社内SNSを導入する目的がわかれば「チームづくり」はうまくいく!

今、注目を集めているコミュニケーションツールのひとつである社内SNS。
企業活動において、チームや組織のコミュニケーションを円滑にするために導入をする会社も少なくないが、社内SNSは本当に活かせるツールなのだろうか。

そんな中、社内SNSをうまく活用している企業には、一つの共通点がある。使う目的がはっきりしていることだ。

何のために使うかが曖昧であれば、失敗を招くだろう。どんな目的で社内SNSを導入すれば良いのか、ここでは詳しく解説をする。

社内SNSの目的について

個人的にSNSを活用してはいても、社内SNSとなると目的やルールが違ってくることは十分にあり得る。社内SNSは、何のために使うものなのかを解説しよう。

なぜ社内SNSに注目が集まるのか

社内SNSとは

ソーシャルネットワークサービス(以下、SNS)は、日本人の生活にとって欠かせないコミュニケーションツールとなった。FacebookやTwitter、Instagramなどを日常的に使っている人も多いだろう。

SNSはプライベートだけではなく、ビジネスシーンでの利用も普及しつつある。会社内や組織内のメンバーで使われる社内SNSが、新しいコミュニケーションツールとして注目を集めている。

社内SNSの機能

社内SNSの基本的な機能は、主に3つ挙げられる。

・チャット機能
メンバー同士が、リアルタイムでメッセージのやり取りを交わすことができる。スマートフォンやタブレット、パソコンさえあれば、外出先や打ち合わせなど、さまざまなシーンで使うことができる。

・グループ機能
状況や情報を共有したいメンバーを限定して、コミュニケーションできるグループを組むことが可能。スケジュールや進捗管理を行えて共有することができる。

・アップロード機能
データをアップロードする機能。文書や画像、動画などのデータファイルをアップロードして、メンバーがダウンロード・閲覧することができる。

社内SNSが注目され始めた背景について

近年、社内SNSが注目を集めているのは、時代背景が大きく関係している。

情報化社会の流れを受けて、モノやサービスではなく情報に価値が置かれるようになった。今は情報を丁寧に扱い、価値あるコンテンツを発信できる企業が評価される時代でもある。

かつての単純なコミュニケーションツールではなく、社員や取引先、顧客にとって大切な最新情報をやり取りできる社内SNSが、企業活動において重要視されている。

コミュニケーション手段の変化も、社内SNSの浸透に関係している。総務省の情報通信白書によれば、「ソーシャルメディア利用率」は20代74%、60代31%などと年代により大きく異なることが発表されている。

(参照 総務省 情報通信白書 http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/summary/summary01.pdf

年代によって、コミュニケーションをする手段は同じではない。変化に応じたツールが、時代ごとに求められている。今の時代においては、社内SNSに期待が寄せられているのだ。

社内SNSを導入する目的

社内SNSを導入する目的を明確にすることで、うまく活かすことができる。導入目的には、4つが考えられる。

(1)業務における効率化

社内SNSでは、重要で優先度の高いコミュニケーションがリアルタイムで可能になる。無駄なやり取りを省くことができるので、効率的に仕事を行えるだろう。

(2)コミュニケーションの促進

同じチームだけではなく他部門・他部署のメンバーとのやり取りを円滑に行える。問題の多くはコミュニケーション不足が原因で起こるため、社内SNSによって情報の行き違いや漏れ、認識の違いが減っていくことが期待される。

(3)横断的なコミュニケーション

社内SNSは、部署やチームはもちろん、役職や年齢を横断してコミュニケーションをできるのが醍醐味である。さらに一方通行ではなく、双方向のやり取りが可能になる。

(4)会社の理念・目標を浸透

組織が大きくなると企業や経営者の考えを、社員に浸透させることが難しくなる。企業理念やビジョン、ミッション、ポリシー、目標をどこまでの従業員が理解しているだろうか。社内SNSがその問題を解決してくれるだろう。

社内SNSを成功させるポイント

社内SNSを成功させるには、コツを掴むことが大事だ。そのポイントについて紹介しよう。

社内SNSを成功させる

社内SNSの導入には、ゴール設定がカギを握る。

社内SNSを使って、到達したいゴールは何か。

例えば、コミュニケーションを円滑にすること・理念から商品まで企業の理解を深めることなど、会社によって解決したい問題は多種多様である。導入をする際は、まずは目標を明確にすることだ。

導入の目的にあったツールを選ぶ

社内SNSといっても、サービスによって強みがある。タスク管理・スケジュール管理・チャット機能など、社内SNSごとに特化している機能が異なるため、自社のやりたいことに適したツールを見極めよう。

他ツールとの使い分けを明確にする

既存のコミュニケーションツールとのすみ分けを、事前にしておくべきである。メール・チャット・社内掲示板・社内ポータルなど、どれを何のために使うのかが整理されていない場合は、社員の混乱を招くことになるだろう。

導入で失敗をしないために

社内SNSの目的を紹介してきたが、もっとも重要なことは、自社にとっての目的を定義することだ。定義を社員に共有できれば、会社全体が社内SNSを活かせるようになるだろう。

導入で失敗をしないためにも、社員にとって使いやすいツールを選ぶことを忘れてはならない。

チームで目標を共有し、各個人で成果を報告できる社内SNSの一つとして人事部門からも注目を浴びているGoalous(ゴーラス)がある。

Goalousを取り入れて企業経営・組織マネジメントにも活かしてみて欲しく思う。

まとめ

社内SNSを何のために使うのか、企業に導入をする目的について解説をした。コミュニケーション方法が多様化する、これからの企業活動において欠かせない社内SNS。

社内でのコミュニケーション問題を解決させ、組織・企業活動を円滑にさせるためにも、使い勝手の良い社内SNSを導入することが必要である。

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