【問題点を洗い出せ!!】目標管理をスムーズにするには

成果主義の広まりによって、目標管理制度は多くの企業に広まった。人事評価に、目標管理制度を採用している企業も多いだろう。しかし、目標管理制
度の拡大と同時に、問題点も挙げられるようになっていった。

目標管理制度を取り入れたものの、うまく機能していない企業もあるのではないだろうか。今回は、目標管理制度の問題点と、正しい管理のポイントについて解説する。

目標管理における問題点とは

目標管理は、個人や組織のパフォーマンス向上、モチベーションの向上など、うまく取り入れればさまざまな効果が期待できる。こうした目標管理の利点を活かしたいと導入した企業もあるだろう。

しかし、導入してみたものの、思ったような効果が得られない組織も多い。多くは、誤った目標管理の運用を行なっているためだ。間違った運用を続けるとどのようなデメリットがあるのか、目標管理の問題点をいくつか紹介する。

間違えるとノルマ管理と化してしまう

目標管理は、個人と管理者で調整しながら、個々の目標を定める方法で、目標は個人の裁量や経験、社員個人の意見をもとに決められる。ここで決める目標は組織や個人の成長のためのものであって、人事評価を前提としたものではない。

しかし、目標管理で決定した目標があまりに明確なためか、人事評価が目的になっている企業も多くみられる。

人事評価に視点が移ると、立てた目標の成果ばかりに重点が置かれるようになってしまう。つまり、結果が優先されて、結果までの工程、さらには目標以外の業務まで軽視されるということだ。

工程が無視されれば目標までの道のりがわからなくなり、管理がうまくいかなくなってしまうばかりか、仕事の工夫など社員の自主性まで失われていってしまう。また、目標を達成すればそこで終わりとなってしまうことや、進捗が見えないために、生産性の向上も図れない。

その結果、目標管理の本来の目的である、組織的な成長、個人の成長とはかけ離れたものとなってしまうのだ。こうした目標がノルマ管理化した状態では、目標管理によって組織的な発展を望むことはできない。

かえって部下のモチベーションが下がるおそれも

目標管理の運用がうまくいかないと、社員のモチベーション低下にもつながる。

まず、目標管理は社員個人が積極的に設定するべきものであるが、個人に目標設定を委ねられていない企業も多い。管理職で目標を決めて割り当ててしまう、あるいは具体案として個人に提案しているケースもあるだろう。

しかし、社員個人にとって、自身で設定していない目標は、会社や上司から押し付けられたように感じるため、なかなかモチベーションが上がらない。

また、管理者は個々で目標に対する考え方に違いがあることも把握しておかなくてはならない。評価がモチベーションアップにつながる社員もいれば、プレッシャーになってしまう社員もいるためだ。

さらには、目標優先でほかの業務を軽視し、個人プレーに走り、周りとのコミュニケーションがうまく取れなくなってしまう社員もいる。こうなると、個人プレーの本人は良くても、周りの社員の士気が低下してしまう。

目標管理を正しく運用するためのポイント

ここまで目標管理の問題点を挙げてきたが、目標管理を導入したために問題が発生する訳ではない。正しく運用されていないために発生している問題だ。

運用がうまくいけば、本来のメリットである、組織や個人の成長を促進することができる。ここでは、目標管理を適切に運用するためのふたつのポイントに焦点をあてて解説していく。

適切な目標を設定する

ノルマ化しやすい目標、モチベーションが下がる目標になるのは、適切な目標設定ができていないことが原因だ。具体性のない目標は、目標達成までの道のりを見えにくくし、社員のやる気を削いでしまう。

具体的な目標にするには、まず数値を使ってイメージしやすい目標を設定することだ。また、期限の設定も合わせて取り組みたい。しかし、同時に数値や期限の設定はつまずきやすい部分でもある。

なぜなら、理想だけが数値化、期限に反映されて、どのように仕事をするのか、どのような成果を上げたいのか、実際の状況が度外視されるためだ。こうなると、現実的でない目標ができあがってしまう。個々の仕事の状況、やり方に合わせて、具体的な目標を設定することが重要だ。

さらに、目標設定ではバランスも重視される。高すぎる目標はモチベーションを下げ、低すぎる目標は生産性を下げてしまうためだ。個々の性格に気を配りつつも、少し難易度を高く設定した達成可能な目標に落としこみたい。

評価基準を明確にする

目標管理の問題点として、目標管理が人事評価のためだけのツールに化してしまっていることを挙げた。目標管理における結果だけが重視されるのは、前述したとおり社員のモチベーション低下につながり好ましくない。

評価する側の意識改革も必要だが、同時に評価基準を見直す必要もあるだろう。たとえば、目標達成の結果を人事評価に取り入れる場合は、目標の難易度や過程も評価に含めることだ。多角的に評価するようにすれば、結果だけが重視されることはなくなる。

さまざまな視点から評価できるように評価者をひとりではなく複数にするのもひとつの方法だろう。

Goalousは、個人の目標を把握できるほか、目標達成までの個々のアクションも共有できる社内SNSツールだ。目標管理の進捗の評価、プロセスの評価にも活用でき、正当な評価が可能になる。社内の仕事の見える化で、目標管理、人事評価を効率よく実施されてみてはいかがだろうか。

まとめ

目標管理を実施して、うまくいっていない企業も多いが、原因の多くは正しく運用できていないことにある。適切な目標、結果だけを重視しない人事評価を意識しつつ、正しく管理できるツールを活用することが大切だ。

方針管理と目標管理は似てるようで違う!戦略の立て方は?

社員ひとりひとりを組織的にマネジメントするには、目標を設定することが重要だ。そして、目標を達成するには、そのための取り組みを実行していかなければならない。管理方法として挙げられるのが、方針管理と目標管理である。ここでは、混同されやすい方針管理と目標管理の違い、運用のポイントを解説していく。

方針管理と目標管理の違いとは

マネジメントには方針管理や目標管理といった方法がある。両者は目標が軸にあることから同じような管理方法と思われがちだ。しかし、良く見ていくと本質的な部分が方針管理と目標管理とでは異なる。適切なマネジメントのため、まずは両者の違いを整理していこう。

方針管理は経営目標を達成するための取り組み

方針とは、組織的な目標を指す。そのため、方針管理では組織が中心となって目標達成の道筋を立てる。実際、方針管理の中心に立つのは、経営陣や部長、課長などといった管理職だ。

管理者が中長期的な方針を定め、その目標に向かってトップダウン式に、中長期計画と連動させた年度計画に落とし込み、さらに部や課ごとに計画や目標を立てていく。人材などの資源を有効活用して、やるべき活動に重点を置くのが方針管理である。

トップダウンで方針を落とし込む際は、管理職に限らずメンバーとの調整も行なうが、いずれも重視されるのは組織の方針、つまり経営目標だ。方針管理は、経営目標達成のための取り組みといえる。

目標管理は個人の目標を達成するための取り組み

目標管理は、個人で目標を設定し、目標達成のタスクも個人が管理する取り組みである。ダウンアップ的な方法であり、経営目標からチームや個人に割り当てていくトップダウン式の方針管理とは対照的なやり方。

個人プレー的な働き方が広がっているアメリカで提唱された管理方法で、社員の自主性を育み、個人が生き生きと仕事ができると期待される。最終的には、社員ひとりひとりの積極的なパフォーマンスによって、大きな成果を獲得することが狙いだ。

しかし、目標管理は、方針管理以上の成果を生み出せる可能性がある一方で、注意点もある。やり方を誤るとノルマ管理になってしまい、思ったような効果が得られなくなるためだ。無理やり立てさせた目標は個人を苦しめるばかりか、パフォーマンスの低下につながってしまう。あくまで個人が、自分の能力に沿って目標を立てることが重要である。

このように、方針管理と目標管理では取り組み方が異なる。また、どちらが優れているというものでもない。いずれの取り組みも組織に与えるプラスの効果、マイナスの部分を考えたうえでうまく取り入れていくことが大切だ。

方針管理・目標管理を運用するうえで重要なこと

方針管理と目標管理の違いを説明してきた。それでは、それぞれ運用することになったとき、どういった点に注意すれば良いのだろうか。運用上のポイントをみていこう。

方針管理のプロセスを具体的にする

方針管理で目標を展開する際、本部や部署などに分けて、方針をもとに戦略を立てる必要がある。戦略とは目標を達成するための効率的なやり方だ。しかし、ただ案を出すだけでは戦略的な立ち回りは思うようにできない。

戦略を練るプロセスを明確にして、それに沿って部門の方針管理に落とし込んでいくことが重要である。部門ごとの方針管理の基本的なプロセスは以下のとおり。

1.中長期目標から課題を挙げる
2.売上や営業利益などのデータから課題を挙げる
3.主要顧客や主要商品売上から課題を挙げる
4.過去の方針の反省から課題を挙げる
5.競合や市場と比較して課題を挙げる
6.そのほか人材など必要な要素から課題を挙げる
7.会社の方針や予算をもとに管理者が目標を設定する
8.1~6の課題をもとに、7の目標とリンクさせながら重要課題を決める

さまざまな観点から部門の課題を洗い出し、部門ごとに割り当てられた方針と照らし合わせながらもっとも重視したい課題を決めるのが一般的な流れになる。重要課題を決めるのは、短期的にすべての課題を達成することが難しいためだ。

また、年間目標に落とし込む際は、1~3程度の重要課題に絞り込んで方針管理を行う。このように、方針管理はプロセスを経て行うべきもので、具体的なプロセスがないと課題設定までうまくいかなくなってしまう。

目標管理を用いて正しく評価をする

目標管理は、個人の目標の達成が重視されると思われがちだが、結果がすべてではない。むしろ、結果ばかりを重視してしまうと、管理者は適切な指導ができなくなってしまう。

目標管理を用いて正しく人材を評価するには、目標に至るまでのプロセス、進捗も評価の目安として考えるべきであり、フィードバックに活かすべきである。

たとえ結果が振るわなくても、プロセスを含め評価されるようになれば、社員はより柔軟な活動が可能になるだけでなく、管理者は社員のモチベーションを高めることもできる。もちろん、目標管理では第一に目標がくるわけだが、その端にでもプロセス評価を入れておきたい。

Goalousなら、社内SNSを通してチームの目標、目標への進捗を共有できる。仕事のプロセスも評価に含めた目標管理にGoalousを活用してみてはいかがだろう。

まとめ

方針管理と目標管理は、目標を達成するための方法という点は同じであるが、目標設定までのプロセス、何を重視するかが異なる。いずれも設定のプロセス、達成のプロセスをしっかり組み立て、実行に移していくことが大切だ。

【営業マネージャー必見!】営業の目標管理は進捗管理が重要

ただこなすだけの営業では、会社の目標をコンスタントに達成していくことは難しい。営業部全体で成績が落ち込んでいるなら、それは営業管理が問題かもしれない。ここでは、営業でも取り入れたい目標管理の方法について説明する。

適切な目標設定をすれば営業の目標管理がしやすくなる

目標管理とは、目標設定を適切に行い、状況に応じて目標を最適化させていくことだ。特に営業活動は、会社の売り上げに直結する。会社組織にとっての利益を確保するという点で、営業目標はひとつの目安となる重要なものだ。

また、適切な目標設定は、営業担当者のモチベーションアップにもつながる。会社の利益、担当者の意欲増加のために、今一度目標管理に注目していきたい。まず、適切な目標設定のためのヒントをみていこう。

SMARTの法則を利用する

目標設定にはいくつかやり方がある。中でも精度の高い目標設定ができると注目されるのが、SMARTの法則だ。

SMARTとは、Specific(明瞭性)、Measurable(計量性)、Achievable(達成可能性)、Relevant(関連性)、Time-related(期限設定)の5つの要素の頭文字をとったもの。いずれも目標設定の成功因子で、これらを満たした目標が理想とされている。

それぞれの要素に少し落とし込んでいこう。まず“S”の明瞭性だが、これは明確に根拠のある目標になっているかということだ。“A”の達成可能性にも関係してくるが、突拍子もないような目標、現実を無視した目標は理想的な目標とはいえない。地に足の着いた目標こそがSMARTの法則に適った目標なのである。

次に“M”の計量性だが、これは数字的に図ることができるかということ。あいまいなものでなく、スコア化できる目標に落とし込むということだ。ここに、“R”の目標と会社戦略との関連性、“T”の目標の期限が加わり、5つの要素を総合的に組み合わせることで適切な目標が生まれる。

目標をできるだけ細分化する

目標設定では、もうひとつ意識しておきたい部分がある。目標を細分化することだ。たとえば、月の売上目標を達成するために、営業全体で月100の新規契約を取り付けるとする。しかし、これだけでは営業全体の目標が明らかになっただけで、個々の目標は分からない。

営業全体の目標から、さらに個人に落とし込むことが大切だ。また、個々に落とし込む際にはもうひとつ注意点がある。それは、結果目標と行動目標のふたつに目標を分けるということ。

結果目標とは、ひとり月5件の新規契約のような、数値的な最終目標である。そして、行動目標とは、結果目標を達成するための目標のことだ。たとえば、月50件のアポイントを取るなどの内容が行動目標になる。この場合、行動目標はひとつの結果目標に対して複数あって良い。

この、目標の細分化によって生まれるメリットは、社員ひとりひとりがとるべき行動が明確に示されることだ。行動指針が明らかになることで、目標のためにどう動けば良いのかという疑問が解消され、社員は道筋に沿って積極的に動けるようになる。

営業の目標管理はどのように行うべき?

ここまで営業に役立つ目標設定の方法を説明したが、目標を定めただけでは十分とはいえない。営業活動は継続的なものだからだ。目標設定後は、適切な目標管理が必要になる。ここでは、効果的な目標管理の方法をみていこう。

定期的に進捗状況を確認する

たとえば、ひとりあたり月5件の新規開拓が目標にあったとする。しかし、営業活動はいつも同じように進んでいくとは限らない。また、契約につなげるには下地をしっかりつくることが大切なため、営業をしてすぐに契約になるかも分からない状況なのである。

ここで結果目標だけを優先して評価すると、実際どういった状況で目標を達成したのか、あるいは達成できなかったのか分からない。目標に対して現状を評価するには、定期的に進捗状況を確認することが大切だ。

たとえば、抱えている営業先ごとに進捗を評価する。Aは80%、Bは50%などと評価づけしていくと、個々の案件ごとの進捗が分かるだけでなく、全体をとおして直近で契約に取り付けられそうな案件、今期以降になりそうな案件など視覚的に分かりやすい。

こうして進捗を明らかにすれば、どこが問題か、目標に対して適切に進んでいるかも分かり、管理者は適切なフィードバックが可能だ。目標未達成の場合は、今後の行動の見直しにも活かすことができる。

ツールを活用する

もうひとつ、進捗管理と合わせて実践したいのが効果的なツールの活用だ。目標を設定し、進捗を管理しても、社員が扱いやすい場所にデータがなければ社内で活かしきることはできない。共有や進捗の書き込みなどをサポートするのが、目標管理に適したツールだ。

たとえば、エクセルなどの表計算ソフトの利用が方法として挙げられるだろう。エクセルなら標準的にパソコンにインストールしている企業も多く、ほかのエクセルデータと連携することもできる。ピポットテーブルなどの機能で必要な情報を取り出し表にすることも可能。

ほかに、SFA(営業支援)ツールを利用する方法もあるだろう。SFAの強みは案件や顧客の管理もできるということだ。

こうしたツールは営業の目標管理において強い味方になるが、問題は社員が使いやすいかということ。ツールによっては情報を転記しなくてはならず、その手間からツールが社員の間で十分に活用されない可能性がある。

Goalousは、外出先でも、さまざまな場面で利用できる社内SNSツールだ。社員の進捗をリアルタイムで確認できるだけでなく、共有や情報発信も通常のSNS感覚で容易になる。効率の良い営業活動実現のため、Goalousの活用を検討されてみてはいかがだろうか。

まとめ

営業の目標管理をうまく機能させるには、適切な目標設定、目標の進捗管理が重要だ。いずれも社員に自覚させ、目標達成のための行動を促すために、ツールを使ってのサポートを検討したい。

組織活性化の秘訣とは?業績が上がる組織の作り方

チーム内の活気がない、組織内のやりとりがうまくいっていないように思うなど、思い当たる節はないだろうか。こうした組織内の問題が、直に売上に影響しているケースもあるだろう。組織の活性化は、企業にとって重要な問題のひとつだ。ここでは、活性化している組織の特徴と活性化のポイントを紹介する。

活性化できている組織の特徴

まず、組織が活性化しているとはどのような状況を指すのだろうか。活性化した組織の特徴を知って、自身の会社と比較していこう。

経営理念・ビジョンが浸透している

企業の経営理念やビジョンが社員にまで浸透しているのが、活性化した組織の特徴のひとつだ。組織運営がうまくいかないと、企業のビジョンがいくら素晴らしくても、社員は他人事のように感じてしまう。こうなると、会社と社員は同じ方向を向いて前に進むことはできない。

一方、活性化した組織は、社員が会社の方針やビジョンを自分事に置き換えて、責任を持って行動している。これは、経営層と社員が同じ考えを共有できているからだ。

このように、自分事として仕事を受け入れた社員は伸びる。目標のために、自分が今なにをしなくてはならないか、なにをすべきか自発的に考えられるようになるためだ。このような社員発の行動は、大きな仕事のチャンスも呼び込む。

社内のコミュニケーションが活発化している

活性化した組織は、強制的にコミュニケーションを取るのではなく、自然にかつ活発に意見交換を行っている。それは、チームやプロジェクト内に限らず、部署や役職をも超えたコミュニケーションだ。

コミュニケーションが良く取れていると、社員はお互いのちょっとした変化にも気づくことができる。新たなアイディアが生まれる可能性だってある。活性化した組織がエネルギッシュに見えるのはこのためだ。

組織活性化をするための秘訣

活性化した組織は、会社のビジョンが社員ひとりひとりに浸透し、社員の自発性が尊重されていることが分かった。それでは、組織を活性化させるにはどういったポイントを重視すれば良いのだろう。意識したい3つのポイントを紹介する。

社員一人ひとりにビジョンを共有する

「目標は前年売上の○○%アップ」などのように目標を数値化して分かりやすくしている企業は少なくない。しかし、目標だけが先立って、なぜこの目標を設定することになったかのストーリーが共有できているだろうか。

企業の目標設定では、会社の新規プロジェクト立ち上げや社員の待遇アップなど、企業の成長が盛り込まれていることだろう。しかし、そうした理由が社員に共有できていないと、目標設定が個々の業務に落とし込めない。

社員が自発的に仕事にあたれるようにするためにも、目標だけでなく、ビジョンの共有も必要だ。自分の仕事が会社にとってどういった意味があるのか、目標達成にどう貢献するのかが分かれば、社会的使命感も持てるようになる。

社会的使命感を持って仕事をする社員が増えれば、チーム内の役割を理解したうえでの仕事ができるようになり、社員の積極性も高まるだろう。さらに、個々の承認欲求も満たされ、モチベーションアップに役立てることもできる。

働きやすい職場を作る

組織活性化のためには、働きやすい環境をつくることも大切だ。いくらビジョンが共有されていても、作業の無駄が多ければ社員のモチベーションは下がってしまう。今一度、必要ない作業がないか整理し、作業の効率化を図ることが大切だ。

また、働きやすい環境にはコミュニケーションの取りやすさもある。活性化した組織の特徴にも挙げたが、社員同士のコミュニケーションがとれている組織は結束も強い。また、全体的な進捗も把握しやすいため、ミスや漏れ、作業の遅延もフォローしあうことができる。

そしてもうひとつ、働きやすい職場をつくるために会社を挙げて取り組みたいのが、社員のキャリア支援だ。いくらビジョンがあっても、社員をフォローアップして、一緒に成長できなければ社員のモチベーションは下がってしまう。個々の得意分野を活かして、ミッションを与えるのも方法のひとつだろう。

目標設定を明確にする

社員とのビジョンの共有で会社の目標について少し触れたが、この目標も現実とあまりにもかけ離れたものでは意味がない。それは、会社全体の目標だけでなく、チームの目標も、個人の目標でも共通事項だ。高すぎず、低すぎない、ちょうど良い目標設定がカギになる。

また、目標を立てても、目標達成までの具体性がないと、何をはじめて良いのか分からない。その結果、社員の心も離れ、こなすだけの仕事になってしまう。目標を設定するときは、期日を決めて、達成までの過程を具体的に決めることが大切だ。

目標達成のプロセスが明確になることで、どういった手順で進めれば良いか共有できるだけでなく、現在どこまで進行しているかもよく分かる。これにより、社員のモチベーション維持も可能だ。

組織を活性化させるための取り組み

組織を活性化させるためのポイントを紹介してきたが、企業の具体的な取り組みとしては何ができるだろうか。社内で積極的に実施したい取り組みをみていこう。

定期的な面談

活性化した組織はコミュニケーションが活発だと先に紹介したとおりだが、そのためには上司と部下の関係が良好であることが望ましい。そこで重視したいのが、日々のコミュニケーションではなく、定期的な面談だ。

面談は、相談しやすい雰囲気をつくるため、あえて決まったフォーマットはつくらない。仕事やプライベートの悩みまで打ち明けられるようにしておくと良い。ここで、改めて仕事の取り組みやチームの取り組みを共有すれば、目標やビジョンの再確認も可能だ。

しかし、面談の実施がいつでもうまくいくとは限らない。場合によっては、直属の上司に打ち明けられないような悩みや不満もあるためだ。こうした個々の不満をフォローするには、直属の上司との面談だけでなく、そのほかの上司や役職との面談も有効だ。

属人化の解消

属人化、つまり業務に対して担当がひとりなどに限定されるような状態をつくらないことも組織活性化のカギだ。人員削減のため属人化している企業も少なくないが、属人化は引継ぎやスムーズな仕事進行を妨げるほか、アイディアが生まれにくい弊害もある。

属人化解消に向けて、ひとりが複数の仕事を兼任する、あるいはひとつの仕事をメインとサブに分けて複数で担当するマルチ担当制の採用が望ましい。

マルチ担当制が機能すれば、社員は自分以外の業務を理解することができるため、ほかの社員の仕事の進捗にも理解を示すことができるようになる。また、複数で仕事を担当すれば、視野が広がり、業務の課題を多角的に解決することにもつながるだろう。

担当の休暇や急な外出などにも、ほかの社員が対応できるようになるため、チームの結束を高めることが可能だ。

ITツールの導入

外回りや出張など、判断を仰ぎたいときに必要な社員が常にその場にいるとは限らない。円滑なコミュニケーションのためにも、ITツールの導入は積極的に進めるべきだ。ITツールを社員が積極的に使うようにすれば、情報共有がはかどる。

それでは、どういったITツールの導入が有効になるのか。タスク管理ツールや社内SNSなど、社内コミュニケーションに使えるITツールはいくつかあるが、業務を効率化しながらコミュニケーションを取るならGoalousの利用を検討したい。

Goalousは、社内SNS系のツールで、会社のビジョン共有やリアルタイムでの遠隔コミュニケーションに役立つ。そして、強みとなるのが、目標設定機能があることだ。個人の目標と達成率がオープンになるため、組織全体で個々の社員の仕事の状況や進捗が分かるようになる。

組織活性化のためのITツールの導入に、ぜひGoalousを検討されてはいかがだろう。

まとめ

活性化した組織には、社員にビジョンの共有が行き届いており、コミュニケーションが活発だという特徴がある。組織内のモチベーションが上がらないなら、こうした特徴を踏まえ、定期的な面談を実施する、ITツールを導入するなど、組織をあげての取り組みが重要だ。

【脱属人化!】社内の情報共有をスムーズに行うには環境とツールが必須

管理職の知っている内容が部下に伝わっていない、あるいは部下のミスを上司が知らないなど、情報共有がうまくいっていない状況に悩んでいないだろうか。こうした情報共有の問題は、しばしば大きな問題へと発展する。

会社に損害を与える要素は、早いうちに取り除いておくのが得策だ。ここでは、社内で情報共有ができない原因と解決策について紹介する。

情報共有ができない原因

情報共有ができないといったことがなぜ起こってしまうのだろうか。原因を知ることが、解決への第一歩となる。まずは、情報共有ができない原因を整理していきたい。

どう情報共有すればいいのかわかっていない

ひとつは、情報共有のしかたが分からないケースだ。これには、情報自体をよく理解できていない、情報提供のしかたが分からないなどが挙げられる。

情報の理解については、常に分かりやすい情報を提供することが重要となるが、会社側だけで解決できる訳ではない。経験が浅い社員であれば、今後の経験がカギとなるだろう。

もうひとつ、情報提供のしかたが分からないケースがあるが、これは会社側で情報共有のルールが決まっていないことも原因として挙げられる。ルールがないために、どういった情報提供が必要なのか、どんな方法あるいはどういったことを共有すれば良いのか分からないのだ。

情報共有の重要性が浸透されていない

もうひとつは、情報共有の重要性が社員に浸透していないパターンだ。これには、いくつかの原因が考えられる。たとえば、情報共有をないがしろにするケースだ。

相手の忙しさに配慮したために伝達を忘れてしまったり、仕事が忙しく忘れてしまったりということはないだろうか。いずれも情報共有の優先順位が低いために起こることであって、重要性を理解していればいろんな手段を持って情報共有をすることはできる。自分だけ知っていれば十分だという考えからくる情報共有不足もありがちだ。

このほかにも、個々の感情が先に立つことで情報共有されないケースもある。たとえば、自分のノウハウを他者に知られたくないという感情や自分のミスを知られたくないという感情だ。

情報共有の重要性を理解していれば、そうした感情と切り離して情報伝達できるはずだが、重要性が浸透していないと、つい感情が先だって情報共有がうまくいかなくなってしまう。

企業にとって情報共有が重要な理由

情報共有ができない原因は分かったが、それではなぜ情報共有が会社にとって必要なのだろうか。重要性を改めて確認してみたい。

ミスを防止できる

情報共有すれば、各自の進捗状況が把握できるようになる。つまり、遅れや仕事の漏れが分かるということだ。仮に仕事に遅れがみられるようなら、スケジュールを調整したり、ほかの社員がサポートに回ったりすることで対処できる。

トラブルが発生した場合も、情報共有によってある程度のことが分かっているため、上司は臨機応変に対処しやすい。ミスの防止、あるいはミスを最小限にカバーできることが、情報共有が重要な理由のひとつだ。

売上の向上につながる

情報共有が適切に行われるようになれば、これまで共有不足によって発生していた無駄な作業が減って業務効率化に役立つだけでなく、情報共有による円滑なコミュニケーションが期待される。結果として、チームの一員としてのモチベーションアップにつなげることができる。

つまり、情報共有がうまくいけば、生産性が向上し、モチベーションアップで個々のポテンシャルを引き出すことが可能になるのだ。業務がよりスムーズに進行することで、顧客満足度の向上も期待でき、売上の向上にもなる。情報共有は、会社にとって利益をもたらす重要なポイントなのだ。

社内での円滑な情報共有は、Goalousを活用しよう。

情報共有をするためのポイント

情報共有の重要性を改めて確認したところで、社内での情報共有のポイントを押さえていきたい。

情報の重要性を社内に浸透させる

情報共有ができない原因のひとつに、情報共有の重要性が浸透していないことを挙げた。重要度を理解してもらうことが第一歩だ。

そのためには、情報共有がなぜ必要でどういった情報が必要とされているか明確にすることが重要となる。情報共有といってもすべての情報を共有することが効率化につながるとも限らない。あらかじめ共有しておくと良い情報をピックアップしておくと分かりやすいし、無駄な情報で業務に支障をきたすこともなくなる。

また、情報共有の重要度が下がる理由には、情報共有してもレスポンスがなく、本当に共有して意味があるのかとう不満も少なくない。社員が情報共有をメリットとしてとらえられるようにできる経験が必要だ。

たとえば、情報共有によって明らかに業務の質やスピードが上がったという経験である。ほかに、役立つ情報を提供した社員を評価すしくみも重要度の理解に役立つ。

情報共有しやすい環境を作る

情報共有ができない原因に、やり方が分からない点を挙げた。こうした問題を解決するには、情報共有しやすい環境を整備することが大切。

まず、社内の風とおしを良くし、コミュニケーションを活発化させることだ。なかなかうまくいかないようなら、強制的にミーティングの時間を作って、情報共有する時間をつくるのも良い。

また、情報の伝え方には、口頭、メール、チャット、ツールの活用などさまざまな方法があるが、情報伝達が効率良くできるよう状況によって使い分けられるようにしておきたい。

どの手段を使えば良いか分からない問題が発生する可能性があるので、会社としてはこの状況ではこの手段を使うなど、ルールを明確にしおくと良いだろう。

情報共有に役立つツール

情報共有を社員に意識させるには、環境を整備することも解決策になると説明した。そうした中、重要になるのが、どのようにして情報を共有するかだ。口頭やメールなども方法として挙げられるが、常に共有したい人が限定される訳ではない。

多くの社員に情報を共有した方が良いケースもあるし、そうでない場合も他の社員が知ることで思わぬ良い結果が生まれる可能性がある。こうした情報共有の利点を活かせるのがツールだ。情報共有に役立つツールの種類と特徴をみていこう。

データ共有ツール

データ共有ツールは、文書や表計算ソフト、あるいはプレゼンテーションなどのデータをクラウド上で保存、共有できるツールだ。ツールが利用できる端末であれば、さまざまな場所からアクセスでき、必要なファイルの閲覧ができる。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、タスクを追加して、完了させていくタイプのツールである。完了した業務、残り業務が明確になり、個々の進捗状況の把握に役立つ。入力すれば、自動計算してくれる機能がついている場合もあり、時間短縮による効率化も可能。

社内SNSツール

社内SNSツールは、チャット形式で情報共有ができるツール。文字だけでなく、ファイルや文書を送ることができるので、必要に合わせた使い方ができる。

グループ作成機能もあるので、部署ごと、プロジェクトごとなど区分けもしやすい。グループで分けることで、必要な情報だけを取得することができ、情報共有が円滑になるほか、不必要な情報で時間を削る必要もなくなる。

このように、社内SNSツールなど、情報共有で利用できるツールは豊富にあるが、問題はレスポンスができず、社員が情報共有の必要性を感じにくくなることだ。特に、ファイルのみを共有するデータ共有ツール、タスクを共有するタスク管理ツールは顕著だろう。

社内SNSツールであっても、使い慣れて機械的なレスポンスになれば、本当に情報共有にメリットがあるのか怪しくなる。

ゴールを設定して、達成率を視覚化できるGoalousは、社員の目標達成のためのモチベーションを上げられるのが特徴だ。フォトアクションを活用すれば、それぞれの活動や状況も視覚化できる。

新しくツールを導入する場合はもちろん、社内SNSツールの活用がうまくいっていないなら、Goalousの利用をおすすめしたい。

まとめ

社内で情報共有がうまくいかないのは、重要度が浸透していないこと、やり方が明確になっていないことが原因である。情報共有不足は売上の機会の損失やミスにつながるので、すぐにでも対処したい。

そのためには、ツールなどを活用してうまくコミュニケーションを図れるように環境を整備することが大切である。目標達成やフォトアクションなどの便利な機能がついたGoalousで、効率よく情報共有を図ろう。