チームで情報共有するのは面倒?ツールを使えば簡単便利!

チームで仕事をするには、メンバー間で情報共有することが重要である。そうでないとチームで仕事をしている意味はない。しかしながら、それを実行するのは難しい。
では、どうすれば簡単に情報の共有ができるのだろうか。

チームで情報共有するメリットは?

チームで情報共有すると、多くのメリットがある。

まずは、チームの課題に早く気づくことができる。チーム内ではメンバーごとに役割が決まっており、行動パターンもさまざまであるため、その中から誰かが課題を見つけてくれる場合がある。これをチーム内で共有すれば、別の誰かが改善するためのアイデアを思いつくかもしれない。

情報を共有していると、課題が改善されているか、進捗状況も分かる。

同様にメンバーの経験を疑似体験できるのも、チームならではの強みである。似たようなケースに直面しても、メンバーの経験が共有されていれば、すぐに解決策が思い浮かぶだろう。

さらには、メンバーの経験がチームのノウハウとして蓄積され、新人が入ってきたときや後任に引き継ぐときも役に立つ。
時系列で確認できるようにすると、問題発生から解決までの流れが分かり、より効果的である。

チームで他のメンバーの仕事内容が見えていれば、業務が滞ったときにすぐ手を差し伸べることもできる。

一人で進めるのは難しい業務でも、誰かと協力すれば意外と早く解決できる可能性が高まる点もチームで仕事をする目的の一つである。

また、各メンバーの行動がチーム内で共有されるので、リーダーは成果だけでなく途中の経過も確認できる。

このようにチームで情報共有すると、メンバーの誰もが当事者意識を持ち、目標の達成という大きなテーマに向かってメンバー各々の能力を一挙に集約できる。

チームで情報共有できない原因と問題点は?

これだけのメリットがありながら、チームで情報の共有ができないのは、手間がかかるからにほかならない。情報共有の為には、何らかの形で相手に知らせる必要がある。例として日報・メール・ミーティングなどがある。

少人数のチームであれば情報共有はそれほど難しくはないものの、大人数になると個人の負担が大きくなる。さらにチームの人数が増えれば増えるほど、情報を伝える相手の選別作業だけでも一苦労となる。

報告する側は、その為の時間を確保しなければならず、本来の業務が忙しいときは、面倒になって情報の共有が後回しとなることがある。情報共有自体に苦手意識を持っているメンバーもいるかもしれない。

チーム内に強制力、リーダーに統率力が無ければ、そのうち情報共有自体が忘れ去られてしまうだろう。リーダーのみによる管理にも限度がある。

情報共有がされない原因の背景には「情報共有をしなくても仕事はできる」と考えがある。メンバーが情報共有の重要性を理解していないことが問題なのだ。

誰かが情報共有を疎かにすると、他のメンバーは本来共有されるべき必要な情報が不足して困ることもあるだろう。ノウハウも蓄積されないままとなる。情報共有していれば気づけたはずはずの課題も、改善されないまま不都合や不利益が生じるのである。

問題が表面化して、初めて事態の深刻さに気づいたとしても、情報を知らなかったメンバーは「なぜ、教えてくれなかったのだろう」と不信感を抱くかもしれない。あるいは「自分は頼りない存在なのだろうか」と、メンバーのモチベーションの低下にもつながりかねない。

こうした状況に陥ると、メンバーが当事者意識を持てなくなり、チームの目標を達成しづらくなる為、チーム内で情報共有をしないのはリスクが大きい。

アプリやツールでチームの情報共有を簡単に

情報共有は重要であることは伝わったかと思うが、先ほどまで説明したように、情報共有をするための日報・メール・ミーティングは面倒に感じる人も多いだろう。最近では負担を軽減するため、情報共有に特化したツールやアプリが豊富に出回っている。

これらを使えば、パソコンのみならず、スマートフォンやタブレットから投稿や閲覧が可能となる。情報を共有する範囲も簡単に指定できる。

もちろん、ただ導入するだけでは不十分である。利用にあたっては、どんな情報をどのように投稿するかルールを設定した上で、メンバーが必要な情報を検索しやすいよう準備しておく必要がある。

最初は小規模のチームから導入して、運用方針が定まってから全体に広げる方法も効率的である。

Goalous(ゴーラス)」は、チーム内で情報共有しながら、ゴール(目標)に向かうツールである。

SNSのように画像やファイルを添付して投稿することで、簡単にチーム全体に共有できる。さらに投稿だけでなく、それぞれがゴール(目標)をつくってそのゴール達成のためのアクション(行動)も写真を使って共有できるので、同じチームメンバーがどんなゴールをもって日々どんなアクションしているのか、一目でわかる。

ファイルの添付に加えて、写真を使った「フォトアクション」で視覚的に成果をアピールすることもできる。
情報共有の範囲は「サークル」の設定でチーム全員に公開したり、特定のメンバーに限定することもできる。既読機能もついているので、誰が読んでいるかも一目で分かる。

これらの機能を活用すれば、チームの成果を可視化してメンバーに共有できる。Goalousの利用を検討している方は、無料セミナーもおすすめだ。

まとめ

チームで情報を共有すると、早期に問題を解決しやすく、メンバーが当事者意識を持てるようになる一方で、情報の共有に手間や時間がかかる。
最近は、パソコンやスマートフォンなどで情報共有できるツールやアプリが豊富にあるので、負担を軽減できる。

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