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コミュニケーション チーム

社内コミュニケーション不足は早急に対処を!

社内で交流会を開いてはみるものの、参加者が集まらずコミュニケーションを活性化できないと、社内コミュニケーションに問題を抱えてはいないだろうか。仕事だけの最低限のコミュニケーションは、社員間の関係が希薄になり、業務にも影響を与えかねない。

この記事では、社内コミュニケーションを改善するべき理由とコミュニケーション活性化の対策を紹介する。

社内コミュニケーション不足の影響

社内コミュニケーションがうまくいっていないのであれば、早急に対策すべきである。理由は、社内コミュニケーションがさまざまな負の影響をもたらすからである。たとえば、以下のような影響が社内コミュニケーションの不足によって起こる。

作業効率の低下

社内コミュニケーションが不足している状態では、仕事上の報連相もうまくできていないと考えたほうが良い。

報連相ができていない状態では、必要な情報がうまく伝達されないので、確認のための作業が増えたり、情報不足でムダに仕事が増えたりすることも影響として出てくるだろう。

また、コミュニケーション不足は、情報の行き違いも招く。結果として、チームや部署で連携が図れなくなり、作業効率も低下してしまう。このように、仕事がうまく進まなくなってしまうのは、コミュニケーション不足の大きな問題だ。

社内やチームの空気が悪い

コミュニケーションが不足した状態で、社内やチームの人間関係が良くなることはない。むしろ、会話がないままでは相手のことを理解できないので、社内の空気は悪くなっていくだろう。

社内の空気が悪いと、仕事など悩みがあったとしても相談しづらい。誰にも悩みを相談できないままひとりで悩みを抱え込み、会社を離れていく人も出てくる

会社にとって、従業員の離職は、優秀な人材の流出にもなってしまう。さらに問題なのは、社内の空気が悪いままだと、次々と離職者が出る可能性があることだ。

協調性が欠落する

会社は集団社会だ。集団での行動が多いからこそ、協調性が必要とされる。

しかし、コミュニケーションが不足した状態でうまく協調性を図ることはできるだろうか。チームのことを良くわかっていないのだから、ほかの人の言動を予測して、足並みをそろえることは難しい。

結果、独自に動く人や自分の意見ばかり主張する人が増え、協調性は取れなくなってしまう。

プロジェクトや会社の目標達成には、チームあるいは全社員一丸となって取り組む必要があるが、協調性のとれなくなったチームでの達成やプロジェクトの遂行は余計難しい。

スキルアップが難しくなる

社内コミュニケーションの不足は、社員のスキルアップも難しくする。それぞれの担当の仕事はできても、他者との交流がなければ、新しい仕事にチャレンジする機会はなかなかやってこないためだ。

新しい仕事に挑戦することがなければ、メンバーに仕事内容やコツを教えてもらうこともない。社内コミュニケーションの不足が常態化した中では、自ら進んでメンバーに仕事を教えようとする人もなかなか出てこないだろう。

このように、他者との交流が極端に少ない職場は、従業員のステップアップやスキルアップを意図せずとも妨げていることになる。従業員のスキルアップは組織力の強化や企業価値にも影響を与えるので、巡り巡って会社の利益にもかかわる問題になると想像できるだろう。

社内コミュニケーションを深めることで得られるメリット

社内コミュニケーションの不足が与える影響でも取り上げたように、コミュニケーション不足は従業員にとっても、会社にとっても悪い影響ばかりだ。もう一度、なぜ社内コミュニケーションを深める必要があるのか、次は社内コミュニケーションのメリットから考えてみよう。

生産性の向上

まず、社内コミュニケーションの活性化によるメリットとして挙げられるのは、生産性の向上だ。社内コミュニケーションが良く取れていると、誰の進捗が良くないのか、誰が仕事で困っているか見つけやすくなるため、連携がスムーズにいくようになる。

コミュニケーションが良く取れていれば、情報伝達や情報共有もスムーズになるので、情報の行き違いや情報共有不足による仕事のミスも減らせるだろう。

結果として、社内コミュニケーションが深まれば、それぞれが協力して仕事に取り組めるようになり、仕事のスピードや効率も上がる

人間関係が良好になり離職率が減少

退職する人の退職理由はさまざまだが、中でも理由として多いのが、人間関係によるものである。つまり、従業員の離職を抑制するには、良好な人間関係を構築することが重要ということだ。

社内コミュニケーションが活性化すれば、人間関係の悩みも解消される可能性がある。上司や部下の立場を超えて相談やコミュニケーションが取れるような職場環境にすれば、さらに離職の抑制につながるだろう。

人間関係の悩みが解消されれば、少なくとも人間関係を苦に辞める人は少なくなるはずだ。従業員の定着率を上げ、人材の流出も防ぐことができるだろう。

顧客満足度が上がる

ビジネスにおいて、コミュニケーションを取る相手となるのは、上司や部下、同僚だけではない。取引先や顧客とコミュニケーションを取る必要もある。

社内コミュニケーションが希薄であると、少なからず取引先や顧客とのやり取りに影響も出てくるので、普段からコミュニケーションを磨いておく必要があるだろう。

コミュニケーション力を磨くステップとして利用できるのが、社内コミュニケーションだ。社内でうまくコミュニケーションが取れるようになれば、取引先や顧客とのコミュニケーションにもプラスになる。

また、社内コミュニケーションは、社内で取引先や顧客情報をやり取りし、情報を共有するのにも必要だ。担当者だけでなく、チームのメンバーに情報が共有されれば、取引先や顧客に同じレベルのサービスの提供、対応ができるようになり、顧客満足度にもつながるだろう。

企業イメージアップ

社内コミュニケーションが活発だと、人間関係も良好になり、自然に働きやすい職場になる。従業員の満足度も高まるので、企業の口コミ評価の向上も期待できるだろう。

さらに、社内コミュニケーションのための取り組みの評価が高かったり、独自性のある取り組みを行ったりしていると、メディアに取り上げられることもある。

メディアでの紹介は、企業アピールにもつながるので、企業ブランドの強化やイメージアップにもなるだろう。このように、社内コミュニケーションの活発化は、社内だけでなく、社外にも大きなメリットがあるのがポイントだ。

コミュニケーションを円滑に進めるためのアイデア

社内コミュニケーションの重要性は分かってもらえたかと思うが、コミュニケーションが不足している状態から、コミュニケーションが活発な職場に変えていくのは難しい。コミュニケーションを取るように促したり、形だけの取り組みを実施したりしてもうまくいかないだろう。

社内コミュニケーションを活性化させるには、社員が自らコミュニケーションを取れるよう工夫する必要がある。ここでは、社内コミュニケーションを改善するための4つのアイデアを紹介していこう。

日常的に挨拶を

「おはようございます」「お疲れ様です」など、従業員間で挨拶ができていないなら、挨拶から見直すのが良いだろう。

たかが挨拶と思われるかもしれないが、挨拶こそコミュニケーションの基本である。挨拶が基本と思えば、挨拶ができない従業員が多い職場は、基本すらできていないと考えるべきだ。

また、挨拶ができない人は、ネガティブで行動が後ろ向きな状態だという。消極的な従業員が増えれば、業務にプラスにならないことは明白だ。むしろ、仕事が進まず業務効率が悪化する可能性もある。

日常的に挨拶が飛び交う職場にするためも、まずは上司のほうから挨拶を心がけていくのが良いだろう。挨拶の輪が広がれば、今まで挨拶をしなかった従業員も自然に挨拶ができるようになっていくかもしれない。

コミュニケーションの活性化を図るためにも、挨拶と合わせて「ありがとうございます」という感謝の言葉も意識するようにしよう。

社内研修

同じ目的をもって取り組む社内研修は、コミュニケーションがとりやすい。仕事の知識共有になるのはもちろん、内容によってはコミュニケーション活性化の後押しにもなるだろう。

研修にもさまざまなものがあるが、中でも楽しめる研修は印象に残りやすいので、コミュニケーションのとりやすさも意識して研修を組み立てるのが良い。

社内報

会社の規模が大きくなればなるほど、ほかの部署ではどのようなことをしているのか、会社全体で何に取り組んでいるのか分かりにくくなる。このような情報共有の問題の解決につながり、全社一体となって活動を促進するために活用できるのが社内報だ。

社内報とは、社内のできごとや連絡事項をまとめたもの。ときには、ある社員の取り組みをピックアップして紹介することもある。

新聞や冊子の状態で発行する会社も多かったが、近年では1枚の紙にまとめたり、メルマガで配信したり、手軽な方法で発行する企業も増えてきた。

社内報は、継続的に発行することが重要なので、社内コミュニケーションの活性化につなげたいのであれば、少ない情報でも定期的に配信するのが良いだろう。その際、少しでもコミュニケーションのきっかけとなるような情報を交えるのが良い。

社内SNS

最近では、リモートワークの流行もあり、社内SNSがさまざまな企業で使われるようになった。社内SNSとは、社員で運用するメディアのことだ。

プライベートのSNS同様、相互での情報交換や情報共有ができるため、部署の垣根を超えたコミュニケーションに適している。情報伝達しやすいのも社内SNSの特徴だろう。

社内SNSにはさまざまなものがあるが、おすすめはGoalous(ゴーラス)だ。Goalousなら、コミュニケーションを図るのに欠かせない機能、便利な機能が備わっているのでコミュニケーションの活性化に役立てられる。Goalousは以下のような機能が特徴だ。

・気軽に会話できるチャット形式の「メッセージ機能」

・メンバーのグループ分けができる「サークル機能」

・ゴール設定やプロセスが見える「評価機能」

社内SNSの導入を考えているなら、Goalousで、コミュニケーションの悩みも一気に解決してはいかがだろう。

まとめ

社内コミュニケーションの不足は、従業員にとっても、会社にとっても良くない。不足とコミュニケーションの不便を感じているなら、すぐにでも改善していくべきだろう。対策のひとつとして、気軽なコミュニケーションが取れる社内SNSもあるので、導入を検討してみると良い。

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ゴール コラボレーション チーム

導入企業増加中の社内SNS!業務効率アップも可能でメリット豊富

近年社内SNSを導入する企業が増加傾向にある。

自社での導入を検討しているものの、あまり明確にメリットや効果について把握できていないという方も多いのだろう。

導入を成功させ、社内SNSの活用によるメリットを最大限に引き出すためには、デメリットをカバーする対策を検討することが重要だ。

この記事では、社内SNSとはどのようなものなのか、得られるメリット・デメリットを交えて紹介する。

また、導入する際のポイントについても触れているため、ぜひ参考にしていただきたい。

社内SNSとはどんなもの?

社内SNSとは社内専用のコミュニケーションツールで、メールなどよりも手軽にやり取りが行えるものを指す。

導入することによって情報共有が早くなり、手軽にやり取りできるようになるため、社内のコミュニケーション活性化に役立てることができる

社内SNSを導入する企業は、この「コミュニケーションの活性化」を目的としていることが多い傾向だ。

総務省の「平成30年版ビジネスICTツールの利用状況」によると、日本における社内SNSの導入率は23.5%にとどまっている。

しかし、リモートワーク・テレワークが増加している昨今、導入企業が増加しており、今後導入を予定している企業も多くあるだろう。

社内SNSのメリット

社内SNSを導入することで得られるメリットには、どのようなものがあるのだろうか。

ここでは、社内SNSがもたらす4つの利点について紹介する。自社の課題解決に活用できる場合もあるので、導入の前に確認しておきたい。

コミュニケーションの簡易化

社内SNSではチャットを活用した会話が中心となるため、コミュニケーションの簡易化を行うことができる

メールのような定型文にこだわる必要がなく、電話のように相手の都合・時間に合わせる配慮も不要で気軽なやり取りが可能だ。

また、個人間だけでなく、チームや部署ごとのグループでもチャットでコミュニケーションを行える利点もある。

部署間を超えてのコミュニケーションも可能になるため、コラボレーションや部署の垣根を超えた働き方ができるのも特徴だ。

社内SNSの導入により、気軽なコミュニケーションが取れるようになれば、相談や提案などがしやすい職場環境を構築することもできるだろう。

業務効率のアップ

業務効率をアップさせることができるのも、社内SNSのメリットだ。チャットでリアルタイムに複数の人と情報交換ができ、業務の進捗状況が共有しやすい利点がある。

全体に一括で情報が送信されるため、個別に連絡を取る必要がなく、連絡・報告・相談もスピーディーになるだろう。

また、メールとは違って見落としにくいのも特徴で、グループメンバーと頻繁なやり取りを行うことも可能だ。

メールのように1件ずつ確認して返信、フォルダに分類する作業が不要になるなど、連絡にかかる時間の削減にも役立つ。

結果的に社内の意思疎通が高速化するため、業務の効率も格段に向上するだろう。

情報が見つけやすい

社内SNSには検索機能があるため、必要な情報を見つけやすいのも利点のひとつだ。

送信された内容で必要な情報がすぐに見つけられるなど、会社のサーバーへアクセスしてフォルダを探すという手間もかからない。

また、やり取りを行う相手やグループごとに会話履歴がまとめられているため、メールのように過去のやり取りが流れてしまうのを防ぐこともできる

社内SNSの中には進捗管理機能をもつものも多くあり、進捗状況を直接相手に尋ねることなく確認できるのも便利だ。

マネジメントにも役に立つ

社内SNSの運用は、チームや部署、社内全体のマネジメントにも役立つ。チャットを活用して進捗状況を一括管理できるため、管理職の負担軽減にも最適だ。

また、個別にやり取りを行うこともでき、相談やアドバイス、1on1ミーティングも行いやすい。

目標管理や評価制度と紐づいたものもあるので、うまく活用しながらマネジメントの負担軽減に役立てることが重要になる。

社内SNSの機能を厳選して活用し、コミュニケーションだけでなくマネジメントの効率化にもつなげてみてはいかがだろうか。

社内SNSのデメリット

社内SNSの導入によって得られるのはメリットばかりではない。うまく運用するためにはデメリットについても把握しておく必要がある。

デメリットを知らずに導入に踏み切るよりも、把握したうえで対策を講じた方が成功率も向上するため。

ここからは、社内SNSのデメリットの面について紹介する。

コストがかかる

社内SNSを導入するには費用がかかるという点に注意が必要である。

導入コストだけでなく、ランニングコスト、イニシャルコスト(稼働までにかかるもの)、社員に対する教育コストもかかってくる

外部企業のものを導入する場合だけでなく、自社専用の社内SNSを開発する場合もあるだろう。

その場合は、システム維持管理のための人件費も必要になるため、運用に必要なコスト負担が増加することに注意しなければならない。

また、社内SNSには豊富な機能が備わったものも多くあるが、自社に本当に必要な機能に絞らなければ費用も高額になるだろう。

自社で導入する際には、どの程度の費用が必要になるのかを事前に試算し、費用対効果を見極める必要がある。

SNS疲れ

社内SNSは気軽にコミュニケーションを取れるがゆえに、頻繁なやり取りに疲れを感じてしまう場合がある

プライベートで使用するSNSと同じ現象で「連絡を返さなければ」という使命感に振り回されやすいためだ。

自分だけが会話に取り残されることへの不安からくるもので、プライベートの時間にまで影響を及ぼしかねない

社内SNSをプライベートの会話にも使用する場合は、社内SNSが社員の負担にならないように運用方法を構築することが重要だ。

公私混同

社内SNSの利点は気軽にコミュニケーションを取れることにあるが、公私混同してしまうというデメリットもある

仕事に関係のない投稿や話題を出すなど、業務時間外の使用には注意が必要だ。

業務に関する連絡のレスポンスだけでなく、プライベート情報への反応も必要になるとやり取りに時間を割かなければならない。

結果的にやり取りする情報量が公私ともに膨大になり、コミュニケーションに時間がかかるため業務効率低下の懸念も出てくる。

このように、社内SNSは導入を行うだけでは社員間でうまく浸透せず、思うような結果が得られない原因になるだろう。

社内SNSを導入する上でのポイント

社内SNSを導入する上でのポイントは、デメリットをうまくカバーする仕組みを構築し、社員に浸透させることにある。

社員の中にはネットリテラシーが高い人・低い人がそれぞれいるため、使用方法に差を生まないようにするためだ。

では、どのようなポイントを意識して導入すれば良いのだろうか。ここからは、社内SNSの導入を「成功させるカギ」について見ていこう。

目的を明確化

社内SNSを導入する前に、まず目的を明確化させておくことが重要だ。業務効率向上なのか、コミュニケーション活性化に役立てるのかを検討する必要がある。

どのような用途で使うのか、部署ごとにどのような使い方をするのが最適なのかを考え、公私混同を防ぐために投稿内容を制限するのも方法のひとつだろう。

また、目的を明確化する際に会社全体で統一するのではなく、実際に導入する部署ごとに検討するのも重要だ。

部署によって社内SNS導入によるどのような効果を得たいのかが異なるため、現場に定着させるために異なった運用方法が必要になる。

また、目的を明確化しておけば、社内SNSにどのような機能が必要なのかがわかるため、無駄のない活用が行えるのも特徴だ。

そのため、機能が多すぎるものを導入してコストが増加するのを防ぐことができ、長期的な運用の成功につながるだろう。

求める機能がある社内SNSを導入

導入する際には、求める機能がある社内SNSを導入する必要がある。上述のように目的を明確化したうえで判断することが重要で、どの目的にどの機能が合うかを検討すべきだ。

一方で、求める機能があるからという理由で社内SNSを複数導入するのも避けた方が良いだろう。

コストだけでなく実際に使用する社員の手間がかかるため、できればひとつに集約したものが望ましい

Goalous(ゴーラス)であれば、社内SNSだけでなく以下のような機能も備わっている。

・メッセージ機能
・フォトアクション
・サークル機能
・評価機能
・翻訳機能

Goalousなら、チームや部署が異なるメンバーとも情報共有や成果の確認が簡単にできるなど、社内SNSに必要な機能が揃っている利点がある。

目標(Goal)を共有できるため、部署の垣根を越えて目標達成に向けてのさまざまなアプローチも可能になるだろう。

また、評価機能も備わっているため、目標の達成状況やアプローチ方法に応じた適切な評価も容易になる。

適切な評価は社員のモチベーションアップにもつながるため、業務効率向上や業績アップに良い影響を与えてくれる

社内SNSの導入を行うのであれば、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

ルールを決める

社内SNSは、導入するだけではうまく機能しないことがほとんどだ。

使用方法についてのルールができていなければ、使用する社員の考え方に一任し、目的と異なる使用方法が定着しかねない

投稿内容を業務に関することに限定し、深夜〇時以降の連絡は行わないなど、具体的なルールを構築することが重要だ。

また、プライベートで使用するSNSと同じ感覚で使用していると、上述したSNS疲れの原因にもなるだろう。

従業員を所属するチームや部署などのカテゴリー別に分けてグループを作成し、使用するという方法もある。

このとき重要なのは、従業員を縛るのではなく「モチベーション維持・業務効率アップ」を目的としたルールづくりを行うことだ。

業務に対してより良い使用方法があれば社内で情報共有を行うなど、常にブラッシュアップしていくことを心掛けたい

まとめ

社内SNSの導入は、テレワークなどの働き方の多様化にも役立てることができる。遠方の従業員とも密に連絡を取り合えるほか、何をしているのかが目で見てすぐに理解できるためだ。

また、業務内容や進捗状況が可視化できていれば、人事評価にかかる業務負担も軽減できる。

デメリットを把握してうまくカバーできる使用方法を意識しながら、社内SNSがもつメリットの効果を最大限に引き出すように心がけたい。

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コミュニケーション チーム

笑顔( スマイル )が画像共有の表情として最適といえる理由

笑顔は人を幸せにする。これは本当だろうか。

あなたは、SNSにあなたを含めだれかの顔がある写真をシェアすることが時々あるだろう。ビデオチャットに自分の顔がその他大勢で映し出されている時、あなたは自分の表情にどれだけ注意を払っているだろうか。

もしかしたら、全く考えたこともない人が大勢かもしれない。そんなあなたは、他人の幸せに係わる最も肝要なことを蔑ろにしている可能性もあるのだ。

ミラーニューロンが快い感情を他人に移植する

ミラーニューロン( Mirror neuron )とは、モノマネ細胞とも呼ばれるが、高等動物の脳内で他人がしていることを見て我がことのように感じる共感能力などを司る1996年に発見された神経細胞である。

マカクザルは、ミラーニューロンがよく研究されている動物だ。

Neonatal (newborn) macaque imitating facial expressions マカクザルの新生児が相手の表情を真似ている | Wikipedia

マカクザルの赤ちゃんは、新生児の時のわずかな時期だけ人の表情の動きを模倣することができる。これはミラーニューロンの仕業ではないかと推測されている。
研究段階ではあるが、ヒトにもミラーニューロンが存在すると考えられている。

感情は他人にとても簡単に移すことができる。会社に不満のあるグループとの会話を重ねると同じように不満を持つようになる。ヒトの思考は圧倒的にネガティブ寄りなので、ネガティブな感情の方が他人と共感しやすい。つまり、伝染能力が強いのでネガティブ感情には特に注意しなければならないのであるが、この伝染の原因となっているのは、何を隠そうミラーニューロンである。

逆に、他人の快い感情にふれることによって、その感情を自らに移植することも当然可能である。SNSでシェアする際にあなたの笑顔を用いることによって、他人を笑顔にすることが可能なのだから、こんなに簡単で効果的なハピネスの配布方法があるだろうか。

怖いコワイ。怒りの感情がすぐに移植される。よくないよくない。こんな画像ばかりに囲まれると、頭がおかしくなってしまいそうだ。

さて、どうだろうか。急にホンワカした気分になったのではないか。危なかった。救われた。なお、ヒトの脳は、幸福が移植されて、さらにそれを自分のことと誤解することもあるのだ。便利なもんだ。やっぱり笑顔が大事なんだな。

再度忠告する。あなたのネガティブな表情は、すごい感染力で他人に移植される。ほぼ、確実レベルでいえることだが、簡単・容易・さりげなしに日常的に不機嫌な表情を浮かべることを今すぐやめた方がいい。いつも笑顔でない者は、今すぐ去ったほうがいい。人を不幸にするからだ。もしくは、そんな人は、ビデオチャットで顔を表示してはいけない人かもしれない。

(ビデオチャットアプリよ。全員が強制的に笑顔に見える機能を開発したら、世界はもっと幸福になるかもしれないよ!デジタルコミュニケーションだからできることだね)

表情筋は脳活動に影響を与える

表情フィードバック」という言葉がある。「笑顔」をつくるだけでたのしくなる、というものだ。唇でペンをくわえるのと、奥歯でペンを噛むのとでは、後者の方がより笑顔に近い。これは本当に笑っているわけではないので所謂「作り笑い」である。

ある実験で、それらの状態において色々なマンガを読ませてみたところ、奥歯でペンを噛む条件の方がマンガを面白いと評価した。作り笑いでも効果が発揮されたのである。

また、2014年には表情筋が脳活動に影響を与えるという論文が発表になっている。表情筋の状態で、脳の中心部にある感情を司る「扁桃体」の活性状態が変化することがわかった。

あなたの笑顔の表情がフィードバックされて、あなたはその笑顔にある”たのしい”という感情を抱く。それが表情フィードバックだ。いつもムスッとしてたらだめだ。あなただけならまだ良いのだが、残念ながら顔は他人に見える。図らずも不特定多数の他人に影響を与えてしまうことは、決して無視できない重大な事実だ。

あなたは無理をしてでも笑顔になる、、、べきではない。あなたのためには。

笑うことは健康にいい。NK細胞が活性化するとか、様々な健康効果があると語られる。しかし、一方でこのような香港科技大学の研究結果がある。

憂鬱している時に、気持ちをよくしようとしてあえて笑ったり自分の感情を他人に知られないように笑ったりすることは、逆効果だという。笑顔が本人に対して、ポジティブかネガティブな効果を及ぼすかは、「笑っている理由」に大きく依存する。

研究結果としては、「幸福を感じなかった時に笑った被験者は、微笑を作る時に憂鬱になりやすい」というものだった。悲しい時に無理して笑うと、表情筋は幸福へと誘導しようとするが、脳の中では不幸な感情と関連づけてしまうのかもしれない。『笑顔を”つくってる”わたしは、”ほんとうは”悲惨なのです』っていう具合に、連結されてしまうのではないかと僕は考える。

悲しみを相対的に自己評価することで、より深い悲しみを感じてしまう。これでは、「真逆の感情を伴う作り笑い」は、「あなたにとって」良いことがない。

ネガティブな感情の原因となる問題を解消することが先決である。あなたは、あえてマイナスな感情をプラスに転換しなくてもいいかもしれないが、それはあなたのためである。あとはあなたの倫理観と相談して決めて欲しい。あなたの幸福が大事なのか、その他大勢の幸福が大事なのか。。。

「笑顔」で社員のハピネスが増幅する

今日のうれしい一歩を画像で社員にシェアするGoalousというサービスがあるが、笑顔を他の社員に伝染させてより大きなハピネスを形成するための社内SNSとして活用することが可能である。

ビジネスゴールに近付いたから、笑顔になるのか。

笑顔になるから、ビジネスゴールに近づくのか。

どっちが先かなんて問題ではない!どっちもやればいいのである。

かわいくスマイルしててね
人間なんかそれほどキレイじゃないから
すぐスマイルするべきだ
子供じゃないならね

ホフディラン, 「スマイル」, 1996

素晴らしい歌詞だね。

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コミュニケーション チーム

チームワークを向上させて生産性を高める!カギは良好なコミュニケーション

近年、少子高齢化による働き方改革が推進されており、残業時間の削減を行う企業が増加している。

残業を削減した分の業務は、限られた勤務時間内に行わなければならず、業務効率化や生産性の向上が急務となるだろう。

そのためには、会社全体や部署・プロジェクトチームごとなど、業務をチームワークでこなす必要がある。

この記事では、仕事の効率化や生産性を高めるうえで重要なチームワークに必要な要素について紹介する。

また、チームワークの向上に必要な「良好なコミュニケーションの取り方」についても見ていこう。

より良いチームワークに必要な要素

より良いチームワークに必要な要素はいくつかある。

仕事で必要なチームワークは、単純な一体感という意味ではなく、個々の能力を最大限に引き出すためのものでなければならない。

ここからは、よりよいチームワークに必要な要素にはどのようなものがあるのか、という点について確認しよう。

チームと個人の目標設定

チームワークを向上させるには、チーム全体が同じ方向に向かって業務に取り組むことが重要だ。

そのためには共通の目標を設定するなど、なんらかの指標となるものが必要になる。目標を達成するために協力し合うようになるなど、チーム全体がまとまりやすくなるためだ。

また、会社全体の目標だけでなく、部署やチームごと、個人目標まで細分化して目標設定を行っておきたい

個人目標にまで落とし込むことで、自分が何をすれば良いのかが明確になり、個人の自主性が高まることにもつながるだろう。

メンバーそれぞれの役割を明確にする

メンバーそれぞれの役割を明確にし、相互に助け合うことができる環境を整えるのもチームワークに欠かせない要素のひとつだ。

自分の役割が明確にわかっていれば責任意識が強くなり、自分の仕事を完遂するモチベーションにもなる。

また、チーム内の役割が明確になっていれば「この問題は〇〇さん」「これは〇〇さんが苦手だからフォローが必要」など、相互に助け合いやすい。

業務における連絡や調整、問題の解決、進捗の遅れに対するフォローなど、さまざまな点でスムーズに対応できるようになるだろう。

チームで問題を解決する

価値観や主義主張が違う従業員同士をまとめるためには、チームで問題や困難を乗り越える経験が効果的だ。

問題解決のためにアイデアを出し合い、より良い方法について話し合うなど協調性の向上が見込める

解決したときの達成感を共有した経験も、チーム内でお互いを信頼し合う関係の構築につながるだろう。

ひとりで解決できないことをフォローし合い、それぞれの長所を生かしながら業務や問題に取り組むことがチームワークを向上させる

良好なコミュニケーション

チームワークを向上させるためには、お互いの長所や仕事の進め方の癖など、さまざまなことを把握している必要がある。

その際に重要になるのが「良好なコミュニケーション」だ。コミュニケーションが円滑に行われていれば相互の信頼感も高まり、チーム内の対人ストレスが減少する。

コミュニケーションがストレスフリーに行えることで、実務においても意思疎通が容易になるため「機能的なチーム」になれるだろう。

情報共有速度の向上や、お互いの素早いサポート体制、目標達成へのアイデア抽出など、上司部下関係なく発言できる環境が重要になる。

良好なコミュニケーションが取れることで目標達成が容易になり、さらにチームワークが向上するという良いサイクルを生むだろう。

とくに重要なのは「良好なコミュニケーション」

チームワークを向上させるために、とくに重要になるのは「良好なコミュニケーション」だ。

ここからは、チームワークにコミュニケーションが重要な理由と、コミュニケーションを活発化させるためのポイントについて紹介する。

コミュニケーションはチームワークの基本

コミュニケーションはチームワークの基本であり、コミュニケーションなしでチームワークを向上させることは不可能に近い

複数の人間で構成されているチームだからこそ、円滑に意思疎通を行うためにコミュニケーションが必要になるためだ。

メンバー間の意見交換・進捗管理・サポート・改善点の指摘なども、すべてコミュニケーションがなければ成り立たない。

そのため、社内のチームワークを向上させたいと考えるのであれば、コミュニケーションを活発化させる施策がポイントになるといえる。

ツールを使ってチームのコミュニケーションを促そう

ツールを使うことで、社内のチームにおける良好なコミュニケーションを促すことができる。

社内SNSなどの活用がおすすめで、目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)ならコミュニケーションに役立つさまざまな機能が充実している

「メッセージ機能」「サークル機能」を使えば、リアルタイムに気軽なコミュニケーションを取ることが可能だ。

これらの機能は進捗状況の確認や活動内容の報告・シェアが可能になるため、自分以外のメンバーの状況が一目で確認できる利点がある。

「オープンゴール機能」で目標を共有し「コラボ機能」で部署の垣根を超えた協力を促すこともできるだろう。

チームワークを向上させるためにコミュニケーションツールを導入するのであれば、ぜひGoalousを検討していただきたい。

まとめ

チームにおいて良好なコミュニケーションを取ることは、会社全体に対してさまざまな良い影響をもたらすものだ。

単純に上司が部下に指示をするだけだとそれは、コミュニケーションとは呼べない。

部下からの意見も吸い上げて検討し、良いものは積極的に活用するなど、上下関係で発言権が絞られることがないように注意しておきたい。

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コミュニケーション チーム マネジメント

【管理職の悩み】コミュニケーションがとれない部下への対処法

コミュニケーション能力は人それぞれに差があり、得意な人がいる一方で苦手な人も多くいる。

しかし、同じ職場で働く場合にはコミュニケーションが苦手な人であっても、意思疎通を図るうえで必要になる重要なものだ。

とくに、コミュニケーションが苦手な部下をもつ管理職にとっては、どのようにすればいいか悩みの種になる場合もあるだろう。

この記事では、コミュニケーションが苦手な人の特徴について紹介する。また、コミュニケーションが苦手な部下への対処法についても触れているので、参考にしていただきたい。

コミュニケーションが苦手な人の特徴

コミュニケーションが苦手な人にはどのような特徴があるのだろうか。相手の特徴を把握していれば、接するときのポイントが見えてくる。

ここからは、コミュニケーションが苦手な人に共通する特徴について見ていこう。

会話がうまくできない

コミュニケーションが苦手な人は、会話がうまくできない傾向にある。相手の話をきちんと聞けず、会話のキャッチボールがうまく成立しないためだ。

また、自分から話しかけることが苦手という人もいるだろう。コミュニケーションが苦手な人といっても「コミュニケーションのどの部分が苦手なのか」という点は、人によってさまざまだ

聞くことが苦手・話しかけることが苦手・会話を広げることが苦手など、タイプが異なるという点についても把握しておきたい。

また、コミュニケーションを取ること自体は好きであっても、話にまとまりがないなど会話を組み立てることが苦手な場合もある。

会話が苦手だと一括りにするのではなく、具体的にどのような点が苦手なのかをよく観察してみてほしい。

視線を合わせない

コミュニケーションを取ることが苦手な人の中には、相手と視線を合わせることが苦手な場合もある

会話中に視線をそらしたり、目が泳いでしまったりするような人が多いのは、相手の視線が気になって会話に集中できなくなるためだ。

「相手の目を見ながら話す」というコミュニケーションの基本ができないため、相手に悪い印象をもたれることもあるだろう。

人によっては人見知りでどうしても目をみることができない場合もあるため、無理に顔を覗こうとしないように配慮する必要がある。

自我が強い

自我が強い傾向にある人も、コミュニケーションを取ることが苦手な場合が多い

プライドが高い・頑固・自分の主張を認められたいと考えるタイプで、ミスや間違いを責められることを避ける傾向にある

人より優位に立てるときでなければコミュニケーションを積極的に行わないため、後輩にはよく話をするが先輩・上司との会話が少ない

また、頑固で自分の価値観に固執しやすい人は、他人の意見を受け入れにくいため、コミュニケーションを取ることが難しくなるだろう。

コミュニケーションが苦手な部下への対処法

部下を持つ立場の管理職になると、コミュニケーションが苦手な部下ともやり取りを行わなければならない。

そのような場合には、どのような点に注意すべきなのだろうか。

ここからは、コミュニケーションが苦手な部下への適切な対処法や、会話を引き出すためのポイントについて紹介する。

報連相をしてくれたときはきちんと褒める

当たり前の報連相に対しても「自分から進んで話してくれた」ことをきちんと褒めることが重要だ。

コミュニケーションが苦手な部下は、自分自身でコミュニケーションが苦手だと思い込んでいる場合もあるだろう。

そのようなケースでは、自己肯定感が低くコミュニケーションに自信がないことが、苦手意識につながっている可能性がある

積極的に褒めることでコミュニケーションに対する自信をつけてもらい、苦手意識を少しずつ払拭させていこう。

部下が話しやすくなる環境づくり

コミュニケーションが苦手な部下ともやり取りを行うためには、部下が話しやすくなる環境づくりが必要になる。

大勢の前だと緊張しやすいというのであれば、定期的な面談を行って1対1で話を聞くのもおすすめだ。

顔を合わせて会話をすることが苦手な場合でも、メールやチャットであれば問題ないという人もいるだろう。

そのような場合に対して、社内SNSなどのITツールをうまく活用するのも手段のひとつだ。

会話が苦手な人に無理やり話をすることを強要せず、話しやすい環境でコミュニケーションを取る方向へシフトしたい。

目標管理ツールGoalous(ゴーラス)を使えば、「メッセージ機能」や「サークル機能」などで、気軽にコミュニケーションを取ることができる

1on1ミーティング・面談やグループに向けての成果報告なども、Goalousを通じて行えば良いため、無理に大勢の前に立つ必要もない。

コミュニケーションを取ることが苦手な人にとって、コミュニケーションが業務上の負担やストレスになってしまう懸念がある。

Goalousを使えば、メールのような定型文が必要なくなるため、気軽に悩みや困っていることを相談できるようになる。

そのようなやり取りの積み重ねによって信頼関係が構築され、結果的に業務効率化や社内環境を良くすることにもつながるだろう。

まとめ

コミュニケーションがうまく取れないのは、コミュニケーションを取る手段を見直していないことも理由のひとつだ。

多様な働き方を推進しているにもかかわらず、コミュニケーションを電話や直接会って会話することにこだわっていないだろうか。

直接の会話はもちろん必要なことではあるが、苦手な人にとってはハードルが高い。

Goalousのようなツールを活用して信頼関係を構築したうえで、会って会話することも徐々に増やしていくのも方法のひとつではないだろうか。

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コミュニケーション 組織改革 チーム チーム 活用事例

成果のでるチームとは?心理的安全性によるチームの学習効果

私は人事の仕事をしていることもあり、よく「チーム」という言葉を使います。
ところでチームってなんでしょう?
ただ人が集まっただけではただの集団です。同じ目的を持って集まってこそ、チームと言えます。

成果のでるチームとは?

ではチームが成果をだすためには、どのようなチームであるのが良いでしょうか?
一人より二人、二人より三人、数が増えるにしたがって成果が大きくなるのは当たり前です。効果的なチームとは、足し算するだけではなくそこに相乗効果が現れるチームです。
チームで相乗効果をだすためには、学習するチームである必要があります。

たとえば、個人が何かを学習してもそれは個人の学びでしかありません。言い換えると、個人の学びはチームの学びにはなりません。
個人が学んだことをチームに共有することで、チームも学習することができるようになります。
更にそのチームの学びが組織全体に影響を与えれば、制度化されるなど組織変革が起こり、結果この組織は学習する組織に進化することになります。
一人の失敗がみんなの学びにつながるのは、相乗効果と言えるのではないでしょうか。


VUCAの時代で生き抜くために

みなさんもご存知の通り、今の世の中は不確実性が高い世の中ですね。
Volatility(変動性)、Uncertainty(不確実性)、Complexity(複雑性)、Ambiguity(曖昧性)の4つの単語の頭文字をとって、VUCAの時代なんて言われてます。取り巻く社会環境の複雑性が増し、次々と想定外の出来事が起こり、将来予測が困難な状況を意味する言葉です。

かつては、作れば作るほど売れるというもっと単純な世界でした。
そんな中では、言われたことを言われた通りに実行し、マニュアル通りにバラツキなく、とにかく速く・安く・ミスなくつくることが大事とされていました。

しかしVUCAの時代においては、何が正しいか簡単にわからない状況です。その中では、行動しながら答えを探したり、挑戦したり、失敗から学びながら、新しいものを生み出していくということが求められるのです。


学習するチームをつくるには

では、学習するチームをどのようにつくればよいのでしょうか?
答えは、心理的安全性にあります。

チームの心理的安全性とは、チームの中でリスクをとっても大丈夫だ、というチームメンバーに共有される信念

Googleのリサーチチームが行った「Project Aristotle」というプロジェクトの研究結果として、心理的安全性が生産性の高いチームづくりに最も重要であることを発表して以来、国内外で心理的安全性が注目されるようになりました。

間違いを認められる。助けを求められる。意見を言える。
自分の心にブレーキをかけずに素直に自分を表現できる状態であることが重要です。
心理的安全性の高いチームではミスが多いです。それはなぜでしょう?
失敗を隠さず報告できるからです。ミスが少ないチームというのは、もしかしたらミスが発覚する前に個々のラインでなんとか対処して報告せず、ミスを隠しているからかもしれません。
これでは学習するチームにはなれませんよね。


心理的安全性があり学習する組織とは

お互いをリスペクトし、信頼し、素直に意見をぶつけ合える。そんな関係を築くにはどうすればよいでしょうか?
それは、実は一朝一夕にできるものではなく日々の積み重ねです。
何かが起こった時、そのチームの人たちはお互いにどのような対応をとるかという結果が、心理的安全性につながります。

  •  意見を求められたから素直に言ったのに、そういうことではないと否定された。
  • 課題を教えてくれと言われたから話したら、なぜわかっていて対処しないんだと詰められた。
  • ミスを報告したら、給料を下げられた。

みなさんの会社ではこんなことが起きていませんか?

SNSを通じてチームの安心感を生み出す
情報共有も反応も簡単にできるGoalous(ゴーラス)は、心理的安全性をつくる手助けになるかもしれません。
自分事で恐縮ですが、最近私は英語で社内プレゼンをする機会がありました。それについて投稿したところ、外国人からは「英語で発表してくれてありがとう」とコメントをもらい、日本人からは「練習したのが伝わったよ」などコメントをもらいました。
チャレンジしたことを共有した結果、このようなフィードバックを受けることができると、「よし!次はもっと頑張るぞ!」と前向きになれるものです。
また、Colorkrewでは成功体験だけでなく失敗も共有されます。うまくいかないこともシェアし、それに対してポジティブにフィードバックを返すことで、こういうことも共有していいんだという雰囲気を生み出すことができます。また、その失敗から他のメンバーも学ぶことができるのです。

失敗も、学びも、個人のうちに秘めるのではなく共有して、学習するチームになりましょう!

Goalousでは、15日間のフリートライアルプランを実施中。



興味を持っていただけた方はぜひお気軽にお問い合わせください。
無料セミナーも毎月開催しています。

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コミュニケーション チーム

【ビジネスの基本】報連相の目的と重要性

部下が報連相をできない、と嘆く管理職も多い。報連相をするようにと言ってはみるものの、なかなか改善されないなら、部下が報連相の重要性をあまり理解していないことが原因かもしれない。

この記事では、部下に報連相の重要性を説くために知っておきたい「報連相」の目的と重要な理由、報連相をスムーズにできるようにするための工夫について紹介する。

そもそも「報連相」とは?正しい目的を解説

「報連相」が必要なことは周知の事実かもしれない。それでは、「報連相」が重要な理由、「報連相」の目的は明確に答えられるだろうか。少し怪しいと感じたなら、「報連相」についてあいまいに捉えているかもしれない。おさらいと思って、報連相の目的を確認してみよう。

組織内の情報共有

「報連相」の目的は、チーム内、さらには会社全体の情報共有である。組織の中で仕事をする場合は、ひとりで完結できるような仕事はそれほど多くない。ほとんどの仕事は、組織内のメンバーと役割を分担したり、連携したりして行っているはずだ。

このように、複数の人間が共同で仕事に取り組み、業務を遂行するには、情報共有は非常に重要な役割を担う。情報共有がうまく行われるかどうかで、それぞれの仕事にもかかわってくるからだ。「報連相」は、相手と情報を共有するための、いわば軸やポイントになるものと捉えても良いだろう。

「報告」「連絡」「相談」の違い

「報連相」には、「報告」「連絡」「相談」の3つの意味がある。

■報告
報告とは、すでに発生した過去の事実を共有することである。上司から指示されたことに対する状況報告、トラブル報告などが報告にあたる。会議の議事録も報告の一種だ。

■連絡
連絡は、業務に関わる情報を共有することである。主に変化があった情報の共有とされ、日程の変更、制度や法律の変化にともなうシステムの変更や手順の変更の伝達が連絡にあたる。

■相談
相談は、発生した問題の解決を図るために情報共有することだ。ミスや顧客からのクレーム、納期遅れなど、さまざまなトラブルを上司などに共有し、早期の解決ができるように相談は行う。


報連相が重要である理由

ここまで、報連相の意味と目的を説明してきたが、報連相は主に3つの理由から重要性が高いといえる。

業務の効率化につながる

報連相が習慣になっていない職場だと、業務において「言った」「言わなかった」の認識違いが起こりやすくなる。認識違いでの影響は、確認などで余計な時間がかかってしまうことだ。

これがもし、報連相が習慣づいていて、ルール化されている環境なら、「言った」「言わなかった」という初歩的な認識の違いは起きにくくなる。

「言った」「言わなかった」の問題が発生しなければ、確認作業による時間の無駄もなくなるので、業務効率化にもなるだろう。

また、「言った」「言わなかった」のトラブルは人間関係にも悪影響を及ぼすこともある。報連相がしっかりできていればそもそものトラブルは起こりにくいので、人間関係も報連相がないときより良好になるのである。

共有相手の安心につながる

決まったタイミング、問題発生時、など必要なときに報連相を行うことは、上司や同僚からすると「このタイミングで報連相がある」と安心感につながる。上司や同僚にムダな心配を与えないのも、報連相が重視される理由だ。

このように、報連相があれば、上司も部下に対して安心して仕事を任せられるようになる。部下も、主体性をもって仕事に取り組めるようになるだろう。

問題に対して適切な対処ができる

普段から報連相ができている職場なら、大きなミスやトラブルに発展することは多くない。重大なミスやトラブルになる前の段階で、必要な対策ができるためである。

万が一、トラブルになった場合であっても、情報を共有できていれば、起こりうるトラブルを把握できる。事前に問題を知っているのと知っていないのとでは大きな違いだ。知っていれば、冷静かつ早めの対処ができる。



大切なのは「報連相をしやすい職場環境」

報連相のできる組織にするには、まず、重要性の高い情報の共有、ルールの設定が対策として挙げられる。しかし、ルールを作ったからといって、報連相がうまくいくとは限らない。

ルールの設定などハードな部分だけでなく、報連相をしやすい環境づくりにも目を向けて対策を立てるべきである。

報連相しやすい環境づくりとしては、まず社内のコミュニケーションの活性化を目指したい。コミュニケーションを活性化させるために考えたいのが、以下のような施策である。

・社内SNSなどのツールを取り入れる
・リフレッシュルームなど気軽に話せる空間を作る
・定期的な面談でコミュニケーションを取る

テレワークでは直接コミュニケーションが取れなくなるので、テレワークに適した環境づくりも必要だ。目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)なら、情報共有に役立つ機能が充実しているので、報連相やコミュニケーション手段として役立つ。

【Goalousの特徴】
・テレワーク中もコミュニケーションが取れる
・SNS型なのでライトなやり取りにも向く
・報連相が不足しがちなテレワーク中のやり取りも補える

報連相のしやすい環境づくりの一歩として、Goalousの導入を考えてみてはいかがだろう。


まとめ

報連相の目的は、社内で情報を共有することにある。目的を果たすためにも、コミュニケーションが増える社内SNSなどのITツールを取り入れるなど、情報共有をしやすい環境を作ることが大切だ。

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チーム マネジメント

チームマネジメントの手法を流れに沿って解説 成功のためのコツもあわせて紹介

チームマネジメントとは、リーダーが、複数のメンバーで構成されるチームをマネジメント(管理)することである。チーム一丸でゴールを目指すのに必要なマネジメントだ。

チームマネージャーとしてチームを引っ張る立場となったとき、どのようにしてチームマネジメントを行うのが適切なのだろうか。この記事では、チームマネジメントの手法と成功のポイントを解説する。

チームマネジメントの手法

チームを適切な方向へ導くため、どのようなチームマネジメントを実施していくのが適切なのか。この項では、チームマネージャーが意識すべきチームマネジメントの手法を見ていこう。

目標を設定する

チームとして動くには、まず目標を設定することが重要だ。目標を設定しないことには、メンバーは何を目指して仕事をするべきか分からない。結果、仕事に力が入らずメンバーのやる気が引き出せない状況になってしまう。

さらに、メンバーのひとりでもやる気がないと、チームの輪が乱れてしまうことにもなる。チーム一丸となって高いモチベーションで働けるようにするためには、メンバーそれぞれの動機づけを意識した達成目標の設定、メンバーのやる気を引き出す環境づくりを進めていくべきだろう。

そのためにも、しっかりメンバーとコミュニケーションを取って、チームのモチベーションが上がるような目標を、メンバー各々、そしてチームで設定することだ。

部下を指導する

チームマネージャーは、メンバーをサポートする役割も担う。メンバーそれぞれの仕事内容を把握して、必要に応じて個別に指導するのが役目だ。

指導についても、部下のできていないところを指摘するだけでなく、会社の利益につながるように部下が成長できるような指導を意識したい。

また、チームマネージャーは、仕事面のサポートだけでなく、部下の精神面でのサポートも担う。異変はないか、日々部下の様子を察知できるような心構えでいるべきだ。

フィードバックをする

チームマネジメントでは、仕事内容や業績に対して、メンバーに定期的にフィードバックを実施するのが望ましい。定期的に上司が部下を評価することによって、課題の共有ができるだけでなく、お互いに目指すべき方向を再確認できるためだ。

フォードバックによって改善点を伝えることによって、部下は自分の課題をより強く認識できるようになるので、次の仕事に対するモチベーションアップも期待できるだろう。

このように、チームマネジメントの手法には、重要なポイントがいくつかある。共通の目的や目標を認識させ、一定期間の動きをしっかり評価するまでがチームマネジメントの一連の流れだ。



チームマネジメント成功のためのコツ

チームマネジメントについての手法を紹介してきたが、それぞれの手法を成功させるにはチームマネージャーとして何を意識していけば良いだろう。ここでは、チームマネジメントを成功に導く3つのコツを紹介する。

自己管理を怠らない

チームマネジメントの手法である目標管理を適切に実行するには、まず、組織の目標とそれぞれの目標を明確にする。そして、目標の中でどれだけ成果を上げられるか、自ら目標を設定して責任をもつべきだという。

つまり、マネージャーとしてチームを引っ張っていくには、チーム全体の目標設定を行うのはもちろん、自身の目標も適切に設定して達成する力が求められるということだ。

チームマネージャーだからこそ、自己管理をしっかり行っていくことが、チームマネジメント成功の第一歩となる。マネージャーの成功例を見て、メンバーも自己管理の手本とすることができるためだ。

分析能力を高める

チームマネジメントをより良い形で実行していくには、マネージャーが自身の分析能力を高めることが重要だ。分析能力が低いと、現状をしっかり把握できず、解決の糸口もなかなか見つからない。その結果、適切な目標設定もできなくなってしまう。

分析能力を身につけるのは一朝一夕ではかなわないが、常日頃、問題に対して解決する方法を考える癖をつけること、また、周囲を注意深く観察することを意識するようにすべきだ。意識して行動することで、分析する力は徐々に育っていくだろう。

あわせて、客観的にものごとを見つめて考えられるようにするロジカルシンキングや、チームを導く判断力の強化も意識すると良い。

コミュニケーションスキルを磨く

チームマネジメントで目標を設定するにしても、部下を指導するにしても、部下にフィードバックをするにしても、いずれにしてもコミュニケーションが発生する。

チームマネジメントを成功させるにはチームマネジメントに適したコミュニケーションを取っていかなくてはならない

チームマネジメントのためのコミュニケーションとは以下のようなコミュニケーションだ。

・メンバーのモチベーションを維持するコミュニケーション
・メンバーの性格や考え方に合った動機づけができるコミュニケーション
・メンバーそれぞれに適したサポートを可能とするコミュニケーション

いずれも、メンバーと会話するだけでなく、メンバーの状態を把握し、メンバーのことを考えたコミュニケーションに特化させていく必要があるだろう。

コミュニケーションスキルを伸ばすには、社内コミュニケーションツールの導入がおすすめだ。
Goalous(ゴーラス)なら、メッセージ機能でメンバーと気軽にやり取りができ、メンバーの状況も把握できるようになる。評価機能によりメンバーに適切なフィードバックをしやすくなるのも特徴だ。

まとめ

チームマネジメントにはいくつかの手法がある。成功させるには、チームマネージャー自身がマネジメントに必要なスキルを高めていくことが重要だ。必要なスキルはいくつかあるが、中でも伸ばしやすいのがコミュニケーションスキルである。コミュニケーションは、対面だけでなく、ツールをうまく使って伸ばしていくのがおすすめだ。

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MBO OKR チーム マネジメント 人事評価

正しい目標設定をすることでチームワークも生産性も向上

受験、就職、資格取得など、さまざまな目的のために個人で目標を立て取り組んできた人も多いだろう。何かを達成するには、目標の設定が有効だ。

これは、個人に限らず、組織に対しても同じことがいえる。しかし、組織となると個々を管理しつつ、組織全体も管理していかなくてはならない。どうしても、個人の目標設定と、組織における目標設定とでは様子が変わってくる。

マネージャーとなって、組織の目的達成のために、どのようにして目標設定をするべきか悩んでいる人も多いのではないだろうか。この記事では、正しい目標設定をしてチームを導くにはどうすれば良いか、目標設定の基本と方法、注意点を紹介する。

目標設定とは?

そもそも目標設定とは何か、目標設定をすることでどのようなメリットがあるか、その意義を整理してみよう。

目標設定とはなにか

目的と目標はよく似ている言葉だが、意味が異なる。目的は、達成したいことや目指したいことだ。一方、目標は、ゴールを達成するための具体的なプロセスであったり、数値などの指標を表したりする

目標設定とは、組織や個人が目的のために達成すべきものごとを設定することといえるだろう。つまり、目的達成のための具体的なゴールを決めることともいえる。

目標設定をする理由

目標設定は、組織においても重要だといわれる。なぜ目標設定が必要なのか、目標設定によるメリットから考えてみよう。

■向かう方向がわかる
目標を設定すると、これから先どのように仕事を進めていけば良いか、どのような行動をとれば良いか、必要なことが明確になる。これは、目標によって向かう方向性が示されるからだ。方向性がわからず、社員が受け身のままでいることを防げるだろう。

■モチベーションが上がる
ある研究では、目標設定をしたグループのほうが、しなかったグループよりもパフォーマンスが上がったことが示された。これは、目標設定によってそれぞれのモチベーションが高まったからだ。

■進捗が可視化できる
目標設定をすると、目標がどれくらい達成できているか進捗がわかるようになる。進捗の管理と可視化ができる状態にあるということは、企業戦略を効果的に導くことにも役立つ。

目標設定の方法

これまでの説明で、組織にとっての目標設定の必要性が再確認できたのではないだろうか。問題は、どのようにして目標設定をするかだ。

目標設定をしても、適した目標でなければ意味がない。取って付けたような目標だと、組織が期待する効果を生み出さないためだ。目標設定をするなら、広く活用されている方法を参考にするのが良いだろう。

目標設定については長年研究されており、効果的なセオリー、フレームワークが誕生し、実際に活用されている。ここでは代表的な目標設定の方法について紹介していこう。

目標設定のポイント

目標設定には5つの要素が必要だという。必要な要素の頭文字を取った目標設定のセオリーが、SMARTだ。S、M、A、R、Tのそれぞれの意味とポイントを見ていこう。

■S:Specific(特定や具体化)
設定する目標は具体的にすべきという意味だ。目標が現実とかけ離れてしまわないために設定する目標について検証する。以下のような観点で目標を落とし込むのが目標の具体化だ。

・何を達成するのか
・なぜ達成する必要があるのか
・どのようにして達成していくか
・どのくらいの期間で達成するか
・どのくらいの人員が達成に必要か
・どの程度活動すれば達成できるか

■M:Measurable(測定可能)
目標は進捗の測定にもかかわってくる。そのために、測定可能なものでなければならない。測定可能とは、具体的に以下のような要件を満たすことだ。

・最終的な数値を予測できる
・目標の達成を明確に判断できる
・進捗の基準を設定できる

■A:Achievable(達成可能、現実性があり挑戦的)
願望で目標を設定するのではなく、達成可能な範囲で現実的な目標を設定すべきという意味だ。しかし、達成の可能性を意識しすぎて、すぐに達成できるような目標は良くない。同時に、チャレンジしたくなるやや高めの目標設定が好ましいとされる。

■R:Result Oriented(最終目標に関連している)
目標を設定しても、それぞれまとまりがなく、目指すべき方向が違っていたのでは、組織に混乱を招いてしまう。複数の目標を立てる場合は、すべて最終目標に関連していることが求められる。

■T:Time setting(期限の設定)
目標達成のために集中するには、目標までの期限の設定が欠かせない。通常は、期限から逆算して、1ヶ月、1週間、1日などとより細かなスケジュールに目標を落とし込んでいく。

目標フレームワーク

目標設定には、フレームワーク(枠組み)がある。ここでは、企業で活用されることの多い3つのフレームワークを見ていこう。

■MBO
MBOは、Management by Objectivesの略で、日本語ではよく目標管理制度といわれる。もともとはマネジメント手法として開発された。日本では変化し、目標達成度を人事評価に絡め、達成度に応じて人事評価をするフレームワークとして用いられる。MBOでは、目標を評価する側と評価される側の2者で目標設定が行われるのが基本だ。

メリットは、人事評価と結びついているのでモチベーションを高めやすいこと、評価される側も目標設定に参加できることである。一方のデメリットは、人事評価と絡めることで人材の多様性を評価することが難しいこと、半年に1回スパンのレビューが現代のビジネススピードに適さないことだ。

■OKR
OKRは、Objectives and Key Resultsの略で、目標と複数の成果指標を表す。目標を階層的に構築することで、組織の目標とメンバーの目標を関連づけるフレームワークだ。MBOとは異なる目標管理のフレームワークで、定期的にレビューを実施するのが好ましいとされる。

メリットは、組織とメンバーの目標のつながりを示すことで個々のモチベーションを高められること、人事評価と関連しないため透明性を保てることだ。一方、組織の目標と連動させなければならないために必ずしも有効な目標を設定できないデメリットがある。

■KPI
KPIは、Key Performance Indicatorの略で、重要業績評価指数と日本語では表す。最終的な目標達成のために、複数の指標を設定することだ。レビューは、MBOやOKRよりも早く、オープンにすることが望ましいとされる。

メリットは、進捗を効果的に確認できることだ。一方、KPIは短期的な成果を見るため、イノベーションが起こりにくいデメリットがある。

目標設定の注意点

目標設定には、基本のセオリーであるSMARTのほか、さまざまなフレームワークがあることがわかったのではないだろうか。いずれを選択するにしても注意したいのが、目標の具体性と公平性だ。ここではふたつの注意点について見ていこう。

具体的にする

目標設定のセオリー、SMARTの“S”でも触れたように、目標は具体的にすることがポイントだ。目標達成を前提とした上で、100%達成できるような目標を立てるのではなく、頑張れば達成できるやりがいのある目標を設定する

チャレンジングな目標を設定することで、メンバーのモチベーションを引き上げ、イノベーションにつなげられるようにすることがポイントだ。

公平な目標設定

目標は、チームで達成していくものだ。だからこそ、チームで助け合えるよう、公平に目標設定をする必要がある。メンバーが公平に目標に向かって動くことでメンバー間の不満をなくし、モチベーションを上げていけるからだ。

チームの目標を可視化させ、メンバー間のコラボレーションを進めていくには、目標管理ができるツールの使用がおすすめ。Goalous(ゴーラス)なら、組織の抱える目標設定や目標管理の悩みを解決できる。

Goalousの特徴は、チャット式のメッセージ機能で気軽にコミュニケーションが取れること、ゴール機能でそれぞれのゴールが見えるようになることだ。

目標の達成度を確認して、達成に遠いメンバーがいたらフォローアップができるようになるし、気軽なコミュニケーションを可能にするメッセージ機能はそうしたサポートに役立つ。Goalousで効果的な目標設定と達成のサポートを図ってはいかがだろう。

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コラボレーション チーム マネジメント

チームビルディングとはなにか?その目的と成功のための方法

新規プロジェクトにともない、チームビルディングを進めることもある。そもそもチームビルディングとは何か、この記事ではチームビルディングの概要と手法について見ていこう。

チームビルディングとはなにか

チームビルティングは、メンバーそれぞれのスキルを尊重して融合させ、チーム一丸となって目標を達成するための取り組みを指す。

チームビルディング似た用語としてチームワークがあるが、チームワークはチームで協力して目標を達成することなので少しニュアンスが異なる。チームビルディングは、メンバーが協力するだけでなく、メンバーの成長も考え、それぞれの能力を最大限に発揮させること。

ビジネスが成熟し、複雑化した現代において、メンバーが協力するだけでなく、組織としてのパフォーマンスの最大化を図ったチームビルディングが重要性を増している。

チームビルディングの目的

チームビルディングは何を目的として行なわれるのだろうか。チームビルディングには、主に4つの目的がある。

主体性を身に付けるため

社会人には、責任をもって仕事を遂行することが求められる。そのためにも、いわれるがまま仕事をするのではなく、主体性をもって仕事に取り組むことも大切。

チームビルディングでは、主に内定者や新入社員に向けて、社会人としての基本や仕事のやり方を体験させることで、主体性を育てることを目的としている。

リーダー育成のため

チームビルディングは、チームリーダーとマネジメントの間に立つ中堅社員を育成し、将来のリーダーを生み出す目的もある。中堅社員に対しては、リーダーとしてのスキル、イノベーションの想像が育めるように環境を整備していくことが課題となってくる。

体制づくりのため

チームビルディングは、トップと中堅社員の間にいる管理職のパフォーマンスが上がるよう、体制作りを強化する目的もある。管理職においては、組織としての目標達成、部下の育成に重点を置いたチームビルディングが必要だ。

ビジョンミッションの浸透のため

チームビルディングの実施は、新入社員、中堅社員、管理職、それぞれが良いパフォーマンスを発揮できるようにするほか、ビジョンミッション浸透も目的にある。

ビジョンミッションの浸透とは、組織のビジョンや目標を明らかにして、組織内に良く浸透させること。新しい事柄に向けて、組織として一体感をもつために重要とされる。新しい期のはじめ、新プロジェクトのキックオフで導入するケースも多い。

チームビルディングの目的を達成するための手法

次に、チームビルディングで重要な目的を達成するための手法を紹介する。

目標を設定

チームビルディングの目的を達成するためには、メンバーが積極的に動けるように、個人の目標、組織の目標を定め共有することが重要だ。目標の設定は、メンバーのモチベーション強化にもつながる。

目標を定めたら周知するだけでなく、目標を達成するための行動をチーム内のメンバーで検討していくと良い。

目標達成を強制されていると感じるとチームビルディングはうまくいかなくなってしまうため、メンバーが能動的に動けるよう、常にメンバーとコミュニケーションを取る必要がある。

役割を決める

チームビルディングには、メンバーそれぞれの役割が重要となる。目標達成に近づくには何ができるか、それぞれどのような役割をもって行動に移していくべきか明確にする必要があるだろう。

役割が明確になれば、メンバーそれぞれが自身のポジションを意識することになるため、それぞれの仕事に集中して取り組めるようになる。

問題解決

チームビルディングでは、問題解決も意識する。トラブルが発生したら担当者の問題と切り分けずに、チームの問題として捉え、メンバーが協力して問題解決を進めていく

チームで問題解決を進めると、コミュニケーションの活性化、発想の転換、問題の本質を探る批判的思考も育まれるため、チーム力の強化にもつながる。

対人関係

チームビルディングで目的を果たすには、対人関係も重視される。チーム力を高めるには、情報共有、メンバー相互間でサポートしあうこと、コミュニケーションを意識しよう。対人関係が良好な組織は、チーム内のスキルやノウハウが蓄積できる。

チームビルディングを成功させるならGoalous

チームビルディングの成功は、目標の設定と共有、良好な対人関係や問題解決にチームで取り組めるようにするコミュニケーションが重要なカギを握る。問題はどのようにして、チームビルディングを進めていくかだ。

チームビルディング成功のためには、目的にアプローチできるコミュニケーション型目標達成サービスであるGoalous(ゴーラス)の導入をおすすめする。目標達成に特化したGoalousなら、さまざま機能でチームビルディングの成功に貢献可能だ。

・チャット機能
メンバーと密なコミュニケーションが図れるため、チームでの問題解決に役立てられるだけでなく、気軽な会話で良好な対人関係を築くのにも役立つ。

・フォトアクション機能、ゴール機能
ゴール、フォトアクションによるゴールまでのプロセスを共有することで、メンバーが共通の目的をもって目標に向かうことができる。

チームビルディング成功に向けて、Goalousの活用を検討してはいかがだろう。

まとめ

組織として高いパフォーマンスを発揮するために、チームビルディングが注目されるようになった。チームビルディングは、新入社員、中堅社員、管理職がそれぞれの役割を意識し、組織として一丸となって目標に向かうために重要。

チームビルディング成功のためには、Goalousのようなチームビルディングにプラスなるツールも活用していくと良いだろう。