進捗管理の改善手法とは?目的やポイントをご紹介

プロジェクトをスムーズに進める上で、部下や社員個人の進捗はもちろん、プロジェクト全体の進捗もしっかり把握しておきたい。進捗管理は、プロダクトやサービスの品質管理や計画を適切に進める上で、欠かせない手法だ。

進捗管理をスムーズに進めるためには、進捗管理が上手くいかない根本的な理由を把握しておく必要がある。改善に努めて、進捗管理の手法や目的を理解しておくことも重要である。

今回は、進捗管理を改善させるために必要なポイントや目的を紹介していこう。

進捗管理が上手くいかない根本的な理由

進捗管理をする際に、上手く管理することができなかったというケースがある。上手くいかない根本的な理由は、進捗率の定義が曖昧であることや、プロジェクトマネージャーなどの責任者を配置していないこと、適切なタスクの割り振りができていないことなどがあげられる。

進捗率の定義が曖昧

進捗率は、達成率と混同されるケースが多く定義が曖昧という人も多い。達成率とは、目標に対する実績の割合を表しており、仕事の進捗を一目で把握することができる。

一方、進捗率とは、仕事がどのくらい進んでいるかを数値化したもので、100%でプロジェクトや目標が達成したことを表している。

例をあげると、1カ月で完了予定の仕事があったとして、その月の中旬に進捗率が60%であれば、残り40%の仕事が残っていることになる。

進捗率は、仕事を進めながら現時点の状況を確認することができる。そのため、プロジェクトをスムーズに進めるにあたり、計画変更や期限内に完了するためのリスク管理など、その都度、進捗率を確認することで計画を精査することができるのだ。

進捗管理を上手く行うには?

通常、多くの企業では、プロジェクトの進捗管理を行う際に、プロジェクトマネージャー(以下「PM」という)と呼ばれる責任者を配置し、計画立案から完了までをスムーズに進めている。

進捗管理を行う上で、PMは大事な役割を担う。プロジェクトに合わせ、適任者をのPMとしてを配置することも、進捗管理を上手く進めるポイントのひとつといえる。

その他に、プロジェクトは複数の工程をなるべく細分化し、各工程の進捗を一目で分かるようにしておいた方がよい。また、プロジェクトに関わるメンバー全体で定期的に進捗を確認することもプロジェクトを円滑に進めるためには重要だ。

また、プロジェクトメンバーの性格や個性を把握し、メンバー内の雰囲気を良くすることも進捗管理を行う上では必要になってくる。

進捗管理をする目的をしっかり決める

進捗管理をスムーズに進める上で、事前に目的を決めておくことでプロジェクト完了までのビジョンを明確にでき、効率よくプロジェクトを進めることができる。しかし、なかには進捗管理の真の目的を誤解している人が多くいる。それは、いったい何なのだろうか。


進捗管理する真の目的は?

進捗管理は、現時点でどこまでプロジェクトが進んでいるかを把握するために行うものであり、プロジェクトの各工程を決められた工程で期限内に終わらせることだ重要だ。

そのためには、進捗率から現状を把握し、定められた期限より作業が遅れている場合は計画を修正していく必要がある。

現時点の進捗を把握することも大切だが、その結果を踏まえてどのように修正をかけるのか、今後のビジョンを明確にすることこそが進捗管理を行う真の目的である。

進捗管理の目的が決まっているメリットは?

進捗管理の目的が決まっている場合、どのようなメリットが挙げられるのだろうか。前述したように、進捗管理をすることで、進捗率の把握と完了までのビジョンに修正を加えながら目的を明確にすることで、プロジェクトに関わるメンバーが全体像を把握しやすくなる。

その他に、目的を決めることで個人の能力や性格に合ったタスクの割り振りを行うことができる。同時に、作業効率を上げることや、作業の細分化によりイレギュラー時のリスクを抑えることもできる。これも、進捗管理の目的が決まっているメリットといえる。

アプリやツールを使って進捗管理をする手法

進捗管理をする手法として、ガンチャートと呼ばれる工程管理表やホワイトボード、紙ベースのToDoリストなどを用いる場合があるが、その他に、アプリやツールを使って進捗管理する手法も近年注目を集めている。

進捗管理の手法とは?

進捗管理は、以下のような手法があげられる。

  • ガンチャート(工程管理表)
  • ホワイトボード
  • 紙ベースのToDoリスト
  • アプリやツール(SNS)

それぞれに、メリット・デメリットがあるため自分に合った手法を選択することで、仕事効率を上げることができる。インターネットの普及に伴い、スマホアプリやツールを使って進捗を管理する企業も増えているようだ。

ツールで進捗管理が簡単に

進捗管理するにあたり、さまざまな手法があるが、最適な進捗管理をするためのツールとして社内SNSツール「Goalous(ゴーラス)」がおすすめである。

Goalous」は、プロジェクトに関与するメンバーがそれぞれの目標決定や、業務進捗状況の共有および評価を行うことができ、さまざまな機能を搭載している。社内全体の動きを可視化して、メンバー同士も進捗が把握ができることで競争心を持ちながらプロジェクトを進めることもできる。

Goalousについてのセミナー参加はこちらから
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まとめ

進捗管理においては目的を明確化させ、プロジェクト完了に向けて進捗率をその都度、確認しながら進めていくことが大切である。

進捗管理の手法として、ガンチャートやホワイトボードの使用などツールはさまざまであるが、アプリなどのSNSを使った進捗管理も注目を集めている。そういったツールのひとつとして、「Goalous(ゴーラス)」の導入を検討してみてはいかがだろうか。

社員のモチベーションを向上させるポイントって?ツールを活用しよう!

会社にとって社員のモチベーション向上は課題のひとつである。どんなに意欲的な社員でも、常に高い状態を維持するのには難しい。
会社やリーダーは、どのようにサポートすればいいのだろうかか。

社員のモチベーションが低い理由

日本は他の先進国に比べると、会社のために働くというモチベーションが低い傾向にある。これは長年の不況による低成長や業績不振などによって、以前ほど昇給や昇進が見込めないためである。
出世したところで、負担が大きくなるだけで、頑張りようがないのも実情だ。

また、評価においてはマイナス面ばかりが強調され、それを解消すべく目先の目標をクリアすることだけを求められる。
会社側に社員の能力が発揮されるまで辛抱強く待てる余裕がないため、社員は長期的な展望を持てず、働きがいも見い出せないというわけである。

モチベーションが低い社員は、会社のために働こうとせず、最低限の業務しか行わない。チームワークにも消極的であり、自ら工夫することもないため、業務の質も低下する懸念がある。

こういったモチベーションの低い社員ばかりになると、本人だけでなく、会社全体の業務効率も大幅に悪くなり、離職率の悪化やそれに伴うイメージダウンにもつながりかねない。この状態は間違いなく会社にとって大きい損失となる。

逆に、モチベーションが向上すれば、社員は会社のために高い能力を発揮するようになるだろう。
正当な評価を得られれば、満足度が高まり「もっと頑張ろう!」という気持ちも向上する。それは本人だけでなく他の社員にも良い影響を与える。

会社としても業績の向上を期待できるだけでなく、社員が長期にわたって定着するため、ノウハウを蓄積できるメリットがある。
そう考えると社員のモチベーションが低下しているなら、すぐにでも向上させる必要があるといえる。

社員のモチベーションを向上させるには

かつて、社員のモチベーションを向上させるには、飴と鞭でコントロールするのが主流であったが、現在は以前のように不安や恐怖を与える手法は通用しない。
報酬で釣るのは会社の負担が大きい上に、思ったほど効果を得られない。

最近では社員の成長に重点を置き、自己実現をサポートしてモチベーションを向上させる取り組みが増えている。
たとえば教育や研修を行うのはもちろん、社員が自主的に学ぶ点も評価の対象とする取り組みだ。

ある会社の事例として、社員はあらかじめ目指すべきゴール(目標)を明らかにし、必要であれば自ら希望する部署への異動を申告できる。それは、上司や同僚、部下にも共有される。
その他にも、メンター制度や、業務以外でのコミュニケーションやキャリアカウンセラーによる相談窓口などを設けている会社もある。

評価も社員が納得できるよう公正に行われ、給与以外に表彰制度やミーティングでのフィードバックなど、成果を実感できる機会が数多くあれば、社員はモチベーションを維持させながら働くことができる。

このように社員の成長に目的の主軸を置いた施策によって、モチベーションが長期的に向上すれば、会社全体の成長にもつながっていく。

ツールの活用で社員のモチベーションを向上できる?

社員のモチベーションを向上させるには、リーダー、マネージャーや経営者、人事担当者それぞれに役割がある。
たとえばリーダーは、部下が働きやすいように環境を整えなければいけない。それは1人だけでなく、すべてのメンバーに対してであり、もちろん、会社の方針と社員の目標を結びつける役割も担う。

経営者は社員のモチベーション向上を掲げ、その上で会社のために何をして欲しいか、社員が納得できるように説明する必要であり、人事担当者にはリーダーや経営者との連携を図り、人材配置や評価を適切に反映させる役割がある。

しかしながら、これらの役割をすべての社員や部下に対して行うのは時間がかかり、負担も大きくなる。
特にリーダーは社員のモチベーションを向上させる以外の業務も多いため、最近では社員のモチベーション向上をサポートするツールが増えている。社員の成果や目標の達成度が視覚的に分かり、評価も簡単にできる仕組みだ。

Goalous(ゴーラス)」は、チーム内でメンバーのモチベーションを向上できるツールである。
メンバーは自分であらかじめゴール(目標)を設定でき、どんな目標をもって何をすればいいか?を自主的に考えられるようになる。

メンバーのアクション(行動)は写真とともに投稿でき、他のメンバーとも共有される。「いいね!」やコメントがリアルタイムで反映されるので、モチベーションを向上させる原動力となる。
リーダーは、これらの投稿でメンバーがどんな目標をもって日々どんな活動をしているのか、簡単に確認することができるので、チームへの貢献度の確認することができて、適切な評価がよりしやすくなる。

他にも、お互いに同じゴールをもっていればコラボできる機能もある。
モチベーションを向上させつつ、チームのゴールに近づく機能を満載しているため、チームだけでなく会社全体で活用することも可能である。
気になる方は、Goalousチームが開催している無料セミナーへの参加をおすすめする。

まとめ

社員のモチベーションは、会社の業務効率や業績、イメージに大きく影響するため、常に向上させる必要がある。最近では社員の成長と自己実現を第一に、モチベーションを向上させるのが主流でそのためのツールも増えている。

社内SNSを導入するとコミュニケーションが活性化!?事例をご紹介

近年、コミュニケーションを活性化するために社内SNSを導入する会社が増えている。一方で定着せずに失敗する会社も数多くある。
どのように活用すれば社内SNSが定着するのだろうか。

社内SNSの成功事例

社内SNSで業務報告

ある会社では、社内SNSを業務報告のために導入した。
業務報告を投稿すると上司や部下、同じ顧客や案件を抱える他部署の社員に共有される仕組みだ。
質問の回答を求められたり、判断を仰がれたりした場合は、すぐに返信ができ、その内容もまた共有されるのである。プッシュ通知や画面表示によって、見落とす心配もない。

従来の日報では部署内でしか情報を共有できず、他部署の協力が必要なときは会議の場を設け、回答を得られるまで数日ほど待たなければならなかった。
しかし社内SNSを利用することによって、こうしたタイムロスを防ぎ、わずか数分で次の行動を起こせるようになった。顧客の問い合わせにも迅速に対応することができる。

社内SNSはセキュリティーが強化されているというメリットがあるため、機密情報が盗まれる心配がなく、安心して情報のやり取りができる。

メールから社内SNSへ

メールでのやり取りを社内SNSに置き換えた事例もある。
メールは相手が中身を読んでくれたのかも分かりづらく、期待どおりの反応を得られない場合もある。
受け取る側も1つずつメールを開いて返信したり、フォルダーごとに分別する必要があり面倒なことが多い。

社内SNSを利用して従来よりも連絡しやすくなったことにより、メールの数が減少した。確認のために費やしていた時間も大幅に短縮できるようになった。
空いた時間が本来の業務に割り当てられたので、生産性の向上にも成功した。

コミュニケーションツールとして

社内SNSは業務報告ばかりではなく、社員同士のコミュニケーションを深めるため、導入することもある。例えば複数の拠点を持ちながら、距離のために社員同士の交流が難しいときなど効果的だ。

この会社は、業務報告はグループウェアで、社内SNSはちょっとした気づきを得られる場として活用している。

社内SNSの失敗事例

プライベートな投稿が多い

社内SNSの失敗として、仕事とは無関係のプライベートな投稿が例に挙がる。
これらが多数を占めるようになると、社内SNSの利用者が減り、本来の役割を果たさなくなる危険性を孕む。

同じ会社で働いていても、プライベートな話題にすべての社員が共感したり、関心を持ったりするわけではない。
さらに、一部の社員によってプライベートな投稿ばかりが常態化してしまうと、社内SNSの内容が偏り、多くの社員にとっての不要な存在へと価値が下がってしまうのである。

強制力がない

社内SNSを利用する強制力が無いのも失敗する原因である。
社員の自主性だけに任せると、他の業務に追われたとき、投稿が後回しにされてしまう。
これでは必要な情報が集まりにくく、特にこういった操作に慣れていない社員は早々に脱落してしまうだろう。

上司の叱責

上司が社内SNS上で叱責や不満を投稿したことがきっかけで、失敗した事例もある。
公の場で厳しく非難されると部下が自由に投稿をしづらくなり、社内SNS自体が敬遠されてしまった。

社内SNSを正しく活用するには?

今まで紹介した事例から分かるように、社内SNSを活用するには導入する目的を明確にして、ルールや仕組みをあらかじめ決めておくことが大事である。

単に「社内SNSが普及しているから」、「便利そうだから」という理由で導入すると失敗のリスクが高まる。

例えば業務報告のために導入するのであれば、プライベートな投稿や雑談、叱責を禁じ、何か活動したら必ず投稿するというルールも設定する。
ほかにも、必要な情報を集約するために、メールなど他のツールに分断されるのは避けなければならない。

投稿が、同じ顧客や案件を抱える社員に共有される仕組みづくりも必要であり、グループごとに投稿を分けられるようにすると、さらに便利になるだろう。

導入する際は、いきなり会社全体で使わせるのではなく、まずは小規模のグループで試験的に導入し、ルールや仕組みが定まった上で本格的に運用するのが理想である。会社の規模にもよるが、成功事例の中には試験から本格運用まで1年以上の期間を要したところもある。

Goalous(ゴーラス)」は、会社やチームのゴール達成を目的とした社内SNSであり、活動内容を業務報告は「フォトアクション」といった写真とともに投稿する機能で視覚的に共有される。
他の部署とコラボするのも簡単で、投稿もメッセージで不特定多数が見られるようにしたり、逆にサークルを作って限定的に共有できる。

Goalousは、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットのアプリとしても利用が可能である。導入の効果は「インサイト」という機能から、確認できる。

気になる方はまず、無料セミナーへの参加をおすすめする。

まとめ

社内SNSが活用されると、瞬時に情報が共有され、素早く次の行動を起こせるようになる。事例からわかるように、業務の無駄を省けて、他部署との交流が簡単になるのがメリットだ。
正しく活用するには、目的を明確にした上で事前のルールや仕組みづくりが大切になる。まずは小規模のチームで試験的に運用してみるといいだろう。

目標を達成するには何が重要なの!?チームワークを円滑にするツール

チームには必ず達成しなければならないゴール(目標)があり、それを達成するために日々アクション(行動)をする。

しかしながら、様々な個性を持つメンバーの集まりであるチーム内において、チームが一丸となってゴールを達成することは決して簡単ではない。
ゴール目標を達成するためには、どのようにチームをまとめればいいのだろうか。

いくつかのポイントを紹介しよう。

目標達成のために押さえておきたいポイントは?

会社であれ、チームであれ、組織の大小にかかわらず目標を達成するには、社員(またはメンバー)がビジョンを共有していることが第一である。

ビジョンとは目指すべきものであり、そのためにゴール(目標)を設定する。
ビジョンが正確に伝わっていなかったり、共感できていなかったりすると、チーム一丸となりゴールは目指せない。

リーダー(または上司)はプロジェクトを開始するにあたり、すべてのメンバーに対してビジョンを正確に伝える、もしくは共有する役割を担っている。

ビジョンを叶えるため、チームには目標を設定し達成するという大きな使命が課されているが、いきなりそこへ到達するのは不可能であり、メンバーの負担が大きすぎてモチベーションも続かないだろう。

そこでゴールへ至るまでのプロセスを細分化し、それらを達成するための要素(キーリザルト、略してKR)を設定してみよう。

KRが具体的に測定が可能で、実現性があり、期限も決まっていて、ブレがなく最終の大きな目標とつながっているのが理想である。

KRを設定することにより、何をすればゴール(目標)が達成できるのか見えることにより、何から取り組めばいいのがわかりやすくなる。
メンバーはゴール達成の進捗も感じることができ、心理的な負担が少なくて済むのである。

ここまでは基本的にリーダーがゴールの全体的な計画をして、さらに各メンバーの目標へと割り当てていくものだが、目標をノルマとして一方的に押し付つけるてしまうと、メンバーは思いどおりに動いてくれない。

そこで、ある程度はメンバーに「自分が何をするべきか」を主体的に考えてもらう必要がある。

そうすることにより、メンバーはやりがいを感じ、積極的に動いてくれる。それが自分で考えた目標ならば、よりいっそうゴールに近づきやすくもなるだろう。

リーダーは、メンバーの業務の進捗状況をこまめにフィードバックし、時には難易度に応じて期限を延ばしたり目標を上下するなど軌道修正してサポートする。

単なる叱咤激励だけではなく、何が良くて、どこを改善すればいいのかの分わかりやすさも必要である。

目標達成にはチームワークが大事!その理由は?

チームとしての目標を達成するためには、いかにしてメンバー間のチームワークを形成するのか、チームワークが円滑な状態できちんと機能しているのかも一つの課題である。

メンバーそれぞれが自分のスキルや、経験のみに頼った自己完結型で仕事をしても成立する業種も一部あるが、基本的に組織とは必要に応じて連携したり、助け合ったりする必要があるのが理想である。

なぜなら、チームワークが良ければメンバーの誰かがミスをしてもたとき、すぐに別の誰かがフォローへ回ることができる。また、仕事のノウハウもシェアできるので、問題に直面してもその中から解決策を見つけやすい利点もある。

また、メンバー1人では重荷になる高めのノルマも、チーム全員で達成すると考えるなら1人ごとの負担は軽減される。

例えばチーム全体で100%のノルマを達成するとき、4人のメンバーが99%、101%、103%、97%だったとしても、全体ではノルマを達成したことになる。

すでにノルマを達成しているメンバーが、未達成のメンバーをサポートする余裕もできる。

逆にチームワークが乱れていると、こうした連携や助け合いが行われず、メンバーそれぞれが違う方向を向いてしまう個人主義に走りがちになる。

それが蔓延すればチーム内の雰囲気が悪くなるだけではなく、コミュニケーションを取る機会が減りモラルやコンプライアンスも低下し、やがてメンバーのメンタルヘルスやモチベーションにも悪影響を及ぼすだろう。

それではチーム全体の目標達成にも関心は持てないくなるはずだ。

チーム内に突出したスキルを持っているメンバーが1人いる場合、他のメンバーが依存したり、逆に仕事を押しつけて怠けたり、リーダーがその1人にだけ仕事を与えがちになることは避けるべきだ。

仕事を割り振ってもらえなくなったメンバーや、怠けずにきちんと働いているメンバーから不満の声が挙がるだろう。

メンバーの持つスキルが、取得が難しい高いスキルであっても、リーダーが少しずつチーム内でシェアして士気を高めたり、また、1人のメンバーがチームを離れて単独で動いてしまわないように目も光らせることも必要だ。

リーダーをはじめ、チームの全員がチームワークを大切にするように意識を徹底したい。

チームのメンバー同士の結びつきを高めるには?

チームワーク向上のためにメンバー同士の結びつきを高めるためには、先ほどのビジョンの共有に加えて、業務上の「報(告)」・「連(絡)」・「相(談)」などだけではなく、普段からも取れる気軽なコミュニケーションの機会を増やす方法が効果的だ。

メンバー同士がそれぞれの個人的な目標を理解して共感できるようになれば、チームでいる意味も理解し、メンバー間の絆が深まる。
自然と連携したり助け合ったりする関係が形成されるだろうであろう。

目標を達成したメンバーに対して、別のメンバーが良い意味でのライバル心を抱くことによって、チームの勢いを加速させることもできるかもしれない。

リーダーは先導役として全面的に仕切るのではなく、あくまでもメンバーをサポートする立場として、1 on 1ミーティングなどで積極的に話し合う機会を増やし、フィードバックや軌道修正を行う。

しかし、従来のミーティングでは、メンバーのスケジュールを調整し、把握する必要があるため、時間や手間を要するリーダーの負担も大きくなりがちである。

メンバーの数が多いほど結びつきを高めるのに困難も極めてしまう可能性もある。

Goalous(ゴーラス)」は、チームが目標を達成できるようにチームワークの向上とメンバー間の相互理解を促進するツールであり、「ビジョン」でチーム全体が目指しているもの、「ゴール」でメンバー全員の達成するべき目標が分かる。
「プロフィール」でチームへ参加しているメンバーの確認ができる。

さらにメンバーの行動は、写真を使った「フォトアクション」で視覚的に確認でき、興味があればゴールのフォローや「いいね」でリアクションもできる。

チームワークの形成やメンバー間でのモチベーションアップ、目標の達成に役立つであろう。

まとめ

目標を達成するためには方法の中でも、ビジョンの共有や困難に直面しているメンバーのサポート、チームワークの形成がは重要である。メンバー全員がチームでいる意味、チームワークの重要性、自分が成すべきことを正確に理解できていれば、早く目標も達成しやすくなるのである。リーダーの負担を軽減しながら、分わかりやすく相互理解できるツールの中でも、社内連携のとりやすいSNSツール、「Goalous」がおすすめである。

チームワークや社員の目標管理にお悩みの管理者の皆さまは、ぜひ1度、無料セミナーに参加していただきたい。

今の時代は社内コミュニケーションが必須!活性化のために役立つツールって?

企業全体としての雰囲気や与えるイメージを左右し、社内業務の効率化、企業の業績向上にも関わる社内コミュニケーションの重要性が、最近注目を集めている。

今回は、社内コミュニケーションを活発にしたことによる成功事例とそのメリット、成功のために企業が採り入れた方法やツールについて詳しく紹介していこう。

活発な社内コミュニケーションのメリットと、行うまでの課題は?

社内におけるコミュニケーションが活発で風通しが良い環境かどうかは、職場のイメージや雰囲気を決める大きな要因のひとつである。
他にも、社内コミュニケーションが活発になると得られるメリットは多いのだが、残念ながら多くの企業が社内コミュニケーションの不足に課題を感じているのが現状である。

社内コミュニケーションを活発化させるメリット

社員たちが助け合うことによってミスが減り、業務の効率化や生産性向上を図れる

社内コミュニケーションが活発になると、同僚や上司と部下の間で会話がしやすく、風通しのよい職場環境が生まれる。社員同士の情報の伝達もスムーズになり、「知らなかった」「聞いていない」ことによる認識のズレや、誰かがやってくれた「であろう」と確認を怠って発生する人為的ミスを防ぐことが可能である。

新しい業務をする際や新入社員に対し指導を行う際にも、先輩や上司に気軽に相談できる雰囲気があれば、意見も出しあえる。すでに社内にある知見や社員たちが培った経験を活かすことで、個人で取り組むより効率的に業務を遂行できる。

部署間でのイノベーションが生まれる

個人単位の業務だけではなく、部署・企業全体のレベルでみた場合も、社内コミュニケーションが活性化されていると、自然と社員が同じ方向に向かい、目的意識を統一させることができる。

通常業務ではあまり関わりを持たない他部署とのコミュニケーションが活発だと、新たな視点がプラスされることによって、アイデア・思いつきがでやすい。
会社の目的意識に沿った新たなイノベーションが生まれやすくなるだろう。

社員のメンタルヘルスの向上やケアが期待できる

職場での人間関係に不満・不安、ストレスを感じている人は多く、離職の理由となってしまうこともしばしばある。社内コミュニケーションが活性化して、いい人間関係を築けていれば「苦手な人がいるので、会社に行きたくない」と考える社員の数を減らせて離職を防ぐことができる。

社内コミュニケーションにおける課題

社内コミュニケーションの重要性についての認識は進んできてはいるものの、なかなかスムーズに実践に移すことができない。そこに行き詰まり課題を抱えている企業が多いのが現状であり、コミュニケーション不足による経営への悪影響も指摘され始めている。

活発な社内コミュニケーションを阻害している要因としてよくあげられるのが、企業風土や社の独自慣習、社風である。

例えば上司や管理職層の方ばかりを重んじるタテ社会の閉鎖的な社風だと、上下関係が厳しくなりがちで社内の風通しは悪くなってしまう傾向にある。
経営・管理職層の社内コミュニケーションへの意識が企業全体としての雰囲気に大きく影響しているといえる。

社員と経営者の距離が近い企業は、比較的自由な雰囲気の職場環境ともいえそうだ。

社内コミュニケーションを効果的に改善した事例は?

一方で、社内コミュニケーションに課題と不足意識をしっかりと持ち、活性化させるための施策を講じ成功させた企業も数多くある。ここでは社内コミュニケーションを改善させた事例を紹介していこう。

ランチ会などの交流を図る場を設ける

人材・不動産領域でITサービスを展開する大手の会社では、「社長ランチ」という制度がある。従業員が経営者と1対1でランチに行き、相談や提案などの自分が抱えている悩みや考えを自由に話す機会が設けられている制度だ。

モバイルゲームなどを手掛けている大手の会社でも、従業員が月に一度、役員を直接指名してランチの機会がある。社内行事としての位置づけなので、もちろん費用は会社もちだ。
マネジメント層と従業員が直接コミュニケーションすを図ることがこの会社では奨励・重要視されている。

小まめな個別面談を行う

転職サイトなどのサービスを手掛ける大手の会社には「経営陣メンター制度」がある。

これは新卒社員が対象で、経営陣と毎月1対1の面談の機会が設けられている。
面談といっても堅苦しいものではなくてトピックは幅広く、経営陣とのコミュニケーションを通じて、新入社員の適性も判断しながらマインドセットやスタンス面の支援をする取り組みである。

社内イベントを企画し開催する

大手WEB制作会社には、年2回「ぜんいん社長合宿」というイベントが設けられている。

これは、社員全員が社長になったつもりで、会社についての問題点や、今後を見据えた展望を考える合宿である。
普段はあまり接する機会が少ない他部署の社員同士や、社員と役職者が関わる機会になるとともに、当事者意識を高め会社や業務のことを他人事ではなく「自分事」として考えることができ、有益な機会を生んでいるのである。

社内コミュニケーションに役立つツール

社内コミュニケーションを活発にする施策では、上記で紹介したような対面形式の直接的なコミュニケーションを増やす施策が多い。

その一方で、現代社会ならではのチャットなどの非対面形式のコミュニケーションも、円滑な社内コミュニケーションを図ることにおいては重要である。

社内SNSツールを活用した施策の例

検索エンジンで誰もが知る大手の会社には、内製のチャットツールがある。社員1対1の個人的なレベルでの会話のみならず5,000人を超える規模で行う全社的な議論や会議まで、さまざまな用途に使用されている。

社員同士の円滑なコミュニケーションが図れるのはもちろん、社内にあるノウハウや知識、会社の今後に活かせる最新情報の共有が行われている。

ゴールでつながる社内SNS、Goalous

Goalous(ゴーラス)」はゴール(目標)の達成を目指すための全社員のコミュニケーションを活発にする社内SNSツールであり、「どこで」「だれが」「いつ」「なんのために」「何をしたか」を見える化(可視化)することで、情報の共有を図り社員たちの協力による成果を生み出すことを目的に開発したツールだ。

メッセージ機能はもちろん、サークル機能を使って投稿を公開したり自分が知りたい情報に簡単にアクセスすることができ社内コミュニケーションを通じて、目標だけではなくゴール達成のための「つながり」を生み出せる。

社内コミュニケーション活性化の「その先」を見据えているツール。

社内で一丸となりゴールを目指したい企業様、社内コミュニケーション不足にお悩みの経営者の皆さま方には、ぜひ一度、無料セミナーに足を運ぶことをおすすめする。

まとめ

社内コミュニケーションの重要性や不足している現状を認識していても、なかなか急速に活性化させるのは難しい。

ランチ会や面談、合宿などの顔を合わせた直接的なコミュニケーションをとる機会を増やす施策のほかに、社内SNSツールなどを導入し、コミュニケーションを気軽にとりやすくする土壌を作ることも現代社会においては効果的だ。

先ほど紹介したGoalousなど社内SNSツールを利用して、社内コミュニケーションの活発化に努めてみるのはいかがだろうか。