管理部門のモチベーションアップのために必要な評価方法とは

企業の基本的な目的は「利益」を生み出すことだ。売り上げがなくては、企業を存続させることはできない。

収益を直接生み出す部門は、部門のみならず一人ひとりの貢献度も具体的な数値として見えるため、比較的評価しやすい。具体的な評価の提示は、会社への貢献度ならびに個々の仕事へのモチベーションを高める。

しかし、収益に直接関わることの少ない管理部門においては、個々の業務に対する評価が曖昧なため、仕事に対するモチベーションを維持することが難しくなってしまう傾向にある。

管理部門のモチベーションを上げるために、評価を具体化するにはどのようにすべきだろうか説明しよう。

管理部門のモチベーションが上がりにくいのはなぜ?

経理、人事、総務などの管理部門は、決められたワークフローをこなすことがメイン業務であり、直接的にお金を生み出すことはない。

不景気や業績不振に陥った際のコスト削減は、収益を生まない管理部門から経費を削減されることも少なくない。

そのため、売り上げに直結した部門と比較すると、モチベーションが上がりにくいといわれている。

孤立した管理部門

一般業務を行う直接部門では、競合会社と差別化を図るために、より良いサービスや低価格の実現などを目指しながら、常に競争を強いられている。

これに対して、管理部門は社内外における競争やプレッシャーがない。

管理部門では、決められたルールに従い、確実に正確な業務処理をこなすことが主な仕事内容となる。パフォーマンスよく効率的に仕事をこなすことよりも、伝統的なやり方に準じ、業務を確実に遂行することが重要視される。

成果が明瞭でなく数値化もされないことも多いため、個人の評価はミスを犯した時による減点評価になりがちである。

その結果、直接部門と管理部門の考え方や姿勢は相容れないものになり、会社に利益をもたらさない存在として、会社において異色な立場に置かれてしまい、孤立する傾向が強まるのだ。

管理部門の悩み

管理部門の大きな悩みの一つは、情報の共有が行き届いておらず、仕事が属人化しがちなことだ。属人化とは、特定の業務が特定の人でないと行うことができないということ。

ルーティンワーク化した事務業務、承認フロー、ある程度固定化された見積作成などは、情報を共有、マニュアル化、標準化することで効率良く業務を遂行することができる。

ところが、業務内容がシステム化されておらず、方法も共有化されていないと、特定の業務が属人化してしまうのだ。

その場合、特定の人が不在な場合は属人化業務が一切止まってしまうことになる。不在な人が戻るまで業務が蓄積してしまい膨大な量となり、さらに、日々発生する処理にも追われる状況をつくりあげてしまうのである。

また、仕事の進捗状況も共有化していないため、「誰が何をどこまでやっているのか」という状況もつかみにくく、一人ひとりが受け持っている仕事量もなかなか把握することができない。

問題が発生しても、迅速に対処する能力のある人材不足・ノウハウ不足により業務はストップしてしまう。責任の所在が曖昧であることも業務の質の低下を招いてしまう。

管理部門のモチベーションを上げるためには

管理部門の業務内容をしっかりと評価する体制を構築することで、モチベーションを上げることができる。

管理部門にも評価制度を

管理部門では、失敗や間違いが見つかった場合における減点評価が成果に対する力量を測る手段となってしまう。

減点評価において、失敗や間違いは責められ、完璧に業務をこなすことが当たり前とされるため、褒められることは多くない。

直接部門のように、収益という成果を生み出さないために、ほかの部署から「楽をして稼いでいる」と思われしまうこともあるのだ。

そのような背景から、管理部門で業務を地道にこなす人のモチベーションをあげることは簡単ではない。

しかし、正当な評価を受けることで、管理部門で業務をコツコツとこなす人のモチベーションはあがる。

管理部門全体の業務内容を明確にし、一人ひとりの受け持つ仕事内容や進捗状況を共有化することは、管理部門で働く人の評価を可能にすることができる。

チームワークをサポートするコミュニケーション型目標達成サービスGoalous(ゴーラス)の使用は、管理部門の評価にも有効だ。

業務内容、ルーティンワークの情報ならびに部門全体の仕事量や、進捗状況の共有化が簡単になり業務を円滑に遂行するだけではなく、個々の負担や成果・結果を明瞭にすることもできる。

管理部門の評価のポイント

管理部門の主な評価ポイントは以下のとおりである。

  • モチベーションの維持:自ら仕事を見つけ、意欲を持って働くこと
  • 責任感:一社員と自覚して職務をこなすこと
  • コミュニケーション力:他者と意思疎通ができる能力
  • 行動力:決められた業務をこなすだけでなく、チャレンジ精神を持って新しいことにも挑戦する能力
  • 考える力:自ら課題を発見し、業務を円滑に取り組む能力

具体的な数値で推し量ることが容易でないと考えられてきた管理部門の評価ポイントを、数値化することは、貢献度や個々の力量の評価を明確にすることを可能にする。

技能、技術、簿記や財務諸表基礎といった専門的な知識を有する者への優遇措置なども、管理部門のモチベーションをあげる有効手段となる。

まとめ

一人ひとりの業績が見えにくく、評価を得ることが難しい管理部門は、モチベーションをあげることが難しいとされてきた。

しかし、管理部門においても、ミスのパーセンテージ低下や、経費削減額などを明確な数値化として提示することで、個人や部門全体の評価ができるようになる。

数値化することは、自己反省や日々の業務の効率化に対する意識を高めることができる。明瞭な目標設定をすることもポイントとなるのだ。経営ビジョンの明瞭化・目指す方向性の具体性を共有することも重要である。

情報の共有化と業務の数値化を測ることで、管理部門のモチベーションは高めることができる。

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