これまで業務報告や共有の方法といえば、長時間の打ち合わせや会議、紙でまとめた大量の資料にメール、手書きで入力する勤怠報告などが通常であった。
業務の効率化を図るために、社内SNSやグループウェアなどに切り替える企業が増えている。
ここでは、社内SNSとグループウェアについて、その違いや導入のポイントを紹介していこう。
社内SNSとグループウェアの違い
社内SNSとグループウェアには違いがある。
それぞれの特徴を知り、自社に合った導入を検討しよう。
社内SNSは社内間のコミュニケーションを主に目的としている。
基本的にはチャットや画像、時には音声・ビデオ通話などを使い、情報交換やコミュニケーションツールとして活用されているのが社内SNSである。
グループウェアはスケジュールや業務の進捗をリアルタイムで共有でき、コミュニケーションというよりは、ビジネスや進行管理に特化しているのが特徴だ。
タスク管理、ワークフローなど業務を支援する機能がメインで、業務の効率化に役立つのがグループウェアである。
社内SNSとグループウェアのメリットデメリットは？
社内SNS、グループウェア、双方のメリット・デメリットを知っていこう
社内SNSのメリット・デメリット
メリット
・社内連絡をチャットに変えることでメールの量を少なくできる。
今までメールボックスに溜まりがちだった社内連絡メールも、チャットを使うことでスマートになる。
メールボックスの量が少なくなることで、必要な情報の見逃しも起こりづらくなるだろう。
・情報共有がリアルタイム
社内SNSなら、情報発信した直後にメンバー全員ですぐ共有することができる。
急な業務連絡も即時伝わるので、チームぐるみで柔軟かつスピーディーな対応が可能となる。
また、スマートフォンからのアクセスも可能なので、時と場所を選ばないというのも魅力である。
・情報の蓄積が可能
今までにチャットで行ったやりとりが、すべて時系列順に蓄積される。
条件を指定すれば内容検索もできるので、必要な情報をいつでも取り出すことも可能である。
・部署を越えたコミュニケーションが促進
チャットならメールよりも気軽にやりとりできるので、社員間のコミュニケーションが活性化されるようになる。
業務連絡から他愛のない質問まで、オンライン環境さえあれば部署や地域に関係なくやりとりが可能である。
そのため、直接話す機会のない他部署の社員とも、チャットを通して親睦を深めることができる。
デメリット
・コストがかかる
現在主流となっている社内SNSのほぼすべてが、サービスに月額利用料金が発生する。
料金プランや使える機能はサービス提供会社によって違いがあり、事前によく吟味してから導入しないと無駄な出費となってしまう可能性もある。
・ニュアンスが伝わりにくい場合がある
文章のみのチャットの場合、細かなニュアンスが伝わらないことが起こりやすい。
詳細な説明や事案の深刻さなど、文章だけではなかなか伝えにくい場合、音声通話やビデオ通話なども併用する必要がある。
こういったデメリットに備えて、事前にマッチングやルールについて考慮してから利用を始めるのがおすすめである。
グループウェアのメリット・デメリット
メリット
これまで、紙で配布していた資料も電子化できるようになり、コストの削減や時間の短縮に一役買っている。
また、送った情報については相手が未読、既読を確認することができるため、ルールを決めておくことで伝達漏れを回避することができる。
短時間のミーティングなどは、ビデオチャットで行える。
移動の必要がなくなることで、参加者全員の都合を合わせやすくなるため、業務の効率化が図れるのだ。
デメリット
・社内に浸透しない可能性がある
・情報漏洩のリスク
・情報共有人数が増え肝心な情報が埋もれる
・フラットなコミュニケーションが取れない
チャットグループは、管理者が承認しなければいけないことが多く、誰でも自由に作成できるわけではない。フラットなコミュニケーションツールとしては、不向きである。
また、スマートフォンやダブレットからもアクセスできて、どこからでも閲覧できることから、情報漏洩のリスクも考えなくてはならない。
社内SNSやグループウェアを導入するならどっち？
では、社内SNSとグループウェア、どちらを導入すればよいのか、選ぶポイントや注意点を確認しよう。
導入する目的を明確にして決めよう
社内SNS、グループウェア、どちらを導入すべきか迷ったら、前述したメリット・デメリットを参考に、目的に合った方を選ぶとよいだろう。
社内のコミュニケーションを円滑にする目的なら社内SNSを、業績向上や仕事の効率化を目的とするならグループウェアがおすすめである。
企業の社風に合わせ、活用したところを具体的にイメージしながら検討したい。
導入するにあたっての注意点
導入するときは、まずは少人数で行うことをおすすめする。
なぜなら大勢で始めると、うまく使いこなすことができないばかりか、混乱を招いてしまう恐れがあるからだ。
始めに、「誰でも簡単に使用できるか」といった点も確認しておくべきだろう。
利用目的と使用のルールをしっかり社内で決めておくことも、必須のポイントである。
「ゴールでつながる社内SNS」というコンセプトから生まれたGoalous（ゴーラス）は、従来の社内SNSに比べ、より視覚的な使いやすさを追求している。
目標管理形式として、世界的に優れていると言われる「OKR」。
1度は耳にしたことがあるだろうか。
この考えをベースにして、さらに進化させた目標管理形式の「GKA」（Goal・Key Result・Action）を取り入れたのがGoalousだ。「自発性」「コラボレーションによる一体感」そして「楽しい」を生みだす事を目的に発案した。
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代表的な社内SNSとグループウェア
代表的な社内SNSとグループウェアについて、その特徴は以下のとおりだ。
社内SNS
・Chatwork（チャットワーク）
情報の共有スピードが上がる、世界で20万社の導入実績がある、ビジネスチャットツール。
・kintone（キントーン）
プロジェクトに必要な情報の集約がスムーズになるツール。ドラッグ＆ドロップなど、直感的な操作で業務を進めることが可能。
・Slack（スラック）
ワークフローがスムーズになるチャットツール。世界で1,000万人のユーザーが活用している。
グループウェア
・サイボウズOffice
11年連続、国内シェア1位のグループウェア。中堅、中小企業向けで、セキュリティ対策にも定評がある。
・オルカ
従業員150人までの小規模企業の為に、最適化されたグループウェア。社内掲示板や勤怠管理機能も充実。
・desknet’s NEO
満足度調査1位で、業務の改善やスケジュール管理、日報など日々の業務に役立つ機能が集約されたグループウェア。
まとめ
企業の業務効率化にかかせないツールである、社内SNSやグループウェア。
それぞれの会社の社風に合ったツールを導入すれば、ビジネスの効率を上げ、業績や経費の削減などに効果を発揮してくれるのだ。
ぜひ、それぞれのメリット・デメリットを導入の参考にして、役立ててもらいたい。
