社内SNSを導入するとコミュニケーションが活性化!?事例をご紹介

近年、コミュニケーションを活性化するために社内SNSを導入する会社が増えている。一方で定着せずに失敗する会社も数多くある。
どのように活用すれば社内SNSが定着するのだろうか。

社内SNSの成功事例

社内SNSで業務報告

ある会社では、社内SNSを業務報告のために導入した。
業務報告を投稿すると上司や部下、同じ顧客や案件を抱える他部署の社員に共有される仕組みだ。
質問の回答を求められたり、判断を仰がれたりした場合は、すぐに返信ができ、その内容もまた共有されるのである。プッシュ通知や画面表示によって、見落とす心配もない。

従来の日報では部署内でしか情報を共有できず、他部署の協力が必要なときは会議の場を設け、回答を得られるまで数日ほど待たなければならなかった。
しかし社内SNSを利用することによって、こうしたタイムロスを防ぎ、わずか数分で次の行動を起こせるようになった。顧客の問い合わせにも迅速に対応することができる。

社内SNSはセキュリティーが強化されているというメリットがあるため、機密情報が盗まれる心配がなく、安心して情報のやり取りができる。

メールから社内SNSへ

メールでのやり取りを社内SNSに置き換えた事例もある。
メールは相手が中身を読んでくれたのかも分かりづらく、期待どおりの反応を得られない場合もある。
受け取る側も1つずつメールを開いて返信したり、フォルダーごとに分別する必要があり面倒なことが多い。

社内SNSを利用して従来よりも連絡しやすくなったことにより、メールの数が減少した。確認のために費やしていた時間も大幅に短縮できるようになった。
空いた時間が本来の業務に割り当てられたので、生産性の向上にも成功した。

コミュニケーションツールとして

社内SNSは業務報告ばかりではなく、社員同士のコミュニケーションを深めるため、導入することもある。例えば複数の拠点を持ちながら、距離のために社員同士の交流が難しいときなど効果的だ。

この会社は、業務報告はグループウェアで、社内SNSはちょっとした気づきを得られる場として活用している。

社内SNSの失敗事例

プライベートな投稿が多い

社内SNSの失敗として、仕事とは無関係のプライベートな投稿が例に挙がる。
これらが多数を占めるようになると、社内SNSの利用者が減り、本来の役割を果たさなくなる危険性を孕む。

同じ会社で働いていても、プライベートな話題にすべての社員が共感したり、関心を持ったりするわけではない。
さらに、一部の社員によってプライベートな投稿ばかりが常態化してしまうと、社内SNSの内容が偏り、多くの社員にとっての不要な存在へと価値が下がってしまうのである。

強制力がない

社内SNSを利用する強制力が無いのも失敗する原因である。
社員の自主性だけに任せると、他の業務に追われたとき、投稿が後回しにされてしまう。
これでは必要な情報が集まりにくく、特にこういった操作に慣れていない社員は早々に脱落してしまうだろう。

上司の叱責

上司が社内SNS上で叱責や不満を投稿したことがきっかけで、失敗した事例もある。
公の場で厳しく非難されると部下が自由に投稿をしづらくなり、社内SNS自体が敬遠されてしまった。

社内SNSを正しく活用するには?

今まで紹介した事例から分かるように、社内SNSを活用するには導入する目的を明確にして、ルールや仕組みをあらかじめ決めておくことが大事である。

単に「社内SNSが普及しているから」、「便利そうだから」という理由で導入すると失敗のリスクが高まる。

例えば業務報告のために導入するのであれば、プライベートな投稿や雑談、叱責を禁じ、何か活動したら必ず投稿するというルールも設定する。
ほかにも、必要な情報を集約するために、メールなど他のツールに分断されるのは避けなければならない。

投稿が、同じ顧客や案件を抱える社員に共有される仕組みづくりも必要であり、グループごとに投稿を分けられるようにすると、さらに便利になるだろう。

導入する際は、いきなり会社全体で使わせるのではなく、まずは小規模のグループで試験的に導入し、ルールや仕組みが定まった上で本格的に運用するのが理想である。会社の規模にもよるが、成功事例の中には試験から本格運用まで1年以上の期間を要したところもある。

Goalous(ゴーラス)」は、会社やチームのゴール達成を目的とした社内SNSであり、活動内容を業務報告は「フォトアクション」といった写真とともに投稿する機能で視覚的に共有される。
他の部署とコラボするのも簡単で、投稿もメッセージで不特定多数が見られるようにしたり、逆にサークルを作って限定的に共有できる。

Goalousは、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットのアプリとしても利用が可能である。導入の効果は「インサイト」という機能から、確認できる。

気になる方はまず、無料セミナーへの参加をおすすめする。

まとめ

社内SNSが活用されると、瞬時に情報が共有され、素早く次の行動を起こせるようになる。事例からわかるように、業務の無駄を省けて、他部署との交流が簡単になるのがメリットだ。
正しく活用するには、目的を明確にした上で事前のルールや仕組みづくりが大切になる。まずは小規模のチームで試験的に運用してみるといいだろう。

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