社員の属人化を解消したい!具体的な対策方法を紹介

執筆者 | 6月 14, 2021 | コミュニケーション, マネジメント | コメント0件

近年、ビジネスシーンで活用できるさまざまなシステムやツールが開発され、業務の属人化解消へ舵をきる企業が増加している。

属人化は、特定の社員でなければ進行できない業務がある状態のことを指す。属人化に偏った働き方が定着していると、担当者が欠勤した際などに業務の進捗が滞るなどの問題点も少なくない。

では、どのような原因で属人化が発生し、解消するにはどうすれば良いのだろうか。この記事では、属人化の要因や解消するためのポイントについて紹介する。

属人化が起こってしまう主な原因

属人化が起こってしまう原因はいくつかある。秘匿すべき情報がある場合など、状況によっては属人化によってリスク回避を図るケースもあるだろう。

しかし、一般的な業務にまで属人化が広がってしまうと、業務進捗が停滞するなど企業全体の利益にまで影響を与えかねない。

属人化を解消する対応策を検討するために、まずは属人化の原因について把握しておこう。

業務の専門性が高い

専門性の高い業務は、特殊な知識や技術・経験が必要になるほど、属人化が発生しやすい。

専門的な知識をすべての従業員が身につけることは難しく、長期にわたって特定の社員が業務を担当する傾向にあるためだ。

担当者が長期間変わらないでいると、専門的な知識や経験がより特定の社員にのみ固定され、ほかの社員が担当することは難しくなってしまう。

知識や経験の集中が発生することから、知識やノウハウを周知・分散して担当することが困難になることも属人化が発生する要因だと考えられる。

情報共有の時間が確保できない

情報共有の時間が確保できないことも、属人化が発生する原因のひとつだ。

ほかの業務が忙しいあまりに情報共有が滞ると、どの業務をどのように進めていけば良いのかがほかの社員に見えにくくなり「業務のブラックボックス化」が進行する

とくに、前述した専門性が求められる業務の場合、担当できる社員が限定されることから、担当者の時間的・体力的な余裕がなくなってしまうだろう。

専門性が高いあまりに特定の社員しか業務が進められず、ほかの社員がフォローできなくなるなど、担当業務の負担を分散することが困難になる。

結果的に、負担が集中して忙しいことが原因となって情報共有の時間を確保できず、さらに属人化が進む要因になるのではないだろうか。


属人化を解消する方法

属人化を解消するためには、どのような手段が有効なのだろうか。ここからは、属人化を解消するための方法や担当者の負担軽減につながるポイントについて紹介する。

業務を標準化させる

属人化の解消には、業務の標準化を行う必要がある。属人化が特定の社員にのみ専門的な業務が集中している状況であれば、標準化は集中している業務を分散させるものだ。

一定の業務であれば社員誰もが業務を進められるように、マニュアルや業務フローの明確化を行うことがポイントになる。

一部の専門性が求められる業務以外を分散して担当できる状態にすることで、担当者の負担軽減にもつながるだろう。

情報共有に役立つツールを使う

属人化の解消には、情報共有に役立つツールを活用するのも効果的だ。

情報共有にかかる手間や負担を最小限に抑えることで、後回しにならずにリアルタイムで共有できるようになる。

社員の情報共有スピードを向上させるには、タスク管理ツールや社内SNSなどを導入する方法がある

ツールを効果的に活用することで、業務連絡にかかるメールの作成や電話対応中の業務中断の時間削減にもつながる。

その結果、業務連絡や周知の効率がアップし、情報共有スピードの向上と連絡業務の効率化両方を実現することが可能になるだろう。

ただし、ツールの導入を行う際には、活用方法や導入目的を明確化し、自社に最適なものを選択するようにしたい。

属人化解消ならGoalous(ゴーラス)の活用がおすすめ!

属人化の解消には、SNS型目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)を導入するのも効果的だ。

Goalous独自のゴール機能やメッセージ機能を活用することで、チーム全体や社員ひとりひとりの目標や進捗状況の可視化が可能になる。

進捗状況が可視化されれば、メンバー間の情報共有、コミュニケーション活性化、どのような活動を行ったのかを周知することも容易だ。

不明点が発生した際にメンバー間で解決策を共有することができるため、特定の社員に業務負担が集中するのを防ぐことができる

また、進捗状況が一目でわかるため、遅れが出ている業務に早い段階で気付き、相互にフォローし合う仕組みが確立できるだろう。

属人化の解消に向けた情報共有スピード向上や、業務の進捗状況を可視化する手段のひとつとしてGoalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

また、Goalousを開発・運営しているColorkrewでは、目標設定や共有・管理方法の確率に役立つ無料セミナーも開催している。

属人化解消のためにどのようにして情報や業務を共有すれば良いのか、検討する材料としてぜひ参考にして欲しい。

Goalousを開発したColorkrewによる無料セミナーはこちらから

まとめ

属人化の解消は、結果的に社員の業務負担軽減につながり、専門性の高い業務にしっかりと集中できる環境を整えることにも役立つものだ。

しかし、属人化は秘匿性の高い業務や接客業などの個性が発揮される業務にとっては、メリットが大きい面もある。

属人化の解消を行う際には、どの範囲の業務であれば標準化によって効率がアップするのかを検討することが重要になるだろう。

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