進捗管理の改善手法とは?目的やポイントをご紹介

プロジェクトをスムーズに進める上で、部下や社員個人の進捗はもちろん、プロジェクト全体の進捗もしっかり把握しておきたい。進捗管理は、プロダクトやサービスの品質管理や計画を適切に進める上で、欠かせない手法だ。

進捗管理をスムーズに進めるためには、進捗管理が上手くいかない根本的な理由を把握しておく必要がある。改善に努めて、進捗管理の手法や目的を理解しておくことも重要である。

今回は、進捗管理を改善させるために必要なポイントや目的を紹介していこう。

進捗管理が上手くいかない根本的な理由

進捗管理をする際に、上手く管理することができなかったというケースがある。上手くいかない根本的な理由は、進捗率の定義が曖昧であることや、プロジェクトマネージャーなどの責任者を配置していないこと、適切なタスクの割り振りができていないことなどがあげられる。

進捗率の定義が曖昧

進捗率は、達成率と混同されるケースが多く定義が曖昧という人も多い。達成率とは、目標に対する実績の割合を表しており、仕事の進捗を一目で把握することができる。

一方、進捗率とは、仕事がどのくらい進んでいるかを数値化したもので、100%でプロジェクトや目標が達成したことを表している。

例をあげると、1カ月で完了予定の仕事があったとして、その月の中旬に進捗率が60%であれば、残り40%の仕事が残っていることになる。

進捗率は、仕事を進めながら現時点の状況を確認することができる。そのため、プロジェクトをスムーズに進めるにあたり、計画変更や期限内に完了するためのリスク管理など、その都度、進捗率を確認することで計画を精査することができるのだ。

進捗管理を上手く行うには?

通常、多くの企業では、プロジェクトの進捗管理を行う際に、プロジェクトマネージャー(以下「PM」という)と呼ばれる責任者を配置し、計画立案から完了までをスムーズに進めている。

進捗管理を行う上で、PMは大事な役割を担う。プロジェクトに合わせ、適任者をのPMとしてを配置することも、進捗管理を上手く進めるポイントのひとつといえる。

その他に、プロジェクトは複数の工程をなるべく細分化し、各工程の進捗を一目で分かるようにしておいた方がよい。また、プロジェクトに関わるメンバー全体で定期的に進捗を確認することもプロジェクトを円滑に進めるためには重要だ。

また、プロジェクトメンバーの性格や個性を把握し、メンバー内の雰囲気を良くすることも進捗管理を行う上では必要になってくる。

進捗管理をする目的をしっかり決める

進捗管理をスムーズに進める上で、事前に目的を決めておくことでプロジェクト完了までのビジョンを明確にでき、効率よくプロジェクトを進めることができる。しかし、なかには進捗管理の真の目的を誤解している人が多くいる。それは、いったい何なのだろうか。


進捗管理する真の目的は?

進捗管理は、現時点でどこまでプロジェクトが進んでいるかを把握するために行うものであり、プロジェクトの各工程を決められた工程で期限内に終わらせることだ重要だ。

そのためには、進捗率から現状を把握し、定められた期限より作業が遅れている場合は計画を修正していく必要がある。

現時点の進捗を把握することも大切だが、その結果を踏まえてどのように修正をかけるのか、今後のビジョンを明確にすることこそが進捗管理を行う真の目的である。

進捗管理の目的が決まっているメリットは?

進捗管理の目的が決まっている場合、どのようなメリットが挙げられるのだろうか。前述したように、進捗管理をすることで、進捗率の把握と完了までのビジョンに修正を加えながら目的を明確にすることで、プロジェクトに関わるメンバーが全体像を把握しやすくなる。

その他に、目的を決めることで個人の能力や性格に合ったタスクの割り振りを行うことができる。同時に、作業効率を上げることや、作業の細分化によりイレギュラー時のリスクを抑えることもできる。これも、進捗管理の目的が決まっているメリットといえる。

アプリやツールを使って進捗管理をする手法

進捗管理をする手法として、ガンチャートと呼ばれる工程管理表やホワイトボード、紙ベースのToDoリストなどを用いる場合があるが、その他に、アプリやツールを使って進捗管理する手法も近年注目を集めている。

進捗管理の手法とは?

進捗管理は、以下のような手法があげられる。

  • ガンチャート(工程管理表)
  • ホワイトボード
  • 紙ベースのToDoリスト
  • アプリやツール(SNS)

それぞれに、メリット・デメリットがあるため自分に合った手法を選択することで、仕事効率を上げることができる。インターネットの普及に伴い、スマホアプリやツールを使って進捗を管理する企業も増えているようだ。

ツールで進捗管理が簡単に

進捗管理するにあたり、さまざまな手法があるが、最適な進捗管理をするためのツールとして社内SNSツール「Goalous(ゴーラス)」がおすすめである。

Goalous」は、プロジェクトに関与するメンバーがそれぞれの目標決定や、業務進捗状況の共有および評価を行うことができ、さまざまな機能を搭載している。社内全体の動きを可視化して、メンバー同士も進捗が把握ができることで競争心を持ちながらプロジェクトを進めることもできる。

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まとめ

進捗管理においては目的を明確化させ、プロジェクト完了に向けて進捗率をその都度、確認しながら進めていくことが大切である。

進捗管理の手法として、ガンチャートやホワイトボードの使用などツールはさまざまであるが、アプリなどのSNSを使った進捗管理も注目を集めている。そういったツールのひとつとして、「Goalous(ゴーラス)」の導入を検討してみてはいかがだろうか。

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