マネージャー必見!身に付けるべきコミュニケーション能力3つ!

マネージャーになって、部下とのコミュニケーションがうまくいかないと悩むことはないだろうか。コミュニケーション能力は、マネージャーにとって必要とされるスキルだ。

うまくいかない状態から、コミュニケーションを円滑にすることはできるのだろうか。この記事では、マネージャーにコミュニケーション能力が求められる理由、身に付けるべき能力について解説する。

なぜマネージャーにはコミュニケーションスキルが必要なのか

マネージャーにはコミュニケーションスキルが必要とされる。マネジメントでコミュニケーションが重視されるのは主に、部下のモチベーションの管理、情報共有において必要だからだ。

モチベーションの管理をするため

マネージャーにコミュニケーションスキルが必要とされる理由のひとつは、部下の動機づけに関わるからだ。

マネージャーは組織を管理し、引っ張っていく立場にある。つまり、リーダーシップを取って部下を思う方向に導かなくてはならない。しかし、単に指示あるいは命令しただけでは部下は思うようについてこないだろう。仕事をやらされている感を抱くためだ。

そこで重要なのが、部下のモチベーションを引き出すことである。部下の動機づけを行うためには、積極的なコミュニケーションとメンバーよく理解することが求められる。

情報共有のため

情報共有のためにも、マネージャーにはコミュニケーションスキルが求められる。マネージャーは部下の仕事の状況を把握することを仕事のひとつとしており、個々の仕事の進捗状況は情報共有がスムーズに行われることによって正確に把握できるものだからだ。

情報共有を図るためには、必然的にコミュニケーションが発生する

必要な情報を的確に集めて状況を把握する点で、コミュニケーションスキルの高さは組織に大きな影響を与えるといえるだろう。仮に、進捗状況に問題があっても、常に把握できていればすぐに対応が可能であるし、報告・連絡・相談をとおして部下の悩みも把握できる。

部下とのコミュニケーションは信頼関係の構築にもつながるためコミュニケーションはマネージャーに必要なスキルとされる。

身に付けておいた方が良いコミュニケーション能力

コミュニケーションのためのスキルはいくつかに分けることができる。コミュニケーションスキルを伸ばしたい場合、どういったスキルに注力すれば良いのだろうか。マネジメントで必要なコミュニケーション能力を高める3つのスキルを見ていこう。

聞く力

まず身に付けたいのが、「聞く力」だ。聞く力とは、マネージャーが聞きたいことをヒアリングするのではなく、部下がマネージャーに対して聞いてほしいと思うことを聞く力である。

この、話を聞く力というのは、簡単そうに思えて案外難しい。部下の話を聞いているつもりでも、いつの間にか意識が別のほうに向いてしまい、相手の悩みや相談の本質を把握できていないことも多いためだ。

聞く力を磨けば、上司が話を分かってくれると部下から信頼されるだけでなく、マネージャーのほうもメンバーについて良く理解できるようになる。信頼関係を構築する上で、聞く力は重要なスキルだ。

質問する力

部下に何か聞かれたら、すぐに答えを与えてしまうマネージャーも多いだろう。しかし、毎回答えを与えてしまっては、部下の創造性や自分で考える力は育まれない。

日々のコミュニケーションのなかで部下の育成を行うには、部下が成長できるような「質問する力」を身に付けることが大切だ。

課題に対して複数の答えが考えられる場合、部下のキャリアイメージを明らかにしたい場合、部下がミスした場合どうすれば次に成功できるか考えてもらいたい場合に、質問することを意識するようにしたい。

マネージャーから質問することによって部下自身に考えさせるだけでなく、部下が何に悩み問題としているのかしっかり把握できるようになるはずだ。

発信する力

マネージャーのコミュニケーションスキルを上げるのなら、「発信する力」も磨いておいた方が良いだろう。発信する力とは、現在の状況を分析して問題点あるいは課題を明確にし、部下に伝えることだ。

部下に伝える際は、部下に理解してもらえるように、わかりやすさを意識して伝えるようにする。決してひとりよがりの伝え方にならないことが重要だ。マネージャーの発信する力が上れば、マネージャーと部下の間の認識のずれをなくすことができる

コミュニケーションツールを活用しよう

マネージャーにとって、コミュニケーションスキルは重要なものであると説明してきた。もちろん、前述したようにコミュニケーションの質を上げることも重要だが、部下との信頼関係構築のためにはコミュニケーション量自体を増やすことも大切だ。

社内コミュニケーションツールとして、Goalous(ゴーラス)を取り入れればさらにコミュニケーションを円滑にできるだろう。マネジメントに使える複数の機能で、コミュニケーションのきっかけ作りに使えるのもポイントだ。以下は、Goalousの主な機能である。

・オープンゴール機能
部下が何を目指しているかが明確になる。
・サークル機能
特定の人との情報共有が可能になる。
・メッセージ機能
個人やグループでのメッセージのやり取りができる。気軽な連絡にもおすすめだ。
・評価機能
結果や部下のしてきたことを可視化できるため平等な評価が可能になる。
・フォトアクション
写真の投稿やシェアで進捗状況の確認やコメントでのやり取りができる。コミュニケーションのきっかけとして活かすことが可能だ。

このように、Goalousは部下と情報共有するツールとして、部下のことを知るツールとして利用できる。

まとめ

マネージャーがコミュニケーションスキルを高めることは、組織にとって良い効果を発揮する。コミュニケーションに関わるスキルを伸ばすのはもちろん、日頃のコミュニケーション量を増やして部下との関係を構築しておくことが重要だ。

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【NG行動】新入社員とのコミュニケーションの正しい取り方とは?

教育係を任されたものの、新入社員とうまくコミュニケーションが取れず、どうすれば良いか悩んでいる人もいるだろう。世代や育ってきた社会的環境が違うのだからと片づけるのは簡単だが、コミュニケーションが取れない根本的な原因とは見当外れなこともある。

新入社員とコミュニケーションを円滑にするにはどのような点に気を付けるべきなのか。新入社員と接する上で注意すべきこと、接し方のコツ、ふたつに分けて紹介する。

新入社員とのコミュニケーションでNGなこと

コミュニケーションをうまく取れないのは新入社員が仕事や社会人としてのマナーを理解していないからなどと考えてしまいがちだ。もちろん、新入社員にも多少の問題はあるかもしれないが、上司や先輩に問題があることの方が多い。

それは、新入社員にとってあまり良いコミュニケーションの取り方をしていないことが原因だ。どのような接し方がNGなのか、新入社員とコミュニケーションを取る上で気を付けたい点を整理しよう。

「新入社員=最近の若者」だと決めつける

若い世代の考え方の傾向を知っておくことは指導に役立つが、固定概念が過ぎるのは良くない。はじめから、「今どきの子はメンタルが弱い」など良くないレッテルを張ると、本当によくない面ばかりが目に付いてしまうためだ。

新入社員に対する良くないイメージは、態度としても表れてしまうことがある。新入社員とのコミュニケーションに大きな妨げとなるだろう。

中には今どきの若者らしさが顕著な新入社員もいるだろうが、すべてがそうとは限らない。自分たちの世代にも多種多様な人間がいるはずだ。新入社員にもさまざまなタイプの人間がいると広い視野で見る必要がある。

相手のプライベートに踏み込む

昔と比べて、「仕事よりもプライベート重視」の考え方が増えている。不況が続いた現代では頑張っても報われるわけではない、必要最低限であれば良いという生き方や考えが広がったためだ。

このような考えの多い新入社員に対して飲み会を強要したり、恋愛話や家庭環境などプライベートな話題に深く突っ込んだりするのは考えものである。面倒な上司、付き合いづらいと敬遠されてしまう。

威圧的な話し方

新入社員を教育するなかで、何度も同じようなミスを繰り返されるとイライラしてくることもあるかもしれない。

しかし、新入社員に対して「前も言ったよね」などと、ため口や命令口調で威圧的な態度をとるのはNGだ。上司が威圧的だと、質問やわからないことも聞けなくなってしまう

あからさまに威圧的な態度でなかったとしても、相手の話を聞かず、自分自身で完結して話を遮ってしまうのもNGだ。新入社員なのだから失敗するのは想定内のはず。上から指示しアドバイスするだけでは、新入社員との距離は縮まらない。

相手からの声掛けを待つ

自分の仕事もあるなか、新入社員に付きっきりというのは難しい。「困ったら声をかけて」と新入社員から上司に声をかけるように促すこともあるだろう。しかし、相手からの声掛けに頼るのは良くない。

まだ仕事に慣れていない新入社員だからこそ、どのタイミングで相談するべきか判断がうまくできないためだ。

話しかけるタイミングを見計らうばかりに、必要な報連相が遅れてしまうこともある。話しかけないのが悪いと新入社員のせいにしてしまっては、良好な関係は築けないだろう。

新入社員との接し方のコツ

新入社員とのNGな接し方について紹介したが、どのようにすればうまくコミュニケーションが取れるようになるだろう。ここでは3つの接し方のコツを紹介する。

こちらから歩みよる

新入社員とうまくコミュニケーションを図るには、会話を上司や先輩から切り出すことも重要だ。プライベートに深く突っ込まれることに不快感を示す新入社員であっても、親身になってくれる先輩、何かと気にかけてくれる上司の存在はありがたい

新入社員と年が近いなら、「同期のみんなとはどう?」「趣味はあるの?」などフランクに話しかけてみると良いだろう。年が離れているなら、具体的に仕事のどこが良かったと褒めると新入社員も心を開きやすくなる。

業務以外の話をする場を設ける

日常のちょっとした会話のほかに意識したいのが、新入社員とゆっくり話せる場を設けることだ。

わずかな時間では込み入った相談は難しいので、上司の側で定期的な面談を設けたり、もっとカジュアルにランチや休憩時間に誘ったり、新入社員が話しても良いのだなと感じられる雰囲気を作る

あえて話しやすい雰囲気を作ることで、新入社員が本音を打ち明けてくれることも増えるだろう。

自分が新入社員だったら?と考える

新入社員に対して威圧的な態度をとっていたとしても、自分自身でその姿を客観視できていない人は多い。今一度、自分が新入社員だったらどうか、言動を振り返ることも必要である。

自分が新入社員時代にしてほしかったこと、逆に嫌だったこと、新入社員時代どんな先輩に憧れ、どんな社会人になりたいと思っていたか、具体的にイメージすると行動に移しやすい。

新入社員とのコミュニケーションを円滑にするには

新入社員とうまくコミュニケーションを取るには、もっと気軽で新入社員も安心できるようなコミュニケーションが必要だ。コミュニケーションを円滑にするために、新入社員も親しみやすいチャット機能の備わった社内SNSのGoalous(ゴーラス)を取り入れてはいかがだろう。

Goalousなら、チャット形式で気軽にやり取りができるほか、写真を使った社内共有で視覚的で楽しい、プラスのイメージを新入社員にもたらすことが可能だ。

まとめ

新入社員とのコミュニケーションは、上司や先輩側の意識を変えれば改善されることも多い。重要なのは、新入社員との接し方を工夫して、新入社員目線でコミュニケーションを図ることだ。

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外国人とのコミュニケーションにおける問題

グローバル展開で、海外に進出する日本企業、国内でも外国人を積極的に採用する企業も増えてきた。しかし、ほとんど下地のない状態で日本人と外国人が働く環境となると、それぞれの文化への理解、言葉の理解以外にも、コミュニケーションの壁にぶつかることがある。

この記事では、日本人と外国人が一緒に仕事をするうえで生じやすい問題について考え、その解決策を講じていく。

外国人社員とのコミュニケーションで生じる問題

共通の言語で会話できるだけでは、日本人と外国人間のコミュニケーションは円滑には進まない。ここでは、日本人と外国人社員との間で起こるコミュニケーションの問題を挙げる。

日本語の曖昧な言い方に戸惑う

「早めに仕上げてください」「できるだけ達成できるようにしてください」といった、日本語の表現は、外国人には伝わりにくい。

日本人がこのように聞いたら、例外もあると思うが、「早めに仕上げてください=優先してすぐにでも仕上げて欲しい」「できるだけ達成できるようにしてください=少なくともここまでは達成して欲しい」と解釈することだろう。

しかし、こうした曖昧な表現だと、外国人は「できるだけ達成できるようにしてください=別に達成できなくても良い」などと捉えてしまう可能性もある。これは、日本人と外国人との間で、文脈が暗黙の了解として共有化されていないためだ。

日本のように、文脈や状況によって理解する文化を、ハイコンテクストという。ハイコンテクストなコミュニケーションは、多くの価値観を共有できる日本人同士ならうまくいくだろう。

しかし、日本人とは背景や文化が違う外国人には、日本的な価値観の共有がうまくできないため、曖昧な言葉では伝わらない。「早めにといってもいつまでなのか?」など、はっきりしない表現に戸惑ってしまう。

言葉の背景が伝わりにくい

日本人同士で話しているとき、抜けている部分があっても、だいたいの内容を自然に推測することができる。日本人は、察することに慣れているためだ。

また、「これ」や「あれ」などの対象物が曖昧なものであったとしても、前後の文脈である程度は理解できる。これも同じ理由で、日本人が自然に相手の言わんとすることを察する能力を日常の中で身に着けているためといえるだろう。同じように、遠回しな表現であっても、日本人同士なら相手の言いたいことを理解できるはずだ。

しかし、これを外国人相手に発動してしまうと、途端にコミュニケーションが難しくなる。自分の伝えたいことは直接的に言葉にするローコンテクストな文化を育んできた国も多いためだ。これは、異なる文化が交わる過程においてごく当然ともいえる。

しかし、日本は長い間、日本人的なコミュニティで価値観を共有してきた。そのため、「このくらいは言わなくも分かるだろう」とつい考えてしまう。こうした思い違いが、外国人とのコミュニケーションを難しくしていることは肝に銘じておくべきだ

外国人社員とコミュニケーションするときに意識したい2つのポイント

ここからは、外国人とのコミュニケーションの問題を踏まえ、意識したいコミュニケーションのポイントを紹介する。

わかりやすい言葉を使う

外国人とのコミュニケーションで誤解を生じさせないポイントは、Yes、No、どちらにもとれるような言葉を使わないことだ。できるだけシンプルに、わかりやすい言葉に置き換えて、相手も反応しやすい言葉でコミュニケーションを図る。

安易にこれくらいなら分かるだろうと判断しないことだ。たとえば専門職なら、難しい専門用語を多用したばかりにコミュニケーションがうまくいかなくなることもある。

もちろん個々で日本語の習得レベルは異なるが、はじめから知っているだろう、を前提にコミュニケーションをとるのは良くない。重要な部分や、理解してもらいたい部分は、特に意識してゆっくり話す工夫も必要だろう。

過度な謙遜をしない

褒められて謙遜することは、日本ではごく当たり前のようになっており、一種のコミュニケーションにもなっている。

しかし、コミュニケーションをより直接的な会話で成り立たせているローコンテクストな文化で育ってきた外国人、謙遜の文化がない外国人にとっては理解しがたい部分だろう。

謙遜することで文字通りに受け取ってしまうこともあり、なぜ日本人は自信がないのかと誤解が生じるだけでなく、コミュニケーションもうまくいかなくなる可能性がある

褒め言葉は素直に受け取る意識を持ち、何か伝えたいことがあれば遠回しに話さずにストレートに伝えることが外国人とのコミュニケーションには必要だ。

翻訳機能が搭載されている社内SNSのGoalous(ゴーラス)なら、母国語同士でもコミュニケーションが図れるので、業務連絡もより円滑に進められるようになる。

チームで決めた目標をフォトアクションで共有できるのもポイントだ。文字や言葉では伝わりにくい部分も視覚的に伝えることができるフォトアクションで、明確に共有することができる。お互いの進捗状況を共有する報連相にも役立てることができるだろう。

Goalous(ゴーラス)で、日本人と外国人間のコミュニケーションの問題も解決しつつ、チームとしての目標管理の達成を目指されてはいかがだろうか。

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まとめ

日本語レベルの高い外国人であっても、日本的なコミュニケーションが通じないことがある。コミュニケーションを活性化させるには、まずは日本的なコミュニケーションの問題を理解し、外国人も理解しやすいように改善していくことが重要だ。

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