【組織力がアップ!】生産性向上におすすめのツール

業務拡大や案件の増加は企業にとってチャンスだが、そのための人材確保をどうするかが同時に課題となる。コスト面とのバランスもあるため、人を増やすだけの対応ではいささか問題があるだろう。そこで考えたいのが、今ある人材を活かしつつ、生産性を上げていくことだ。

生産性向上の方法といえばさまざまだが、ここでは自動化が難しい職種でも活用できる生産性向上に役立つツールを紹介する。

生産性向上に役立つツール

営業職など、自動化が難しい職種でもツールを活用して生産性を上げることはできる。種類としてどのようなものがあるのか、いくつかみていこう。

情報管理

生産性向上に役立つツールのひとつは、情報管理ツールだ。ほかに社内サーバーをとおして情報共有する方法もあるが、これでは社内サーバーが利用できる範囲でしか情報を得ることができない。会社以外の場所で必要な情報を取り出すのは難しくなるだろう。

情報管理ツールには、クラウドコンピューティングを活用して、客先など会社にいなくても情報にアクセスできるツールがある。メモやスケジュールのほか、ツールによってはファイルやボイスメモなどを共有することができ、手持ちの情報を共有しやすくなるのが特徴だ。

情報共有をスムーズにして、仕事のスピードを上げ、生産性向上を図るにも役立つ。

タスク管理

生産性向上のためには、仕事を可視化することも重要だ。そこで役立つのがタスク管理ツールだろう。個人でタスクを管理している会社もあるかもしれないが、個人単位では、誰がどういった仕事をしているかまで把握できない。

活用するなら、チームの仲間がどのような仕事をしているかが分かる、複数人で利用できるタスク管理ツールが便利だ。タスクの数、完了数次第で進捗状況を把握できるようになるため、管理者は状況に合わせて仕事を再振り分けできる。

優先順位が付けられるものもあるため、何から取り掛かって良いかも明確になるだろう。これにより、仕事の遅れを解消し、適切に修正する効果が期待できる。

モチベーションアップ

ツール活用による報告時間の短縮など直接的なものも重要だが、社員がやる気を維持できないことには思うように生産性を上げることはできない。従業員エンゲージメント(会社への貢献意識)を高め、常に高いパフォーマンスを発揮できるようにすることも必要だろう。

社員のモチベーションを上げるツールとしては、アンケートによって社員のエンゲージメントスコアを図るツール、SNSの「いいね!」のように社員同士で称賛できるツールなどがある。社員が自らスキル情報などを更新するツールもあり、活用次第では適切な人員配置も可能だ。

Web会議

Web会議ツールは、オンラインのテレビ電話のようなもので、パソコンなどの端末をとおして会議ができるようにしたものだ。パソコンやタブレットなどのツールが利用できる端末とインターネットの環境があれば、国内に限らず、海外でも利用できる。

相手の顔や資料も確認できるので、従来の直接やり取りする会議と比べて大きなデメリットがある訳でもない。コメントを投稿する機能、画像などを投稿できる機能が付いたツールなら、不安定なインターネット環境もある程度カバーすることが可能だ。

さらに、一箇所に集まって会議を開く従来の方法と異なり、移動にかかるコストが軽減できるほか、移動にかかる時間もなくすことができ、ほかの仕事の時間に回せるようになる。

コミュニケーションの活性化

コミュニケーションの活性化を促すツールの代表例が、社内SNSやチャットツールだ。いずれも一般的なSNSのようにチャット形式でメッセージや画像、ファイルなどが送れるようになっており、メールよりももっとシンプルかつ手軽にやり取りできる。

スマートフォンなどモバイル端末に対応しているツールも多く、いつでも手軽にコミュニケーションが取れるのも特徴だ。また、チャット形式なので、一対一のやり取りではなく、複数でのスムーズなやり取りも実現する。

社内SNSの中でも、Goalousは目標達成に特化したツール。OKRのようにゴールや成果指標を立てず、企業のみのビジョンを掲げるGKAを採用しているため、よりシンプルに目標達成に取り組むことができるのが特徴だ。

チャットなど社内SNSの基本的な機能はもちろん、チームで決めた目標達成のために一人ひとりがフォトアクションで投稿し、目標までの進捗を報告しあえる機能も充実している。

生産性向上ツールの導入する際のポイント

ここまで便利な生産性向上ツールを紹介したが、いずれも導入すればすぐに生産性が上がるとは限らない。現状をよく把握したうえでツールを取り入れる必要があるだろう。ここでは導入時に気を付けたいポイントを紹介する。

組織の課題を把握する

ツールを導入しても、業務が改善されなければ失敗に終わってしまう。導入前に、日々の業務で何が妨げになっているか、どのような業務へ負担がかかっているか課題を把握することが重要だ。

課題があれば、それがツールの導入によって解消されるものか検討する。たとえば、上司への報告に時間を取られる社員が多く、仕事の進捗に障りがあるなら、社内SNSの導入でコミュニケーションをスムーズに図れるようにすることが検討できるだろう。

社員にとって使いやすいツールを選ぶ

社内に浸透し活用されることを前提にするため、社員が使いやすいと感じるツールの選択がベストだ。しかし、実際に使用してみないことには使いやすさを測ることはできない。無料デモ版などを活用して、まず一部の社員で導入し、使用感を確認してみることが重要だ。

しかし、個々でツールの使い勝手は異なるため、できるならカスタマイズできるツールを選択すると良い。

まとめ

ツールを活用すれば、自動化が難しい職業であっても生産性向上を図ることができる。重要なのはどのツールを選ぶかだ。自社の課題、社員の声にも耳を傾けてツールの導入を検討されるのが良いだろう。

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