成功させるための秘訣は、導入目的を明確にすることである。会社の方向性を明らかにして、目的に合ったツールを選ぶことが必要だ。
ゴール(目標)や活動内容を共有するなど、仕事に特化した社内SNSを探しているなら、Goalous(ゴーラス)が有効である。ゴール(目標)を作成すると、組織・チームで共有でき、メンバー同士で進捗状況や達成率を報告できるSNS型目標管理ツールだ。個人のゴールだけではなく、企業の目標もチーム力を向上させて達成を目指すツールだ。
まとめ
社内SNSを導入しても活用できていない事例について分析してきた。社内SNSが失敗するのは、目的を明らかではないことに起因する。
どんな目的を設定すべきか考えると同時に、失敗するような使い方は回避していくことが重要だ。対策さえすれば、事前に防ぐことができる。
チームで連携をしてゴールを達成するためにGoalousを導入して、全社への定着を目指してほしい。