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【脱属人化!】社内の情報共有をスムーズに行うには環境とツールが必須

管理職の知っている内容が部下に伝わっていない、あるいは部下のミスを上司が知らないなど、情報共有がうまくいっていない状況に悩んでいないだろうか。こうした情報共有の問題は、しばしば大きな問題へと発展する。

会社に損害を与える要素は、早いうちに取り除いておくのが得策だ。ここでは、社内で情報共有ができない原因と解決策について紹介する。

情報共有ができない原因

情報共有ができないといったことがなぜ起こってしまうのだろうか。原因を知ることが、解決への第一歩となる。まずは、情報共有ができない原因を整理していきたい。

どう情報共有すればいいのかわかっていない

ひとつは、情報共有のしかたが分からないケースだ。これには、情報自体をよく理解できていない、情報提供のしかたが分からないなどが挙げられる。

情報の理解については、常に分かりやすい情報を提供することが重要となるが、会社側だけで解決できる訳ではない。経験が浅い社員であれば、今後の経験がカギとなるだろう。

もうひとつ、情報提供のしかたが分からないケースがあるが、これは会社側で情報共有のルールが決まっていないことも原因として挙げられる。ルールがないために、どういった情報提供が必要なのか、どんな方法あるいはどういったことを共有すれば良いのか分からないのだ。

情報共有の重要性が浸透されていない

もうひとつは、情報共有の重要性が社員に浸透していないパターンだ。これには、いくつかの原因が考えられる。たとえば、情報共有をないがしろにするケースだ。

相手の忙しさに配慮したために伝達を忘れてしまったり、仕事が忙しく忘れてしまったりということはないだろうか。いずれも情報共有の優先順位が低いために起こることであって、重要性を理解していればいろんな手段を持って情報共有をすることはできる。自分だけ知っていれば十分だという考えからくる情報共有不足もありがちだ。

このほかにも、個々の感情が先に立つことで情報共有されないケースもある。たとえば、自分のノウハウを他者に知られたくないという感情や自分のミスを知られたくないという感情だ。

情報共有の重要性を理解していれば、そうした感情と切り離して情報伝達できるはずだが、重要性が浸透していないと、つい感情が先だって情報共有がうまくいかなくなってしまう。

企業にとって情報共有が重要な理由

情報共有ができない原因は分かったが、それではなぜ情報共有が会社にとって必要なのだろうか。重要性を改めて確認してみたい。

ミスを防止できる

情報共有すれば、各自の進捗状況が把握できるようになる。つまり、遅れや仕事の漏れが分かるということだ。仮に仕事に遅れがみられるようなら、スケジュールを調整したり、ほかの社員がサポートに回ったりすることで対処できる。

トラブルが発生した場合も、情報共有によってある程度のことが分かっているため、上司は臨機応変に対処しやすい。ミスの防止、あるいはミスを最小限にカバーできることが、情報共有が重要な理由のひとつだ。

売上の向上につながる

情報共有が適切に行われるようになれば、これまで共有不足によって発生していた無駄な作業が減って業務効率化に役立つだけでなく、情報共有による円滑なコミュニケーションが期待される。結果として、チームの一員としてのモチベーションアップにつなげることができる。

つまり、情報共有がうまくいけば、生産性が向上し、モチベーションアップで個々のポテンシャルを引き出すことが可能になるのだ。業務がよりスムーズに進行することで、顧客満足度の向上も期待でき、売上の向上にもなる。情報共有は、会社にとって利益をもたらす重要なポイントなのだ。

社内での円滑な情報共有は、Goalous(ゴーラス)を活用しよう。

情報共有をするためのポイント

情報共有の重要性を改めて確認したところで、社内での情報共有のポイントを押さえていきたい。

情報の重要性を社内に浸透させる

情報共有ができない原因のひとつに、情報共有の重要性が浸透していないことを挙げた。重要度を理解してもらうことが第一歩だ。

そのためには、情報共有がなぜ必要でどういった情報が必要とされているか明確にすることが重要となる。情報共有といってもすべての情報を共有することが効率化につながるとも限らない。あらかじめ共有しておくと良い情報をピックアップしておくと分かりやすいし、無駄な情報で業務に支障をきたすこともなくなる。

また、情報共有の重要度が下がる理由には、情報共有してもレスポンスがなく、本当に共有して意味があるのかとう不満も少なくない。社員が情報共有をメリットとしてとらえられるようにできる経験が必要だ。

たとえば、情報共有によって明らかに業務の質やスピードが上がったという経験である。ほかに、役立つ情報を提供した社員を評価すしくみも重要度の理解に役立つ。

情報共有しやすい環境を作る

情報共有ができない原因に、やり方が分からない点を挙げた。こうした問題を解決するには、情報共有しやすい環境を整備することが大切。

まず、社内の風とおしを良くし、コミュニケーションを活発化させることだ。なかなかうまくいかないようなら、強制的にミーティングの時間を作って、情報共有する時間をつくるのも良い。

また、情報の伝え方には、口頭、メール、チャット、ツールの活用などさまざまな方法があるが、情報伝達が効率良くできるよう状況によって使い分けられるようにしておきたい。

どの手段を使えば良いか分からない問題が発生する可能性があるので、会社としてはこの状況ではこの手段を使うなど、ルールを明確にしおくと良いだろう。

情報共有に役立つツール

情報共有を社員に意識させるには、環境を整備することも解決策になると説明した。そうした中、重要になるのが、どのようにして情報を共有するかだ。口頭やメールなども方法として挙げられるが、常に共有したい人が限定される訳ではない。

多くの社員に情報を共有した方が良いケースもあるし、そうでない場合も他の社員が知ることで思わぬ良い結果が生まれる可能性がある。こうした情報共有の利点を活かせるのがツールだ。情報共有に役立つツールの種類と特徴をみていこう。

データ共有ツール

データ共有ツールは、文書や表計算ソフト、あるいはプレゼンテーションなどのデータをクラウド上で保存、共有できるツールだ。ツールが利用できる端末であれば、さまざまな場所からアクセスでき、必要なファイルの閲覧ができる。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、タスクを追加して、完了させていくタイプのツールである。完了した業務、残り業務が明確になり、個々の進捗状況の把握に役立つ。入力すれば、自動計算してくれる機能がついている場合もあり、時間短縮による効率化も可能。

社内SNSツール

社内SNSツールは、チャット形式で情報共有ができるツール。文字だけでなく、ファイルや文書を送ることができるので、必要に合わせた使い方ができる。

グループ作成機能もあるので、部署ごと、プロジェクトごとなど区分けもしやすい。グループで分けることで、必要な情報だけを取得することができ、情報共有が円滑になるほか、不必要な情報で時間を削る必要もなくなる。

このように、社内SNSツールなど、情報共有で利用できるツールは豊富にあるが、問題はレスポンスができず、社員が情報共有の必要性を感じにくくなることだ。特に、ファイルのみを共有するデータ共有ツール、タスクを共有するタスク管理ツールは顕著だろう。

社内SNSツールであっても、使い慣れて機械的なレスポンスになれば、本当に情報共有にメリットがあるのか怪しくなる。

ゴールを設定して、達成率を視覚化できるGoalousは、社員の目標達成のためのモチベーションを上げられるのが特徴だ。フォトアクションを活用すれば、それぞれの活動や状況も視覚化できる。

新しくツールを導入する場合はもちろん、社内SNSツールの活用がうまくいっていないなら、Goalousの利用をおすすめしたい。

まとめ

社内で情報共有がうまくいかないのは、重要度が浸透していないこと、やり方が明確になっていないことが原因である。情報共有不足は売上の機会の損失やミスにつながるので、すぐにでも対処したい。

そのためには、ツールなどを活用してうまくコミュニケーションを図れるように環境を整備することが大切である。目標達成やフォトアクションなどの便利な機能がついたGoalousで、効率よく情報共有を図ろう。

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