せっかく採用した若手社員が定着しないことに悩む企業は多い。若手が定着せず離職していく理由のひとつが、上司とのコミュニケーション不足だ。この記事では、「1on1」を活用した上司と部下のコミュニケーションについて解説する。
1on1が必要とされる理由
1on1を取り入れる有名企業も多いことから、名前だけは耳にしたこともあるかもしれない。1on1がなぜ注目されるのか、その概要と期待される効果を見ていこう。
1on1とは？
1on1は「1on1ミーティング」ともいわれ、その名のとおり上司と部下2人だけで行うミーティングのことである。1on1は面談と混同されることもあるが、面談とは異なる。面談のように一方的に部下に指導を行うようなことはしない。
1on1は、あくまで上司と部下による対話である。上司は、部下がどのような悩みを抱えているのか、あるいはキャリアをどう考えているのか、じっくり部下から話を聞く。ヒアリングを通して得た情報をもとに、成長を促すのが目的だ。
上司からの一方的な指導や雑談ではなく、あくまでも対話によって部下をサポートすることが1on1の目的である。
1on1で期待される効果
1on1を実施することで、さまざまな効果が期待できる。まず、部下の成長だ。仕事を理解しているものの部下の業務改善が思うようにいかないとき、上司が解決への気づきを与えることで部下の成長につなげることができる。
また、定期的に上司と部下が対話できる機会を設けることで、信頼関係を構築できるのもメリットだ。上司と部下との信頼関係構築は、結果として組織へのエンゲージメントを高めることにもつながる。
さらに、部下の仕事に対するモチベーションを維持することにも1on1は効果的だ。1on1で部下の声が上司に届くことにより、現場で起こっている課題を把握し、問題解決や業務改善が期待できるためである。
1on1を行うことによって、上司と部下の関係構築、部下の成長や問題解決などの効果が期待できるだろう。
1on1を円滑に進めるコツ
次に、1on1を円滑に進めるためのコツについて紹介する。
上司の役割
1on1での上司の役割は、あくまでも聞き役だ。一方的に指導するのではなく、部下をメインにしっかり話を聞くことが重要だといえる。
部下から聞きたいことをしっかり引き出すためにも、行き当たりばったりで対話をするのではなく事前準備を行う。仕事の状況や職場での問題、部下本人のキャリアなど、話してほしい内容をあらかじめ部下に伝えておくと良いだろう。
そして、1on1の場では、上司はしっかり部下の話に耳を傾けるようにする。途中で話を遮ったり、上司の話にすり替えたりしてしまってはならない。しっかり傾聴することと、部下が話しやすいように環境を整えておくことが1on1のポイントだ。
1on1の注意点
1on1を取り入れたものの、「何を話せば良いか」「何が目的か」など、ゴールを設定していないと、期待できる効果は薄れてしまう。意義のある時間にするためには、部下のゴールを設定し、ゴールに向けて誘導するよう対話を進める必要がある。
また、年に数回などでなく、短いスパンで定期的に行う。頻繁に実施しないと部下の成長や変化がわかりにくく、信頼関係もうまく構築できない。都合がつかないときは中止でなく、延期してでも実施するべきだ。
話した内容を記録に残すことも重要である。過去の対話と比較して成長を確認したり、意識を共有したりするためにも、お互いがメモを取るなどやり取りを残すようにする。
1on1でツールを活用するメリット
ここまでは1on1のポイントについて説明してきたが、より円滑に進めるにはツールを活用すると良い。
ツールで期待できること
1on1に使えるツールにはさまざまなものがある。1on1に適したツールを取り入れたときに期待できる効果をいくつかあげていこう。
まず、気軽にコミュニケーションを取れるようになることだ。直接やり取りできるツールなら、1on1のための事前質問を送れたり、必要なときにフォローアップできたりする。
部下と情報を共有できるツールなら、部下のゴールを明確に示すことも可能だろう。ゴールへの達成率が常に確認できる状態であれば、モチベーションも維持しやすくなる。
また、ツールならさまざまな方法でやり取りを記録として残すことが可能だ。クラウド型なら、必要なときに簡単に過去のやり取りを閲覧することもできる。
1on1にはGoalous（ゴーラス）
1on1を円滑に進めたいなら、Goalous(ゴーラス)の導入がおすすめだ。Goalousなら、以下のような点で1on1をサポートできる。
・オープンゴール機能で部下もゴールを把握しやすい
・フォトアクションなどで上司が部下の活動状況を把握できる
・SNSと同じ感覚でコミュニケーションが取れる
・やり取りが蓄積されるので振り返りが容易
1on1含め、上司と部下のコミュニケーションを増やしたいなら、ぜひGoalousを活用してみてほしい。Goalousで社内コミュニケーションやミーティングのあり方を考えてみてはいかがだろう。
Goalousを開発したColorkrewでは、組織運営に役立つ無料セミナーも実施しているので、1on1の参考にもなるだろう。
まとめ
社員のエンゲージメントを高めたいなら、部下からのヒアリングを重視した1on1を取り入れてみるのもおすすめだ。1on1は面談とは異なるので、運用の際は事前準備を行ない、振り返るためにしっかりと内容を記録しよう。
1on1を効率的に行うには、ツールが便利だ。問題解決や業務改善につなげたいなら、ツールを活用した1on1を検討すると良いだろう。
