社内SNSといえば、社員間のコミュニケーションツールとしての印象が強いかもしれない。もちろん多様な働き方にも柔軟に対応したツールではあるが、導入のメリットはコミュニケーション以外にもある。
たとえば、社内SNSを活用した業務効率化だ。メイン業務が忙しく、情報共有にまで手が回っていない現状は、実は社内SNSの活用で解決できる。なぜ社内SNSが業務効率化につながるのか、その理由と、業務効率化につなげるためのポイントについて解説していこう。
社内SNSを使えば会社の業務は数倍楽になる
社内SNSを活用すれば、業務負担はぐっと軽くなるという。なぜ業務が楽になるのか、社内SNS利用のメリットを業務効率化の観点から見ていこう。
時や場所を選ばずにコミュニケーションがとれる
社内SNSが業務効率化につながる理由のひとつは、コミュニケーションの取れやすさにある。
たとえば、電話連絡をするときのことを考えて欲しい。移動中や商談中など、どうしても電話に出ることが難しく、のちほどかけ直してみたものの、今度は電話をかけてきた相手が席にいなかったことはないだろうか。
こうしたすれ違いは時間のロスにつながるだけでなく、作業の開始自体を遅らせてしまうことにもなる。
一方、社内SNSは、電話のようにタイミングを気にする必要はない。自分のタイミングで連絡や報告ができるほか、自分のタイミングでSNSに上がっている情報を確認できる。確認場所も社内にとらわれることがない。自宅や出先でも確認可能だ。
連絡のタイミングで作業を中断される必要がない点もポイントとなるだろう。優先順位の高い仕事を済ませ、落ち着いたころに内容を確認できる。緊急性の低い連絡に頭を悩ませ、作業効率を下げてしまうことがなくなるのがメリットのひとつだ。
時系列ごとに業務の振り返りができる
社内SNSに投稿された内容は、削除されない限りSNS内に残ることになる。ただし、新しい情報ほどトップに上がるため、過去の投稿が邪魔をすることはない。
これまでの投稿が時系列で並んでいるということは、仕事の振り返りが容易にできるということだ。プロジェクトの進行状況は遅れていないかなど、状況把握にも役立てることができる。
あるいはフィードバックを受けたときに、どの時点でどう行動するのがベストだったか、振り返りの参考にもできるだろう。
社内SNSを業務の振り返りに活用すれば、今後の業務進行にも役立てることができるだけでなく、過去のデータをもとにさらに効率よく業務を進められるようになるはずだ。
ノウハウを構築できる
社内SNSは、メールと違い情報の共有に優れたツールだ。メールでもCCやBCCを活用して複数人に内容を送ることはできるが、メールの量が多いと閲覧にまで至らないケースも少なくない。
その点、社内SNSはメールのような開封の手間がない、手軽に利用できるなどのメリットから、情報共有も容易だ。
たとえば、資料や画像などを共有すれば、固有の社員が持っていた知識を社内で共有することもできるだろう。効率の良い仕事の進め方が投稿されれば、ほかの社員にもその方法が伝わり、業務効率化を図ることも可能だ。
ほかにも、顧客とのやり取りを文字にして残すよう運用することで、ノウハウの吸収、ケースバイケースでの対応見本として参考にすることもできる。メールより視覚で伝わりやすいのもポイントとなるだろう。
社内SNSで業務効率化を図る際のポイント
ここまで社内SNSの利用が業務効率化につながることを紹介したが、ただ導入しただけで思うような効果が得られる訳ではない。社内で活用されてはじめて、社内SNSによる業務効率化は実行される。ここでは、社内SNSがうまく活用されるためのポイントを見ていこう。
相談しやすい環境を作る
社内SNSを導入したものの、使われないケースは少なくない。そういったことにならないためにも、日頃から社内SNSでコミュニケーションしやすい環境を整えておくことが大切だ。
そのためにも、社内SNSは一部の社員だけでなく、最終的には全員参加できる形に持って行く。さらに、SNSの活用に問題のない層、SNSをうまく活用できない層でコミュニケーションのずれが生じないためにも、導入前に世代間の差を埋めておく必要もある。
こうした準備を万全にしておくためには、何かあれば相談できるような社内環境を整備しておく必要がある。相談しやすい環境があれば、社員同士で使い方を教えあって、導入を促すことができる。
既存のツールとはすみわけをしておく
掲示板などすでに使用しているツールがあれば、どの情報をどのツールで扱うか、きっちりルールとして決めておくことが大切だ。
そうでなければ、情報が錯そうしてしまい、どの情報をどこで見れば良いのか社員の間で混乱が生じてしまう。場合によっては、重要な情報を見逃してしまうことにもなるだろう。
たとえば業務に関連が深い重要な情報だけ社内SNSを利用するなど、だれが聞いても分かりやすくシンプルなルールを設定して使い分けることが大切だ。
社内SNSのGoalous（ゴーラス）なら、チームで目標を設定し、その目標に向かって社員がフォトアクションを投稿することができる。視覚的な投稿でお互いの仕事状況を把握しやすくなるほか、気軽に利用できる空間として社員間のコミュニケーションの場にもなるだろう。業務効率化とコミュニケーションを同時に叶えるのであれば、Goalousの導入を検討されてはどうだろうか。
まとめ
社内SNSはスピーディーなコミュニケーション、社員間のノウハウの構築など、業務効率化にも役立つ。重要なのは、いかに社内SNSを社員に浸透させ、利用に持っていくかである。社内SNSで業務効率化を実現させるのであれば、日頃から相談しやすい環境をつくり、既存のツールとのすみわけを決めておくことが必要だ。
