組織活性化の秘訣とは?業績が上がる組織の作り方

執筆者 | 12月 12, 2019 | マネジメント, 組織改革 | コメント0件

チーム内の活気がない、組織内のやりとりがうまくいっていないように思うなど、思い当たる節はないだろうか。こうした組織内の問題が、直に売上に影響しているケースもあるだろう。組織の活性化は、企業にとって重要な問題のひとつだ。ここでは、活性化している組織の特徴と活性化のポイントを紹介する。

活性化できている組織の特徴

まず、組織が活性化しているとはどのような状況を指すのだろうか。活性化した組織の特徴を知って、自身の会社と比較していこう。

経営理念・ビジョンが浸透している

企業の経営理念やビジョンが社員にまで浸透しているのが、活性化した組織の特徴のひとつだ。組織運営がうまくいかないと、企業のビジョンがいくら素晴らしくても、社員は他人事のように感じてしまう。こうなると、会社と社員は同じ方向を向いて前に進むことはできない。

一方、活性化した組織は、社員が会社の方針やビジョンを自分事に置き換えて、責任を持って行動している。これは、経営層と社員が同じ考えを共有できているからだ。

このように、自分事として仕事を受け入れた社員は伸びる。目標のために、自分が今なにをしなくてはならないか、なにをすべきか自発的に考えられるようになるためだ。このような社員発の行動は、大きな仕事のチャンスも呼び込む。

社内のコミュニケーションが活発化している

活性化した組織は、強制的にコミュニケーションを取るのではなく、自然にかつ活発に意見交換を行っている。それは、チームやプロジェクト内に限らず、部署や役職をも超えたコミュニケーションだ。

コミュニケーションが良く取れていると、社員はお互いのちょっとした変化にも気づくことができる。新たなアイディアが生まれる可能性だってある。活性化した組織がエネルギッシュに見えるのはこのためだ。

組織活性化をするための秘訣

活性化した組織は、会社のビジョンが社員ひとりひとりに浸透し、社員の自発性が尊重されていることが分かった。それでは、組織を活性化させるにはどういったポイントを重視すれば良いのだろう。意識したい3つのポイントを紹介する。

社員一人ひとりにビジョンを共有する

「目標は前年売上の○○%アップ」などのように目標を数値化して分かりやすくしている企業は少なくない。しかし、目標だけが先立って、なぜこの目標を設定することになったかのストーリーが共有できているだろうか。

企業の目標設定では、会社の新規プロジェクト立ち上げや社員の待遇アップなど、企業の成長が盛り込まれていることだろう。しかし、そうした理由が社員に共有できていないと、目標設定が個々の業務に落とし込めない。

社員が自発的に仕事にあたれるようにするためにも、目標だけでなく、ビジョンの共有も必要だ。自分の仕事が会社にとってどういった意味があるのか、目標達成にどう貢献するのかが分かれば、社会的使命感も持てるようになる。

社会的使命感を持って仕事をする社員が増えれば、チーム内の役割を理解したうえでの仕事ができるようになり、社員の積極性も高まるだろう。さらに、個々の承認欲求も満たされ、モチベーションアップに役立てることもできる。

働きやすい職場を作る

組織活性化のためには、働きやすい環境をつくることも大切だ。いくらビジョンが共有されていても、作業の無駄が多ければ社員のモチベーションは下がってしまう。今一度、必要ない作業がないか整理し、作業の効率化を図ることが大切だ。

また、働きやすい環境にはコミュニケーションの取りやすさもある。活性化した組織の特徴にも挙げたが、社員同士のコミュニケーションがとれている組織は結束も強い。また、全体的な進捗も把握しやすいため、ミスや漏れ、作業の遅延もフォローしあうことができる。

そしてもうひとつ、働きやすい職場をつくるために会社を挙げて取り組みたいのが、社員のキャリア支援だ。いくらビジョンがあっても、社員をフォローアップして、一緒に成長できなければ社員のモチベーションは下がってしまう。個々の得意分野を活かして、ミッションを与えるのも方法のひとつだろう。

目標設定を明確にする

社員とのビジョンの共有で会社の目標について少し触れたが、この目標も現実とあまりにもかけ離れたものでは意味がない。それは、会社全体の目標だけでなく、チームの目標も、個人の目標でも共通事項だ。高すぎず、低すぎない、ちょうど良い目標設定がカギになる。

また、目標を立てても、目標達成までの具体性がないと、何をはじめて良いのか分からない。その結果、社員の心も離れ、こなすだけの仕事になってしまう。目標を設定するときは、期日を決めて、達成までの過程を具体的に決めることが大切だ。

目標達成のプロセスが明確になることで、どういった手順で進めれば良いか共有できるだけでなく、現在どこまで進行しているかもよく分かる。これにより、社員のモチベーション維持も可能だ。

組織を活性化させるための取り組み

組織を活性化させるためのポイントを紹介してきたが、企業の具体的な取り組みとしては何ができるだろうか。社内で積極的に実施したい取り組みをみていこう。

定期的な面談

活性化した組織はコミュニケーションが活発だと先に紹介したとおりだが、そのためには上司と部下の関係が良好であることが望ましい。そこで重視したいのが、日々のコミュニケーションではなく、定期的な面談だ。

面談は、相談しやすい雰囲気をつくるため、あえて決まったフォーマットはつくらない。仕事やプライベートの悩みまで打ち明けられるようにしておくと良い。ここで、改めて仕事の取り組みやチームの取り組みを共有すれば、目標やビジョンの再確認も可能だ。

しかし、面談の実施がいつでもうまくいくとは限らない。場合によっては、直属の上司に打ち明けられないような悩みや不満もあるためだ。こうした個々の不満をフォローするには、直属の上司との面談だけでなく、そのほかの上司や役職との面談も有効だ。

属人化の解消

属人化、つまり業務に対して担当がひとりなどに限定されるような状態をつくらないことも組織活性化のカギだ。人員削減のため属人化している企業も少なくないが、属人化は引継ぎやスムーズな仕事進行を妨げるほか、アイディアが生まれにくい弊害もある。

属人化解消に向けて、ひとりが複数の仕事を兼任する、あるいはひとつの仕事をメインとサブに分けて複数で担当するマルチ担当制の採用が望ましい。

マルチ担当制が機能すれば、社員は自分以外の業務を理解することができるため、ほかの社員の仕事の進捗にも理解を示すことができるようになる。また、複数で仕事を担当すれば、視野が広がり、業務の課題を多角的に解決することにもつながるだろう。

担当の休暇や急な外出などにも、ほかの社員が対応できるようになるため、チームの結束を高めることが可能だ。

ITツールの導入

外回りや出張など、判断を仰ぎたいときに必要な社員が常にその場にいるとは限らない。円滑なコミュニケーションのためにも、ITツールの導入は積極的に進めるべきだ。ITツールを社員が積極的に使うようにすれば、情報共有がはかどる。

それでは、どういったITツールの導入が有効になるのか。タスク管理ツールや社内SNSなど、社内コミュニケーションに使えるITツールはいくつかあるが、業務を効率化しながらコミュニケーションを取るならGoalous(ゴーラス)の利用を検討したい。

Goalousは、社内SNS系のツールで、会社のビジョン共有やリアルタイムでの遠隔コミュニケーションに役立つ。そして、強みとなるのが、目標設定機能があることだ。個人の目標と達成率がオープンになるため、組織全体で個々の社員の仕事の状況や進捗が分かるようになる。

組織活性化のためのITツールの導入に、ぜひGoalousを検討されてはいかがだろう。

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まとめ

活性化した組織には、社員にビジョンの共有が行き届いており、コミュニケーションが活発だという特徴がある。組織内のモチベーションが上がらないなら、こうした特徴を踏まえ、定期的な面談を実施する、ITツールを導入するなど、組織をあげての取り組みが重要だ。
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