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社内コミュニケーション不足は早急に対処を!社内コミュニケーションは必須!

社内で交流会を開いてはみるものの、参加者が集まらずコミュニケーションを活性化できないと、社内コミュニケーションに問題を抱えてはいないだろうか。仕事だけの最低限のコミュニケーションは、社員間の関係が希薄になり、業務にも影響を与えかねない。

この記事では、社内コミュニケーションを改善するべき理由とコミュニケーション活性化の対策を紹介する。

社内コミュニケーション不足の影響

社内コミュニケーションがうまくいっていないのであれば、早急に対策すべきである。理由は、社内コミュニケーションがさまざまな負の影響をもたらすからである。たとえば、以下のような影響が社内コミュニケーションの不足によって起こる。

作業効率の低下

社内コミュニケーションが不足している状態では、仕事上の報連相もうまくできていないと考えたほうが良い。

報連相ができていない状態では、必要な情報がうまく伝達されないので、確認のための作業が増えたり、情報不足でムダに仕事が増えたりすることも影響として出てくるだろう。

また、コミュニケーション不足は、情報の行き違いも招く。結果として、チームや部署で連携が図れなくなり、作業効率も低下してしまう。このように、仕事がうまく進まなくなってしまうのは、コミュニケーション不足の大きな問題だ。

社内やチームの空気が悪い

コミュニケーションが不足した状態で、社内やチームの人間関係が良くなることはない。むしろ、会話がないままでは相手のことを理解できないので、社内の空気は悪くなっていくだろう。

社内の空気が悪いと、仕事など悩みがあったとしても相談しづらい。誰にも悩みを相談できないままひとりで悩みを抱え込み、会社を離れていく人も出てくる

会社にとって、従業員の離職は、優秀な人材の流出にもなってしまう。さらに問題なのは、社内の空気が悪いままだと、次々と離職者が出る可能性があることだ。

協調性が欠落する

会社は集団社会だ。集団での行動が多いからこそ、協調性が必要とされる。

しかし、コミュニケーションが不足した状態でうまく協調性を図ることはできるだろうか。チームのことを良くわかっていないのだから、ほかの人の言動を予測して、足並みをそろえることは難しい。

結果、独自に動く人や自分の意見ばかり主張する人が増え、協調性は取れなくなってしまう。

プロジェクトや会社の目標達成には、チームあるいは全社員一丸となって取り組む必要があるが、協調性のとれなくなったチームでの達成やプロジェクトの遂行は余計難しい。

スキルアップが難しくなる

社内コミュニケーションの不足は、社員のスキルアップも難しくする。それぞれの担当の仕事はできても、他者との交流がなければ、新しい仕事にチャレンジする機会はなかなかやってこないためだ。

新しい仕事に挑戦することがなければ、メンバーに仕事内容やコツを教えてもらうこともない。社内コミュニケーションの不足が常態化した中では、自ら進んでメンバーに仕事を教えようとする人もなかなか出てこないだろう。

このように、他者との交流が極端に少ない職場は、従業員のステップアップやスキルアップを意図せずとも妨げていることになる。従業員のスキルアップは組織力の強化や企業価値にも影響を与えるので、巡り巡って会社の利益にもかかわる問題になると想像できるだろう。

社内コミュニケーションを深めることで得られるメリット

社内コミュニケーションの不足が与える影響でも取り上げたように、コミュニケーション不足は従業員にとっても、会社にとっても悪い影響ばかりだ。もう一度、なぜ社内コミュニケーションを深める必要があるのか、次は社内コミュニケーションのメリットから考えてみよう。

生産性の向上

まず、社内コミュニケーションの活性化によるメリットとして挙げられるのは、生産性の向上だ。社内コミュニケーションが良く取れていると、誰の進捗が良くないのか、誰が仕事で困っているか見つけやすくなるため、連携がスムーズにいくようになる。

コミュニケーションが良く取れていれば、情報伝達や情報共有もスムーズになるので、情報の行き違いや情報共有不足による仕事のミスも減らせるだろう。

結果として、社内コミュニケーションが深まれば、それぞれが協力して仕事に取り組めるようになり、仕事のスピードや効率も上がる

人間関係が良好になり離職率が減少

退職する人の退職理由はさまざまだが、中でも理由として多いのが、人間関係によるものである。つまり、従業員の離職を抑制するには、良好な人間関係を構築することが重要ということだ。

社内コミュニケーションが活性化すれば、人間関係の悩みも解消される可能性がある。上司や部下の立場を超えて相談やコミュニケーションが取れるような職場環境にすれば、さらに離職の抑制につながるだろう。

人間関係の悩みが解消されれば、少なくとも人間関係を苦に辞める人は少なくなるはずだ。従業員の定着率を上げ、人材の流出も防ぐことができるだろう。

顧客満足度が上がる

ビジネスにおいて、コミュニケーションを取る相手となるのは、上司や部下、同僚だけではない。取引先や顧客とコミュニケーションを取る必要もある。

社内コミュニケーションが希薄であると、少なからず取引先や顧客とのやり取りに影響も出てくるので、普段からコミュニケーションを磨いておく必要があるだろう。

コミュニケーション力を磨くステップとして利用できるのが、社内コミュニケーションだ。社内でうまくコミュニケーションが取れるようになれば、取引先や顧客とのコミュニケーションにもプラスになる。

また、社内コミュニケーションは、社内で取引先や顧客情報をやり取りし、情報を共有するのにも必要だ。担当者だけでなく、チームのメンバーに情報が共有されれば、取引先や顧客に同じレベルのサービスの提供、対応ができるようになり、顧客満足度にもつながるだろう。

企業イメージアップ

社内コミュニケーションが活発だと、人間関係も良好になり、自然に働きやすい職場になる。従業員の満足度も高まるので、企業の口コミ評価の向上も期待できるだろう。

さらに、社内コミュニケーションのための取り組みの評価が高かったり、独自性のある取り組みを行ったりしていると、メディアに取り上げられることもある。

メディアでの紹介は、企業アピールにもつながるので、企業ブランドの強化やイメージアップにもなるだろう。このように、社内コミュニケーションの活発化は、社内だけでなく、社外にも大きなメリットがあるのがポイントだ。

コミュニケーションを円滑に進めるためのアイデア

社内コミュニケーションの重要性は分かってもらえたかと思うが、コミュニケーションが不足している状態から、コミュニケーションが活発な職場に変えていくのは難しい。コミュニケーションを取るように促したり、形だけの取り組みを実施したりしてもうまくいかないだろう。

社内コミュニケーションを活性化させるには、社員が自らコミュニケーションを取れるよう工夫する必要がある。ここでは、社内コミュニケーションを改善するための4つのアイデアを紹介していこう。

日常的に挨拶を

「おはようございます」「お疲れ様です」など、従業員間で挨拶ができていないなら、挨拶から見直すのが良いだろう。

たかが挨拶と思われるかもしれないが、挨拶こそコミュニケーションの基本である。挨拶が基本と思えば、挨拶ができない従業員が多い職場は、基本すらできていないと考えるべきだ。

また、挨拶ができない人は、ネガティブで行動が後ろ向きな状態だという。消極的な従業員が増えれば、業務にプラスにならないことは明白だ。むしろ、仕事が進まず業務効率が悪化する可能性もある。

日常的に挨拶が飛び交う職場にするためも、まずは上司のほうから挨拶を心がけていくのが良いだろう。挨拶の輪が広がれば、今まで挨拶をしなかった従業員も自然に挨拶ができるようになっていくかもしれない。

コミュニケーションの活性化を図るためにも、挨拶と合わせて「ありがとうございます」という感謝の言葉も意識するようにしよう。

社内研修

同じ目的をもって取り組む社内研修は、コミュニケーションがとりやすい。仕事の知識共有になるのはもちろん、内容によってはコミュニケーション活性化の後押しにもなるだろう。

研修にもさまざまなものがあるが、中でも楽しめる研修は印象に残りやすいので、コミュニケーションのとりやすさも意識して研修を組み立てるのが良い。

社内報

会社の規模が大きくなればなるほど、ほかの部署ではどのようなことをしているのか、会社全体で何に取り組んでいるのか分かりにくくなる。このような情報共有の問題の解決につながり、全社一体となって活動を促進するために活用できるのが社内報だ。

社内報とは、社内のできごとや連絡事項をまとめたもの。ときには、ある社員の取り組みをピックアップして紹介することもある。

新聞や冊子の状態で発行する会社も多かったが、近年では1枚の紙にまとめたり、メルマガで配信したり、手軽な方法で発行する企業も増えてきた。

社内報は、継続的に発行することが重要なので、社内コミュニケーションの活性化につなげたいのであれば、少ない情報でも定期的に配信するのが良いだろう。その際、少しでもコミュニケーションのきっかけとなるような情報を交えるのが良い。

社内SNS

最近では、リモートワークの流行もあり、社内SNSがさまざまな企業で使われるようになった。社内SNSとは、社員で運用するメディアのことだ。

プライベートのSNS同様、相互での情報交換や情報共有ができるため、部署の垣根を超えたコミュニケーションに適している。情報伝達しやすいのも社内SNSの特徴だろう。

社内SNSにはさまざまなものがあるが、おすすめはGoalous(ゴーラス)だ。Goalousなら、コミュニケーションを図るのに欠かせない機能、便利な機能が備わっているのでコミュニケーションの活性化に役立てられる。Goalousは以下のような機能が特徴だ。

・気軽に会話できるチャット形式の「メッセージ機能」

・メンバーのグループ分けができる「サークル機能」

・ゴール設定やプロセスが見える「評価機能」

社内SNSの導入を考えているなら、Goalousで、コミュニケーションの悩みも一気に解決してはいかがだろう。

まとめ

社内コミュニケーションの不足は、従業員にとっても、会社にとっても良くない。不足とコミュニケーションの不便を感じているなら、すぐにでも改善していくべきだろう。対策のひとつとして、気軽なコミュニケーションが取れる社内SNSもあるので、導入を検討してみると良い。

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コミュニケーション チーム

笑顔( スマイル )が画像共有の表情として最適といえる理由

笑顔は人を幸せにする。これは本当だろうか。

あなたは、SNSにあなたを含めだれかの顔がある写真をシェアすることが時々あるだろう。ビデオチャットに自分の顔がその他大勢で映し出されている時、あなたは自分の表情にどれだけ注意を払っているだろうか。

もしかしたら、全く考えたこともない人が大勢かもしれない。そんなあなたは、他人の幸せに係わる最も肝要なことを蔑ろにしている可能性もあるのだ。

ミラーニューロンが快い感情を他人に移植する

ミラーニューロン( Mirror neuron )とは、モノマネ細胞とも呼ばれるが、高等動物の脳内で他人がしていることを見て我がことのように感じる共感能力などを司る1996年に発見された神経細胞である。

マカクザルは、ミラーニューロンがよく研究されている動物だ。

Neonatal (newborn) macaque imitating facial expressions マカクザルの新生児が相手の表情を真似ている | Wikipedia

マカクザルの赤ちゃんは、新生児の時のわずかな時期だけ人の表情の動きを模倣することができる。これはミラーニューロンの仕業ではないかと推測されている。
研究段階ではあるが、ヒトにもミラーニューロンが存在すると考えられている。

感情は他人にとても簡単に移すことができる。会社に不満のあるグループとの会話を重ねると同じように不満を持つようになる。ヒトの思考は圧倒的にネガティブ寄りなので、ネガティブな感情の方が他人と共感しやすい。つまり、伝染能力が強いのでネガティブ感情には特に注意しなければならないのであるが、この伝染の原因となっているのは、何を隠そうミラーニューロンである。

逆に、他人の快い感情にふれることによって、その感情を自らに移植することも当然可能である。SNSでシェアする際にあなたの笑顔を用いることによって、他人を笑顔にすることが可能なのだから、こんなに簡単で効果的なハピネスの配布方法があるだろうか。

怖いコワイ。怒りの感情がすぐに移植される。よくないよくない。こんな画像ばかりに囲まれると、頭がおかしくなってしまいそうだ。

さて、どうだろうか。急にホンワカした気分になったのではないか。危なかった。救われた。なお、ヒトの脳は、幸福が移植されて、さらにそれを自分のことと誤解することもあるのだ。便利なもんだ。やっぱり笑顔が大事なんだな。

再度忠告する。あなたのネガティブな表情は、すごい感染力で他人に移植される。ほぼ、確実レベルでいえることだが、簡単・容易・さりげなしに日常的に不機嫌な表情を浮かべることを今すぐやめた方がいい。いつも笑顔でない者は、今すぐ去ったほうがいい。人を不幸にするからだ。もしくは、そんな人は、ビデオチャットで顔を表示してはいけない人かもしれない。

(ビデオチャットアプリよ。全員が強制的に笑顔に見える機能を開発したら、世界はもっと幸福になるかもしれないよ!デジタルコミュニケーションだからできることだね)

表情筋は脳活動に影響を与える

表情フィードバック」という言葉がある。「笑顔」をつくるだけでたのしくなる、というものだ。唇でペンをくわえるのと、奥歯でペンを噛むのとでは、後者の方がより笑顔に近い。これは本当に笑っているわけではないので所謂「作り笑い」である。

ある実験で、それらの状態において色々なマンガを読ませてみたところ、奥歯でペンを噛む条件の方がマンガを面白いと評価した。作り笑いでも効果が発揮されたのである。

また、2014年には表情筋が脳活動に影響を与えるという論文が発表になっている。表情筋の状態で、脳の中心部にある感情を司る「扁桃体」の活性状態が変化することがわかった。

あなたの笑顔の表情がフィードバックされて、あなたはその笑顔にある”たのしい”という感情を抱く。それが表情フィードバックだ。いつもムスッとしてたらだめだ。あなただけならまだ良いのだが、残念ながら顔は他人に見える。図らずも不特定多数の他人に影響を与えてしまうことは、決して無視できない重大な事実だ。

あなたは無理をしてでも笑顔になる、、、べきではない。あなたのためには。

笑うことは健康にいい。NK細胞が活性化するとか、様々な健康効果があると語られる。しかし、一方でこのような香港科技大学の研究結果がある。

憂鬱している時に、気持ちをよくしようとしてあえて笑ったり自分の感情を他人に知られないように笑ったりすることは、逆効果だという。笑顔が本人に対して、ポジティブかネガティブな効果を及ぼすかは、「笑っている理由」に大きく依存する。

研究結果としては、「幸福を感じなかった時に笑った被験者は、微笑を作る時に憂鬱になりやすい」というものだった。悲しい時に無理して笑うと、表情筋は幸福へと誘導しようとするが、脳の中では不幸な感情と関連づけてしまうのかもしれない。『笑顔を”つくってる”わたしは、”ほんとうは”悲惨なのです』っていう具合に、連結されてしまうのではないかと僕は考える。

悲しみを相対的に自己評価することで、より深い悲しみを感じてしまう。これでは、「真逆の感情を伴う作り笑い」は、「あなたにとって」良いことがない。

ネガティブな感情の原因となる問題を解消することが先決である。あなたは、あえてマイナスな感情をプラスに転換しなくてもいいかもしれないが、それはあなたのためである。あとはあなたの倫理観と相談して決めて欲しい。あなたの幸福が大事なのか、その他大勢の幸福が大事なのか。。。

「笑顔」で社員のハピネスが増幅する

今日のうれしい一歩を画像で社員にシェアするGoalousというサービスがあるが、笑顔を他の社員に伝染させてより大きなハピネスを形成するための社内SNSとして活用することが可能である。

ビジネスゴールに近付いたから、笑顔になるのか。

笑顔になるから、ビジネスゴールに近づくのか。

どっちが先かなんて問題ではない!どっちもやればいいのである。

かわいくスマイルしててね
人間なんかそれほどキレイじゃないから
すぐスマイルするべきだ
子供じゃないならね

ホフディラン, 「スマイル」, 1996

素晴らしい歌詞だね。

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コミュニケーション デザイン&テクノロジー

ビジュアルコミュニケーションでワークスタイルを変革する

Goalous ( ゴーラス )は、仕事での小さな喜びをビジュアルコミュニケーションを用いて他の多くの社員と共有できるサービスだ。より正確には、「目標へ少しでも近づいた仕事の価値あるひとコマを、1枚の画像で表現し、即時に全社員にシェアできるコラボレーションサービス」である。
旅行する目的は、Instagramにアップすること。2016年ぐらいからスマートフォンを持つ人々の間にそんな価値観が広まってきた。同様に、Goalousに写真をUPするために仕事をしている人もいるとかいないとか。

画像というビジュアル情報を用いることには、どんな意義があるか考察してみたい。

最近だと、自分の顔、そして相手の顔をリアルに動画で映して相互に会話するっていうのも、もちろん「ビジュアル」なコミュニケーションのひとつだ。顔を見て会話ができないと相手を近くに感じられないために話しにくくなるということは、経験のあるビジネスマンであれば充分にご理解いただけると思う。

ビジュアルは、多くの情報が瞬時に正確に伝わる

人はビジュアルに素早く反応する。約0.1秒で画像の内容を認識するといわれるが、テキストであることを説明すると何十倍も時間がかかる。

ではそれを以下に試す。

「正方形の定義」だが、画像と文字では理解のスピードの差が圧倒的に違う

理解のスピードが圧倒的に違うことがご理解いただけただろうか。加えて、受け取る情報のイメージを均質化することにも繋がっている。テキストにはないが、線の色や太さなど実は情報はさらに大量に隠されているが、一瞬で伝わって記憶として脳に定着する。

プレゼンテーションの際にテキスト情報を多用するヒトが多い。これは、スピーカーのカンペにはなるが参加者の理解を促すことにはほとんど役に立っていないことを肝に銘じた方がよいだろう。「絵にする」こと・「絵で語る」ことの高効率性と重要性をご理解いただけただろうか。

先ほど、「顔を見て話す」というビデオチャットの例をあげたが、このことにより、あなたは相手の反応を多くの情報として一瞬でキャッチすることができる。唯一わからないのは、貧乏ゆすりをしていることぐらいかもしれない。音声だけよりも圧倒的にリッチなコミュニケーションが可能なのである。

ビジュアルコミュニケーション活性化の背景

2019年のある調査 ( 日本 )によれば、「スマートフォンを買う時に重要視するスペックは何か?」と問うと、ミレニアル世代( 1981年以降生まれ )の最も多い回答は「高画質なカメラスペック」が突出していて第1位であった。その理由は、「思い出を綺麗に残したい」からである。カメラへの意識の高さがうかがえた結果だったといえる。

なお、「SNS映えしそうだと思った写真や映像をSNSでシェアしたことがあるか?」という質問には、60%以上が「ある」と回答しており、「シェアする」という行動心理を持っていることが明らかになっている。

わたしたちは、もはやスマートフォンを持ってない日常など考えられないし、残したいシチュエーションに遭遇したら気軽に写真を撮る。動画も撮る。容赦なくバシバシ撮る。撮った画像は、Instagram ・ Facebook・Twitter・LINEにシェアして、人と繋がっている自分に満足して、じっとリアクションを待つのである。それが、60%を超える人々の日常的光景となった

テキスト文化は終わるのか

文字はヒトが生きていく上で必需品ではない。7万5000年前に誕生した「言語的人類」(母音の発音が可能になった人類)は、6万年以上の間文字を持たずに生活したわけだから。

フランスのラスコー洞窟にて、2万年前に後期旧石器時代のクロマニョン人によって製作されたとされる壁画は有名だが、文字には発展しなかった。

Depiction of aurochs, horses and deer | Source: Wikipedia

文字は、今から5000年前にメソポタミア地方で誕生した。伝播する距離が限定的であり、一瞬のうちに消滅する音声と比較して、時空間に超安定的に存在し続けるのが文字の優れたところだ。脳の外に記憶を共有する術を手に入れたといったところだ。

はじめは統治目的だったが、識字者が増加するにつれて、人々は知識や知恵を同時代で共有し、さらに時代を超えて共有することを可能にした。その「知」を受け取った者は、さらに発展させて文明をつくりあげた。

その文字の伝達手段は、石から紙になり、カメラが発明されると写真・映像というよりリッチな情報として伝達できるようになり、さらにはデジタル化され、電子メールを経て、現在はメッセージングアプリ・SNSが主流となっている。

確かに、SNS利用時には主に静止画や動画を見ている。大量の情報を獲得しようとしたら、文字では時間がかかりすぎる。文字情報はあくまで補足的である。その点、画像は大変便利だ。

ブログなどの利用率は下がりはしたが、画像だけで全てを表現するのは到底不可能である。「50cm」をテキストなしの画像で表現してみて欲しい。かなり困難である。そういう例はたくさんある。よって、画像と文字はしばらく使い分けられていくだろう。

紙が容易に滅びないのと同様、数千年の歴史あるテキスト文化は終わらない。ただし、情報はビジュアルで伝達した方が圧倒的に効果的なので、文字の重要性はどんどん低下していることに違いはない。

ビジュアルコミュニケーションでワークスタイルを変革せよ

ビジネスにおいてもビジュアルコミュニケーション、特に画像を用いて情報伝達を実施した方がよい。より多くの情報を早く正確に伝達できるからだ。

その場合、冒頭で紹介したGoalousというサービスが一つの選択肢となり得る。「ゴーラス映え」という用語が2017年に生み出されたが、映える写真を撮るためによりよい活動をするなんてシャレているではないか。

「画像」であなたの「よい仕事」をシェアしよう。それが高いゴールに向かうための活動でありつづければ、あなたの会社の文化は発展のみ約束される。

Goalous founder, Kiku-chan

 

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コミュニケーション モチベーション 人材育成

フィードバックの例 ビジネス編

「フィードバック ( Feedback ) にはどんな例があるんだろう?」チームで働くみなさんは、実際の声がけのサンプル( Sample )を参考にしたいところだろう。ヒトはその思考の傾向からして、ネガティブな人が多いので、特にポジティブなフィードバックの例を知りたいことだろう。ネガティブなフィードバックをポジティブに変えた例なんてものは、さらに知りたいでしょうよ!はい、お答えします。

前に述べたが、まずは前提事項を確認したい。ポジティブなフィードバックは、ネガティブに対して40倍も相手のエンゲージメント( Engagement: 会社への愛着や思い入れ )を高めるのだから。忘れないでいただきたい。屁理屈は必要ございません。素直にこの事実を受け入れること。

また、人は1分間に3から5回ほど、セルフトーク、つまり自分との密かな会話をしている。思考の95%は昨日と同じことで構成されていて、80%ぐらいがネガティブなのだから、放っておくと[現状維持 × ネガティブ]な思考ばかりになってるわけだ。

人は生得的には恒常性を維持しようとする ( Homeostasis : ホメオスタシス )ので、ネガティブなほう(チャレンジしない)がリスクが少ない。この思考の圧倒的な安心・安全癖において、わざわざあなたが「あなたの優越感という満足のため」に、ネガティブなフィードバックを用いて相手のネガティブな思考を助長する必要性はない気がしないだろうか?少なくとも挑戦(チャレンジ)を重んじる文化をもつ集団においては。

よいですかね?

モチベーションが上がるという結果の「原因」を心得よ

(1)進捗を感じる。コーヒーショップスタンプ編

あるコーヒーショップで、スタンプカードを使った実験をした。コロンビア大学ビジネススクールの研究だ。どちらがうまくいったか考えてみて欲しい。

(A)コーヒーを10杯飲むと、1杯が無料になる。

(B)コーヒーを12杯飲むと、1杯が無料になる。
   ただし、スタンプは最初から2個押してある。

結果。

Bの方が、遥かに多く人が「無料の1杯」を手に入れた。

以前に述べたことにも類似するが、今回の実験ではゴールにどれだけ近づいているかの進捗に関するフィードバックを与えることが、モチベーションを高めるかなり強い要因となったということになる。

余談だが、ヒトはよくウンコが漏れそうになることがある。あなたにそんな経験がなくたっていい(いや、あるはずだ)。そう、少なくとも私はよくあった(いや、よくある)。
「自宅の便器」というゴールに近づけば近くほど、肛門その他のモチベーションが上がり、便意が激しく高鳴る。実際は要らぬ高鳴りだが。ゴールに近づきたいのに、近づくほど苦しいという異様な例かもしれん。

おそらく日本人以外の人(いや、僕のことを知らない日本人も)は不快に思っただろうから、先ほどのスタンプに話を戻すが、すでに2個押されている状態によって、すでに進んでいるというステキな錯覚を覚えるわけだ。これはスタンプカードをもらった際に、最初から進捗を感じてしまうことに他ならない。進捗を感じることはもっとも強いモチベーションを導く原因となる。

さあ、この事実を元にして、フィードバックの例を考えようではないか。あ!フィードバックに関しては『仁』(人を思いやる愛のキモチ)が根本的に大事なマインドなので、いいフィードバックを「JINなフィードバック」と呼ぶことに急に決めた。

事象

ある成果に対して、やっと20%ほど進捗したプロジェクトリーダーがいた。進捗のペースは遅い。あなたはマネージャーだ。

<ダメなフィードバック>

目標に到達するのはまだまだ遠いぞ!こんなスピードではだめだ。何をしたらいいか、みんなでもっと話し合って協力して進めて欲しい。

おお、なんか勇ましい感じでいいこと言ってる気がするね。ただ、進捗に関する言及が間違っている。

さぁ、JINよこい!

<JINなフィードバック>

着実に一歩前進できているではないか!よい活動ができてるってことだよ。進捗状況については、俺のマネジメントにも問題があったと思っている。さて、次はどうしようかね?

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(2)気分をアゲる。大人な医師たち編

次の大人な実験を考えてみて欲しい。

患者の症状や病歴を読み上げて、経験豊かな熟練した医師たちに診断をしてもらう。どのチームが優れていたか。

チームA

事前に、なにもしなかった

チームB

事前に、医療関係の記事を読んでもらった

チームC

事前に、キャンディをあげた

Cチームは、他の2チームに比べて、2倍の速さで、かつ正確に診断した

気分をアゲてから仕事をした方が、作業がはかどり、かつミスも減るということだ。

気分をアゲることは重要だ。特に一番』は重要らしい。もっといえば、朝起きた瞬間の気分は一日中引きずるという説もある。朝に夫婦喧嘩や親子喧嘩、そしてセルフトークによるネガティブ思考によって不愉快を感じるなんてことははもっての他だ。

チームで働くビジネスマンのあなたが朝一番でやることは、メンバーをいい気分へ誘うことである。「THE・誘いの儀式」を死ぬほど意識して欲しい。始業1時間で、メンバー全員をいい気分にしているか?という日課によってステキな成果が生まれるだろう。

いい気分にするには?
「お?その服初めてみた。似合ってるなー」
「髪の毛切ったね?いいね、似合うね」

っていう感じで容姿でアゲアゲ。
「今日も雨だな。喉が乾いたら一緒に外に飲みに行こう!そしてこの世の水不足が解消するぜ。サイコーだな」
という感じで、なんか間違っているがスーパーポジティブに。

あなた自身がアゲアゲ発言をするには、あなたが全ての事象をポジティブに解釈できる脳をもってなければいけない。批判的な態度をとるスキルに非常に長けている人は多くいるが、そういう人たちには難しい所業だ。批判することだってとても大切な精神だが、ここで本質的に重要視しているのは人間のマインドであり、チームの活力、そしてその総力である。

そんな中、容姿や自然現象の話題も限界があるかもしれない。ビジネスマンにとって、もっと効果的な話題はないだろうか。

そんな時、最近の仕事ぶりに対するフィードバックを使うことである。プチ朗報も交える。(それでも話題に尽きたなら、キャンディでもいいや!)
ともかく朝のキャンディーひとつで、「あなた」もいい気分になってハイパフォーマンスな1日を過ごせるのだから、決してバカにしないでほしい。さて、具体的に例を示す。

事象

昨日、バグを修正を完了するのに夜遅くまで開発作業をしていたプログラマーがいる。あなたはバグの詳細内容を知りたい。

<ダメなフィードバック>

あれさ、昨日は修正に結構時間がかかったね。ところで原因は結局何だったの?あなたの昨日の説明ではよくわからなかったよ。悪いけどもう一回教えてちょうだいよ。

<JINフィードバック>

おはよう!昨日はホントにお疲れ様。おかげでユーザーへの影響が最小限で済んだよ。部長も初動が早いって褒めてたぞ。俺の理解力不足でよくわからなかったが、バグの原因について得意のわかりやすい説明を聞かせてもらえるかな?

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(3)自発性。自己決定させる編

「自発性」がモチベーションに深く関わることはだれもが知っている。とても重要だ。であれば、あなたは指示・命令、そしてお願いもしてはならない。とにかく、フィードバックの成功とは相手を最良の形で動かせばいいのだから、「相手に意思決定させる」という表現を身に付けた方がいい。

事象

経営においての課題を解決するアイデアをまとめていた人がいた。その人にあなたが話を聞いたところ、画期的で今すぐ始めるべきだと確信した。

<ダメなフィードバック>

あなたのアイデアは素晴らしいので、一回まとめてみんなへの説明会を開いてください。

<JINなフィードバック>

わたしは課題に対するあなたのアイデアは画期的で優れていると思います。
あなたはこの話をどう展開したいと思っていますか?それとも、すでに今後の進める方法を考えていましたか?

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評価というフィードバックを告げたあと、相手から「引き出す」ことと、「自己決定させる」。あなたが誘導してもかまわない。そういうカタチをとることが重要。

JINフィードバックによって作られるポジティブな脳の効果

ポジティブ心理学で有名なアメリカ人作家のショーン・エイカーは次のように言っている。

現状へのポジティブさの度合いを引き上げられれば、その人の脳は「幸福優位性」を発揮し始めます。つまり、ポジティブな脳は ネガティブな脳やストレス下の脳よりもずっと良く機能するということです。
知能が上がり、創造性が高まり、活力が増大します。 実際、あらゆる仕事上の結果が 改善されることがわかりました。


If you can raise somebody’s level of positivity in the present, then their brain experiences what we now call a happiness advantage, which is your brain at positive performs significantly better than at negative, neutral or stressed.
Your intelligence rises, your creativity rises, your energy levels rise. In fact, we’ve found that every single business outcome improves.

Shawn Achor: The happy secret to better work | TED Talk

さらにこう続ける。

ポジティブな状態の脳は、ネガティブな状態の脳より31%生産性が高くなります。販売で37%成績が上がります。ネガティブやニュートラルでなく、ポジティブなときに、医者は19%早く正確に診断するようになります。
現状に対してポジティブになることさえできれば、脳はより熱心に速く知的に働き、その結果としてより成功するようになるのです。

Your brain at positive is 31% more productive than your brain at negative, neutral or stressed. You’re 37% better at sales. Doctors are 19 percent faster, more accurate at coming up with the correct diagnosis when positive instead of negative, neutral or stressed.
If we can find a way of becoming positive in the present, then our brains work even more successfully as we’re able to work harder, faster and more intelligently.

Shawn Achor: The happy secret to better work | TED Talk

言葉と態度で人の1日は激変する。無視することはサイテーだ。とにかく、フィードバックしよう。あなたのフィードバックで、人の知能も創造性も、そして活力もコントロールできるのだ。

フィードバックは便意に似ている。重大に扱うのはバカバカしい。しかし重大に扱わなければ地獄となる

芥川龍之介の名言にインスパイアされたKohei Kikuchi

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コミュニケーション チーム

チームワークを向上させて生産性を高める!カギは良好なコミュニケーション

近年、少子高齢化による働き方改革が推進されており、残業時間の削減を行う企業が増加している。

残業を削減した分の業務は、限られた勤務時間内に行わなければならず、業務効率化や生産性の向上が急務となるだろう。

そのためには、会社全体や部署・プロジェクトチームごとなど、業務をチームワークでこなす必要がある。

この記事では、仕事の効率化や生産性を高めるうえで重要なチームワークに必要な要素について紹介する。

また、チームワークの向上に必要な「良好なコミュニケーションの取り方」についても見ていこう。

より良いチームワークに必要な要素

より良いチームワークに必要な要素はいくつかある。

仕事で必要なチームワークは、単純な一体感という意味ではなく、個々の能力を最大限に引き出すためのものでなければならない。

ここからは、よりよいチームワークに必要な要素にはどのようなものがあるのか、という点について確認しよう。

チームと個人の目標設定

チームワークを向上させるには、チーム全体が同じ方向に向かって業務に取り組むことが重要だ。

そのためには共通の目標を設定するなど、なんらかの指標となるものが必要になる。目標を達成するために協力し合うようになるなど、チーム全体がまとまりやすくなるためだ。

また、会社全体の目標だけでなく、部署やチームごと、個人目標まで細分化して目標設定を行っておきたい

個人目標にまで落とし込むことで、自分が何をすれば良いのかが明確になり、個人の自主性が高まることにもつながるだろう。

メンバーそれぞれの役割を明確にする

メンバーそれぞれの役割を明確にし、相互に助け合うことができる環境を整えるのもチームワークに欠かせない要素のひとつだ。

自分の役割が明確にわかっていれば責任意識が強くなり、自分の仕事を完遂するモチベーションにもなる。

また、チーム内の役割が明確になっていれば「この問題は〇〇さん」「これは〇〇さんが苦手だからフォローが必要」など、相互に助け合いやすい。

業務における連絡や調整、問題の解決、進捗の遅れに対するフォローなど、さまざまな点でスムーズに対応できるようになるだろう。

チームで問題を解決する

価値観や主義主張が違う従業員同士をまとめるためには、チームで問題や困難を乗り越える経験が効果的だ。

問題解決のためにアイデアを出し合い、より良い方法について話し合うなど協調性の向上が見込める

解決したときの達成感を共有した経験も、チーム内でお互いを信頼し合う関係の構築につながるだろう。

ひとりで解決できないことをフォローし合い、それぞれの長所を生かしながら業務や問題に取り組むことがチームワークを向上させる

良好なコミュニケーション

チームワークを向上させるためには、お互いの長所や仕事の進め方の癖など、さまざまなことを把握している必要がある。

その際に重要になるのが「良好なコミュニケーション」だ。コミュニケーションが円滑に行われていれば相互の信頼感も高まり、チーム内の対人ストレスが減少する。

コミュニケーションがストレスフリーに行えることで、実務においても意思疎通が容易になるため「機能的なチーム」になれるだろう。

情報共有速度の向上や、お互いの素早いサポート体制、目標達成へのアイデア抽出など、上司部下関係なく発言できる環境が重要になる。

良好なコミュニケーションが取れることで目標達成が容易になり、さらにチームワークが向上するという良いサイクルを生むだろう。

とくに重要なのは「良好なコミュニケーション」

チームワークを向上させるために、とくに重要になるのは「良好なコミュニケーション」だ。

ここからは、チームワークにコミュニケーションが重要な理由と、コミュニケーションを活発化させるためのポイントについて紹介する。

コミュニケーションはチームワークの基本

コミュニケーションはチームワークの基本であり、コミュニケーションなしでチームワークを向上させることは不可能に近い

複数の人間で構成されているチームだからこそ、円滑に意思疎通を行うためにコミュニケーションが必要になるためだ。

メンバー間の意見交換・進捗管理・サポート・改善点の指摘なども、すべてコミュニケーションがなければ成り立たない。

そのため、社内のチームワークを向上させたいと考えるのであれば、コミュニケーションを活発化させる施策がポイントになるといえる。

ツールを使ってチームのコミュニケーションを促そう

ツールを使うことで、社内のチームにおける良好なコミュニケーションを促すことができる。

社内SNSなどの活用がおすすめで、目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)ならコミュニケーションに役立つさまざまな機能が充実している

「メッセージ機能」「サークル機能」を使えば、リアルタイムに気軽なコミュニケーションを取ることが可能だ。

これらの機能は進捗状況の確認や活動内容の報告・シェアが可能になるため、自分以外のメンバーの状況が一目で確認できる利点がある。

「オープンゴール機能」で目標を共有し「コラボ機能」で部署の垣根を超えた協力を促すこともできるだろう。

チームワークを向上させるためにコミュニケーションツールを導入するのであれば、ぜひGoalousを検討していただきたい。

まとめ

チームにおいて良好なコミュニケーションを取ることは、会社全体に対してさまざまな良い影響をもたらすものだ。

単純に上司が部下に指示をするだけだとそれは、コミュニケーションとは呼べない。

部下からの意見も吸い上げて検討し、良いものは積極的に活用するなど、上下関係で発言権が絞られることがないように注意しておきたい。

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【管理職の悩み】コミュニケーションがとれない部下への対処法

コミュニケーション能力は人それぞれに差があり、得意な人がいる一方で苦手な人も多くいる。

しかし、同じ職場で働く場合にはコミュニケーションが苦手な人であっても、意思疎通を図るうえで必要になる重要なものだ。

とくに、コミュニケーションが苦手な部下をもつ管理職にとっては、どのようにすればいいか悩みの種になる場合もあるだろう。

この記事では、コミュニケーションが苦手な人の特徴について紹介する。また、コミュニケーションが苦手な部下への対処法についても触れているので、参考にしていただきたい。

コミュニケーションが苦手な人の特徴

コミュニケーションが苦手な人にはどのような特徴があるのだろうか。相手の特徴を把握していれば、接するときのポイントが見えてくる。

ここからは、コミュニケーションが苦手な人に共通する特徴について見ていこう。

会話がうまくできない

コミュニケーションが苦手な人は、会話がうまくできない傾向にある。相手の話をきちんと聞けず、会話のキャッチボールがうまく成立しないためだ。

また、自分から話しかけることが苦手という人もいるだろう。コミュニケーションが苦手な人といっても「コミュニケーションのどの部分が苦手なのか」という点は、人によってさまざまだ

聞くことが苦手・話しかけることが苦手・会話を広げることが苦手など、タイプが異なるという点についても把握しておきたい。

また、コミュニケーションを取ること自体は好きであっても、話にまとまりがないなど会話を組み立てることが苦手な場合もある。

会話が苦手だと一括りにするのではなく、具体的にどのような点が苦手なのかをよく観察してみてほしい。

視線を合わせない

コミュニケーションを取ることが苦手な人の中には、相手と視線を合わせることが苦手な場合もある

会話中に視線をそらしたり、目が泳いでしまったりするような人が多いのは、相手の視線が気になって会話に集中できなくなるためだ。

「相手の目を見ながら話す」というコミュニケーションの基本ができないため、相手に悪い印象をもたれることもあるだろう。

人によっては人見知りでどうしても目をみることができない場合もあるため、無理に顔を覗こうとしないように配慮する必要がある。

自我が強い

自我が強い傾向にある人も、コミュニケーションを取ることが苦手な場合が多い

プライドが高い・頑固・自分の主張を認められたいと考えるタイプで、ミスや間違いを責められることを避ける傾向にある

人より優位に立てるときでなければコミュニケーションを積極的に行わないため、後輩にはよく話をするが先輩・上司との会話が少ない

また、頑固で自分の価値観に固執しやすい人は、他人の意見を受け入れにくいため、コミュニケーションを取ることが難しくなるだろう。

コミュニケーションが苦手な部下への対処法

部下を持つ立場の管理職になると、コミュニケーションが苦手な部下ともやり取りを行わなければならない。

そのような場合には、どのような点に注意すべきなのだろうか。

ここからは、コミュニケーションが苦手な部下への適切な対処法や、会話を引き出すためのポイントについて紹介する。

報連相をしてくれたときはきちんと褒める

当たり前の報連相に対しても「自分から進んで話してくれた」ことをきちんと褒めることが重要だ。

コミュニケーションが苦手な部下は、自分自身でコミュニケーションが苦手だと思い込んでいる場合もあるだろう。

そのようなケースでは、自己肯定感が低くコミュニケーションに自信がないことが、苦手意識につながっている可能性がある

積極的に褒めることでコミュニケーションに対する自信をつけてもらい、苦手意識を少しずつ払拭させていこう。

部下が話しやすくなる環境づくり

コミュニケーションが苦手な部下ともやり取りを行うためには、部下が話しやすくなる環境づくりが必要になる。

大勢の前だと緊張しやすいというのであれば、定期的な面談を行って1対1で話を聞くのもおすすめだ。

顔を合わせて会話をすることが苦手な場合でも、メールやチャットであれば問題ないという人もいるだろう。

そのような場合に対して、社内SNSなどのITツールをうまく活用するのも手段のひとつだ。

会話が苦手な人に無理やり話をすることを強要せず、話しやすい環境でコミュニケーションを取る方向へシフトしたい。

目標管理ツールGoalous(ゴーラス)を使えば、「メッセージ機能」や「サークル機能」などで、気軽にコミュニケーションを取ることができる

1on1ミーティング・面談やグループに向けての成果報告なども、Goalousを通じて行えば良いため、無理に大勢の前に立つ必要もない。

コミュニケーションを取ることが苦手な人にとって、コミュニケーションが業務上の負担やストレスになってしまう懸念がある。

Goalousを使えば、メールのような定型文が必要なくなるため、気軽に悩みや困っていることを相談できるようになる。

そのようなやり取りの積み重ねによって信頼関係が構築され、結果的に業務効率化や社内環境を良くすることにもつながるだろう。

まとめ

コミュニケーションがうまく取れないのは、コミュニケーションを取る手段を見直していないことも理由のひとつだ。

多様な働き方を推進しているにもかかわらず、コミュニケーションを電話や直接会って会話することにこだわっていないだろうか。

直接の会話はもちろん必要なことではあるが、苦手な人にとってはハードルが高い。

Goalousのようなツールを活用して信頼関係を構築したうえで、会って会話することも徐々に増やしていくのも方法のひとつではないだろうか。

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【ビジネスの基本】報連相の目的と重要性

部下が報連相をできない、と嘆く管理職も多い。報連相をするようにと言ってはみるものの、なかなか改善されないなら、部下が報連相の重要性をあまり理解していないことが原因かもしれない。

この記事では、部下に報連相の重要性を説くために知っておきたい「報連相」の目的と重要な理由、報連相をスムーズにできるようにするための工夫について紹介する。

そもそも「報連相」とは?正しい目的を解説

「報連相」が必要なことは周知の事実かもしれない。それでは、「報連相」が重要な理由、「報連相」の目的は明確に答えられるだろうか。少し怪しいと感じたなら、「報連相」についてあいまいに捉えているかもしれない。おさらいと思って、報連相の目的を確認してみよう。

組織内の情報共有

「報連相」の目的は、チーム内、さらには会社全体の情報共有である。組織の中で仕事をする場合は、ひとりで完結できるような仕事はそれほど多くない。ほとんどの仕事は、組織内のメンバーと役割を分担したり、連携したりして行っているはずだ。

このように、複数の人間が共同で仕事に取り組み、業務を遂行するには、情報共有は非常に重要な役割を担う。情報共有がうまく行われるかどうかで、それぞれの仕事にもかかわってくるからだ。「報連相」は、相手と情報を共有するための、いわば軸やポイントになるものと捉えても良いだろう。

「報告」「連絡」「相談」の違い

「報連相」には、「報告」「連絡」「相談」の3つの意味がある。

■報告
報告とは、すでに発生した過去の事実を共有することである。上司から指示されたことに対する状況報告、トラブル報告などが報告にあたる。会議の議事録も報告の一種だ。

■連絡
連絡は、業務に関わる情報を共有することである。主に変化があった情報の共有とされ、日程の変更、制度や法律の変化にともなうシステムの変更や手順の変更の伝達が連絡にあたる。

■相談
相談は、発生した問題の解決を図るために情報共有することだ。ミスや顧客からのクレーム、納期遅れなど、さまざまなトラブルを上司などに共有し、早期の解決ができるように相談は行う。


報連相が重要である理由

ここまで、報連相の意味と目的を説明してきたが、報連相は主に3つの理由から重要性が高いといえる。

業務の効率化につながる

報連相が習慣になっていない職場だと、業務において「言った」「言わなかった」の認識違いが起こりやすくなる。認識違いでの影響は、確認などで余計な時間がかかってしまうことだ。

これがもし、報連相が習慣づいていて、ルール化されている環境なら、「言った」「言わなかった」という初歩的な認識の違いは起きにくくなる。

「言った」「言わなかった」の問題が発生しなければ、確認作業による時間の無駄もなくなるので、業務効率化にもなるだろう。

また、「言った」「言わなかった」のトラブルは人間関係にも悪影響を及ぼすこともある。報連相がしっかりできていればそもそものトラブルは起こりにくいので、人間関係も報連相がないときより良好になるのである。

共有相手の安心につながる

決まったタイミング、問題発生時、など必要なときに報連相を行うことは、上司や同僚からすると「このタイミングで報連相がある」と安心感につながる。上司や同僚にムダな心配を与えないのも、報連相が重視される理由だ。

このように、報連相があれば、上司も部下に対して安心して仕事を任せられるようになる。部下も、主体性をもって仕事に取り組めるようになるだろう。

問題に対して適切な対処ができる

普段から報連相ができている職場なら、大きなミスやトラブルに発展することは多くない。重大なミスやトラブルになる前の段階で、必要な対策ができるためである。

万が一、トラブルになった場合であっても、情報を共有できていれば、起こりうるトラブルを把握できる。事前に問題を知っているのと知っていないのとでは大きな違いだ。知っていれば、冷静かつ早めの対処ができる。



大切なのは「報連相をしやすい職場環境」

報連相のできる組織にするには、まず、重要性の高い情報の共有、ルールの設定が対策として挙げられる。しかし、ルールを作ったからといって、報連相がうまくいくとは限らない。

ルールの設定などハードな部分だけでなく、報連相をしやすい環境づくりにも目を向けて対策を立てるべきである。

報連相しやすい環境づくりとしては、まず社内のコミュニケーションの活性化を目指したい。コミュニケーションを活性化させるために考えたいのが、以下のような施策である。

・社内SNSなどのツールを取り入れる
・リフレッシュルームなど気軽に話せる空間を作る
・定期的な面談でコミュニケーションを取る

テレワークでは直接コミュニケーションが取れなくなるので、テレワークに適した環境づくりも必要だ。目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)なら、情報共有に役立つ機能が充実しているので、報連相やコミュニケーション手段として役立つ。

【Goalousの特徴】
・テレワーク中もコミュニケーションが取れる
・SNS型なのでライトなやり取りにも向く
・報連相が不足しがちなテレワーク中のやり取りも補える

報連相のしやすい環境づくりの一歩として、Goalousの導入を考えてみてはいかがだろう。


まとめ

報連相の目的は、社内で情報を共有することにある。目的を果たすためにも、コミュニケーションが増える社内SNSなどのITツールを取り入れるなど、情報共有をしやすい環境を作ることが大切だ。

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コミュニケーション マネジメント

【管理者向け】職場でのコミュニケーションを何とかしたい!改善方法を紹介

昇進で管理職になったは良いが、現場は若い社員が多く、コミュニケーションの取り方が分からないと悩む人もいるだろう。職場でのコミュニケーションはどのようにして取っていくべきなのだろうか。この記事では、職場でのコミュニケーションの重要性と、コミュニケーション不足の改善方法を紹介する。

なぜ職場でのコミュニケーションが大切なのか?

職場での活発なコミュニケーションは、さまざまなメリットを生む。たとえば、以下の4つのようなメリットが期待できる。

チームワークが良くなる

コミュニケーションがしっかり取れている職場では、役割分担が適切に行われ、情報共有もスムーズである。これは、必要な情報が回ってきて、必要に応じて仕事を分担できるので、メンバー間の連携がしやすくチームワークが良くなるからだ。

チームワークが良いと、仕事の負担が大きい人の仕事を分担できるほか、必要に応じてお互いに協力やサポートができるようになるので、生産性の向上も期待できる

顧客の満足度が上がる

職場のコミュニケーションが活発になると、複数の部門間でのやり取りや情報共有もスムーズになる。各部門の垣根を超えて情報共有できることのメリットは、顧客ニーズの把握に活かせるだろう。

これまで部門間でしか共有されなかった顧客ニーズや情報が、部門を超えて社内で共有されるようになれば、より顧客に寄り添ったサービスを提供できる。結果として、職場のコミュニケーションの活性化で、顧客満足度を向上させることが可能。

従業員のモチベーションの向上や維持に役立つ

職場のコミュニケーションは、従業員のストレスがたまりにくい、立場に関係なく意見の言いやすい環境を作る下地になる。

人間関係の悩みや言いたいことをあまり口にできない環境では相談の機会を設けても不満を口にしにくいので、意見の言いやすいコミュニケーションの取れた職場の方が、管理側も対処しやすいだろう。

さらに、従業員のモチベーションを高め、人間関係を理由にした離職率を抑える意味でも、職場のコミュニケーションは重要だ。

職場でのコミュニケーションが不足する主な原因

職場のコミュニケーションは重要であるにも関わらずなぜ不足してしまうのか、主な原因を見ていこう。

■強い縦割り意識がある
縦割りが強く、横のコミュニケーションが育まれていない職場では、上司と部下の関係ばかりになってしまい、相談や悩みを打ち明けにくくなる。

■経営層と従業員の関わりが少ない
経営層と従業員の関わりが少ないと、経営層のビジョンや会社の方針がうまく従業員に伝わらない。共通意識をもてないため、コミュニケーションが不足してしまう。

■コミュニケーションのきっかけが少ない
従業員同士の雑談も貴重なコミュニケーションだ。このような雑談が生まれる場所やきっかけがオフィス内にあまりないと、コミュニケーションは思うように生まれない。

■在宅勤務やテレワークの増加
お互い離れた場所にいると、会話のタイミングが難しく、ときには労働時間の違いからタイムラグが発生することもある。このように、離れているとなかなかコミュニケーションをうまくとるのは難しい。新型コロナウイルスの影響で在宅やテレワークが増えていることも、コミュニケーション不足の一因となっている



コミュニケーション不足を改善するための対策

コミュニケーション不足となっている職場では、どのような対策が必要か。コミュニケーション改善のためにできる3つの対策をこの項では紹介する。

気軽に話せる場所を作る

コミュニケーションの不足は、きっかけや場所が少ないことも理由であると説明した。従業員がコミュニケーションの機会をもてるようにするには、きっかけとなる場所を作ることだ。

たとえば、業務内容以外のことでも気軽に話せるリフレッシュスペース、カフェコーナーなどの設置が考えられる。広いスペースがあれば、社員食堂を設けてみるのも良いだろう。

ほかにも、社内掲示板を作ったり、社内用の情報誌を作ったりするのも効果的だ。社内の情報をより多くの従業員が目にすることによって、会話のきっかけができるかもしれない。

定期的な面談を行う

悩みや相談をできないといった状況は、さらに職場のコミュニケーション不足を加速させてしまう。横のコミュニケーションも良いが、縦のコミュニケーションもしっかり取るべきだろう。

上司と部下の間のコミュニケーションを増やし、信頼関係を築くための方法として、上司と部下の1対1の面談がある

月に一度以上は面談日を設けて、しっかり話をすることがポイントだ。面談は、仕事以外にもプライベートな悩みも相談できるよう堅苦しすぎないのが良い。

ITツールを導入する

従業員同士が離れていてもコミュニケーションを取りやすいように、PCやスマートフォンで使えるITツールを取り入れてみるのも良い。チャット機能を備えた社内SNSやWeb会議システムは不足しがちなコミュニケーションを補ってくれるだろう。

目標管理ツールであるGoalous(ゴーラス)も、コミュニケーションの活性化に役立つツールだ。チャット形式で使える「メッセージ機能」、メンバーの割り振りができる「サークル機能」で、社内コミュニケーションはより気軽なものになる。

やり取りが容易であるため、テレワークでも会社にいるような空気感を味わい、コミュニケーションを活性化させることが可能だ。

テレワーク中もメンバー間の連携を図りたいなら、Goalousによるコミュニケーションを考えてみてはいかがだろう。


まとめ

縦割り意識や職場の会話できる場所の少なさはコミュニケーション不足を生む。最近では、広く企業に取り入れられるようになったテレワークや在宅勤務の増加もコミュニケーション不足に拍車をかけている。

テレワーク中であっても職場のコミュニケーションを維持、あるいは増やすにはITツールなどを取り入れて、コミュニケーションを取れる機会を増やすことが重要なポイントだ。

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コミュニケーション マネジメント

中間管理職は部下とどのようなコミュニケーションを取れば良い?

中間管理職(ミドルマネジメント)は、組織の調整役として重要なポジションである。とくに、人材育成や自身の成長において部下とのコミュニケーションは欠かせない。

部下とのコミュニケーションがうまく取れていれば、エンゲージメントや定着率の向上にもつながるためだ。

では、具体的にはどのようにして部下とコミュニケーションを取るべきなのだろうか。

この記事では、中間管理職が部下とのコミュニケーションを円滑に取るためのポイントや、やらない方が良い行動について紹介する。

中間管理職の部下とのコミュニケーションの重要性

中間管理職と部下が、コミュニケーションを取る必要があるのはなぜだろうか。

一般的な中間管理職は、組織のマネジメントや労働環境の確保、人材育成などを担っている。

中間管理職の役割は、部下の能力を把握し、成長させ、円滑に業務を遂行できる方向へ組織を導くことにある。

円滑な組織マネジメントを行うには、積極的に部下とコミュニケーションを取り、不安・不明点を解消することも重要だ。

コミュニケーションを通じて信頼関係を構築することで、このような相談事も気軽に尋ねやすくなる。

結果的に適切な指導ができるようになり、部下の育成と同時に自身の指導力アップなどの成長にもつながってくる。

部下とのコミュニケーションが重要視されているのは、円滑なマネジメントを行うために「信頼関係の構築」が必要だからだといえるだろう。

中間管理職のコミュニケーションの方法

ここからは、中間管理職が部下とコミュニケーションを取る方法とコツについて見ていこう。

顔を合わせて直接会話することだけでなく、社内SNS上などでも重要になるため押さえておきたい。

好意を表現する

コミュニケーションを取る際には、部下に信頼されることが大切だ。お互いに好意をもつことが、気軽に相談できるような信頼関係の構築に欠かせない

まずは自分が部下に対して好意を表現し、頼りにしていること、期待していることを言葉にして伝える必要がある。

好意を言葉にして伝えることで信頼関係の構築だけでなく、部下のモチベーションアップにもつながるだろう。

部下から話を引き出す

中間管理職には、自分の指導や意見ばかりを伝えようとするのではなく、相手から意見を引き出す力が必要になる。

基本的には聞き手に回るように徹し、必要に応じて要所でアドバイスを送る程度にとどめることがポイントだ。

「この人なら話を聞いてくれる」という安心感が、部下からの発言・意見抽出につながるため「話しかけられ上手」を目指してみよう。

コミュニケーションの通訳

中間管理職が部下とのコミュニケーションを取る際には「コミュニケーションの通訳」を意識しておきたい。

社内の情報が縦横無尽に集まるため、部下が理解できていない情報はないか、部下の考えを上司に伝えるなどの調整役を担う必要がある

また、上司から自分の部下へなんらかの指導やアドバイスがあった際に、フォローをするのも大切だ。

「期待してくれている」「あの人があんなに褒めるのを見たことがない」など、プラスイメージに転換できるとベストだろう。

中間管理職が部下とコミュニケーションを取る際には、Goalous(ゴーラス)の活用が便利だ。

チャット機能でグループだけでなく、部下と直接やりとりすることができる。また、写真付きのアクションが可能なため、部下が取り組んでいる仕事や成果も一目で把握しやすい。

目標に対する進捗状況が確認できるため、的確なアドバイスができるメリットもある。部下とのコミュニケーションを取るツールとして、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

中間管理職がやらないほうが良いこととは?

中間管理職が部下とのコミュニケーションを取る際に、やらない方が良いこともある。部下の成長にも関わるため、以下で紹介する事柄に注意したい。

部下の仕事をしない

中間管理職は、人を動かしてその人のもつ能力を引き出し、向上させることが重要である。

部下ができる仕事は部下に任せ、少しずつできる仕事を増やしていかなければならない

直接自分がやったほうが早く正確にできる業務であっても、部下の成長のために思い切って任せ、手を出さないようにしたい。

叱るコミュニケーションをしない

成長を促そうとして、ミスを叱責するなど「叱るコミュニケーション」を行っていないだろうか。

もちろんミスをすれば改善は必要になるが「どのようにすれば防げたのか」を部下本人に考えさせるのも中間管理職の役目だ。

重要なのはリーダーシップではなく、マネージャーシップを発揮することにある。引っ張る・叱るは本人のモチベーションの低下を招きかねないため、できる限り避けるべきだろう。

どうしてもなんらかの指導が必要になる場面では、周囲に人がいない環境で直接話すようにしたい。

ほかの従業員の前で叱責を受けるのは、部下の自尊心を傷つけ、羞恥心を煽ることになるからである。

部下のモチベーションを引き上げ、成長へ導くためには、根気強く指導・見守り続ける必要があるのではないだろうか。

まとめ

中間管理職は、上司と部下の間に立つ「調整役」としてのマネジメント力が必要とされる立場だ。

部下とのコミュニケーションを通じて信頼関係を構築することは、成長を促せるだけでなく、働くことへの満足感にもつなげられる。

結果的に離職率の低下にもつながるため、中間管理職は企業にとって非常に重要な役割を担っているといえるだろう。

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コミュニケーション マネジメント

マネージャー必見!身に付けるべきコミュニケーション能力3つ!

マネージャーになって、部下とのコミュニケーションがうまくいかないと悩むことはないだろうか。コミュニケーション能力は、マネージャーにとって必要とされるスキルだ。

うまくいかない状態から、コミュニケーションを円滑にすることはできるのだろうか。この記事では、マネージャーにコミュニケーション能力が求められる理由、身に付けるべき能力について解説する。

なぜマネージャーにはコミュニケーションスキルが必要なのか

マネージャーにはコミュニケーションスキルが必要とされる。マネジメントでコミュニケーションが重視されるのは主に、部下のモチベーションの管理、情報共有において必要だからだ。

モチベーションの管理をするため

マネージャーにコミュニケーションスキルが必要とされる理由のひとつは、部下の動機づけに関わるからだ。

マネージャーは組織を管理し、引っ張っていく立場にある。つまり、リーダーシップを取って部下を思う方向に導かなくてはならない。しかし、単に指示あるいは命令しただけでは部下は思うようについてこないだろう。仕事をやらされている感を抱くためだ。

そこで重要なのが、部下のモチベーションを引き出すことである。部下の動機づけを行うためには、積極的なコミュニケーションとメンバーよく理解することが求められる。

情報共有のため

情報共有のためにも、マネージャーにはコミュニケーションスキルが求められる。マネージャーは部下の仕事の状況を把握することを仕事のひとつとしており、個々の仕事の進捗状況は情報共有がスムーズに行われることによって正確に把握できるものだからだ。

情報共有を図るためには、必然的にコミュニケーションが発生する

必要な情報を的確に集めて状況を把握する点で、コミュニケーションスキルの高さは組織に大きな影響を与えるといえるだろう。仮に、進捗状況に問題があっても、常に把握できていればすぐに対応が可能であるし、報告・連絡・相談をとおして部下の悩みも把握できる。

部下とのコミュニケーションは信頼関係の構築にもつながるためコミュニケーションはマネージャーに必要なスキルとされる。

身に付けておいた方が良いコミュニケーション能力

コミュニケーションのためのスキルはいくつかに分けることができる。コミュニケーションスキルを伸ばしたい場合、どういったスキルに注力すれば良いのだろうか。マネジメントで必要なコミュニケーション能力を高める3つのスキルを見ていこう。

聞く力

まず身に付けたいのが、「聞く力」だ。聞く力とは、マネージャーが聞きたいことをヒアリングするのではなく、部下がマネージャーに対して聞いてほしいと思うことを聞く力である。

この、話を聞く力というのは、簡単そうに思えて案外難しい。部下の話を聞いているつもりでも、いつの間にか意識が別のほうに向いてしまい、相手の悩みや相談の本質を把握できていないことも多いためだ。

聞く力を磨けば、上司が話を分かってくれると部下から信頼されるだけでなく、マネージャーのほうもメンバーについて良く理解できるようになる。信頼関係を構築する上で、聞く力は重要なスキルだ。

質問する力

部下に何か聞かれたら、すぐに答えを与えてしまうマネージャーも多いだろう。しかし、毎回答えを与えてしまっては、部下の創造性や自分で考える力は育まれない。

日々のコミュニケーションのなかで部下の育成を行うには、部下が成長できるような「質問する力」を身に付けることが大切だ。

課題に対して複数の答えが考えられる場合、部下のキャリアイメージを明らかにしたい場合、部下がミスした場合どうすれば次に成功できるか考えてもらいたい場合に、質問することを意識するようにしたい。

マネージャーから質問することによって部下自身に考えさせるだけでなく、部下が何に悩み問題としているのかしっかり把握できるようになるはずだ。

発信する力

マネージャーのコミュニケーションスキルを上げるのなら、「発信する力」も磨いておいた方が良いだろう。発信する力とは、現在の状況を分析して問題点あるいは課題を明確にし、部下に伝えることだ。

部下に伝える際は、部下に理解してもらえるように、わかりやすさを意識して伝えるようにする。決してひとりよがりの伝え方にならないことが重要だ。マネージャーの発信する力が上れば、マネージャーと部下の間の認識のずれをなくすことができる

コミュニケーションツールを活用しよう

マネージャーにとって、コミュニケーションスキルは重要なものであると説明してきた。もちろん、前述したようにコミュニケーションの質を上げることも重要だが、部下との信頼関係構築のためにはコミュニケーション量自体を増やすことも大切だ。

社内コミュニケーションツールとして、Goalous(ゴーラス)を取り入れればさらにコミュニケーションを円滑にできるだろう。マネジメントに使える複数の機能で、コミュニケーションのきっかけ作りに使えるのもポイントだ。以下は、Goalousの主な機能である。

・オープンゴール機能
部下が何を目指しているかが明確になる。
・サークル機能
特定の人との情報共有が可能になる。
・メッセージ機能
個人やグループでのメッセージのやり取りができる。気軽な連絡にもおすすめだ。
・評価機能
結果や部下のしてきたことを可視化できるため平等な評価が可能になる。
・フォトアクション
写真の投稿やシェアで進捗状況の確認やコメントでのやり取りができる。コミュニケーションのきっかけとして活かすことが可能だ。

このように、Goalousは部下と情報共有するツールとして、部下のことを知るツールとして利用できる。

まとめ

マネージャーがコミュニケーションスキルを高めることは、組織にとって良い効果を発揮する。コミュニケーションに関わるスキルを伸ばすのはもちろん、日頃のコミュニケーション量を増やして部下との関係を構築しておくことが重要だ。