仕事のスケジュール管理、みなさんはどのように行っていますか？
僕は新卒の頃からスケジュール管理がボロボロでした。
そんな僕も今年で社会人3年目です、最近ではそれなりにスケジュールの自己管理ができるようになりました。そんな僕がいま実践しているスケジュール管理法を５つご紹介します。
その１ 自分のタスクを把握する
自分のやることを把握してなかったらスケジュールを立てることができません。
このステップでは、「自分のいま持ってるタスクを100%把握できるようにする」のと合わせて、「タスクの抜け漏れ」も防ぎます。
タスクが発生したらすぐにメモ
タスクが発生したら、スケジュール表にすぐ記入できればベストですが、まずは抜け漏れがないように自分のタスクを把握することが大切です。
発生したタスクについて考えることを後回しにしないようにします。
*タスク管理にはNotionというサービスを活用しています。
その２ タスクの優先度を整理する
タスクにはそれぞれ優先度があるはずです。この優先度が曖昧だとスケジュールを立てるときに混乱します。
このステップでは、「タスクをどの順番でやるべきか」を明確にします。
「緊急度と重要度のマトリクス」
タスクの優先度を決める方法は様々あると思いますが、僕が実践している方法は緊急度と重要度を意識してタスクを4つのカテゴリーに分類する方法です。
ビジネスパーソンにとって、やらなければならないことは刻々と増えていきます。ところが、時間は限られているのが現実。うまく進めようとTo Doリストを作成しても、項目が増えるほど、すべてを処理するのがどんどん難しくなります。
そこで重要になるのが、それぞれのタスクに優先順位をつけること。優先順位をつけるには、「緊急度」と「重要度」の二つを横軸と縦軸に据えてマトリックスを作成し、すべてのタスクを４領域に分類する方法があります。
(参照: https://sp-jp.fujifilm.com/future-clip/visualization/vol27.html)
この方法を行なう際に注意すべき点は、自分自身の意見は無視することです。
自分の興味があることの重要度が高いとは限りませんし、興味がないことでも緊急度が高いかもしれません。あくまでタスクの「重要度」と「緊急度」に注目します。
慣れてきたらその１とその２のステップは同時にできるようになるとGOODです。
その３ すぐできる仕事はすぐやる
ここまできてまだスケジューリングはしません。
なぜなら、数あるタスクのなかにはスケジューリングしないですぐにやったほうがいいタスクがあるからです。それはどんなタスクでしょうか？
時間がかからなくて、重要なタスク
その２で触れた「緊急度と重要度のマトリクス」のうち、緊急度が高いタスクはもちろん早くするべきです。
しかし、緊急度が高くなくてもすぐできるタスクはすぐにやるようにすると以下のようなメリットがありあます。
- スケジュールの際に考える項目が減るので負担軽減
- 仕事早い感がでる
- 周りからの信頼度UP
でも、忙しかったら差し込みのタスクなんて手がつけられないですよね。
そこでいよいよスケジュール管理の出番です！
その４ 工数見積もりをしてスケジュール
いよいよ本題です。
これまでのステップで「自分のタスクとその優先度」が整理したので、今週やるべきこと、そして今日やるべきことがある程度整理されていると思います。
次にスケジューリングするにあたって大切なキーワードが「見積もり」です。
タスクにはそれぞれ優先度が存在しますが、かかる工数はそれぞれ異なります。
この工数の見積もりを見誤るとスケジュール遅延が発生してしまいやすくなります。
余裕を持ったスケジュール管理を
見積もりは自分で考えてみるのもいいし、先輩に相談してみるのもいいと思います。
しかし、予想通りいくことはあまりないものです。
ハプニングじゃなくてもその3で触れた、「時間がかからなくて、重要なタスク」をやる余裕もできればとっておきたいです。
そのために1日の稼働時間のうち最低でも1時間くらいは予定を空けておくことをおすすめします。
その５ スケジュール通りに進める仕組み
最後はスケジューリングしたタスクをその通りにやる工夫についてです。
ここまでのステップでスケジュールをきちんと立ててもそのスケジュール通りにタスクを進められなかったら元も子もないです。
大切なのは「スケジュールへの意識」を高めることだと思います。
デジタルとアナログを混ぜる
僕の場合はスケジュール管理をPCで行い、当日の朝に紙のメモ帳に今日やることを順番に箇条書きで書きます。そしてタスクが終わる毎にチェックマークを記載していきます。
PCでの管理の方がサクッとできて簡単ですが、あえて手間をかけることで「スケジュールへの意識」が高まります。
最後に、スケジュール管理に大切な〇〇について
最後にスケジュール管理において大切な要素をもう一つ紹介します。
それは「目標管理」です。
そもそもスケジュール管理ってなんのためにするんでしょうか？
それは自分のタスクをやり遂げて、目標を達成するためであると僕は考えます。
自分の日々のタスクの全体像を認識できているかどうかは、その２で触れた「タスクの優先度を整理する」ステップやその５で触れた「スケジュールへの意識を高める」ステップに多いに役立ちます。
そんな目標管理をサポートしてくれるおすすめのツールが「Goalous（ゴーラス）」です。
Goalousでは個人やチームで立てた目標への進捗が把握しやすくする機能があるため、目標への意識が高まります。
また、目標に紐付いた業務内容をSNS形式で共有する機能もあるので結果だけでなくプロセスを評価してもらいやすくなります。
そんなGoalousについてもし興味がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
