異動時の引継ぎがスムーズになる!引継ぎのコツを紹介

新年度は社内の異動も多い時期だ。異動時には、業務の引継ぎも必要になるだろう。しかし、引継ぎがスムーズにいかないこともある。どういった工夫をすればうまくいくのだろうか。引継ぎでよくある問題と改善のコツを紹介する。

異動による引継ぎでよくある不満点

引継ぎをする側がきちんと引き継いだと思っていても、後任者である引継ぎを受ける側は十分ではないと感じることもある。引継ぎを受ける人に多い不満から、異動時の引継ぎにはどういった問題が生じやすいのか考えていこう。

引継ぎの時間を確保できていない

よくある不満として多いのが、引継ぎの時間を十分にとれないことだ。異動が急に言い渡されたことで起こるほか、引継ぎをする人が後任者と話す時間を確保できないことで起きる

時間が確保できない要因がなかったとしても、業務に慣れている引き継ぐ側は、これくらいでも十分だろうと時間を少なく見積もってしまいがちで、これも引継ぎの時間に影響を与える原因となりうるだろう。

引き継ぐ側が十分に思っても、後任者からすると時間が足りないと感じることの方が圧倒的に多い。これは、後任者が新しい業務になれるまでに時間がかかるからだ。後任者の理解度などを考慮して引継ぎを行なわないと時間的な面で不満が生じてしまう。

引継ぎに漏れがあった

引き継ぐ側は網羅的に業務を引き継いだつもりでも、引継ぎの内容が十分でないこともある。引継ぎ内容が漏れていたケースだ。引継ぎに漏れがあると、実際の仕事に支障が出てしまう可能性もある

一般的な内容で後任者でも調べればわかることならまだしも、お客様対応など前任者にしかわからないことに漏れがあると前任者に確認する手間が増えてしまう。

引継ぎがいい加減だった

後任者としては、引継ぎ後にすぐに仕事ができるよう、しっかり引き継いでほしいと思うのが当然だ。しかし後任者の願いどおりにいかないこともある。

引き継ぐ側の態度がよろしくないときだ。引き継ぐ内容をまとめていないことなどが理由で話していることがコロコロと変わったり、態度が投げやりで細かなところまで教えてもらえなかったり、こうした引き継ぐ人の対応は後任者からすれば不誠実でいい加減に映ってしまう。

それだけならまだしも、引継ぎがいい加減な場合、後任者が苦労したり、実際にトラブルが発生したりしてしまうことが大きな問題だ。

異動時の引継ぎをスムーズにするためのコツ

不十分な引継ぎは、後任者に実害があるだけでなく、引継ぎをする側にとっても好ましくない。引継ぎに問題があったとして評価に影響があるなど、結局、巡り巡って前任者の仕事にも影響を与えるためだ。

問題を最小限にとどめるためにも、異動時の引継ぎをいかにスムーズに進めるかが重要なポイントとなる。円滑な引継ぎのための3つのコツを押さえておきたい。

引継ぎのスケジュールを決める

引継ぎの時間は限られている。異動が決まったら、真っ先に引継ぎのスケジュールを立てるべきだ。スケジュールを立てる際は、異動日から逆算して、いつまでにどこまで引継ぎを終わらせる必要があるか、どのくらいの期間を確保するべきか把握する。

同時に、引継ぎをする側は自身の業務全体を見直して、何を誰に引き継ぐか洗い出しておく必要があるだろう。注意したいのが、引継ぎが漏れてしまうことだ。

引継ぐ業務を見落とさないようにするためにも、マインドマップや箇条書きなどで、細かな項目まで書き出しておくと良い。

引継ぎ資料を作成する

引継ぎが必要な項目を洗い出したら、後任者がいつでも内容を確認できるように引継ぎの資料としてまとめる。業務の手順なども必要な項目ではあるが、お客様との接し方、トラブル対処法など、前任者だからこそ教えられる内容をまとめておくと後任者も安心できるだろう。

引継ぎの資料は可能であれば、異動日前に後任者に確認してもらい、わかりにくい部分はないか、引継ぎ資料をもとに仕事を進められそうか見てもらうとさらに良い。

異動後もフォローをする

異動後のフォローについては、異動する側から話をしておく。わからない部分は質問するように伝えておいたり、異動する側から定期的に確認の連絡を入れたりした方が後任者は安心できるからだ。

異動する側が毎回対応できそうにない場合は、異動前に部署の同僚や上司にフォローしてもらえないか声がけしておくと良いだろう。

引継ぎする際は後任者とのコミュニケーションが何より大切

引継ぎを事務的に進めるだけでは引継ぎできたとはいえない。引き継ぐ側は内容をわかりやすく伝え、後任者はそれを理解する必要がある。後任者が安心して仕事を引き継げるようにするためにも、お互いのコミュニケーションは欠かせない

特に異動後、直接会ってのフォローや確認をすることは難しくなる。コミュニケーションのとり方は、異動後のフォローも含めしっかり考えていくべきだろう。

社内SNSのGoalous(ゴーラス)なら、部署の垣根を超えたコミュニケーションも可能だ。チャット形式のメッセージ機能もあるので気軽に質問しやすく、応答もしやすい。異動後のフォローにも役立てられるのではないだろうか。

異動時のフォローも含め、社員同士がコミュニケーションを取りやすい目標管理ツールとして、Goalousの利用をぜひ検討いただきたい。

まとめ

異動にともなう引継ぎの不満は多い。完璧に引き継ぎしたつもりでも、細かな部分が伝わっていなかったり、漏れがあったりすることもある。そのため、異動後もスムーズにフォローできるような体制を整えておくべきだろう。

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