「社内掲示板」で情報共有の問題を改善

社内掲示板というと、オフィスや廊下に設置されたホワイトボードやコルクボードを思い浮かべる人も多いのではないだろうか。これら従来型の掲示板は、今でも多くの企業で情報共有の役割を果たしている。

しかし、高度化・複雑化した業務を抱える昨今の企業は、より確実に、より素早く情報を伝えられる最新の社内掲示板を導入すべきである。

「情報が伝わらない」「共有されない」問題に悩む企業担当者に向けて、業務改善に役立つ社内掲示板について解説する。

社内掲示板とは

社内掲示板は、社内スケジュールや業務連絡、イベント告知などの情報を掲載し、社員で共有するために設置される。多くの場合、全社員の目に届く方法で掲示されるため、重要な情報の公開によく利用されている。

昔からオフィスや廊下に設置されてきたアナログ型と、ディスプレイモニタやWEBサイト、SNSなどを使って配信されるデジタル型の2種類がある。

【社内掲示板】アナログとデジタルの違い

アナログとデジタル、2種類の社内掲示板について、それぞれの特徴や違いを紹介しよう。

【社内掲示板】アナログ

アナログ式の掲示板は、社内の壁にボードを設置し、その上から情報が記載された紙を貼り付ける形で掲載されるタイプだ。調理現場や工場など、社員がパソコンを使用する頻度が少ない職場で情報共有ツールとして利用されることが多い。

アナログ式はボードと紙があれば作れるため、導入コストが非常に低い。また、掲載する情報は手書きやパソコンを使って紙に書くため、デザインの自由度が高くなる傾向にある。

パソコンが苦手な人が多い職場に向いている形式だ。

【社内掲示板】デジタル

デジタル式の掲示板は、情報を掲載する媒体によって形はさまざまだ。大型のディスプレイモニタを設置して、そこに情報を流すタイプや、WEBサイトや社内専用SNSに情報を掲載するタイプがある。

デジタル式の最大のメリットは、情報を一斉配信できる点にある。そのため、居場所に関係なく多くの人に情報を届けることが可能だ。

パソコンの使用が一般的なオフィスや、多くの人が集まる職場に向いている。デジタル式の場合、掲載する情報は自由自在に変えられるため、目的に応じて特別なメッセージを送ることもできる。

社内掲示板の選び方

社内掲示板にはさまざまなタイプがある。その中から、とくに扱いやすいタイプの掲示板をピックアップして紹介する。

グループウェアが可能なもの

デジタル式の社内掲示板で、多くの企業に導入されているのが「グループウェア」として利用できるタイプである。グループウェアとは、社内のネットワーク利用し、情報の伝達や共有をスムーズに行うためのツールだ。

グループウェアには、メール機能やスケジュール管理機能、ファイル共有の機能など、非常に多くの機能が搭載されている。掲示板の機能もそのひとつだ。

グループウェアの役割を持つ掲示板を導入することで、社内の情報伝達や共有の難しさは大きく改善される。とくに頻繁に共有事項を伝える必要のある企業なら、メッセージ機能が充実したグループウェアが可能な掲示板の導入が最適だ。

メッセージ送信機能では、共有すべき情報を特定のメンバーに限定して配信することもできるため、通常の掲示板に比べて使い勝手もよい。

情報が管理しやすいもの

社内掲示板の導入に当たっては、情報を管理しやすいものがよい。たとえば、アナログ式の掲示板では、新しい情報と、過去に貼りだした古い情報を定期的に入れ換える必要がある。

情報の更新が遅い企業であればそれでも問題ないが、情報伝達が頻繁な企業では、毎回の貼り換え作業が大きな負担となる。

また、社内で共有すべき情報が多くなればなるほど、管理は煩雑になる。そこで、情報の管理が容易なタイプの掲示板を導入するのがベストだ。とくに社内掲示板としての機能を備えたツールのものが情報管理しやすいだろう。

社内掲示板は社内SNSを導入

近年、社内掲示板として注目を浴びているのが社内SNSである。社内SNSとは、企業内部で情報の伝達や共有、スケジュール管理、タスク管理などに利用されるコミュニケーションツールである。

多くの場合、機能が充実しているため、グループウェアが可能だ。現在、豊富な数の製品が販売されており、基本的な機能に加えてそれぞれに特徴がある。

当社が開発した「Goalous」は、チームでの目標達成に特化した社内SNSである。目標を社員一人ひとりが管理し、チームメンバーがお互いにアクションを把握できるようになっている。

社内掲示板としての機能はもちろん、スムーズな情報伝達や共有、コミュニケーション、社員のモチベーション管理まで可能である。

社内での情報共有の仕組みについては、人事・マネージャー向けに無料セミナーも行っている。興味のある人にはぜひ、参加してもらいたい。

まとめ

従来型のアナログ式社内掲示板であれば、情報の伝達と共有というシンプルな機能に限られていた。しかし、デジタル式の掲示板が登場し、メッセージの個別送信や数多くの情報管理といった高度な処理ができるようになった。

情報をよりスマートに、ダイレクトに社員へ届けるには、発信や共有の方法が多様なグループウェアの機能があるものや、膨大な情報管理ができるものを選択することが大切である。

自社の目的は課題にあった最適な社内掲示板を選ぶべきだ。

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