社内SNSのメリットは?どのように運用すればいい?

SNSはもはや、我々の社会生活になくてはならないものになった。社内でのやり取りを活性化させるため、SNSの導入を考えている経営者も多いだろう。

しかし、SNSは特性を理解して計画的に運用しなければ、社内に浸透していかないことが多い。そこで、社内SNSの特徴と利点・欠点・運用方法などについて解説していこう。

社内SNSとメールの違いは?

SNSは、社内の情報を迅速かつ簡単に共有できる。また、グループ機能を使えば、複数の社員に向けて同時に同じ情報をタイムリーに発信できる。

しかし、メールのように履歴がしっかりと残らず、過去のメッセージを検索しにくいという欠点を持つ。導入にあたっては欠点を把握した上で、利点を活かした運用をしていく必要がある。

メールと比べて優れているところ

社内SNSは、メールと比べて情報のやり取りが素早くできるという利点がある。通知機能のあるSNSならば、受け取り手が気付くまでのタイムラグも少なくて済む。メールのように、受信されたメッセージが放置されてしまうといった危険は少ない。

スマートフォンや電子パッドなどの、持ち運べるデバイスでも利用できる点も強みである。一度に多くの社員に向けて、簡単に情報を共有できる。相手が外出中であるとか、休んでいるから「メールの確認ができない」といった事情には左右されづらい。

グループ機能を使えば、複数の社員に個別にメッセージを送る手間も省ける。効率的かつ、迅速に情報を行き来させることができる。メールにはないアクティブなやり取りを実現できるところが、SNSの最大の特徴といえるだろう。

メールのほうが優れているところ

しかし、SNSはその手軽さゆえの弱点も持っている。まず、リアルタイムでのやり取りを前提としているため、相手と自分が同時に、あるいはあまり時間差がない状況で操作できなければ、かえって連絡が滞ってしまいがちになる。

情報を細かく交換できる手軽さが、裏目に出てしまうことがあるのだ。その点、メールは自分の好きなときに見ることができる。送信側と受信側、各々が自分のペースで仕事をしつつ、時間を有効に使うことが可能だ。

また、メールは過去に送られてきたメッセージを素早く検索できる。SNSの場合、過去のやり取りは使用者が自ら内容を遡って探さなくてはならない。

明確な形で送受信の履歴が残ることも、メールの持つ大きな利点といえるだろう。ビジネスシーンにおいて、必要な事項を伝えたかどうかの確認は大きな意味を持つ。履歴が残るメールならば、「伝えた」「伝えていない」といった行き違いをある程度は防ぐことができる。

社内SNSにデメリットはあるの?

社内SNSのデメリットは、計画的に運用しなければ社内に浸透しない点にある。手間とコストをかけて導入しても、それに見合うだけの成果をあげる前に廃れてしまう危険があるのだ。

SNSを社内で普及させるには、あらかじめ導入の「ゴール(目標)」を定めておくことが有効である。

社内SNS機能もついている、コミュニケーション型目標達成サービスGoalous(ゴーラス)
が他のSNSと違うのは、会社の目指すところを周知しやすい点にある。まずは、社内SNSの問題点について見ていこう。

社内SNSの問題点

社内SNS導入に際しては、いくつか注意すべき点がある。新しいツールを取り入れるとなると、導入コスト、教育のために必要な経費と手間がかかる。すべての社員を教育するには、それなりの手間と費用がかかることを知っておかねばならない。

ソフトウェアによっては、インストール自体に費用がかかるものもある。そのため、予算に見合わないサービスを選べなければ、長期的な運用は難しいだろう。

SNSには、社内の活発なやり取りを促す効果がある。しかし、しっかりとした目的意識を持って運用に当たらないと、社員の間に浸透していかない恐れがあるのも事実だ。

ただの雑談の場となってしまうことや、社員が何を共有していいか分からず、放置されてしまう危険がある。

社内の一部の人間だけが使うようになると、SNSだけのコミュニティーが形成されてしまう。普段使っていない社員は疎外感を抱き、利用を避けるようになる。SNSは計画的な運用をしないと、導入に見合った成果をあげてくれないものなのである。

運用時の注意点は?

社内SNSを取り入れるなら、あらかじめ運用の目的をはっきりさせておき社員に周知させておくべきである。「なぜ」「何のために」使うのかを把握しておかないと、会社の利益には結びつきづらい。SNSを利用する社員がメリットを感じられなくなり、使用をやめてしまうこともある。

できることなら、書き込みの内容は業務に関わることに限定したほうがよいだろう。社内SNSは単なるコミュニケーションツールではない。雑談に利用される、業務とは関係のない連絡に使われるといった事態が頻発すると、会社にとっての利用価値は大きく下がってしまう。

また、社内全体でSNSを利用する前には、試験的な運用を行うことをおすすめする。まずは一部の社員や部署の間だけで導入するのだ。

小さなコミュニティーのほうが、目的意識の共有がしやすくニーズも拾いやすい。十分に機能するのを確かめてから徐々に広めていっても遅くはない。

Goalousは社内SNSの中でも、会社の目指す「ゴール(目標)」を設定できて浸透しやすいため、他の社内SNSと比較しても、小規模からの導入で成果をあげやすいといえる。

まとめ

Goalousは社内SNSの特性を理解し、運用の補助となる機能づくりにこだわった。SNSの導入を考えている経営者には、前向きに検討して欲しいツールである。まずは小規模で、試験的に運用してみるとよいだろう。

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