社内の情報共有の伝達方法を改善するために行うこと

業務を行う上で最も難しいことのひとつとして「社内における情報共有」がある。

たとえば、「経営層の考えが社員に伝わらない」「社員同士のコミュニケーションが不足している」など、このような課題を抱えるために、業務が上手くまわらない企業も少なくない。

ここでは、企業に向けて、社内の情報共有や伝達が円滑になる方法としての「情報共有ツール」について解説しよう。

今までの間違っていた社内情報伝達方法

今日、一般的な企業で利用されている情報伝達手段にはどのようなものがあるのだろうか。以下で詳しく紹介する。

紙の書類の回覧

IT技術による情報の共有や伝達が一般的になる以前は、紙媒体が主流だった。業務に取り組む上で、スピードが重視される昨今では、紙媒体のデメリットが目立つことも少なくない。

・外周り営業や顧客とのやり取りが非効率

紙に頼った仕事でよくあるミスが、書類を紛失してしまうことだ。紙媒体の問題点ではなく、アナログ的な仕事をしていることにミスが起因するとはいえるが。

顧客の個人情報など重要な内容が書かれた書類の場合、個人情報保護の観点からも大きな問題となるだろう。

また、紙である場合、物理的な作用を受けやすいという弱点もある。たとえば、何かのはずみに飲み物など液体をこぼしてしまうことで、濡れて破けてしまうことがある。

さらに、紙媒体の場合、保管場所にも気を使わなければならない。一枚ずつは薄くても、何枚も重なると場所を取るからだ。これが数年分の記録ともなると、保管専用の倉庫を用意しなくてはならない。

メールだと漏れが発生してしまう場合も

昨今では、Eメールを社内で利用する企業が主流だ。素早く作成できて、遠方の相手にも送れるため、多くのビジネスシーンで活用できる。

しかし、Eメールには、情報の確認漏れが発生してしまうリスクもある。たとえば、毎日大量のメールが届く営業社員の場合、重要なメールが他のメールに埋もれてしまうことも少なくない。そのような場合、相手がメールを読んだのかどうかを確認する手段がないのである。

また、通信エラーにより、メールそのものが届いていないというトラブルもある。

メールでやり取りを行う場合、通常は長文を送ることはしない。簡潔に、要点だけを絞り込んで送るのがマナーだからだ。しかし、メールからは対面や紙媒体ほどの情報量が得られないため、そのことがかえってコミュニケーション不足を招いてしまうリスクにもなる。

効率よく社内情報を伝達する方法とは

業務の効率的に行い、効果を最大化するには、社内情報の伝達を上手く行うことが大切だ。ここでは、効率よく社内情報を伝達する方法として、社内情報共有ツールを紹介する。

社内情報共有ツールを利用

社内で相互のコミュニケーションを円滑にし、情報の伝達や共有を活発に行うためのツールが社内情報共有ツールだ。

ツールを介して複数人で同時にコミュニケーションが行えるため、部署やプロジェクト単位で情報の発信や内容の把握・共有ができる。

また、多くのツールではモバイル対応もされており、時間や場所、デバイスを選ばずに情報発信することが可能となる。さらに、発信した情報はチャットなどに履歴として残るので、情報の保管や整理も容易だ。

ツールでは誰もが双方向で情報を発信することができるため、トップダウン・ボトムアップ共にやり取りが盛んに行き交うことになる。

これらに加え、各ツールでは業務が円滑に進むようなさまざまな機能がついている。たとえば、「Goalous」では、情報の発信に画像を添付してメンバー間で共有するなど、社員のモチベーション管理が可能だ。

情報共有ツールの主な機能

情報共有ツールに共通して搭載されている主な機能は、以下のようなものだ。

・チャットやグループ機能

チャットでシームレスに会話する機能や、グループをつくって限られたメンバーで情報の送受信をする機能だ。

・スケジュール管理

手帳がなくても、ツールによってスケジュールを管理することも可能である。

・さまざまなドキュメント共有

文書や画像、動画、音声などのファイルをアップロードすることで、業務効率の向上が期待できる。

・タスク管理

やるべきタスクを可視化できるのも、情報共有ツールの強みだ。コミュニケーションから日々のタスクまで、ツールで業務のほとんどを一元管理できてしまうのである。

ツールの導入だけが終わりではない

情報共有ツールは、正しく使えば業務の効率化に大きな効果を発揮する。しかし、ツールを導入しても社員にその必要性や使い方が認知されていなければ、利用されない場合が少なくない。

ツールを導入して情報共有を行うことの目的や意義は、全社で共有しておく必要がある。また、ツールに慣れないうちは難しさを感じる社員も少なくないだろう。慣れるまで時間はかかるが「ツールを利用して情報を共有する」ことを浸透させなければならない。

ツールについての詳しい情報は、当社の「Goalous」無料セミナーでもお伝えしている。導入に少しでも興味のある人は、参加されてみてはいかがだろうか。

まとめ

従来、社内の情報伝達の中核を担ってきたのは、紙媒体やメールであった。しかし、現代ではビジネスシーンへIT技術の取り込みが加速し、社内でのコミュニケーションにおいても利用されるようになっていきているのだ。

情報伝達ツールは、いつでもどこでも共に仕事をする仲間と情報をやり取りできる便利な技術だ。さまざまな特性を持ったものが販売されているため、自社の目的や課題に合ったものを選ぶことが大切だ。

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