テレワークのコミュニケーション不足はチャットで解消!選び方のポイント

執筆者 | 3月 12, 2021 | コミュニケーション, テレワーク | コメント0件

テレワークを導入する企業が増加したことを背景に、チャットツールを取り入れる企業も増えている。
テレワークによるコミュニケーション不足を解決する手段として注目されているが、ビジネスツールに詳しくなければ、数多くあるツールの中から自社に合うものを選ぶことは難しいといえるだろう。

テレワークで活用するチャットツールとして、最適なものはどのようなものなのだろうか。
この記事では、テレワークにおけるチャットツールの必要性と、最適なツールの選び方について紹介する。

テレワークでのやりとりはチャットが必須!

テレワークで業務を行う場合、業務連絡や従業員同士のやりとりなど、離れた相手とコミュニケーションを取るためのツールが必要になる。
電話やメールなどでも可能だが、複数の従業員と双方向のやりとりができる手段としては、現代のビジネスにおいてはチャットツールが欠かせない
この項では、チャットツールの具体的なメリットを紹介する。

テレワーク下でもスムーズなやりとりができる

テレワークで業務を行う場合、情報共有や連絡のやりとりにかかる時間は、業務効率に直結する重要な要素だ。
確認事項や必要なデータの共有など、スムーズなやりとりができなければ、そのつど業務の進行が止まってしまうだろう

また、メールでやりとりを行う場合も、送信のために送り先や件名、本文の入力が必要になるため一通送るだけでも手間がかかる。

しかし、チャットであれば、あらかじめ設定したメンバーやグループに情報を送信するだけでやりとりが完了する。同じやりとりであっても、必要なプロセスが少なく済む点がチャットツールの大きなメリットである
メールで送るほどでもない些細な情報も気軽に伝えられるため、よりスムーズなやりとりが可能になるだろう。

コミュニケーションを活性化できる

テレワークの場合、従業員同士が直接顔を合わせて会話をすることができない。
そのため、コミュニケーション不足になりやすいといえる。テレワークにおける従業員間の信頼関係構築に、コミュニケーションの手段を検討する必要がある。

前述したように、チャットであればテレワーク下でも気軽なやりとりが行ないやすいので、従業員同士やグループ内など、任意の相手と簡単にコミュニケーションを図ることができるだろう
チャットを導入することでテレワーク下でも相談やプライベートな会話が可能になるため、コミュニケーションを活性化できるようになる。

チャット履歴は記録に残る

チャットを導入するメリットのひとつに、「チャット履歴が記録として残る」という点がある
電話は録音しない限り記録は残らず、メールはメールボックス内で必要なものが埋もれてしまいやすく、検索して探し出すことに時間がかかってしまう。

しかしチャットであれば、やりとりは履歴として記録に残る。さらに履歴の検索も可能なので、過去の情報や資料を探し出す時間も簡単に行うことができるだろう。



チャットツール選びの4つのポイント

チャットツールは数多くあるため、導入する際には自社に合うものを選ぶことが重要だ。ここからは、チャットツール選びにおいて重要になる4つのポイントについて紹介する。

使い方

チャットツールを選ぶ際に、テレワークでどのような使い方をするのかを検討しておく必要がある。
チャットの機能だけでなく、グループ機能やタスク管理機能などその他の機能面についても確認しておこう。

また、エンジニアなどの技術職がプロジェクトで利用する場合は、既存のツールと連携ができるかをチェックし、きちんと実務に活かせるものを導入することが大切だ。

コスト

機能が豊富なチャットツールは、コストも高くなる傾向にある。
あまりにも機能が多すぎる場合、うまく活かせず運用コストばかりかかってしまうため、必要な機能のみに絞って導入することが大切

必要な機能とコストのバランスを考えたうえで、無駄な機能を可能な限り省き、ランニングコストを抑えることが運用のポイントだ。

使い勝手

テレワークで導入するチャットツールは、当然ながら使い勝手も重要。

もしも利用できるデバイスがPCに限られていると、外出時に連絡をチェックすることができなくなってしまう。
チャットツールを導入するのであれば、スマートフォンやタブレットでも利用できるタイプがおすすめである

使い勝手の良さをチェックするときは、「直感的に利用できる操作が容易なものであるか」といった点なども確認しておこう。

セキュリティ

テレワークでは、オフィス勤務よりもセキュリティ上のリスクが高くなる点に注意が必要だ。
不正アクセスや情報漏洩を防ぐための対策が、どの程度施されているツールなのかをチェックしておく必要がある。

プライベートで使用するようなチャットツールではなく、ビジネス向けのものであれば、セキュリティ対策が整っているものが多い傾向にある。

テレワーク時のコミュニケーション活性化はGoalous(ゴーラス)

前述したように、現在ではさまざまなチャットツールが販売されている。
より多機能なチャットツールを探しているのであれば、Goalous(ゴーラス)もおすすめだ。
Goalousは、チャット機能を備えたSNS型の目標管理ツールである。

Goalousの「メッセージ機能」なら、2人でも複数人でも気軽にチャットができるため、テレワーク時のコミュニケーション活性化に役立つだろう
また、「フォトアクション」を使えば、メンバーそれぞれの活動状況を写真で投稿でき、それに対して「いいね」やコメントを残すことも可能。

さらにメインである目標管理に関しては、オープンゴール機能によりメンバーの目標を共有できるため、進捗状況を簡単に把握することができる。

チャットツールとしても目標管理ツールとしても使えるGoalousは、テレワーク時のコミュニケーション活性化に最適である。

まとめ

テレワークを導入する企業が増えたことにより、チャットツールもますます普及してきている。チャットツールは、コミュニケーションや業務効率化、管理手段として役立っているのだ。

とはいえ、今までチャットツールに馴染みのなかった企業の場合、導入後にどのようにして従業員に浸透させて運用すべきか悩むこともあるだろう。

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