目標管理で部下との面談を成功させるポイント!NG例も紹介

執筆者 | 10月 22, 2021 | コミュニケーション, マネジメント, 人事評価, 人材育成 | コメント0件

企業では業績向上や業務効率化など、さまざまな目的で「目標管理」が行われている。達成に向けてのプロセスや評価などが容易になるメリットがあり、組織運営や管理において目標管理は重要なものだ。

目標管理のなかでも、振り返りや評価、進捗状況の管理などに面談を行う企業も多い。では、目標管理における面談には、どのような目的があるのだろうか。

今回は、目標管理で面談を行う際に失敗しがちなことや、成功させるためのポイントについて解説する。

目標管理において面談は重要!

目標管理において、面談は欠かせないものだ。単純にゴールを決めただけの目標設定では、なぜ目標が達成できたか、できなかったかを客観的に判断して改善していくことが難しい。

そのため、MBO(目標管理制度)では、目標設定だけでなく「管理」が重要になる。
MBOとは、社員一人ひとりの目標を企業の経営戦略や目標設定を部署やチーム単位に落とし込み、さらに個人目標へ反映させることで業績アップを目指す評価制度のことだ。

MBOでは、上司(管理者)と部下の面談を行うことが重要である。面談にはふたつの種類があり、そのうちのひとつは「評価面談」だ。

評価面談は、上司からの評価に対し、部下が納得して承認してもらうことを目的としている。部下の働きや貢献に対して正当な評価を行い、重要なポジションへの起用や給与などの待遇面に反映されれば、部下のモチベーションも高くなるだろう。

評価面談で部下本人が納得できる適切な評価を行うには、事実や成果にもとづく客観的な根拠が必要になる。

目標管理におけるもうひとつの面談が「目標設定面談」だ。評価面談とは反対に、目標設定面談では部下が設定した目標を上司が承認することを目的としている。

目標設定がチームや部署、企業全体の目標と方向性に相違はないか、部下本人の能力に適した設定になっているかなどを上司が判断する。

目標管理における面談は、目標設定や達成に向けたプロセスを管理するうえで重要なものだといえるだろう。


目標管理における面談で上司がやりがちな失敗

この項では、目標管理における面談の場で、上司がやりがちな失敗例について紹介する。目標管理を適切に行うためには、失敗を減らす対策を講じることが重要だ。

上司からの一方通行になってしまう

「上司が一方的に答えを用意して誘導するような形」になるのも、面談における失敗例のひとつだ。あらかじめ用意した答えを無理に引き出すような面談では、部下の能力を引き出すことができなくなる。

また、面談の場で建前だけの話を部下から聞いて終わるのも、本来の目的から外れてしまう。

部下から「いかに本音を引き出すか」が重要になるため、建前でなく部下本人の言葉を引き出すアプローチが必要になる。とくに会話や自己主張が得意ではない部下の場合、引き出すアプローチは丁寧に行うことが大切だ。

部下が自発的に考えていくかが、本人の成長につながる重要なポイントだ。目標管理における面談では、上司が部下自身の言葉で考えやアイデア、反省点を引き出し、部下に成長機会を与えることが求められる。

プライベートの話や雑談で終わってしまう

面談の際に、部下の緊張を和らげようとプライベートの話や雑談をもちかけることがある。しかし、面談本来の目的を忘れてしまうと、目標の設定や評価が適切に行えなくなることがある

目標管理における面談の目的は、目標の設定と評価の承認を通じた部下の成長や育成、業務プロセスの改善である。

そのため、会話のクッションとしてプライベートな話や雑談を組み込む場合には、話を広げすぎないように注意が必要だ。

話の軸がそれないようにするためには、面談の主役が部下であることを意識し、部下の本音や意見を聞き出すことに注力すると良いだろう。

目標管理における面談を成功させるポイント

目標管理における面談を成功させるには、先述したように部下の自発的な考えをいかに引き出すかが重要になる。

ここからは、部下を成長させる面談や、面談を成功させるためのポイントについて紹介する。

傾聴の姿勢を心がける

面談では、部下に話をさせることをメインに、傾聴する姿勢を意識することが重要だ。態度や表情、仕草から部下の心情を読み取るのが効果的である。

部下の話に対して、適度に相づちや同意をしながら聞くことで、話しやすい雰囲気を作る。

このとき、話の途中で意見や反論を挟まず、部下の意見を最後まで聞いたうえで、必要なアドバイスを適宜行うと良いだろう。

解決のヒントを与える

部下が自分自身の力で問題を解決できるように、上司がサポートするのも面談における重要な目的のひとつだ。
自分自身で解決したことが部下の成功体験につながり、問題や壁にぶつかっても乗り越えるための高いモチベーションや自信をつけることができる。

重要なのは、問題解決のための答えではなくヒントを出すことだ。とはいえ、完全に部下ひとりだけで問題解決をさせるのではなく、サポートを通じて安心感を与えることが大切である。

上司が成功体験への導きと安心感を与えることで、信頼関係の構築につながるだろう。

連続性を持たせる

面談では、課題やテーマに連続性をもたせることも重要だ。前回の課題に対してどのようにアプローチしたか、効果測定を行うのも良い。

課題やテーマに連続性があれば、部下のフォローが中途半端になるのを防止でき、上司の発言に一貫性をもたせることができる。もしも面談ごとに上司の発言が変化するようなことがあれば、部下も混乱してしまうだろう。

また、面談を重ねるなかで部下が成長を実感でき、成長した先に次の挑戦ができるような目標設定をサポートすることも大切だ。

このように、面談に連続性があると部下は自分の成長を実感しやすくなり、モチベーションを引き出すことにつながる。

ギャップを明確にする

部下が自分自身の評価と、客観的な評価のギャップを認識することも、面談において重要なポイントのひとつだ。

目標管理における面談では、自己評価や自己認知と、上司からの評価の違いを示す必要がある。部下本人は「できている」という認知であっても、周囲の評価とは一致していないケースは多い。

とはいえ、ギャップを認識させる際は、「できていること」を正確に把握させることも重要だ。自分の能力を過小評価していると、新たなステップへのチャレンジに消極的となってしまう

部下のギャップに気がついたら、本人に伝えて自分自身の能力を正確に把握させることが、成長を促すことにつながるのである。

話のネタを用意しておく

面談の場では、会話をスムーズに進めるための話題を準備しておくことも大切だ。部下の緊張を和らげて積極的な対話に引き込むには、業務以外の話題も盛り込むと良い。

健康や家族、職場の人間関係など、さりげなく部下が抱えている悩みなどを聞き出すのも効果的だ。

また、部下を褒めるポイントを事前に用意しておくことも重要だ。最近の活動でとくによかったところをピックアップし、面談で積極的に褒めよう。目標に対する成果だけでなく、達成に向けて努力したこともピックアップしておくと良い。

褒めるポイントを見つけるためにも、普段から部下の取り組みを把握し、進捗状況を正確に把握する必要がある。

部下の取り組みや進捗状況の把握には、目標管理に特化したビジネス用のツールが役に立つ。

目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)なら、部下の進捗状況や目標管理をスムーズに行うことができる。

フォトアクション機能を使えば、部下が挑戦したことや取り組んだことを簡単に発信できるため、上司や同僚もフレキシブルなリアクションが可能だ。部下の行動や進捗状況をすぐに確認して評価できるため、面談も行いやすくなるだろう。

管理される部下も、「自分以外の社員がどのようなことを行っているか」をリアルタイムに把握できるため、チームの一員としての意識が高まりやすくなり、組織全体のエンゲージメント向上につながる。

面談をはじめ、目標管理を効率化できるツールとして、ぜひGoalousの活用を検討してみてほしい。

まとめ

目標管理における面談は、部下の成長を促すためにも重要な取り組みだ。しかし、管理者である上司にも通常の業務があるため、複数いる部下の能力や業務状況を正確に把握するのは難しい。

効率的な目標管理を行うためにも、ビジネス用の目標管理ツールを活用するのがおすすめだ。部下の状況をスムーズに把握できるような体制を整えておき、面談でしっかりと部下にアドバイスを行おう