部下も評価に納得してくれる!適切なフィードバックの方法を解説

人事評価後のフィードバックのしかたについて、マニュアルを作っている企業はそう多くない。手探りの状態で上司が自分なりにフィードバックすることもあるだろう。

しかし、適切なフィードバックができていないと、その後の部下の仕事に思うように活かされない。部下のフィードバックはどう行うのが良いのか、この記事ではフィードバックの方法とポイントを解説する。

部下へのフィードバックはどう行うべき?

部下へのフィードバックはどう行うのが良いのか、事前準備とフィードバック当日に分けて紹介する。

フィードバックの事前準備

企業のなかでは、フィードバックが結果の説明だけになっているところもあるのではないだろうか。評価する側は、ある程度話すことが固定されているため負担は少ないかもしれないが、効果的なフィードバックとはいえない。部下に対して適切なフィードバックを実施するなら、事前準備に時間を割き、より効果的な方法を模索して実行するべきだ。

・適切な答えとアドバイスを用意しておく
フィードバックは、評価者が淡々と結果と根拠を話すのではなく、部下の意見にも耳を貸しながら行うのが望ましい。評価者だけが話す空間だと、部下が評価に対してどう思っているのかが見えてこないからだ。もしかすると、評価に対して不満を持っている可能性もある。

今後の評価に活かすためにも、部下の声や質問にはしっかり耳を傾けておきたい。不満や質問が出てくる場面を想定して、評価者は事前にその答え、結果に至った客観的な根拠を用意しておくべきだろう。

・今後のヒントなる材料を集めておく
フィードバックは、部下が自分に何が必要か、どんな能力を高めていくべきなのかを知る絶好の機会だ。評価者はまず、部下が克服すべき点が何か、あるいは伸ばすべき点は何か、部下自ら考え答えられるように導く

しかし、自分自身を客観的に見るのは難しく、自覚できていないケースも少なくない。評価者は、ヒントを与えられるように評価を事前に分析しておくのが望ましいだろう。

・面談場所と時間を作っておく
フィードバックが十分でないと、部下の不満は高まる。より良いフィードバックのためには、面談場所と時間を確保しておくべきだ。

フィードバック当日の面談の流れ

事前準備ができていても、フィードバック当日の面談の流れが行ったり来たりを繰り返すと、伝えたいことがしっかり伝わらない可能性がある。面談を効果的な流れとなるように順序だてて、それぞれの目安時間を立てておくと良いだろう。

1.部下の自己評価を聞く
はじめに部下の自己評価を聞くのが一般的だ。何か口に出したくなる場面もあるかもしれないが、あくまでも自己評価なので、最後まで聞く姿勢を意識したい。部下がスムーズに話せるようにするためにも、はじめに雑談を交えるなど緊張を解いておくとベストだ。

2.人事評価の結果や根拠を伝える
部下の話をまとめたら、次は上司が人事評価の結果を伝える。部下が内容を受け入れやすい状態を作るためにも、ポジティブな部分から伝えるのが好ましい。

評価が低い部分について、良い評価よりも時間をかけて、部下が納得できるように根拠も示しながら説明していく。部下から質問があれば、丁寧に回答するように心得よう。

3.課題と目標の設定
人事評価の結果を聞いて、何が課題か部下自身に考えさせる。この際、事前に準備していた評価の分析などが役に立つだろう。

部下と上司、お互いに課題を共有できたら、次期の目標を設定していく。評価者が主導して目標を定めるのではなく、あくまでもサポートする立場で、部下自身が目標を設定するのが望ましい。

部下にフィードバックする際のポイント

ここまで、部下に人事評価のフィードバックをする際の流れや準備について説明してきたが、いくつか注意点がある。

不誠実な態度をとらない

フィードバックでの上司の態度は、部下に大きく影響する。日頃の業務での指摘とは異なり、人事評価のフィードバックは会社からどのような評価を受けているかを知る機会であると同時に、自分自身の人材としての価値が図らずも見えてしまうためだ。

部下にどうしても改善して欲しい部分がある場合、熱くなりすぎる上司もいるが、高圧的な物言いにはならないようにしたい。強い口調だと、部下のモチベーションを下げてしまうことになる。

同じように、「指示に従っていれば評価が高かったかもしれない」など過去の言う必要のないことまで掘り下げて、部下のモチベーションを下げるような発言は避けたい。

そして、もうひとつ重要なのが無責任に結果を伝えないことだ。上司にとっては複数いる部下のひとりという感覚もあるかもしれないが、フィードバックは部下にとって重要な事柄だ。

よくわからないという理由でいい加減に評価を付けフィードバックしたのでは、部下も納得がいかない。見落としや誤認、何気ない一言に注意して、上司自身も気を引き締めてフィードバックに臨むべきだろう。

評価に対する根拠を明確に示す

会社からの評価と、部下の自己評価とでは、評価に大きなズレがみられることもある。程度の差が激しければ激しいほど、部下は、会社側がなぜこのような評価をしたのかと疑問に思うことだろう。

部下が過大評価している場合ももちろんだが、過小評価している場合も、客観的に自分の能力を把握できていない点で、今後の目標設定に課題が残る。両者のずれを部下が認識できるようにするためにも、評価を伝える際は曖昧な回答ではなく、根拠を明確にして回答することが重要だ。

また、日頃指摘される部分と実際の評価が異なる場合、部下を混乱させてしまうことになるため、部下の日頃の行動と結びつけて評価を伝えるようにしたい。

ゴールを設定できる社内SNSのGoalous(ゴーラス)なら、ゴールに対してチームひとりひとりがどのように動いているのか一目瞭然だ。これは、Goalousにフォトアクション機能があり、アクションを写真として投稿できるためである。

ゴールに対するプロセスは一括でまとめて見ることもできるので、誠実なフィードバックや根拠のある評価に活かせる。フィードバックをより効率的にするためにも、Goalousを活用されてはいかがだろう。

まとめ

部下への評価を適切にフィードバックするには、必要な準備を整え、手順を理解しておくことだ。評価に対する根拠の提示など部下目線で納得のできるフィードバックを提示し、次の目標へつなげていきたい。

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