ビジネスにおいて、「報告」「連絡」「相談」は情報共有のための重要な要素だ。社内で円滑にできるようになるにはどうすれば良いかと頭を悩ませている人も多いだろう。
部下に適切に指導するためには、報告、連絡、相談がそれぞれ何を意味するか、どのように実行すべきかを把握しておく必要がある。今回は、改めて報告、連絡、相談の目的やポイントを紹介しよう。
【報告】目的とポイント
まず、報連相のうち、「報告」を適切に行うためのポイントについて解説する。
報告とは
報告とは、部下が上司に対して、仕事の進捗や状況、結果を伝えることである。
報告の目的は、業務の進捗や現状を正確に伝えることだ。部下からの報告は、上司やチームリーダーが管理を円滑にするうえで重要といえる。
そのほか、上司が問題を把握できるようにすることも目的のひとつだ。報告をもとに現状を把握すれば、問題の発生にいち早く気づくことができるだろう。必要なフォローを適宜行えるため、重大なトラブルを防ぐことにもつながる。
報告を受ける際のポイント
部下からの報告は、上司としてどのように対応するのが適切だろう。ここでは、上司が部下から報告を受けるときのポイントを紹介する。
報告の内容を確認する
部下から進捗の報告があったときは、ただ報告を受けるのではなく、今後の見通しも確認する。良い結果報告を受けたときは、根拠を伝えて評価するとともに、プラスの感情を伝えると良いだろう。悪い結果報告を受けたときは、指導よりも先に問題解決を図る。
適切なタイミングや方法か
部下から報告を受ける際は、そのタイミングや方法がどうか確認する。例えば、上司から催促してから報告するようなときは、早めに報告させるための対処を取るべきだろう。先述の通り、部下からの報告を受けてから軌道修正を行ったり、さらに上層部へ報告する必要があるかを判断したりするため、タイミングは非常に重要である。
方法については、簡単な内容なら口頭でも良いが、関係者が多いときはメールなどで行っているかなど、状況にあった方法を選択できているか確認する。
【連絡】目的とポイント
次に、報連相のうち、「連絡」を適切に行うためのポイントについて解説する。
連絡
連絡とは、部下が上司などに対して、客観的事実を周知することである。
連絡の目的のひとつは、業務についての重要事項や変更点を共有することだ。上司と部下間だけでなく、部署間の意思疎通や引継ぎをする際にも重要となるだろう。
さらに、スケジュールを管理するときや、発生中のトラブルを周知するときにも必要な手段だ。そのため、遅刻や早退などを知らせることも連絡に含まれる。
つまり、適切な連絡とは、必要な人に必要な情報を伝達できていることを指す。
連絡を受ける際のポイント
上司が部下から連絡を受けるときのポイントを整理する。
連絡すべき人を確認する
連絡は、関係者のうちひとりだけに行うのは好ましくない。必要な人に連絡が共有されないことがあるほか、連絡を受けなかった人が不信感を抱く恐れがあるためだ。部下から連絡を受けたときは、ほかに情報を共有すべき人がいないか確認する。
連絡にはレスポンスする
連絡を受けた上司が何かしら返答しないと、部下は連絡が伝わったか確認できない。そのため、相手から連絡を受けたら、まずは感謝を示すなどの反応を示しておこう。
手段が適切か確認する
口頭での連絡のほか、電話や文書など、連絡の方法はいくつもある。部下から連絡を受けた際は、その方法が適切か判断するようにしたい。
たとえば、緊急を要する連絡なら口頭または電話、重要な内容なら記録が残るメールなどが適している。連絡を受けた際、手段が適切でない場合は、必要に応じて指導を行うと良いだろう。
【相談】目的とポイント
次に、報連相のうち、「相談」を適切に行うためのポイントについて解説する。
相談
相談とは、ひとりでは判断に迷ったり困ったりしたことについて、意見を求めることをいう。
部下が上司に相談をする大きな目的は、部下が抱えるトラブルの突破口を探すこと、トラブルへの早急な対応を図ることだ。
業務上の相談については、部下が早めに上司に相談していれば、悪化する前に問題を素早く解決できる可能性がある。状況によっては、上司だけでなく、チームや部署全体でのフォローも可能だ。
相談を受ける際のポイント
上司が部下から相談を受けるときに注意したいポイントを整理する。
最優先に対応する
相談内容が業務に関わることであれば、後回しにすることで、業務の進行などに影響を及ぼすかもしれない。相談を受けたら、最優先に対応するよう心がける。
事実確認をする
相談を受けたら、6W3Hや因果関係を意識して、できるだけ詳しく状況を把握するように努めよう。特に、社内でのトラブルなど他に関係者がいる場合は、慎重に対応する必要がある。周囲にも話を聞きながら事実を確認してから次の対処を考えると良いだろう。
相談の真意を確認する
問題解決のためにも、相談内容に対して部下はどう感じているのか、相談した本人は何を望んでいるのか、どうすべきと思っているのか、真意をはっきりさせておく。
一緒に解決する姿勢をもつ
例え上司から見て重大ではないような相談であっても、本人にとっては大きなストレスとなっている可能性がある。部下から相談を受けたら、話を遮ったり否定したりせず、まずは一緒に解決する姿勢をもって話を聞くことが大切だ。
報連相に適切に対応する重要性については、以下の記事でも詳しく解説しているのでぜひ参考にしてほしい。
「【ビジネスの基本】報連相の目的と重要性」
まとめ
報告、連絡、相談は、目的が異なるほか、上司が意識すべき部分も異なる。報連相を円滑にするには、現場からチームリーダー、チームリーダーから上司といったリレーは避け、目で共有できる形が望ましい。複数の人を介すことで、情報が本来の意図から離れる可能性があるためだ。
Goalous(ゴーラス)なら、社員ひとりひとりとの情報交換が可能だ。フォトアクションで業務報告ができるほか、リアルタイムで進捗状況を確認できる。社内SNSのようなコミュニケーションツールとしても利用できるため、個別相談も容易だ。
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