目標を達成するには何が重要なの!?チームワークを円滑にするツール

チームには必ず達成しなければならないゴール(目標)があり、それを達成するために日々アクション(行動)をする。

しかしながら、様々な個性を持つメンバーの集まりであるチーム内において、チームが一丸となってゴールを達成することは決して簡単ではない。
ゴール目標を達成するためには、どのようにチームをまとめればいいのだろうか。

いくつかのポイントを紹介しよう。

目標達成のために押さえておきたいポイントは?

会社であれ、チームであれ、組織の大小にかかわらず目標を達成するには、社員(またはメンバー)がビジョンを共有していることが第一である。

ビジョンとは目指すべきものであり、そのためにゴール(目標)を設定する。
ビジョンが正確に伝わっていなかったり、共感できていなかったりすると、チーム一丸となりゴールは目指せない。

リーダー(または上司)はプロジェクトを開始するにあたり、すべてのメンバーに対してビジョンを正確に伝える、もしくは共有する役割を担っている。

ビジョンを叶えるため、チームには目標を設定し達成するという大きな使命が課されているが、いきなりそこへ到達するのは不可能であり、メンバーの負担が大きすぎてモチベーションも続かないだろう。

そこでゴールへ至るまでのプロセスを細分化し、それらを達成するための要素(キーリザルト、略してKR)を設定してみよう。

KRが具体的に測定が可能で、実現性があり、期限も決まっていて、ブレがなく最終の大きな目標とつながっているのが理想である。

KRを設定することにより、何をすればゴール(目標)が達成できるのか見えることにより、何から取り組めばいいのがわかりやすくなる。
メンバーはゴール達成の進捗も感じることができ、心理的な負担が少なくて済むのである。

ここまでは基本的にリーダーがゴールの全体的な計画をして、さらに各メンバーの目標へと割り当てていくものだが、目標をノルマとして一方的に押し付つけるてしまうと、メンバーは思いどおりに動いてくれない。

そこで、ある程度はメンバーに「自分が何をするべきか」を主体的に考えてもらう必要がある。

そうすることにより、メンバーはやりがいを感じ、積極的に動いてくれる。それが自分で考えた目標ならば、よりいっそうゴールに近づきやすくもなるだろう。

リーダーは、メンバーの業務の進捗状況をこまめにフィードバックし、時には難易度に応じて期限を延ばしたり目標を上下するなど軌道修正してサポートする。

単なる叱咤激励だけではなく、何が良くて、どこを改善すればいいのかの分わかりやすさも必要である。

目標達成にはチームワークが大事!その理由は?

チームとしての目標を達成するためには、いかにしてメンバー間のチームワークを形成するのか、チームワークが円滑な状態できちんと機能しているのかも一つの課題である。

メンバーそれぞれが自分のスキルや、経験のみに頼った自己完結型で仕事をしても成立する業種も一部あるが、基本的に組織とは必要に応じて連携したり、助け合ったりする必要があるのが理想である。

なぜなら、チームワークが良ければメンバーの誰かがミスをしてもたとき、すぐに別の誰かがフォローへ回ることができる。また、仕事のノウハウもシェアできるので、問題に直面してもその中から解決策を見つけやすい利点もある。

また、メンバー1人では重荷になる高めのノルマも、チーム全員で達成すると考えるなら1人ごとの負担は軽減される。

例えばチーム全体で100%のノルマを達成するとき、4人のメンバーが99%、101%、103%、97%だったとしても、全体ではノルマを達成したことになる。

すでにノルマを達成しているメンバーが、未達成のメンバーをサポートする余裕もできる。

逆にチームワークが乱れていると、こうした連携や助け合いが行われず、メンバーそれぞれが違う方向を向いてしまう個人主義に走りがちになる。

それが蔓延すればチーム内の雰囲気が悪くなるだけではなく、コミュニケーションを取る機会が減りモラルやコンプライアンスも低下し、やがてメンバーのメンタルヘルスやモチベーションにも悪影響を及ぼすだろう。

それではチーム全体の目標達成にも関心は持てないくなるはずだ。

チーム内に突出したスキルを持っているメンバーが1人いる場合、他のメンバーが依存したり、逆に仕事を押しつけて怠けたり、リーダーがその1人にだけ仕事を与えがちになることは避けるべきだ。

仕事を割り振ってもらえなくなったメンバーや、怠けずにきちんと働いているメンバーから不満の声が挙がるだろう。

メンバーの持つスキルが、取得が難しい高いスキルであっても、リーダーが少しずつチーム内でシェアして士気を高めたり、また、1人のメンバーがチームを離れて単独で動いてしまわないように目も光らせることも必要だ。

リーダーをはじめ、チームの全員がチームワークを大切にするように意識を徹底したい。

チームのメンバー同士の結びつきを高めるには?

チームワーク向上のためにメンバー同士の結びつきを高めるためには、先ほどのビジョンの共有に加えて、業務上の「報(告)」・「連(絡)」・「相(談)」などだけではなく、普段からも取れる気軽なコミュニケーションの機会を増やす方法が効果的だ。

メンバー同士がそれぞれの個人的な目標を理解して共感できるようになれば、チームでいる意味も理解し、メンバー間の絆が深まる。
自然と連携したり助け合ったりする関係が形成されるだろうであろう。

目標を達成したメンバーに対して、別のメンバーが良い意味でのライバル心を抱くことによって、チームの勢いを加速させることもできるかもしれない。

リーダーは先導役として全面的に仕切るのではなく、あくまでもメンバーをサポートする立場として、1 on 1ミーティングなどで積極的に話し合う機会を増やし、フィードバックや軌道修正を行う。

しかし、従来のミーティングでは、メンバーのスケジュールを調整し、把握する必要があるため、時間や手間を要するリーダーの負担も大きくなりがちである。

メンバーの数が多いほど結びつきを高めるのに困難も極めてしまう可能性もある。

Goalous(ゴーラス)」は、チームが目標を達成できるようにチームワークの向上とメンバー間の相互理解を促進するツールであり、「ビジョン」でチーム全体が目指しているもの、「ゴール」でメンバー全員の達成するべき目標が分かる。
「プロフィール」でチームへ参加しているメンバーの確認ができる。

さらにメンバーの行動は、写真を使った「フォトアクション」で視覚的に確認でき、興味があればゴールのフォローや「いいね」でリアクションもできる。

チームワークの形成やメンバー間でのモチベーションアップ、目標の達成に役立つであろう。

まとめ

目標を達成するためには方法の中でも、ビジョンの共有や困難に直面しているメンバーのサポート、チームワークの形成がは重要である。メンバー全員がチームでいる意味、チームワークの重要性、自分が成すべきことを正確に理解できていれば、早く目標も達成しやすくなるのである。リーダーの負担を軽減しながら、分わかりやすく相互理解できるツールの中でも、社内連携のとりやすいSNSツール、「Goalous」がおすすめである。

チームワークや社員の目標管理にお悩みの管理者の皆さまは、ぜひ1度、無料セミナーに参加していただきたい。

今の時代は社内コミュニケーションが必須!活性化のために役立つツールって?

企業全体としての雰囲気や与えるイメージを左右し、社内業務の効率化、企業の業績向上にも関わる社内コミュニケーションの重要性が、最近注目を集めている。

今回は、社内コミュニケーションを活発にしたことによる成功事例とそのメリット、成功のために企業が採り入れた方法やツールについて詳しく紹介していこう。

活発な社内コミュニケーションのメリットと、行うまでの課題は?

社内におけるコミュニケーションが活発で風通しが良い環境かどうかは、職場のイメージや雰囲気を決める大きな要因のひとつである。
他にも、社内コミュニケーションが活発になると得られるメリットは多いのだが、残念ながら多くの企業が社内コミュニケーションの不足に課題を感じているのが現状である。

社内コミュニケーションを活発化させるメリット

社員たちが助け合うことによってミスが減り、業務の効率化や生産性向上を図れる

社内コミュニケーションが活発になると、同僚や上司と部下の間で会話がしやすく、風通しのよい職場環境が生まれる。社員同士の情報の伝達もスムーズになり、「知らなかった」「聞いていない」ことによる認識のズレや、誰かがやってくれた「であろう」と確認を怠って発生する人為的ミスを防ぐことが可能である。

新しい業務をする際や新入社員に対し指導を行う際にも、先輩や上司に気軽に相談できる雰囲気があれば、意見も出しあえる。すでに社内にある知見や社員たちが培った経験を活かすことで、個人で取り組むより効率的に業務を遂行できる。

部署間でのイノベーションが生まれる

個人単位の業務だけではなく、部署・企業全体のレベルでみた場合も、社内コミュニケーションが活性化されていると、自然と社員が同じ方向に向かい、目的意識を統一させることができる。

通常業務ではあまり関わりを持たない他部署とのコミュニケーションが活発だと、新たな視点がプラスされることによって、アイデア・思いつきがでやすい。
会社の目的意識に沿った新たなイノベーションが生まれやすくなるだろう。

社員のメンタルヘルスの向上やケアが期待できる

職場での人間関係に不満・不安、ストレスを感じている人は多く、離職の理由となってしまうこともしばしばある。社内コミュニケーションが活性化して、いい人間関係を築けていれば「苦手な人がいるので、会社に行きたくない」と考える社員の数を減らせて離職を防ぐことができる。

社内コミュニケーションにおける課題

社内コミュニケーションの重要性についての認識は進んできてはいるものの、なかなかスムーズに実践に移すことができない。そこに行き詰まり課題を抱えている企業が多いのが現状であり、コミュニケーション不足による経営への悪影響も指摘され始めている。

活発な社内コミュニケーションを阻害している要因としてよくあげられるのが、企業風土や社の独自慣習、社風である。

例えば上司や管理職層の方ばかりを重んじるタテ社会の閉鎖的な社風だと、上下関係が厳しくなりがちで社内の風通しは悪くなってしまう傾向にある。
経営・管理職層の社内コミュニケーションへの意識が企業全体としての雰囲気に大きく影響しているといえる。

社員と経営者の距離が近い企業は、比較的自由な雰囲気の職場環境ともいえそうだ。

社内コミュニケーションを効果的に改善した事例は?

一方で、社内コミュニケーションに課題と不足意識をしっかりと持ち、活性化させるための施策を講じ成功させた企業も数多くある。ここでは社内コミュニケーションを改善させた事例を紹介していこう。

ランチ会などの交流を図る場を設ける

人材・不動産領域でITサービスを展開する大手の会社では、「社長ランチ」という制度がある。従業員が経営者と1対1でランチに行き、相談や提案などの自分が抱えている悩みや考えを自由に話す機会が設けられている制度だ。

モバイルゲームなどを手掛けている大手の会社でも、従業員が月に一度、役員を直接指名してランチの機会がある。社内行事としての位置づけなので、もちろん費用は会社もちだ。
マネジメント層と従業員が直接コミュニケーションすを図ることがこの会社では奨励・重要視されている。

小まめな個別面談を行う

転職サイトなどのサービスを手掛ける大手の会社には「経営陣メンター制度」がある。

これは新卒社員が対象で、経営陣と毎月1対1の面談の機会が設けられている。
面談といっても堅苦しいものではなくてトピックは幅広く、経営陣とのコミュニケーションを通じて、新入社員の適性も判断しながらマインドセットやスタンス面の支援をする取り組みである。

社内イベントを企画し開催する

大手WEB制作会社には、年2回「ぜんいん社長合宿」というイベントが設けられている。

これは、社員全員が社長になったつもりで、会社についての問題点や、今後を見据えた展望を考える合宿である。
普段はあまり接する機会が少ない他部署の社員同士や、社員と役職者が関わる機会になるとともに、当事者意識を高め会社や業務のことを他人事ではなく「自分事」として考えることができ、有益な機会を生んでいるのである。

社内コミュニケーションに役立つツール

社内コミュニケーションを活発にする施策では、上記で紹介したような対面形式の直接的なコミュニケーションを増やす施策が多い。

その一方で、現代社会ならではのチャットなどの非対面形式のコミュニケーションも、円滑な社内コミュニケーションを図ることにおいては重要である。

社内SNSツールを活用した施策の例

検索エンジンで誰もが知る大手の会社には、内製のチャットツールがある。社員1対1の個人的なレベルでの会話のみならず5,000人を超える規模で行う全社的な議論や会議まで、さまざまな用途に使用されている。

社員同士の円滑なコミュニケーションが図れるのはもちろん、社内にあるノウハウや知識、会社の今後に活かせる最新情報の共有が行われている。

ゴールでつながる社内SNS、Goalous

Goalous(ゴーラス)」はゴール(目標)の達成を目指すための全社員のコミュニケーションを活発にする社内SNSツールであり、「どこで」「だれが」「いつ」「なんのために」「何をしたか」を見える化(可視化)することで、情報の共有を図り社員たちの協力による成果を生み出すことを目的に開発したツールだ。

メッセージ機能はもちろん、サークル機能を使って投稿を公開したり自分が知りたい情報に簡単にアクセスすることができ社内コミュニケーションを通じて、目標だけではなくゴール達成のための「つながり」を生み出せる。

社内コミュニケーション活性化の「その先」を見据えているツール。

社内で一丸となりゴールを目指したい企業様、社内コミュニケーション不足にお悩みの経営者の皆さま方には、ぜひ一度、無料セミナーに足を運ぶことをおすすめする。

まとめ

社内コミュニケーションの重要性や不足している現状を認識していても、なかなか急速に活性化させるのは難しい。

ランチ会や面談、合宿などの顔を合わせた直接的なコミュニケーションをとる機会を増やす施策のほかに、社内SNSツールなどを導入し、コミュニケーションを気軽にとりやすくする土壌を作ることも現代社会においては効果的だ。

先ほど紹介したGoalousなど社内SNSツールを利用して、社内コミュニケーションの活発化に努めてみるのはいかがだろうか。

楽しいだけじゃない毎日の仕事、どうやって楽しくする⁉︎

「毎日楽しく働きたいけれど、仕事だから我慢する。」たくさんの人がこう思っているのではないだろうか。
確かに日々の仕事を楽しみだけで成り立たせるのは難しいかもしれない。
しかし、少しの工夫とアイデアで、今より楽しく仕事ができるはずだ。

社員や部下が仕事を楽しくないと感じる理由

人間だれしも一度は、解決しづらい問題に直面したり、やりたくない仕事を担当したりと「仕事が楽しくない」と感じたことがあるのではないだろうか。
このような時、人は楽しくない理由を自責(自分の問題として考える)ではなく他責(問題を他人のせいにして考える)として考える傾向がある。

「他のメンバーは誰も助けてくれない」

「自分ばかりキツイ業務をさせられているのではないか」

そんな時には、なぜ仕事が楽しくないのか、原因を探してみるといい。
例えば以下のような原因が考えられる。

スキル不足

スキルが足りないために、求められる成果を達成できないという場合、情熱があればスキルアップをして成果を上げることができるかもしれない。

しかし、能力や適性が合わなくてなかなかスキルアップができない場合には、評価につながらず、できる仕事の範囲も狭くなるため、楽しくないという負のスパイラルに陥ってしまう。

目標設定が曖昧

スムーズに業務を回せていたとしても、これといった目標がない場合。
「ラクではあるが楽しくもない」と感じてしまうだろう。

あるいは、目の前の作業に追われて、がむしゃらに仕事をしていると

「何の為にこの仕事をしているのだろうか」

とふと気がつくのかもしれない。これでは楽しみを感じる余裕がない。

 

人間関係が上手くいっていない

意外に多いのが、仕事自体よりも、それを取り巻く人間関係に悩む場合だ。

うまくいかないと感じる場合は、コミュニュケーションの取り方を工夫してみると良いかもしれない。
メンバー同士で考え方や仕事の状況などを共有できると、誤解や思い込みが減り、気持ち良く仕事が進められるきっかけとなるであろう。

ワークライフバランスがよくない

仕事とプライベートは切っても切り離せないもの。
プライベートで問題を抱えているときは、仕事に集中しづらく、また、逆に仕事がつらい時期はプライベートもなかなか楽しむことができない傾向にある。

以上のように原因がわかれば、それに対処することから始めるべきだ。

 

次に、自らの工夫やアイデアでつらい仕事も楽しく変換できるのがベストだ。
例えば
こういった考え方をしてみてはどうだろうか。

仕事はゲームだ

ゲームをクリアするためには、敵を1人ずつ倒し、様々な道具や武器を揃え、ときには大きな山を越えるために体力作りも必要になる。
仕事上で起こる課題や問題をゲームのそれと置き換えて、ひとつひとつクリアしていく感覚で取り組んでみる。

仕事を楽しめるように周囲ができるサポート

あなたが上司・リーダーだった場合、周りのメンバーが「仕事を楽しくない」と感じているならば、サポートすることも必要だ。
どのようにすれば、楽しく働ける環境へと変えていけるのか。

のびのびと働ける雰囲気作り

あなたが上司や先輩である場合、部下や後輩のミスやできなかったことばかりに着目し、叱責してはいないだろうか。

ミスを指摘しフォローすることはもちろん重要だが、それだけではなく過程や成果にもフォーカスすることをおすすめする。
褒めてやる気を引き出すことを意識してみよう。

また、適材適所という言葉があるように、ある部署ではうまくいかないメンバーが別の部署では力を発揮する、ということも考えられる。

さらに、ワークライフバランスを整えることで、仕事中の時間も充実した楽しいものになるであろう。

目標設定と評価

おそらく多くの職場で、会社から個人に対しての目標が与えられたり、または個人と上司の間で目標を設定しているだろう。

上司はその目標に対して、適切な頻度でチェックしなければならない。
また、その目標が適切であるか確認するのも重要である。

時間の経過とともに状況は変わるので、進捗状況を確認し社員たちへの評価につなげることは、メンバーのモチベーションに大きく関係するのである。

おすすめのツール

このように楽しく働ける職場作りの方法のひとつとしておすすめしたいのが、社内SNSサービスの「Goalous(ゴーラス)」である。

Goalous」では、メンバーそれぞれのゴール(=目標)や、業務進捗状況の共有や評価を行えたりと、様々な機能を搭載している。

ゴールを明確にすることは、達成感を得られるのみならず、自分が何のために働いているのか常に意識できるため、モチベーションのアップにもつながる。

また、自分の目標やそのゴールに紐づくアクション(行動)がひとつのSNS上で把握できることで、視覚的にも理解しやすくなる。
お互いの仕事の進捗状況や、他のメンバーはどんな目標を掲げているのかを知ることができるので、助け合いや良い意味での競争心が生まれることもある。

この「負けないぞ!」という闘争心や前向きな気持ちが仕事を楽しむことにつながる場合もあるのではないだろうか。

社員が仕事を楽しいと思える環境づくりを目指す企業は、ぜひ「Goalous」の無料セミナーに足を運ぶことをおすすめするしたい。

まとめ

声を大にするのは憚られる印象があるが、「楽しく働きたい」気持ちは、私たち人間の欲求といえる。
その課題を解決し欲求を満たす方法として、社内SNSの活用も選択肢のひとつになる。
使うツールが変われば、人の気持ちも変わる。

“小さなきっかけから生まれる大きな変化”の可能性に目を向けて欲しい。

モチベーションを上げるには何が必要?リアルタイムの評価が重要!

会社にとって、社員のモチベーションを上げることの重要性はかなり高い。社内全体でモチベーションを高く保つことでこそ、安定した高い利益を得ることができるのである。

しかし、モチベーションは人の感情に関わることであるため、下がってしまうことある。

そんなとき、上司や経営者には社員のモチベーションを上げる工夫が求められる。では、どのようにしてモチベーションを上げればいいだろうか。

モチベーションが下がる原因とデメリット

モチベーションが高い、モチベーションがなかなか上がらないということを耳にする機会は多いだろう。「モチベーション」とは、やる気や動機づけ、熱意などを意味する言葉である。

仕事上において頑張ったことが評価されれば、ほとんどの人はモチベーションが高まり、これからも頑張り続けていこうという気持ちになれる。

しかしながら、自分では頑張ったつもりでも、期待していたように評価されないと、モチベーションが下がってしまう。思い通りに事が運ばなかったり、自分だけ負担が大きく不公平に感じたりしている場合にも、モチベーションは下がりやすい。

さらにモチベーションが下がると、ミスが増えるだけでなく本来の力を発揮できなくなる可能性もある。いわば“頑張るための原動力”が失われてしまうため、気持ちが後ろ向きになる。

社員の誰か1人のモチベーションが下がることで、組織・チーム全体に後ろ向きな雰囲気が広がり悪影響がでることもある。

そうなると、他の社員もモチベーションが下がり、やがて会社の生産性にも影響を及ぼすかもしれない。最悪の場合は業績低迷に繋がるだろう。

モチベーションが低い状態が続くと、現在の仕事を辞めようと考える人もいるかもしれない。多く離職者が増えることは、会社にとって人手不足の痛手の原因にもなる。

上司は部下のモチベーションが低下していると感じたら、モチベーションを上げるための方法を考えなければならない。

長期的にモチベーションを維持する方法

仕事に関するモチベーションは、短期的なモチベーションと長期的なモチベーションに分かれる。

短期的なモチベーションは、今取り掛からなければならない仕事、案件に関するもの。
これに対して、長期的なモチベーションは、現在勤務している会社で仕事を続けていくためのモチベーションを指す。

このうち、短期的なモチベーションを上げるのは比較的簡単で、そのための方法も多い。

例えば、やる気が出ないと感じたら、深呼吸をして、声を出してみるのも良い。頭がスッキリして体もリラックスできるので、少しはやる気が出てくるだろう。
他には、簡単なストレッチをしてみたり、窓の外を眺めてみたりするのも良い。
さっきまでやる気が出なくて困っていた場合でも、最低限、とりあえず目の前の仕事には取り掛かれるようになる。

しかし、長期的なモチベーションを上げるのは、そう簡単にはいかない。

モチベーションを上げるために、将来の目標を設定し自分がなりたい姿を思い描く必要がある。さらに、それが曖昧で現実味の低い目標や展望では意味を成さない。具体的で現実性の高い目標や展望を思い描くことでこそ、モチベーションを維持できるのである。

チームで上手くコミュニケーションを取り、正当に評価されることも大事である。

上司が正当に評価することで、社員は目標に向かって着実に前進していることを実感できたり成長を感じることができる。

もし上手くいかないことがあってもチーム内で相談すれば、上司やメンバーからにアドバイスやサポートを受けることができ、不安が解消されるだろう。

不安がなくなる、かつモチベーション低下の原因がなくなることで、長期的なモチベーション維持に繋がる。

ツールを使って社員のモチベーションを上げよう!

短期・長期両方のモチベーションを高めつつ、維持もするためには、上司がリアルタイムで部下の仕事を評価するのが望ましい。
しかし、そのためには部下がどのように仕事をしているのか逐一確認しなければならず、上司の負担が大き過ぎてしまう。

そこで「Goalous(ゴーラス)」の使用をおすすめする。

Goalousは全社員が達成すべき目標を設定し、お互いに達成状況を確認できるツールである。写真や画像を使ったフォトアクションで、自分の成果をチームの他のメンバーや上司に共有できる。

もちろん、自分もチームの他のメンバーのアクション(行動)成果をいつでも見ることができるので、誰がどんな目標をもってどんなことをしているのかわかる。

リアルタイムで「いいね」やコメントを残すことができ、チーム内で励ましたり称賛し合うことで、社員全員のモチベーションを高めるのに大いに役立つ。

また、仕事の内容によっては、全員に知られるとあまり都合が良くない場合もあるだろう。そのような場合には、特定の社員同士だけで情報を閲覧設定が可能である。社員のモチベーション維持のため、ぜひGoalousの導入をおすすめする。

社員のモチベーションを上げたい人必見!無料セミナーはこちら。

まとめ

社員のモチベーションを上げてそれを維持することは上司や経営者の大切な役割である。
社員のモチベーションが低くて苦労しているのであれば、人事評価の仕組みを変えたり、慣習にとらわれず、新たなツールを導入するのをおすすめする。

 

チームで情報共有するのは面倒?ツールを使えば簡単便利!

チームで仕事をするには、メンバー間で情報共有することが重要である。そうでないとチームで仕事をしている意味はない。しかしながら、それを実行するのは難しい。
では、どうすれば簡単に情報の共有ができるのだろうか。

チームで情報共有するメリットは?

チームで情報共有すると、多くのメリットがある。

まずは、チームの課題に早く気づくことができる。チーム内ではメンバーごとに役割が決まっており、行動パターンもさまざまであるため、その中から誰かが課題を見つけてくれる場合がある。これをチーム内で共有すれば、別の誰かが改善するためのアイデアを思いつくかもしれない。

情報を共有していると、課題が改善されているか、進捗状況も分かる。

同様にメンバーの経験を疑似体験できるのも、チームならではの強みである。似たようなケースに直面しても、メンバーの経験が共有されていれば、すぐに解決策が思い浮かぶだろう。

さらには、メンバーの経験がチームのノウハウとして蓄積され、新人が入ってきたときや後任に引き継ぐときも役に立つ。
時系列で確認できるようにすると、問題発生から解決までの流れが分かり、より効果的である。

チームで他のメンバーの仕事内容が見えていれば、業務が滞ったときにすぐ手を差し伸べることもできる。

一人で進めるのは難しい業務でも、誰かと協力すれば意外と早く解決できる可能性が高まる点もチームで仕事をする目的の一つである。

また、各メンバーの行動がチーム内で共有されるので、リーダーは成果だけでなく途中の経過も確認できる。

このようにチームで情報共有すると、メンバーの誰もが当事者意識を持ち、目標の達成という大きなテーマに向かってメンバー各々の能力を一挙に集約できる。

チームで情報共有できない原因と問題点は?

これだけのメリットがありながら、チームで情報の共有ができないのは、手間がかかるからにほかならない。情報共有の為には、何らかの形で相手に知らせる必要がある。例として日報・メール・ミーティングなどがある。

少人数のチームであれば情報共有はそれほど難しくはないものの、大人数になると個人の負担が大きくなる。さらにチームの人数が増えれば増えるほど、情報を伝える相手の選別作業だけでも一苦労となる。

報告する側は、その為の時間を確保しなければならず、本来の業務が忙しいときは、面倒になって情報の共有が後回しとなることがある。情報共有自体に苦手意識を持っているメンバーもいるかもしれない。

チーム内に強制力、リーダーに統率力が無ければ、そのうち情報共有自体が忘れ去られてしまうだろう。リーダーのみによる管理にも限度がある。

情報共有がされない原因の背景には「情報共有をしなくても仕事はできる」と考えがある。メンバーが情報共有の重要性を理解していないことが問題なのだ。

誰かが情報共有を疎かにすると、他のメンバーは本来共有されるべき必要な情報が不足して困ることもあるだろう。ノウハウも蓄積されないままとなる。情報共有していれば気づけたはずはずの課題も、改善されないまま不都合や不利益が生じるのである。

問題が表面化して、初めて事態の深刻さに気づいたとしても、情報を知らなかったメンバーは「なぜ、教えてくれなかったのだろう」と不信感を抱くかもしれない。あるいは「自分は頼りない存在なのだろうか」と、メンバーのモチベーションの低下にもつながりかねない。

こうした状況に陥ると、メンバーが当事者意識を持てなくなり、チームの目標を達成しづらくなる為、チーム内で情報共有をしないのはリスクが大きい。

アプリやツールでチームの情報共有を簡単に

情報共有は重要であることは伝わったかと思うが、先ほどまで説明したように、情報共有をするための日報・メール・ミーティングは面倒に感じる人も多いだろう。最近では負担を軽減するため、情報共有に特化したツールやアプリが豊富に出回っている。

これらを使えば、パソコンのみならず、スマートフォンやタブレットから投稿や閲覧が可能となる。情報を共有する範囲も簡単に指定できる。

もちろん、ただ導入するだけでは不十分である。利用にあたっては、どんな情報をどのように投稿するかルールを設定した上で、メンバーが必要な情報を検索しやすいよう準備しておく必要がある。

最初は小規模のチームから導入して、運用方針が定まってから全体に広げる方法も効率的である。

Goalous(ゴーラス)」は、チーム内で情報共有しながら、ゴール(目標)に向かうツールである。

SNSのように画像やファイルを添付して投稿することで、簡単にチーム全体に共有できる。さらに投稿だけでなく、それぞれがゴール(目標)をつくってそのゴール達成のためのアクション(行動)も写真を使って共有できるので、同じチームメンバーがどんなゴールをもって日々どんなアクションしているのか、一目でわかる。

ファイルの添付に加えて、写真を使った「フォトアクション」で視覚的に成果をアピールすることもできる。
情報共有の範囲は「サークル」の設定でチーム全員に公開したり、特定のメンバーに限定することもできる。既読機能もついているので、誰が読んでいるかも一目で分かる。

これらの機能を活用すれば、チームの成果を可視化してメンバーに共有できる。Goalousの利用を検討している方は、無料セミナーもおすすめだ。

まとめ

チームで情報を共有すると、早期に問題を解決しやすく、メンバーが当事者意識を持てるようになる一方で、情報の共有に手間や時間がかかる。
最近は、パソコンやスマートフォンなどで情報共有できるツールやアプリが豊富にあるので、負担を軽減できる。