在宅勤務で従来通りの成果は出せるものなのか?成果の判断は?

在宅勤務は、オフィス勤務と比べて社員の仕事状況が見えにくい。本格的に在宅勤務を取り入れることで、社員が従来の成果を出せるものなのかと、不安視する声もあるだろう。

在宅勤務でも従来のパフォーマンスを維持することは可能なのだろうか。在宅ワークでの成果の測定のしかたも含めて解説する。

在宅勤務で社員は成果を出せる?サボりは出ない?

在宅勤務は、家庭との両立を図れるため優秀な社員を会社で雇用し続けることができる、遠隔地でも仕事ができるなど、さまざまな効果が期待できる。半面、心配ごとも多い。

企業側でもっとも懸念しているのは、在宅勤務でも今までどおりの成果が出せるのかということだろう。

在宅勤務は、オフィスと違って、社員が何をしているか目で見て把握することができない。見えないことを良いことにサボる社員、怠ける社員が出てくるのではないかと不安になるのもしかたない。

しかし、冷静に考えれば、サボった分は社員の評価として返るはずだ。これまでのように一定の成果を出せなければ、会社としても社員を評価することができないことを意味する。過度にマイナスポイントばかりに目を向ける必要はないのである。

在宅勤務で成果を判断するにはどんな方法がある?

社員が在宅勤務で成果を出す以上は、会社側も十分に成果を評価しないとフェアではない。在宅勤務を言い訳にせず、成果を判断できるようにする仕組みづくりが重要である。在宅勤務で成果を判断する方法をいくつか紹介する。

成果物の提出をルール化する

ひとつは、在宅勤務のたびに成果物を提出してもらうようルール化することだ。成果物を見れば、しっかり仕事をしていることがわかるだけでなく、部下がどんな成果を上げたか把握しやすい

成果物だけでは実際にかかった時間を把握しづらいので、事前にどういった成果物を提出する予定か報告させて、提出の流れに持っていくのが良いだろう。事前の報告で責任感を持たせることで、社員には報告した目標を達成しようとする意識が芽生える。

成果物の提出を受けたら、まとめて確認するのではなく、上司は毎日確認して進捗を把握できるようにしておきたい。

ジョブ型の雇用形態を導入

在宅勤務での成果をしっかり測れるようにするには、ジョブ型の働き方に移行するのも選択肢のひとつだ。ジョブ型とは、個々の仕事の範囲を明確にして、範囲の中で仕事を行うこと。海外ではメジャーな働き方である。

一方、従来の日本は、メンバーシップ型といって、仕事の範囲を明確に区分けせず、チームの中で遅れがあれば誰かがサポートに入るといった、チームワークを重視する働き方がとられてきた。

社員同士がその場で意思疎通ができ、仕事の引継ぎもしやすいオフィス勤務であれば、メンバーシップ型の働き方は上手く機能するだろう。しかし、コミュニケーションが限られ、その場でのコラボレーションが難しい在宅勤務ではメンバーシップ型の働き方は不利になる。

ジョブ型にすれば、仕事の範囲に明確な区切りがつくため、それぞれどのくらいの進捗か把握しやすく、どのくらいの成果が出ているかも判断しやすいだろう。

常にお互いが見えるようにする

サボりを防止し、成果を見えるようにするには、Webカメラを接続して常にお互いの顔が見えるようにする方法もある。相手が何をしているのかすぐにわかるため、コミュニケーションにも役立つ

Webカメラの設置以外にも、パソコンを使っている時間を測定できるツール、自動的に在宅勤務の状況をキャプチャーして上司に送るツールも活用できる。

しかし、常に監視されている状況を快く感じない社員も多いだろう。前提として信頼関係が構築されていないと、監視されているように感じ、在宅の社員がストレスを感じることもある。

お互いの顔が見えるようにすることも方法のひとつだが、導入時には在宅勤務する社員の理解を十分に得ておくことが必要だ。

在宅勤務で成果を判断したいならGoalous

在宅勤務で社員の成果を判断するための方法を挙げたが、どれも一長一短。成果物の提出がメールであれば開いて確認するのが大変、Webカメラを常にオンにしておくのもお互いのストレス増幅につながると考える人も多いだろう。

もっと手軽に、ストレスなく成果を判断したいなら、社内SNSのGoalousを取り入れるのが良い。Goalousならチームでゴールを設定できるので、チームとしての目標に向かって進むことが可能だ。

フォトアクションでそれぞれの状況を発信すれば、お互いに進捗を把握することが可能であるし、アクションに対してポジティブなリアクションを返すこともできる

部下を管理するマネージャーも、Goalousで流れるアクションで進捗や成果を逐一把握することができるだろう。気軽な報告、気軽なコミュニケーションが取れるので、常に見ておかなくてはいけない煩わしさもない。

評価機能を使えば、目標の達成度、目標までのプロセスを一目で確認することも可能だ。在宅勤務が増えたタイミングだからこそ、Goalousの活用をおすすめする。

まとめ

在宅勤務はお互いが見えにくい。だからこそ、成果を把握できるようがっちりルールを決めなくてはならないというのは、半分正解で、半分誤りだ。

Goalousなら、そこまでがっちりしたルールを設定しなくても、それぞれがアクションを報告しあえるような環境を構築すれば、より柔軟に状況を把握できるようになる。

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テレワークはICT技術を利用して会社の外でも働けるようにした柔軟な働き方だ。在宅勤務は、そんなテレワークのひとつと位置付けられている。

在宅勤務では、育児や介護など家庭と仕事の両立が期待されているが、一方、プライベートと仕事の空間が同じになってしまうことで生じる問題もあるという。

在宅勤務を効率化し、生産性を高めるにはどうするべきだろうか。在宅勤務に多い課題や問題点を押さえたうえで、在宅勤務の効率化について考えてみる。

在宅勤務での課題・問題点

在宅勤務で生じやすい課題や問題点について、まず労働者目線と企業目線に分けて見ていこう。

労働者側の課題・問題点

■仕事のオン・オフの切り替えが難しい
プライベートの空間が隣接あるいは同居している自宅では、仕事のオン・オフの切り替えが難しいと考える人も多い。なかなか仕事モードに切り替えられず、だらだらと仕事をはじめる社員もいるだろう。

仕事のオン・オフがしっかりできないと、スイッチが切り替わらないまま仕事を続けることになり、長時間労働になることもある。あるいは、仕事に集中しすぎるあまり時間管理がうまくできず、長時間労働になることもあるだろう。

会社に出勤するようにメリハリを付けにくいのが在宅勤務の課題のひとつだ。

■仕事の評価が難しい
特に上司目線から見たときの問題点だが、在宅勤務は部下の仕事ぶりが見えにくい分、仕事を評価するのが難しい。本来ならプロセスを含めて評価するのが妥当な場合であっても、コミュニケーションが不足するあまり、成果にばかり評価が偏ってしまう。

企業側の課題・問題点

■労働時間の管理が難しい
会社への勤務では、労働時間の把握をタイムカードやICカードなどで行っている企業も多い。しかし、従来の方法では勤怠を確認することが難しいこともある。労働時間の管理には課題があるといえるだろう。在宅勤務によって長時間労働のリスクが上る可能性があることも問題である。

■進捗状況の管理が難しい
必要な対策を取らなければ、在宅勤務を取り入れたことによって、社員の仕事の進捗状況が不透明になる問題もある。自己管理に優れたメンバーばかりであれば良いが、現実はそう上手くはいかない。進捗状況がわかりにくいばかりに、仕事のスピード感も落ちてしまう

■コミュニケーションが難しい
在宅勤務では、会社のように社員同士上手くコミュニケーションを取りにくい問題もある。コミュニケーションの減少は、仕事の進め方やトラブルの対処にも影響を及ぼし、仕事が効率よく進められない原因にもなるだろう。

生産性を上げるために試すべきこと

在宅勤務の課題や問題は、仕事の効率化に大きな影を落とすことになる。課題や問題を解決するにはどのような働きかけができるだろうか。生産性向上のために取り組める4つのヒントを紹介する。

仕事内容を明確化する

在宅勤務時には、その日に行う仕事を明確にしておくことが有効だ。あらかじめしなければならない仕事が目に見えていると自己管理もしやすい。社内で「この仕事をする」とタスクを共有すれば、自分自身の気も引き締まるだろう。

上司が在宅勤務者に仕事を割り振る際は、ひとりの方が集中できる仕事か、仕事環境が変わっても効率が落ちにくい仕事か、在宅勤務に適したものか確認した上で割り振りたい。

タスクの実績記録をつける

在宅勤務を効率化するには、仕事をタスクで振り分け、タスクごとに実績記録を付けるようにするのがおすすめ。この場合、短時間で終わってしまうような仕事は無視しても構わない。

実績記録を付けることを習慣にすれば、どの仕事にどれだけの時間がかかったのか目に見えてわかるようになる。仕事に対する意識を変え、自己管理能力を高めるのに効果的だ。

実績記録を共有すれば、今後どのような仕事を在宅勤務時に選ぶべきか、仕事を振り分けるマネージャーの管理にも役立つ。

労働時間はより柔軟に

在宅勤務では、会社のような固定化された労働時間がかえって社員の負担になってしまうことも考えられる。労働時間はより柔軟に考えていく必要があり、フレックスタイム制など、フレキシブルな働き方を検討するのも良いだろう。

なお、子どもがいる家庭の在宅勤務は、仕事が中断しやすい課題がある。労働時間を管理する場合は、中抜け時間、休憩時間の取扱いに十分注意したい。

コミュニケーションツールで情報共有を円滑に

業務の効率化を図ることは重要だが、作業だけの効率化を図っても、思うように生産性が上がらないことも多い。コミュニケーションによるチームの相乗効果が反映されていないためだ。

在宅勤務では、適切なツールを使わないとコミュニケーションが不足してしまいがちになる。相乗効果による効率化を期待するなら、コミュニケーションツールで円滑に情報共有を図ることをおすすめする。

社内SNSのGoalousなら、チャット機能をとおして、情報共有だけにとどまらず気軽にコミュニケーションも展開することができる。

また、Goalousは目標設定や目標を設定できる機能、進捗の共有も備わっているので、ツールをとおしてメンバーに進捗状況やゴールに向けての活動を直感的に伝えることが可能だ。進捗の管理、仕事の評価という面でも役立つだろう。

まとめ

在宅勤務は効率化に課題や問題もあるが、在宅勤務しやすい環境の整備、ツールの導入を図ることによって、ほとんどの問題を解決可能だ。特にコミュニケーションや仕事状況の把握については、社内SNSのGoalousが活躍することだろう。在宅勤務を効率化するなら、在宅勤務後の状況も見据えて必要な対策を取っていきたい。

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在宅ワークで感じる社員のストレスを軽減するためにできること


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本格的な在宅ワークの導入は、これまでの社員の働き方を変えてしまうことになる。働き方が大きく変わることによって、社員がストレスを抱えてしまうこともあるだろう。

在宅ワークでなぜ、ストレスが溜まるのだろうか。考えられる原因と、ストレスを軽減するための社員への働きかけについてこの記事では紹介する。

在宅ワークでストレスがたまる原因

在宅ワークだからといって必ずしもストレスが溜まるわけではない。しかし、在宅ワークを会社がうまく取り入れることができなかったり、社員側がうまく受け入れられなかったりすると、ストレスの原因になることがある。

ストレスの原因になりやすい主な状況をここでは2つ取り上げよう。

孤独を感じる

会社に出社すると、必然的にさまざまな人と直接的にも間接的にもふれあう。しかし、在宅ワークが中心になると、ひとりで過ごす時間が長くなる社員も出てくる。

人によっては、誰かとコミュニケーションが取れないことにストレスを覚え、孤独を感じることもあるだろう。

他愛ない会話が難しくなり、社内でできたはずの気軽な相談もできなくなるのは、社員のストレス増加にもつながる大きな問題だ。

コミュニケーションが減ると、ストレスが増えるだけでなく、コミュニケーションによって得られていた効果も在宅ワークでは得にくくなってしまう。

仕事ばかりしてしまう

会社に出社すればプライベートなことをする時間が無くなるため、必然的に仕事のオンオフが切り替えられる。しかし、プライベートな空間でもある自宅で仕事モードに切り替えていくのは難しい。

結果、だらだらと仕事をしてしまったり、仕事に集中するあまり長時間労働になってしまったりすることも少なくないだろう。

仕事のプロセスが上司に伝わりにくい分、何とか結果として残さなくてはとプレッシャーを感じてしまい、自身の生活よりも仕事にばかりウエイトが傾いてしまう社員も出てくる。

このように、仕事ばかりで身体的なストレスを抱えたり、プレッシャーという面で心理的なストレスを抱えたりする社員が出てくるのは在宅ワークのデメリットともいえる。

在宅ワークでストレスをためないために仕組み作りを

在宅ワークによる社員のストレスの増加は、メンタルヘルス的に良くない。社員個人の問題と考えず、会社側からも社員のストレスが軽減できるよう働きかける必要があるだろう。会社側で積極的に検討したい、在宅ワークでの仕組み作りをいくつか提案する。

在宅ワークでも評価できる仕組みを

在宅ワークでは社員の仕事の進め方や状況が見えにくいため、従来のままでは社員にとって納得度の高い評価をするのは難しい。結果ばかりに評価の比重が偏ると、社員の在宅ワークでの労働時間が長くなり、ストレスを増やす原因にもなるだろう。

在宅ワークのストレスを減らし、社員が安心して仕事に取り組めるようにするには、在宅ワーク中の仕事も公平に評価できるような仕組みを作ることが重要だ。その際、どのような尺度で評価するか、どのように給与とリンクさせていくか考える必要がある。

毎日朝礼をする

社員の孤独感を和らげるには、社員同士がつながる時間を作ることが重要だ。少しの時間でも良いので、毎朝朝礼をするのも方法のひとつだろう。在宅ワークなので、朝礼は音声通話やビデオ通話などを使って実施すると良い。

在宅ワークに朝礼を取り入れれば、それぞれどのようなコンディションかメンバーの状態を知ることができるだけでなく、状況を発信することも可能だ。

プライベートの空間と隣接していてオンオフの切り替えがしにくい在宅ワークも、朝礼でメリハリができ、仕事モードに変えていくのに役立つだろう。

気軽にコミュニケーションが取れるように

ビジネス上のやり取りばかりでコミュニケーション量が少なくなってしまいがちな在宅ワークだからこそ、ぜひ気軽なコミュニケーションが取れるように工夫したい。

気軽なコミュニケーションは、孤独感による在宅ワークのストレス軽減に役立つほか、仕事に行き詰まったときの相談の場にもなり得るからだ。

気軽なコミュニケーションができるような環境を整えるには、返信が定型文になりやすいメール、相手の時間を奪いかねない電話ではなく、適切に実現できるようなツールを活用することが重要である。

Goalousを活用して対策をしよう

気軽なコミュニケーションが取れるような環境を作るためにツールを取り入れるといっても難しい。ツール選びに悩んでしまうマネージャーもいるだろう。それならば、人事評価もコミュニケーションも包括的にサポートできるGoalousを取り入れてはいかがだろうか。

Goalousには以下のような機能が備わっており、在宅ワークでも無理のない働き方が実現できる

・フォトアクション:写真で個々の取り組みを発信できる
・メッセージ機能:チャット式で気軽にメッセージを送りやすい
・オープンゴール:それぞれの目標が見えるため、各々の状況を把握しやすい
・コラボ:同じ方向性のゴールを共有するもの同士コラボできる
・サークル機能:散らかりやすい情報はサークル機能で整理できる
・インサイト機能:みんなに注目されているアクションが一目でわかる
・評価機能:それぞれ何をしてきたかアクションや目標が一括で確認でき評価に役立つ
・翻訳機能:25ヶ国語対応の翻訳機能で、異なる言語同士のやり取りもスムーズにできる

まとめ

在宅ワークでは、人によってストレスを抱え込みやすい状況になってしまうことがある。成功させるには、できるだけストレスが軽減できるような仕組みを作ることが重要だ。

特にコミュニケーションが在宅ワークでは希薄になりやすいので、社員が交流できるようにすること、気軽にコミュニケーションが取れるようにすることに注力したい。

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HomeとCircleが新しくなりました

 

Goalousは、大幅にアップデートされました

Homeが2カラム構成となり、よりシンプルに使えるようになりました。今までよりも直感的に進捗を感じられるようになっています。

Circleには、まったく新しい機能が追加されました。未読の投稿のみが表示されるトップページです。これによって、みなさんはスクロールのみで全ての未読投稿をチェックすることができるようになりました。

新しいHome

Homeが今までの3カラムから2カラム構成となりました。また、KRリストは右側から左側に移動されました。これらのことにより、見た目がよりすっきりして情報を認識しやすく、Goalousにおいて主要な項目であるKRが目に飛び込んでくるようになりました。

また、KRリストにおいては、過去約1週間の進捗を感じることができるようになりました。アクションの投稿においては、そのアクションによる進捗を感じることができます。それぞれ、進捗は赤色で統一して表示されます。

過去にご説明した通り、進捗はモチベーションを引き出すのに大変重要な役割を果たします。人に進捗を頻繁に感じさせることには大きな意義があります。Goalous Teamはここに注目し、もっと進捗を感じられるように!今回の改善を実施しました。

未読投稿のみが読めるCircleトップ

Circleのトップページには、あなたがまだ読んでいない投稿が表示されるようになりました。これは、あなたが今まで見たことのないようなとても便利な機能です。それに伴って、サークル一覧の重要性は下がりましたので、それを右側に配置しました。すなわち、あなたはサークルページに訪れた場合、ページをスクロールするだけで新着情報を読むことが可能になりました。

サークルトップは下図のような構成になっています。あなたが未読の投稿が上部に表示され、その下に全ての既読投稿が時系列で表示されます。見たい情報により効率的にアクセスできるようになりました。

なお、他のチームメンバーによって作成された新しい公開サークルが存在する際、赤いバッジによって気づくことが可能になりました。

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在宅ワークで社員のモチベーションはどうなる?企業ができる対策

在宅ワークを取り入れる企業も増えてきた。在宅ワークは、社員のライフワークバランスにとってメリットがあると考えられる一方、問題もある。たとえば、モチベーションの問題だ。

この記事では、在宅ワークでの社員のモチベーションと、モチベーションが下がったときにできる企業側の対策を紹介する。

在宅ワークだとモチベーションが下がってしまうことも

在宅ワークは通勤時間を削減でき、社員が家庭との両立を図りながら個々のペースで仕事ができるので、生産性の向上が期待できるメリットがある。

一方、自宅で作業をすることで、プライベートと仕事にメリハリがつかず生産性が下がってしまう懸念、会社と同じようなパフォーマンスができずモチベーションが下がってしまう懸念があるのも事実だ。

在宅ワークを取り入れたことで、かえってモチベーションが下がることがあるのはなぜか。主な理由3つを挙げる。

環境が整っていない

在宅ワークで社員のモチベーションが下がる原因のひとつは、仕事ができる環境がしっかり整っていないことにある。

会社であれば、コンピューターやプリンターなど仕事をするのに必要な機器、仕事で使うツールやソフトウェア、セキュリティ面も整っていることだろう。

しかし、社員の自宅でも会社と同じような環境を整えられるかといったら難しい。必要な機器の用意はもちろん、すべての社員が機器を同じように扱えるとは限らないためだ。

会社では近くにいるほかの社員に機器やツールの扱い方が聞けるが、在宅ワークではそれも難しい。仕事が十分にできる環境が整っていないと、仕事の効率も悪くなり、仕事に対するモチベーションも下がってしまう。

コミュニケーションが取れない

在宅ワークでモチベーションが下がる原因は、オフィスのように気軽にコミュニケーションが取れないことにもある。

情報のやり取りがビジネスばかりに寄ってしまうと、ちょっとした雑談から相手の状況を察したり、アイデアを出しあったりする機会がなくなる。コミュニケーションが減少すると、ほかの社員とのつながりも感じられなくなり、モチベーションは下がってしまう。

また、離れた場所だと、仕事に対して持っている温度感も伝わりづらく、同じ熱量で仕事を進めにくい。在宅ワークでは、仕事への熱量を共有しにくい面も、モチベーションの低下につながるだろう

信頼されていないと感じる

実際にさまざまな企業で広がりをみせている在宅ワークだが、まだまだメジャーな働き方とはいえない。会社に勤務して仕事をするのが当たり前になっている会社や、そのマネージャーほど、在宅ワークでの仕事ぶりに疑念を抱いていることも多いのが現状だ。

「本当に仕事をしているのか」という不安が実際に在宅ワークをしている社員にも伝わると、会社や上司から信頼されていないと感じることになる。

このように、疑心暗鬼がはびこっている状態だと、会社と在宅ワークの社員、あるいは上司と在宅ワークの社員との信頼関係は崩れてしまう。信頼してもらえない不満から、在宅ワークをする社員のモチベーションは下がってしまうのだ。

在宅ワークでモチベーションを維持するためにできること

在宅ワークでモチベーションが下がる原因を挙げたが、在宅ワークを取り入れたからといって必ずしもモチベーションが低下するわけではない。やり方次第では、社員のモチベーションを保ちつつ在宅ワークを定着させることもできる。

ここでは、在宅ワークで社員のモチベーションを下げないために、会社側でできる取り組みについて紹介したい。

ツールを活用する

在宅ワークでのモチベーションの低下は、前述のようにコミュニケーションがうまく取れないことも関係している。

社内SNSツールやテレビ会議ツールなど、自宅に居ながらコミュニケーションを取れるツールもあるので、在宅ワークを導入するなら前向きに検討したい。

・社内SNSツール
社内SNSは、社内に特化したコミュニケーションツールを指す。プライベートで利用しているようなSNSを想像するとわかりやすいだろう。基本的な機能として、チャット機能やグループ機能、ファイルのアップロードなどがある。

メールとは違ってライトな投稿ができるため、オフィスにいるようなコミュニケーションに近づけられること、気軽にコミュニケーションをとりやすいのが特徴だ。

Goalousは、チャット機能など基本的な機能に加え、フォトアクションでの仕事の可視化や目標管理機能など、在宅ワークでも使える機能が充実している。コミュニケーションツール、ビジネスツールとして活用してはいかがだろう。

・テレビ会議ツール
複数人でリアルタイムでの会話をしたい場合は、テレビ会議ツールが活躍する。Webカメラでお互いの様子が伝わるため、インターネット環境さえあれば、いつもの会議のように利用できるのが特徴だ。社内に限らず、顧客との商談に利用することもできる。

評価制度を明確に

在宅ワークで会社と社員、上司と部下の信頼が崩れてしまうと、評価にも影響を及ぼしかねない。在宅ワークでは、会社で仕事をするのとは違い、見えない部分もあることをお互いが良く理解しておく必要があるだろう。

評価については、プロセスを重視する企業も多いが、プロセスだけでなく成果も見たうえで評価するように気を付けたい。しかし、成果だけに注視すると不公平感を招いてしまう。プロセスと成果、両方で評価することが重要だ。

Goalousの評価機能では、社員のアクションを一括して確認することができる。在宅ワークで見えにくいプロセスの評価にも役立つだろう。

まとめ

在宅ワークでは、社員とのコミュニケーションが希薄になったり、環境が不十分であったりするとモチベーションの低下を招いてしまう。適切なツールを取り入れて、コミュニケーションなどの在宅ワークの問題を補うことが大切だ。

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