業務改善のためにも目標管理を再度見直そう!最適な手法とは

働き方改革が国主導で推進されるようになり、業務改善を含めた残業の見直しが求められる昨今、業務量を減らさずに行える改善方法に悩む企業も多いのではないだろうか。

ここでは、業務改善に役立つ目標管理のメリットや方法、具体的な目標管理のシステム化に役立つツールについて紹介する。ぜひ経営戦略に役立てていただきたい。

業務改善のためには目標管理から見直す

一見、適切に目標管理が行えていれば、業務改善につながるということは当たり前のように感じる。しかし、適切な目標管理というものは、そう簡単には行えない。以下では、改めてどういった目標管理が業務改善を可能とするのかについて、実際に運用するうえで重要になるポイントを踏まえながら説明する。

明確な目標を設定することで部下のモチベーションを上げる

業務改善をするためには、業務量の軽減だけではなく、働く人のモチベーションを上げることも大切だ。そのために目標管理が有効な手段となるが、設定をするうえでいくつかポイントがある。

まず、組織全体の目標と個人目標の方向性が一致していなければならない。これは目標を決定する時点だけでなく、上司との定期的なミーティングやフィードバックで確認するといいだろう。

また、簡単に達成できてしまう目標ではモチベーションのアップには繋がらず、達成以後にモチベーションが低下したり、ただ与えられた仕事をこなしているだけになったりする懸念もある。やや高めの目標設定にし、やる気を引き出せるように意識したい。

期間や目標数値などを具体的に定めておくのも有効だ。成果指標や目標達成に向けてのアプローチ方法も明確になるため、行動を起こしやすくなるだろう。

進捗管理ができ、適切なフィードバックができる

目標管理は、進捗管理とも関連が高い。これは、目標を設定した以後のフォローやバックアップを行う必要があるためだ。このフォロー作業に必要なのが進捗管理であり、達成状況に合わせてアプローチ方法の修正や、場合によっては目標そのものの見直しを行うこともある。

進捗管理では、管理側だけでなく個人もそれぞれのスケジュールを管理し、管理側が確認できるシステムづくりが大切だろう。うまく進捗管理が機能すれば、達成状況やスケジュール都合に合わせ、定期的に適切なフィードバックができるからだ。

業務改善を進めていくためには?

業務改善を進めるにあたり、目標管理によって改善ができる部分なのか確認するためにも、原因と解決方法を事前に検討しておくべきだろう。

業務を阻害している原因を突きとめる

業務改善は、業務を進めるうえでの問題の核となる部分、つまり原因を突きとめなければ、改善方法を打ち出すことができない。そのため、まずは何が問題になっているのかを明確にする必要がある。

ただし、原因が見つかりにくくなっている場合には、原因を見つけるために目標管理を活用するのも1つの方法だ。業務のプロセスや現状を可視化することができ、問題点が見つかりやすくなる。

部署や役職階級、年齢などでフィルタリングして、「残業が明らかに長いのはこのグループ」など、他と比較検討できるため、原因の所在を絞り込むことができる。

問題を解決するための方法を考える

業務の問題点が判明したら、解決方法を考えることになる。今までの業務内容を変更せず、かつアウトプットも減らすことなく解決するシンプルな方法として、作業時間の短縮が挙げられる。

作業時間の短縮を行うには、業務プロセスの見直しが欠かせない。業務プロセスとは、作業方法や順序、情報共有方法など多岐にわたるもので、目標達成へ向けて仕事をしていく「やり方」部分のことだ。

目標管理を行えば、現状把握が容易になるため、プロセスの見直しにも適しているといえるだろう。また、業務内の時間短縮を進めるには、情報共有の効率化も有効な手段になるので、積極的に取り入れたい。

目標達成のために取り組むべきこと

原因を突き止め、目標管理を活用した改善方法の導入を決定した際、目標達成のためにできる、具体的な方法はどのようなものがあるのかを説明する。

目標と進捗を見える化する

業務内にあるタスクを管理し、見える化を行い、一括管理できるシステムづくりが有効だ。今あるさまざまなタスクそのものを見直し、決定した目標から逆算してやらなければならないこと、成果指標をリストアップ、タスク化するのもいいだろう。

タスク管理が見える化できれば、優先度や重要度の見極めができ、業務の担当まで一元管理・把握を行えるようになるだろう。つまり、社員によって業務負担の偏りが見える化できるため、負担軽減や業務スピードアップに貢献できる。

情報共有しやすいシステムを導入する

タスク管理だけでなく、情報共有のスピードアップも目標管理システムを活用して行うこともできる。例えば、マニュアルの電子化や社内SNSの活用、ファイル共有などが行えるようなグループウェアの導入が望ましい。

弊社開発のGoalousなら、目標管理に役立つツールが多数あり、情報共有や社内SNSとしても活用できる。1on1だけでなく、部署やコミュニティごとのグループでやり取りも可能だ。写真やファイル共有も可能で、チームメンバーそれぞれの目標に対する進捗状況も、フィードを見れば容易に確認することができる。ぜひ業務改善の一助に役立てていただきたい。

まとめ

目標管理は、業務改善による生産性向上に役立つ経営戦略の1つだ。システムの導入により運用を適切に行えば、社員個人に自主性が芽生える社内風土を作ることも可能になるだろう。

目標管理の上で重要になるコミュニケーションも、Goalousの社内SNSツールを使用すれば、手軽に行うことができる。ぜひ弊社主催の無料セミナーなどを活用し、Goalousについて知っていただきたい。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です