情報共有がうまくいかず、タスク管理がスムーズにいかないと悩む管理職も多いのでないだろうか。社内での情報共有の問題を解決する方法のひとつにオープンコミュニケーションがある。この記事では、オープンコミュニケーションの考え方と実践について解説したい。
オープンコミュニケーションとはなにか？
オープンコミュニケーションとは、開放的なコミュニケーションを行うこと、つまり誰もが気軽に意見をいい合えるようなコミュニケーションを取ることである。
オープンコミュニケーションの具体的な方法は、声がけや雑談のほか、掲示板や社内ポータルなど、誰もがアクセスできてコミュニケーションを取れる状態を指す。
オープンコミュニケーションで重要なのは、特定の集団だけで情報共有するのではなく、より広い範囲で情報を共有することだ。チーム、あるいは組織全体で情報を共有して透明性を高め、それぞれがもつ情報に偏りが出ないようにする。
オープンコミュニケーションをするメリット
情報共有を円滑にする、社内でのやり取りをスムーズにする、お互いの誤解を解く、などの観点からオープンコミュニケーションは重要だ。この項では、オープンコミュニケーションをなぜ取り入れるべきなのか、ふたつのメリットを説明する。
意思決定のスピードが早くなる
オープンコミュニケーションのメリットのひとつは、意思決定のスピードを上げられること。理由は、同じ情報をチームや組織の中で共有できているからだ。
それぞれがもつ情報が異なったり、情報量に差があったりすると、まず正しい情報を取得して共有することから始まる。オープンコミュニケーションだと情報共有ができている状態と考えられるので、情報のすり合わせを省くことが可能だ。
結果として、情報がオープンになっていることで、相手からのレスポンスが早くなり、会議などのやり取りもスムーズに進められる。重要な意思決定も迅速に進めることができるだろう。
小さな組織はもちろん、組織の規模が大きいほど組織構造は複雑になり、意思決定は遅れてしまいがちだ。継続してオープンコミュニケーションが行われれば、規模の大きい組織ほど意思決定のスピードの面での恩恵は大きくなる。
本音ベースで話し合える
オープンコミュニケーションのもうひとつのメリットは、本音で話し合えることにある。広く対話することによって認識のすり合わせを行うこともオープンコミュニケーションの一種だからだ。
仕事において人間関係に不満を抱える人も多いが、原因のひとつが相手を理解していないこと、誤解していることにある。コミュニケーションがうまく取れていないと、誤解したまま、あるいは誤解を解けないまま、お互いに不満を募らせることもあるだろう。
オープンコミュニケーションは、自分の考えや思いを明確に伝え、相互に理解できるようにすることでもあるため、社員一人ひとりがありのままの自分で話せる。本音ベースで話し合うことは、相互理解を深めるほか、仕事のストレス軽減にも役立つ。
オープンコミュニケーションを実践するには？
オープンコミュニケーションとはつまり、情報を広く共有するだけでなく、誤解のないようにコミュニケーションを取ることだといえる。しかし、情報共有のうまくいっていない職場において、いきなりオープンコミュニケーションを取ろうとしても難しい部分も出てくるだろう。
この項では、オープンコミュニケーションを実践するための重要なポイントをふたつ紹介したい。
心理的安全性を確保する
まず重要なのが、社員の心理的安全性を確保することだ。つまり、「こんな発言をしたらまずいのでは」「意見したら叱責されてしまいそうだ」という不安をなくすことである。
心理的安全性が確保されていないと、それぞれ意見することが難しくなるだけでなく、本音で話し合うことも難しくなるだろう。
お互いを探り合った状態でコミュニケーションを進めてもうまくはいかない。建前上はオープンコミュニケーションであっても、実質は閉鎖的なやり取りになる。
社員の心理的安全性を確保するには、意見を聞く管理職などがどんな意見でも受け入れる姿勢を見せることだ。小さな問題であっても放置せず、問題の本質を見極めながら当事者と対話を重ね、問題を解決できるようにする。
意見が放置されない状況があれば、発言しやすくなり、コミュニケーションも取りやすくなるだろう。
ツールを導入する
オープンコミュニケーション実践のためには、コミュニケーションの質より量が重要だとされている。量を確保するには、コミュニケーションを取りやすい環境を構築することだ。直接的な対話のほかに、ツールを利用したコミュニケーションが有効である。
気軽にやり取りができるようなツールなら、コミュニケーションの量は上がり、社員同士の距離感が縮まるほか、やり取りもスムーズになるだろう。
SNS型目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)が、オープンコミュニケーションの実現におすすめだ。ゴール機能のあるGoalousなら目標を可視化できるため、それぞれの仕事や目標がオープンになる。タスクの進捗を写真付きで報告することも可能だ。
Goalousなら、文字でのやり取りだけでなく、進捗や目標の共有でお互いの状況を把握しやすくなる。お互いの仕事がわかるので、相互理解も進み、コミュニケーションも円滑に進むのではないだろうか。
Goalousでは、目標管理や社内の情報共有に役立つ無料セミナーも実施している。セミナーからの情報取得で、より良い社内環境の整備を進めてみてはいかがだろう。
まとめ
タスク管理がスムーズに行えないときは、オープンコミュニケーションを実践してみると良いだろう。実践のためには、情報を共有できるよう社員の心理的安全性を確保すること、情報共有が容易にできるツールを取り入れることがポイントだ。
