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導入企業増加中の社内SNS!業務効率アップも可能でメリット豊富

近年社内SNSを導入する企業が増加傾向にある。

自社での導入を検討しているものの、あまり明確にメリットや効果について把握できていないという方も多いのだろう。

導入を成功させ、社内SNSの活用によるメリットを最大限に引き出すためには、デメリットをカバーする対策を検討することが重要だ。

この記事では、社内SNSとはどのようなものなのか、得られるメリット・デメリットを交えて紹介する。

また、導入する際のポイントについても触れているため、ぜひ参考にしていただきたい。

社内SNSとはどんなもの?

社内SNSとは社内専用のコミュニケーションツールで、メールなどよりも手軽にやり取りが行えるものを指す。

導入することによって情報共有が早くなり、手軽にやり取りできるようになるため、社内のコミュニケーション活性化に役立てることができる

社内SNSを導入する企業は、この「コミュニケーションの活性化」を目的としていることが多い傾向だ。

総務省の「平成30年版ビジネスICTツールの利用状況」によると、日本における社内SNSの導入率は23.5%にとどまっている。

しかし、リモートワーク・テレワークが増加している昨今、導入企業が増加しており、今後導入を予定している企業も多くあるだろう。

社内SNSのメリット

社内SNSを導入することで得られるメリットには、どのようなものがあるのだろうか。

ここでは、社内SNSがもたらす4つの利点について紹介する。自社の課題解決に活用できる場合もあるので、導入の前に確認しておきたい。

コミュニケーションの簡易化

社内SNSではチャットを活用した会話が中心となるため、コミュニケーションの簡易化を行うことができる

メールのような定型文にこだわる必要がなく、電話のように相手の都合・時間に合わせる配慮も不要で気軽なやり取りが可能だ。

また、個人間だけでなく、チームや部署ごとのグループでもチャットでコミュニケーションを行える利点もある。

部署間を超えてのコミュニケーションも可能になるため、コラボレーションや部署の垣根を超えた働き方ができるのも特徴だ。

社内SNSの導入により、気軽なコミュニケーションが取れるようになれば、相談や提案などがしやすい職場環境を構築することもできるだろう。

業務効率のアップ

業務効率をアップさせることができるのも、社内SNSのメリットだ。チャットでリアルタイムに複数の人と情報交換ができ、業務の進捗状況が共有しやすい利点がある。

全体に一括で情報が送信されるため、個別に連絡を取る必要がなく、連絡・報告・相談もスピーディーになるだろう。

また、メールとは違って見落としにくいのも特徴で、グループメンバーと頻繁なやり取りを行うことも可能だ。

メールのように1件ずつ確認して返信、フォルダに分類する作業が不要になるなど、連絡にかかる時間の削減にも役立つ。

結果的に社内の意思疎通が高速化するため、業務の効率も格段に向上するだろう。

情報が見つけやすい

社内SNSには検索機能があるため、必要な情報を見つけやすいのも利点のひとつだ。

送信された内容で必要な情報がすぐに見つけられるなど、会社のサーバーへアクセスしてフォルダを探すという手間もかからない。

また、やり取りを行う相手やグループごとに会話履歴がまとめられているため、メールのように過去のやり取りが流れてしまうのを防ぐこともできる

社内SNSの中には進捗管理機能をもつものも多くあり、進捗状況を直接相手に尋ねることなく確認できるのも便利だ。

マネジメントにも役に立つ

社内SNSの運用は、チームや部署、社内全体のマネジメントにも役立つ。チャットを活用して進捗状況を一括管理できるため、管理職の負担軽減にも最適だ。

また、個別にやり取りを行うこともでき、相談やアドバイス、1on1ミーティングも行いやすい。

目標管理や評価制度と紐づいたものもあるので、うまく活用しながらマネジメントの負担軽減に役立てることが重要になる。

社内SNSの機能を厳選して活用し、コミュニケーションだけでなくマネジメントの効率化にもつなげてみてはいかがだろうか。

社内SNSのデメリット

社内SNSの導入によって得られるのはメリットばかりではない。うまく運用するためにはデメリットについても把握しておく必要がある。

デメリットを知らずに導入に踏み切るよりも、把握したうえで対策を講じた方が成功率も向上するため。

ここからは、社内SNSのデメリットの面について紹介する。

コストがかかる

社内SNSを導入するには費用がかかるという点に注意が必要である。

導入コストだけでなく、ランニングコスト、イニシャルコスト(稼働までにかかるもの)、社員に対する教育コストもかかってくる

外部企業のものを導入する場合だけでなく、自社専用の社内SNSを開発する場合もあるだろう。

その場合は、システム維持管理のための人件費も必要になるため、運用に必要なコスト負担が増加することに注意しなければならない。

また、社内SNSには豊富な機能が備わったものも多くあるが、自社に本当に必要な機能に絞らなければ費用も高額になるだろう。

自社で導入する際には、どの程度の費用が必要になるのかを事前に試算し、費用対効果を見極める必要がある。

SNS疲れ

社内SNSは気軽にコミュニケーションを取れるがゆえに、頻繁なやり取りに疲れを感じてしまう場合がある

プライベートで使用するSNSと同じ現象で「連絡を返さなければ」という使命感に振り回されやすいためだ。

自分だけが会話に取り残されることへの不安からくるもので、プライベートの時間にまで影響を及ぼしかねない

社内SNSをプライベートの会話にも使用する場合は、社内SNSが社員の負担にならないように運用方法を構築することが重要だ。

公私混同

社内SNSの利点は気軽にコミュニケーションを取れることにあるが、公私混同してしまうというデメリットもある

仕事に関係のない投稿や話題を出すなど、業務時間外の使用には注意が必要だ。

業務に関する連絡のレスポンスだけでなく、プライベート情報への反応も必要になるとやり取りに時間を割かなければならない。

結果的にやり取りする情報量が公私ともに膨大になり、コミュニケーションに時間がかかるため業務効率低下の懸念も出てくる。

このように、社内SNSは導入を行うだけでは社員間でうまく浸透せず、思うような結果が得られない原因になるだろう。

社内SNSを導入する上でのポイント

社内SNSを導入する上でのポイントは、デメリットをうまくカバーする仕組みを構築し、社員に浸透させることにある。

社員の中にはネットリテラシーが高い人・低い人がそれぞれいるため、使用方法に差を生まないようにするためだ。

では、どのようなポイントを意識して導入すれば良いのだろうか。ここからは、社内SNSの導入を「成功させるカギ」について見ていこう。

目的を明確化

社内SNSを導入する前に、まず目的を明確化させておくことが重要だ。業務効率向上なのか、コミュニケーション活性化に役立てるのかを検討する必要がある。

どのような用途で使うのか、部署ごとにどのような使い方をするのが最適なのかを考え、公私混同を防ぐために投稿内容を制限するのも方法のひとつだろう。

また、目的を明確化する際に会社全体で統一するのではなく、実際に導入する部署ごとに検討するのも重要だ。

部署によって社内SNS導入によるどのような効果を得たいのかが異なるため、現場に定着させるために異なった運用方法が必要になる。

また、目的を明確化しておけば、社内SNSにどのような機能が必要なのかがわかるため、無駄のない活用が行えるのも特徴だ。

そのため、機能が多すぎるものを導入してコストが増加するのを防ぐことができ、長期的な運用の成功につながるだろう。

求める機能がある社内SNSを導入

導入する際には、求める機能がある社内SNSを導入する必要がある。上述のように目的を明確化したうえで判断することが重要で、どの目的にどの機能が合うかを検討すべきだ。

一方で、求める機能があるからという理由で社内SNSを複数導入するのも避けた方が良いだろう。

コストだけでなく実際に使用する社員の手間がかかるため、できればひとつに集約したものが望ましい

Goalous(ゴーラス)であれば、社内SNSだけでなく以下のような機能も備わっている。

・メッセージ機能
・フォトアクション
・サークル機能
・評価機能
・翻訳機能

Goalousなら、チームや部署が異なるメンバーとも情報共有や成果の確認が簡単にできるなど、社内SNSに必要な機能が揃っている利点がある。

目標(Goal)を共有できるため、部署の垣根を越えて目標達成に向けてのさまざまなアプローチも可能になるだろう。

また、評価機能も備わっているため、目標の達成状況やアプローチ方法に応じた適切な評価も容易になる。

適切な評価は社員のモチベーションアップにもつながるため、業務効率向上や業績アップに良い影響を与えてくれる

社内SNSの導入を行うのであれば、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

ルールを決める

社内SNSは、導入するだけではうまく機能しないことがほとんどだ。

使用方法についてのルールができていなければ、使用する社員の考え方に一任し、目的と異なる使用方法が定着しかねない

投稿内容を業務に関することに限定し、深夜〇時以降の連絡は行わないなど、具体的なルールを構築することが重要だ。

また、プライベートで使用するSNSと同じ感覚で使用していると、上述したSNS疲れの原因にもなるだろう。

従業員を所属するチームや部署などのカテゴリー別に分けてグループを作成し、使用するという方法もある。

このとき重要なのは、従業員を縛るのではなく「モチベーション維持・業務効率アップ」を目的としたルールづくりを行うことだ。

業務に対してより良い使用方法があれば社内で情報共有を行うなど、常にブラッシュアップしていくことを心掛けたい

まとめ

社内SNSの導入は、テレワークなどの働き方の多様化にも役立てることができる。遠方の従業員とも密に連絡を取り合えるほか、何をしているのかが目で見てすぐに理解できるためだ。

また、業務内容や進捗状況が可視化できていれば、人事評価にかかる業務負担も軽減できる。

デメリットを把握してうまくカバーできる使用方法を意識しながら、社内SNSがもつメリットの効果を最大限に引き出すように心がけたい。

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社内SNSで失敗してしまう理由とは!成功に導く方法

社内SNSは、社内のコミュニケーションを活性化させる手段として有効だ。しかし、社内SNSを活用する社員が偏ってしまうと、意図しないところで一種のコミュニティが形成され、それがかえって、社内SNSで積極的に発言していない社員の参加を妨げてしまうこともある。

なぜ社内SNSを導入して失敗してしまうのか、考えられる理由と成功に導くためのポイントを押さえよう。

社内SNSで失敗してしまう理由

まずは、社内SNSを導入して失敗する主な理由をいくつか紹介しよう。

利用しているメンバーが限られている

社内SNSで失敗する理由のひとつが、固定のメンバーでコミュニティが形成されてしまうことだ。社員の中にはプライベートでSNSを使い慣れているものもいれば、あまり使い慣れていないものもいて、社内SNSの取り入れやすさは個々で異なる。

この状況が改善されないと、社内SNSを使うのはいつも同じメンバーになり、知らず知らずのうちに固定のコミュニティができあがるだろう。意図しないコミュニティができると、社内SNSを頻繁に使わない社員はさらに会話に入りにくい状態になってしまう

これにより、社内SNSがコミュニティを形成している社員だけのコミュニケーションツールになってしまい、期待していたコミュニケーションの活性化は起こらない。

目的が明確化されていない

目的を設定しないまま社内SNSを導入するのも失敗につながりやすい。目的もなくただ導入したのでは、社員もどのようなことを発信すれば良いのか戸惑ってしまうためだ。

それでも、社内のコミュニケーションツールが社内SNSに限定されるなら、連絡手段として社内SNSは使われるだろう。しかし、メールや電話のほか、テレビ会議などほかのコミュニケーションツールをすでに導入している企業もある。

このような企業なら特に、社内SNSをどのようなケースで使うか設定していないと、すぐに使われなくなってしまう。会社側から社員に、どのような場面で使うべきか、目的を明確にして、社内SNSを使うきっかけを作る必要がある。

無駄な情報が多い

社員の社内SNSの投稿を促すために、投稿する内容を制限しないでいると、プライベートな情報ばかりが掲載、投稿され、社内SNSの運用に失敗するケースもある。

プライベートの情報ばかりで、業務に関係のない情報であふれると、プライベートで使用しているSNSと変わりない。社内SNSを介してコミュニケーションをとることは重要だが、仕事に関係ない情報ばかりが増えてしまうことも問題だ。

成功に導く効果的な社内SNSの活用術!

社内SNSで多い失敗の理由を挙げたが、それでは、どのようにすれば成功に転換できるのだろうか。ここでは、社内SNSを成功に導くための4つのポイントを紹介したい。

社内SNSの目的を明確化

社内SNSで失敗するケースでも説明したように、導入する目的が曖昧だったり、あるいは複雑だったりすると社員は混乱してしまう。社員にどのように使ってほしいか、目的を明確にして、それを社員に発信することが必要だ。

ひと口に社内SNSの導入といっても、さまざまな理由が考えられる。コミュニケーション、ノウハウの伝達による業務効率化など、会社の方針によってメインとなる目的は変わってくるだろう。

これらの目的を明確に設定するためにも、現状、社内で足りていない部分は何か、課題を把握することが不可欠だ。

社内SNSに最低限のルールを設定

社内SNSがプライベートな内容で埋めつくされたり、コミュニティのメンバーが固定されてしまったりしないために、制限を設けることは重要だ。しかし、社内SNSは本来コミュニケーションをとるツールであって、あまりに制限を作ると特徴でもある自由度がなくなってしまう。

ある程度の自由度を保ちつつも、プライベートに寄りすぎないようにするためには、最低限のルールを定める必要がある。たとえば、投稿数の上限を決める、投稿内容にルールを作るなどが効果的だろう。

適切な社内SNSの導入

社内SNSにもさまざまな種類があるが、どれも同じではない。機能面などさまざまな違いがある。社内SNSの活用を進めるなら、ビジネスに最適なものを選ぶのも重要だろう。

社内SNSの中でも、目標管理に特化したものGoalous(ゴーラス)だ。Goalousでは、メッセージ機能やサークル機能に加え、社員の目標をオープンにするゴール機能、社内で注目されているアクションが分かるインサイト機能、評価に役立つプロセスがたどれる機能など、社内のさまざまな問題の解決に役立つ機能が備わっている。

ウェブページでは成功事例や導入事例も多数掲載しているので、具体的な導入や目的の設定にも役立つだろう。

試験的に導入を試みる

最適な社内SNSを定めたら、いきなり全体に導入するのではなく、試験的に導入していく方が導入成功に近づく。早く社員に活用してもらおうと全体での導入を進めると、思わぬトラブルが発生したり、混乱が生じてしまったりするためだ。

同じトラブルや混乱なら小規模の方が修正もききやすい。まずは一部の部署で導入して、検証、修正してから全体に取り入れた方が失敗は少ないだろう。

まとめ

会社の目的に沿って社内SNSを取り入れるには、適切な社内SNS選びが大きなウエイトを占める。Goalousはビジネスに適した機能を多く備えており、社内の課題解決に貢献できる点で、有力候補になるのではないだろうか。