フィードバック面談とは、上司が部下に対して評価を伝え、さらに評価に関連する課題を共有し、どのように解決できるか話し合うための面談のことを指す。会社への貢献意識につながる従業員エンゲージメントを高めるには、フィードバック面談もひとつの方法だ。
この記事では、従業員エンゲージメントの向上に役立つフィードバック面談の目的と方法について解説する。
フィードバック面談の目的
従業員エンゲージメント向上に役立つとされるフィードバック面談はなぜ行うのだろう。フィードバック面談には、以下のような目的がある。
部下の課題が明確に
フィードバック面談は、部下に対して評価を伝えるだけではない。なぜ、そのような評価になったのか、評価に至った理由や、評価についての課題を共有する。上司と部下が評価と課題を共有することで、現状をしっかり把握できるようにするのがフィードバック面談を行う意義だ。
また、課題の共有に限らず、今後どうすれば評価が上がるのか、解決策も面談では話し合う。課題と解決策を明確にし、上司と部下の間で共有することによって、部下の成長を促すことがフィードバック面談の目的である。
部下のパフォーマンス向上に
上司からの前向きなアドバイス、根拠のあるアドバイスは部下にとって励みになる。これは、上司が自身のことを理解してくれるという安心感を得られるためだ。また、課題や解決策が明確になることでどう頑張れば良いのか、今後の道筋をつかみやすくなる。
部下を適切にサポートして、部下のパフォーマンスを上げるという目的も、フィードバック面談にはある。
フィードバック面談の仕方・流れ
フィードバック面談の目的を押さえたら、目的を達成できるように、面談のやり方や流れを押さえておこう。ここでは、一般的なフィードバック面談の流れを説明する。
面談の準備をする
準備が整っていなければ、フィードバック面談を設定しても、期待できる効果を発揮できない。フィードバック面談をすると決めたら、面談に向けて準備を整えておこう。
スケジューリング
はじめにやるべきことは、フィードバック面談のスケジューリングだ。会社によっては、直近だと会議室の予約が取れないこともある。どこで面談するのか、どの時間に面談するのか、早めにスケジューリングを行う。
フィードバック面談を滞りなく行うには、準備の期間も必要なので、少し余裕をもたせてスケジュールを立てると良い。
面談の流れを確認しておく
せっかく面談を設定しても、行き当たりばったりで面談をしては、時間を無駄にしてしまう。少なくとも、当日どのように面談するのか、面談の流れは押さえておくべきだ。通常は、以下のような流れで行う。
1.アイスブレイク
2.自己評価を聞く
3.評価を伝える
4.課題を共有する
5.解決策を考える
面談の頭にくるアイスブレイクは、話しやすい雰囲気をつくるための雑談のようなものだ。話をスムーズにもっていくためにも、アイスブレイクのネタを用意しておくと良い。
また、その後のステップである、評価を伝える場面などについては、部下からの質問をある程度予測し、回答を用意しておくと円滑に話を進められるだろう。
自己評価の報告を受ける
フィードバック面談当日は、アイスブレイクで場を温めたあと、本題へ入っていく。部下に評価を伝える前に行うのが、部下による自己評価の報告だ。
評価結果を先に伝えると、思うように話を聞き出せなくなる可能性があるので、先に部下自身の評価を聞くようにする。目標の達成率を部下自身にまとめてもらい、報告を受けるようにするとスムーズだろう。
自己評価を聞き出したあとに、上司からの評価を伝えることで、実際とのギャップなどもわかる。評価を伝える際は、あまり感情的にならず、根拠を交えながら、部下も納得できるように丁寧に説明していくことが重要だ。
目的に対する課題や解決策を相談する
評価を伝えたあとは、達成できなかった点や課題を説明し、何が必要か考える時間を設ける。ここでは、上司が部下に対して、課題や解決策を一方的に話さないように気を付けたい。一方的に押し付けても、従業員エンゲージメントの向上にはつながらないためだ。
あくまでも、部下自身が自分に何が足りていないのか気づき、これからどうしていくべきか考えることが重要だ。上司は、部下が回答を引き出せるように、次回の目標には何が適しているかなどアドバイスを行って、解決策を導き出せるようフォローする。
ツールの活用でフィードバック面談を効率的に
フィードバック面談は、上司が部下の状況を把握し進むべき方向に導くために、また、部下が仕事に対してより真摯に取り組めるようにするのに効果的だ。しかし、事前準備など手間がかかる部分もある。
フィードバック面談を効率的に行うためには、常に上司が部下の活動を把握できるような状態にしておくと良い。部下のことを把握するには、ツールの導入がおすすめだ。
Goalous(ゴーラス)なら、チャット形式で簡単にコミュニケーションが取れるため、普段の積み重ねで部下の状況を把握しやすいだけでなく、報連相もスムーズに行える。また、活動データが蓄積されるので、フィードバックも容易だ。
フィードバック面談に限らず、仕事の効率や従業員エンゲージメントの向上を図るために、Goalousを取り入れてみてはいかがだろう。
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まとめ
フィードバック面談は部下に気づきを与え、問題に正面から向き合わせることで、さらなるパフォーマンス向上やエンゲージメントの向上を期待できる手法だ。ただし、フィードバック面談の準備には手間がかかる。手間を省くためにもツールを活用するのがおすすめだ。
