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導入企業増加中の社内SNS!業務効率アップも可能でメリット豊富

近年社内SNSを導入する企業が増加傾向にある。

自社での導入を検討しているものの、あまり明確にメリットや効果について把握できていないという方も多いのだろう。

導入を成功させ、社内SNSの活用によるメリットを最大限に引き出すためには、デメリットをカバーする対策を検討することが重要だ。

この記事では、社内SNSとはどのようなものなのか、得られるメリット・デメリットを交えて紹介する。

また、導入する際のポイントについても触れているため、ぜひ参考にしていただきたい。

社内SNSとはどんなもの?

社内SNSとは社内専用のコミュニケーションツールで、メールなどよりも手軽にやり取りが行えるものを指す。

導入することによって情報共有が早くなり、手軽にやり取りできるようになるため、社内のコミュニケーション活性化に役立てることができる

社内SNSを導入する企業は、この「コミュニケーションの活性化」を目的としていることが多い傾向だ。

総務省の「平成30年版ビジネスICTツールの利用状況」によると、日本における社内SNSの導入率は23.5%にとどまっている。

しかし、リモートワーク・テレワークが増加している昨今、導入企業が増加しており、今後導入を予定している企業も多くあるだろう。

社内SNSのメリット

社内SNSを導入することで得られるメリットには、どのようなものがあるのだろうか。

ここでは、社内SNSがもたらす4つの利点について紹介する。自社の課題解決に活用できる場合もあるので、導入の前に確認しておきたい。

コミュニケーションの簡易化

社内SNSではチャットを活用した会話が中心となるため、コミュニケーションの簡易化を行うことができる

メールのような定型文にこだわる必要がなく、電話のように相手の都合・時間に合わせる配慮も不要で気軽なやり取りが可能だ。

また、個人間だけでなく、チームや部署ごとのグループでもチャットでコミュニケーションを行える利点もある。

部署間を超えてのコミュニケーションも可能になるため、コラボレーションや部署の垣根を超えた働き方ができるのも特徴だ。

社内SNSの導入により、気軽なコミュニケーションが取れるようになれば、相談や提案などがしやすい職場環境を構築することもできるだろう。

業務効率のアップ

業務効率をアップさせることができるのも、社内SNSのメリットだ。チャットでリアルタイムに複数の人と情報交換ができ、業務の進捗状況が共有しやすい利点がある。

全体に一括で情報が送信されるため、個別に連絡を取る必要がなく、連絡・報告・相談もスピーディーになるだろう。

また、メールとは違って見落としにくいのも特徴で、グループメンバーと頻繁なやり取りを行うことも可能だ。

メールのように1件ずつ確認して返信、フォルダに分類する作業が不要になるなど、連絡にかかる時間の削減にも役立つ。

結果的に社内の意思疎通が高速化するため、業務の効率も格段に向上するだろう。

情報が見つけやすい

社内SNSには検索機能があるため、必要な情報を見つけやすいのも利点のひとつだ。

送信された内容で必要な情報がすぐに見つけられるなど、会社のサーバーへアクセスしてフォルダを探すという手間もかからない。

また、やり取りを行う相手やグループごとに会話履歴がまとめられているため、メールのように過去のやり取りが流れてしまうのを防ぐこともできる

社内SNSの中には進捗管理機能をもつものも多くあり、進捗状況を直接相手に尋ねることなく確認できるのも便利だ。

マネジメントにも役に立つ

社内SNSの運用は、チームや部署、社内全体のマネジメントにも役立つ。チャットを活用して進捗状況を一括管理できるため、管理職の負担軽減にも最適だ。

また、個別にやり取りを行うこともでき、相談やアドバイス、1on1ミーティングも行いやすい。

目標管理や評価制度と紐づいたものもあるので、うまく活用しながらマネジメントの負担軽減に役立てることが重要になる。

社内SNSの機能を厳選して活用し、コミュニケーションだけでなくマネジメントの効率化にもつなげてみてはいかがだろうか。

社内SNSのデメリット

社内SNSの導入によって得られるのはメリットばかりではない。うまく運用するためにはデメリットについても把握しておく必要がある。

デメリットを知らずに導入に踏み切るよりも、把握したうえで対策を講じた方が成功率も向上するため。

ここからは、社内SNSのデメリットの面について紹介する。

コストがかかる

社内SNSを導入するには費用がかかるという点に注意が必要である。

導入コストだけでなく、ランニングコスト、イニシャルコスト(稼働までにかかるもの)、社員に対する教育コストもかかってくる

外部企業のものを導入する場合だけでなく、自社専用の社内SNSを開発する場合もあるだろう。

その場合は、システム維持管理のための人件費も必要になるため、運用に必要なコスト負担が増加することに注意しなければならない。

また、社内SNSには豊富な機能が備わったものも多くあるが、自社に本当に必要な機能に絞らなければ費用も高額になるだろう。

自社で導入する際には、どの程度の費用が必要になるのかを事前に試算し、費用対効果を見極める必要がある。

SNS疲れ

社内SNSは気軽にコミュニケーションを取れるがゆえに、頻繁なやり取りに疲れを感じてしまう場合がある

プライベートで使用するSNSと同じ現象で「連絡を返さなければ」という使命感に振り回されやすいためだ。

自分だけが会話に取り残されることへの不安からくるもので、プライベートの時間にまで影響を及ぼしかねない

社内SNSをプライベートの会話にも使用する場合は、社内SNSが社員の負担にならないように運用方法を構築することが重要だ。

公私混同

社内SNSの利点は気軽にコミュニケーションを取れることにあるが、公私混同してしまうというデメリットもある

仕事に関係のない投稿や話題を出すなど、業務時間外の使用には注意が必要だ。

業務に関する連絡のレスポンスだけでなく、プライベート情報への反応も必要になるとやり取りに時間を割かなければならない。

結果的にやり取りする情報量が公私ともに膨大になり、コミュニケーションに時間がかかるため業務効率低下の懸念も出てくる。

このように、社内SNSは導入を行うだけでは社員間でうまく浸透せず、思うような結果が得られない原因になるだろう。

社内SNSを導入する上でのポイント

社内SNSを導入する上でのポイントは、デメリットをうまくカバーする仕組みを構築し、社員に浸透させることにある。

社員の中にはネットリテラシーが高い人・低い人がそれぞれいるため、使用方法に差を生まないようにするためだ。

では、どのようなポイントを意識して導入すれば良いのだろうか。ここからは、社内SNSの導入を「成功させるカギ」について見ていこう。

目的を明確化

社内SNSを導入する前に、まず目的を明確化させておくことが重要だ。業務効率向上なのか、コミュニケーション活性化に役立てるのかを検討する必要がある。

どのような用途で使うのか、部署ごとにどのような使い方をするのが最適なのかを考え、公私混同を防ぐために投稿内容を制限するのも方法のひとつだろう。

また、目的を明確化する際に会社全体で統一するのではなく、実際に導入する部署ごとに検討するのも重要だ。

部署によって社内SNS導入によるどのような効果を得たいのかが異なるため、現場に定着させるために異なった運用方法が必要になる。

また、目的を明確化しておけば、社内SNSにどのような機能が必要なのかがわかるため、無駄のない活用が行えるのも特徴だ。

そのため、機能が多すぎるものを導入してコストが増加するのを防ぐことができ、長期的な運用の成功につながるだろう。

求める機能がある社内SNSを導入

導入する際には、求める機能がある社内SNSを導入する必要がある。上述のように目的を明確化したうえで判断することが重要で、どの目的にどの機能が合うかを検討すべきだ。

一方で、求める機能があるからという理由で社内SNSを複数導入するのも避けた方が良いだろう。

コストだけでなく実際に使用する社員の手間がかかるため、できればひとつに集約したものが望ましい

Goalous(ゴーラス)であれば、社内SNSだけでなく以下のような機能も備わっている。

・メッセージ機能
・フォトアクション
・サークル機能
・評価機能
・翻訳機能

Goalousなら、チームや部署が異なるメンバーとも情報共有や成果の確認が簡単にできるなど、社内SNSに必要な機能が揃っている利点がある。

目標(Goal)を共有できるため、部署の垣根を越えて目標達成に向けてのさまざまなアプローチも可能になるだろう。

また、評価機能も備わっているため、目標の達成状況やアプローチ方法に応じた適切な評価も容易になる。

適切な評価は社員のモチベーションアップにもつながるため、業務効率向上や業績アップに良い影響を与えてくれる

社内SNSの導入を行うのであれば、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

ルールを決める

社内SNSは、導入するだけではうまく機能しないことがほとんどだ。

使用方法についてのルールができていなければ、使用する社員の考え方に一任し、目的と異なる使用方法が定着しかねない

投稿内容を業務に関することに限定し、深夜〇時以降の連絡は行わないなど、具体的なルールを構築することが重要だ。

また、プライベートで使用するSNSと同じ感覚で使用していると、上述したSNS疲れの原因にもなるだろう。

従業員を所属するチームや部署などのカテゴリー別に分けてグループを作成し、使用するという方法もある。

このとき重要なのは、従業員を縛るのではなく「モチベーション維持・業務効率アップ」を目的としたルールづくりを行うことだ。

業務に対してより良い使用方法があれば社内で情報共有を行うなど、常にブラッシュアップしていくことを心掛けたい

まとめ

社内SNSの導入は、テレワークなどの働き方の多様化にも役立てることができる。遠方の従業員とも密に連絡を取り合えるほか、何をしているのかが目で見てすぐに理解できるためだ。

また、業務内容や進捗状況が可視化できていれば、人事評価にかかる業務負担も軽減できる。

デメリットを把握してうまくカバーできる使用方法を意識しながら、社内SNSがもつメリットの効果を最大限に引き出すように心がけたい。

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チームビルディングとはなにか?その目的と成功のための方法

新規プロジェクトにともない、チームビルディングを進めることもある。そもそもチームビルディングとは何か、この記事ではチームビルディングの概要と手法について見ていこう。

チームビルディングとはなにか

チームビルティングは、メンバーそれぞれのスキルを尊重して融合させ、チーム一丸となって目標を達成するための取り組みを指す。

チームビルディング似た用語としてチームワークがあるが、チームワークはチームで協力して目標を達成することなので少しニュアンスが異なる。チームビルディングは、メンバーが協力するだけでなく、メンバーの成長も考え、それぞれの能力を最大限に発揮させること。

ビジネスが成熟し、複雑化した現代において、メンバーが協力するだけでなく、組織としてのパフォーマンスの最大化を図ったチームビルディングが重要性を増している。

チームビルディングの目的

チームビルディングは何を目的として行なわれるのだろうか。チームビルディングには、主に4つの目的がある。

主体性を身に付けるため

社会人には、責任をもって仕事を遂行することが求められる。そのためにも、いわれるがまま仕事をするのではなく、主体性をもって仕事に取り組むことも大切。

チームビルディングでは、主に内定者や新入社員に向けて、社会人としての基本や仕事のやり方を体験させることで、主体性を育てることを目的としている。

リーダー育成のため

チームビルディングは、チームリーダーとマネジメントの間に立つ中堅社員を育成し、将来のリーダーを生み出す目的もある。中堅社員に対しては、リーダーとしてのスキル、イノベーションの想像が育めるように環境を整備していくことが課題となってくる。

体制づくりのため

チームビルディングは、トップと中堅社員の間にいる管理職のパフォーマンスが上がるよう、体制作りを強化する目的もある。管理職においては、組織としての目標達成、部下の育成に重点を置いたチームビルディングが必要だ。

ビジョンミッションの浸透のため

チームビルディングの実施は、新入社員、中堅社員、管理職、それぞれが良いパフォーマンスを発揮できるようにするほか、ビジョンミッション浸透も目的にある。

ビジョンミッションの浸透とは、組織のビジョンや目標を明らかにして、組織内に良く浸透させること。新しい事柄に向けて、組織として一体感をもつために重要とされる。新しい期のはじめ、新プロジェクトのキックオフで導入するケースも多い。

チームビルディングの目的を達成するための手法

次に、チームビルディングで重要な目的を達成するための手法を紹介する。

目標を設定

チームビルディングの目的を達成するためには、メンバーが積極的に動けるように、個人の目標、組織の目標を定め共有することが重要だ。目標の設定は、メンバーのモチベーション強化にもつながる。

目標を定めたら周知するだけでなく、目標を達成するための行動をチーム内のメンバーで検討していくと良い。

目標達成を強制されていると感じるとチームビルディングはうまくいかなくなってしまうため、メンバーが能動的に動けるよう、常にメンバーとコミュニケーションを取る必要がある。

役割を決める

チームビルディングには、メンバーそれぞれの役割が重要となる。目標達成に近づくには何ができるか、それぞれどのような役割をもって行動に移していくべきか明確にする必要があるだろう。

役割が明確になれば、メンバーそれぞれが自身のポジションを意識することになるため、それぞれの仕事に集中して取り組めるようになる。

問題解決

チームビルディングでは、問題解決も意識する。トラブルが発生したら担当者の問題と切り分けずに、チームの問題として捉え、メンバーが協力して問題解決を進めていく

チームで問題解決を進めると、コミュニケーションの活性化、発想の転換、問題の本質を探る批判的思考も育まれるため、チーム力の強化にもつながる。

対人関係

チームビルディングで目的を果たすには、対人関係も重視される。チーム力を高めるには、情報共有、メンバー相互間でサポートしあうこと、コミュニケーションを意識しよう。対人関係が良好な組織は、チーム内のスキルやノウハウが蓄積できる。

チームビルディングを成功させるならGoalous

チームビルディングの成功は、目標の設定と共有、良好な対人関係や問題解決にチームで取り組めるようにするコミュニケーションが重要なカギを握る。問題はどのようにして、チームビルディングを進めていくかだ。

チームビルディング成功のためには、目的にアプローチできるコミュニケーション型目標達成サービスであるGoalous(ゴーラス)の導入をおすすめする。目標達成に特化したGoalousなら、さまざま機能でチームビルディングの成功に貢献可能だ。

・チャット機能
メンバーと密なコミュニケーションが図れるため、チームでの問題解決に役立てられるだけでなく、気軽な会話で良好な対人関係を築くのにも役立つ。

・フォトアクション機能、ゴール機能
ゴール、フォトアクションによるゴールまでのプロセスを共有することで、メンバーが共通の目的をもって目標に向かうことができる。

チームビルディング成功に向けて、Goalousの活用を検討してはいかがだろう。

まとめ

組織として高いパフォーマンスを発揮するために、チームビルディングが注目されるようになった。チームビルディングは、新入社員、中堅社員、管理職がそれぞれの役割を意識し、組織として一丸となって目標に向かうために重要。

チームビルディング成功のためには、Goalousのようなチームビルディングにプラスなるツールも活用していくと良いだろう。

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社内SNSで失敗してしまう理由とは!成功に導く方法

社内SNSは、社内のコミュニケーションを活性化させる手段として有効だ。しかし、社内SNSを活用する社員が偏ってしまうと、意図しないところで一種のコミュニティが形成され、それがかえって、社内SNSで積極的に発言していない社員の参加を妨げてしまうこともある。

なぜ社内SNSを導入して失敗してしまうのか、考えられる理由と成功に導くためのポイントを押さえよう。

社内SNSで失敗してしまう理由

まずは、社内SNSを導入して失敗する主な理由をいくつか紹介しよう。

利用しているメンバーが限られている

社内SNSで失敗する理由のひとつが、固定のメンバーでコミュニティが形成されてしまうことだ。社員の中にはプライベートでSNSを使い慣れているものもいれば、あまり使い慣れていないものもいて、社内SNSの取り入れやすさは個々で異なる。

この状況が改善されないと、社内SNSを使うのはいつも同じメンバーになり、知らず知らずのうちに固定のコミュニティができあがるだろう。意図しないコミュニティができると、社内SNSを頻繁に使わない社員はさらに会話に入りにくい状態になってしまう

これにより、社内SNSがコミュニティを形成している社員だけのコミュニケーションツールになってしまい、期待していたコミュニケーションの活性化は起こらない。

目的が明確化されていない

目的を設定しないまま社内SNSを導入するのも失敗につながりやすい。目的もなくただ導入したのでは、社員もどのようなことを発信すれば良いのか戸惑ってしまうためだ。

それでも、社内のコミュニケーションツールが社内SNSに限定されるなら、連絡手段として社内SNSは使われるだろう。しかし、メールや電話のほか、テレビ会議などほかのコミュニケーションツールをすでに導入している企業もある。

このような企業なら特に、社内SNSをどのようなケースで使うか設定していないと、すぐに使われなくなってしまう。会社側から社員に、どのような場面で使うべきか、目的を明確にして、社内SNSを使うきっかけを作る必要がある。

無駄な情報が多い

社員の社内SNSの投稿を促すために、投稿する内容を制限しないでいると、プライベートな情報ばかりが掲載、投稿され、社内SNSの運用に失敗するケースもある。

プライベートの情報ばかりで、業務に関係のない情報であふれると、プライベートで使用しているSNSと変わりない。社内SNSを介してコミュニケーションをとることは重要だが、仕事に関係ない情報ばかりが増えてしまうことも問題だ。

成功に導く効果的な社内SNSの活用術!

社内SNSで多い失敗の理由を挙げたが、それでは、どのようにすれば成功に転換できるのだろうか。ここでは、社内SNSを成功に導くための4つのポイントを紹介したい。

社内SNSの目的を明確化

社内SNSで失敗するケースでも説明したように、導入する目的が曖昧だったり、あるいは複雑だったりすると社員は混乱してしまう。社員にどのように使ってほしいか、目的を明確にして、それを社員に発信することが必要だ。

ひと口に社内SNSの導入といっても、さまざまな理由が考えられる。コミュニケーション、ノウハウの伝達による業務効率化など、会社の方針によってメインとなる目的は変わってくるだろう。

これらの目的を明確に設定するためにも、現状、社内で足りていない部分は何か、課題を把握することが不可欠だ。

社内SNSに最低限のルールを設定

社内SNSがプライベートな内容で埋めつくされたり、コミュニティのメンバーが固定されてしまったりしないために、制限を設けることは重要だ。しかし、社内SNSは本来コミュニケーションをとるツールであって、あまりに制限を作ると特徴でもある自由度がなくなってしまう。

ある程度の自由度を保ちつつも、プライベートに寄りすぎないようにするためには、最低限のルールを定める必要がある。たとえば、投稿数の上限を決める、投稿内容にルールを作るなどが効果的だろう。

適切な社内SNSの導入

社内SNSにもさまざまな種類があるが、どれも同じではない。機能面などさまざまな違いがある。社内SNSの活用を進めるなら、ビジネスに最適なものを選ぶのも重要だろう。

社内SNSの中でも、目標管理に特化したものGoalous(ゴーラス)だ。Goalousでは、メッセージ機能やサークル機能に加え、社員の目標をオープンにするゴール機能、社内で注目されているアクションが分かるインサイト機能、評価に役立つプロセスがたどれる機能など、社内のさまざまな問題の解決に役立つ機能が備わっている。

ウェブページでは成功事例や導入事例も多数掲載しているので、具体的な導入や目的の設定にも役立つだろう。

試験的に導入を試みる

最適な社内SNSを定めたら、いきなり全体に導入するのではなく、試験的に導入していく方が導入成功に近づく。早く社員に活用してもらおうと全体での導入を進めると、思わぬトラブルが発生したり、混乱が生じてしまったりするためだ。

同じトラブルや混乱なら小規模の方が修正もききやすい。まずは一部の部署で導入して、検証、修正してから全体に取り入れた方が失敗は少ないだろう。

まとめ

会社の目的に沿って社内SNSを取り入れるには、適切な社内SNS選びが大きなウエイトを占める。Goalousはビジネスに適した機能を多く備えており、社内の課題解決に貢献できる点で、有力候補になるのではないだろうか。

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なぜ社員の主体性が発揮されない!?原因と引き出すコツとは?

会社から業績アップを求められ、さまざまな策を取り入れたもののなかなか実にならない。社員が自発的に動いてくれないと悩みを抱えるマネージャーも少なくないのではないか。なぜ社員は、会社のなかで主体性を発揮できないのだろう。

ここでは、社員が主体性を持てない組織的な原因と、解決策を提案する。

こんな組織では社員の主体性は引き出せない

まず、社員が主体性を発揮できない組織的な原因2つをみていこう。

コミュニケーションが不足している

社員の主体性が引き出せない原因のひとつは、社内のコミュニケーション不足だ。業務の報告は都度受けているのでコミュニケーションが足りていないことはないと考えるマネージャーもいるかもしれない。

しかし、仮に報連相がうまくいっているとして、その部下の行動の特徴や考えまで把握できているだろうか。必要な情報共有はできていても、コミュニケーションが不足している会社では、上司は部下の考えまで想像することができない。

さらに、コミュニケーションがうまくいっていない会社では、上司から部下へのフィードバックも不十分だ。これにより、部下は上司に理解されていない、評価されていないという不満を持つ。信頼関係が築けていない上司からの指示に、やる気がみなぎる部下はまずいないだろう。

組織の理念・ビジョンが浸透していない

組織として理念やビジョンを設定している会社は多い。これから向かう先を明確に示す指針になるためだ。しかし、それが社員まで浸透しているだろうか。経営陣、または上位職でしか認識されていないことも少なくない。

この、組織の理念、ビジョンが浸透していない問題も、社員の主体性を育むきっかけを奪ってしまう。人は目的があった方が、意欲を持って動けるからだ。なんの方向性もないことに力を注ぎたいと思う人はいないだろう。

マネージャー自身が組織の理念やビジョンを説明できないでいる、社内で組織の目標が共有されていない、社員が組織の目的を知る機会を与えられていない会社は要注意だ。

社員の主体性を引き出すためには

ここまで社員が主体性を持てない組織的な原因を説明してきた。それでは、上司としてできることには何があるだろうか。組織に問題があると仮定して、社員の主体性を引き出すための解決策を3つ紹介する。

組織の一体感を強める

社員が主体性を発揮できない原因のひとつに、組織の理念やビジョンが浸透していないことを挙げた。これでは、社員の向かう先があいまいでバラバラになり、組織としての一体感は育まれない。

組織として目指すことは社員に広く共有し、浸透させることが重要だ。社員に共有する事項としては、組織の経営理念やビジョン以外に、社訓や社員の行動指針を示すクレドなども含まれる。

問題は、どのようにして社員に浸透させていくかだ。浸透させるには、社員にとって日常的な行動に組み込まなくてはならない。朝礼での復唱、目につく場所への掲示などが具体的な方法として挙げられるだろう。

社員の考えや意見に耳を傾ける

コミュニケーションが不足している会社なら、まずは社員の意見や考えに耳を傾けてみることからはじめたい。しかし、上司が働きかけても社員から本音が出てこない可能性がある。

なんでもいってほしいと丸投げするのではなく、上司はある程度聞くことを絞って、質問に答えやすいように工夫することが大切だ。

簡単に答えられることなら、受け取った側も返答がしやすい。会話のキャッチボールができるようになれば、社員自ら自分の考えを話すきっかけにもなる

これにより、上司は、それぞれがどんな価値観を持っているのか、各々の価値観をもとにどうすれば組織が活性化できるか、判断材料にすることができるだろう。部下からの悩みや相談があれば、具体的に指示を出すのではなく、解決策を提案するスタイルで臨みたい。

成功体験を積み重ねる

主体性が育まれない組織では、マネージャーなどの管理者側が細かな判断まで行うことが多い。結局は管理職の判断ですべてが決まるため、こういった組織では仕事に対するやりがいはなかなか生まれないだろう。

主体性を育むには、これまで教えた業務をひとりで任せてみるのも方法のひとつだ。判断がともなうような仕事なら、企業や部署の方向性のみ示して、社員にやり方を委ねてみるのも良いだろう。

しかし、これは仕事の丸投げとは違う。上司はサポートに回り、成果が上がったら称賛を送る。上司から評価されている自信がつけば、今度はもっとこうしたいといった意欲が社員に湧いてくるだろう。失敗した場合は、叱責するのではなく、次に活かせるアドバイスを送るのが社員の主体性を削がないポイントだ。

SNS型目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)なら、目標達成にあたって、社員は写真付きのアクションで進捗状況を発信できる。上司やチームのメンバーは、「いいね!」やコメントでリアクションできるため、すぐにアクションに対して評価できる。

アクションを起こした社員は、他者からの評価によって承認欲求が満たされるため、高いモチベーションで仕事に取り組むことが可能だ。もちろん、リアルタイムのリアクションと密なコミュニケーションによって、社員の主体性も育むことができる。

社員の主体性に問題を感じているなら、Goalousでまとめて解決されてはいかがだろう。

まとめ

社員が主体性を持って仕事に取り組まないのは、社員個人の問題ではなく、組織の問題も影響しているかもしれない。主体性を持った社員を増やし、組織を活性化させるには、組織の目的を明確にし、相互にコミュニケーションをとれるようにすることが重要である。

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スピード感のある仕事をするなら社内SNSで業務効率化!

社内SNSといえば、社員間のコミュニケーションツールとしての印象が強いかもしれない。もちろん多様な働き方にも柔軟に対応したツールではあるが、導入のメリットはコミュニケーション以外にもある。

たとえば、社内SNSを活用した業務効率化だ。メイン業務が忙しく、情報共有にまで手が回っていない現状は、実は社内SNSの活用で解決できる。なぜ社内SNSが業務効率化につながるのか、その理由と、業務効率化につなげるためのポイントについて解説していこう。

社内SNSを使えば会社の業務は数倍楽になる

社内SNSを活用すれば、業務負担はぐっと軽くなるという。なぜ業務が楽になるのか、社内SNS利用のメリットを業務効率化の観点から見ていこう。

時や場所を選ばずにコミュニケーションがとれる

社内SNSが業務効率化につながる理由のひとつは、コミュニケーションの取れやすさにある。

たとえば、電話連絡をするときのことを考えて欲しい。移動中や商談中など、どうしても電話に出ることが難しく、のちほどかけ直してみたものの、今度は電話をかけてきた相手が席にいなかったことはないだろうか。

こうしたすれ違いは時間のロスにつながるだけでなく、作業の開始自体を遅らせてしまうことにもなる。

一方、社内SNSは、電話のようにタイミングを気にする必要はない。自分のタイミングで連絡や報告ができるほか、自分のタイミングでSNSに上がっている情報を確認できる。確認場所も社内にとらわれることがない。自宅や出先でも確認可能だ。

連絡のタイミングで作業を中断される必要がない点もポイントとなるだろう。優先順位の高い仕事を済ませ、落ち着いたころに内容を確認できる。緊急性の低い連絡に頭を悩ませ、作業効率を下げてしまうことがなくなるのがメリットのひとつだ。

時系列ごとに業務の振り返りができる

社内SNSに投稿された内容は、削除されない限りSNS内に残ることになる。ただし、新しい情報ほどトップに上がるため、過去の投稿が邪魔をすることはない。

これまでの投稿が時系列で並んでいるということは、仕事の振り返りが容易にできるということだ。プロジェクトの進行状況は遅れていないかなど、状況把握にも役立てることができる。

あるいはフィードバックを受けたときに、どの時点でどう行動するのがベストだったか、振り返りの参考にもできるだろう。

社内SNSを業務の振り返りに活用すれば、今後の業務進行にも役立てることができるだけでなく、過去のデータをもとにさらに効率よく業務を進められるようになるはずだ。

ノウハウを構築できる

社内SNSは、メールと違い情報の共有に優れたツールだ。メールでもCCやBCCを活用して複数人に内容を送ることはできるが、メールの量が多いと閲覧にまで至らないケースも少なくない。

その点、社内SNSはメールのような開封の手間がない、手軽に利用できるなどのメリットから、情報共有も容易だ。

たとえば、資料や画像などを共有すれば、固有の社員が持っていた知識を社内で共有することもできるだろう。効率の良い仕事の進め方が投稿されれば、ほかの社員にもその方法が伝わり、業務効率化を図ることも可能だ。

ほかにも、顧客とのやり取りを文字にして残すよう運用することで、ノウハウの吸収、ケースバイケースでの対応見本として参考にすることもできる。メールより視覚で伝わりやすいのもポイントとなるだろう。

社内SNSで業務効率化を図る際のポイント

ここまで社内SNSの利用が業務効率化につながることを紹介したが、ただ導入しただけで思うような効果が得られる訳ではない。社内で活用されてはじめて、社内SNSによる業務効率化は実行される。ここでは、社内SNSがうまく活用されるためのポイントを見ていこう。

相談しやすい環境を作る

社内SNSを導入したものの、使われないケースは少なくない。そういったことにならないためにも、日頃から社内SNSでコミュニケーションしやすい環境を整えておくことが大切だ。

そのためにも、社内SNSは一部の社員だけでなく、最終的には全員参加できる形に持って行く。さらに、SNSの活用に問題のない層、SNSをうまく活用できない層でコミュニケーションのずれが生じないためにも、導入前に世代間の差を埋めておく必要もある。

こうした準備を万全にしておくためには、何かあれば相談できるような社内環境を整備しておく必要がある。相談しやすい環境があれば、社員同士で使い方を教えあって、導入を促すことができる。

既存のツールとはすみわけをしておく

掲示板などすでに使用しているツールがあれば、どの情報をどのツールで扱うか、きっちりルールとして決めておくことが大切だ。

そうでなければ、情報が錯そうしてしまい、どの情報をどこで見れば良いのか社員の間で混乱が生じてしまう。場合によっては、重要な情報を見逃してしまうことにもなるだろう。

たとえば業務に関連が深い重要な情報だけ社内SNSを利用するなど、だれが聞いても分かりやすくシンプルなルールを設定して使い分けることが大切だ。

社内SNSのGoalous(ゴーラス)なら、チームで目標を設定し、その目標に向かって社員がフォトアクションを投稿することができる。視覚的な投稿でお互いの仕事状況を把握しやすくなるほか、気軽に利用できる空間として社員間のコミュニケーションの場にもなるだろう。業務効率化とコミュニケーションを同時に叶えるのであれば、Goalousの導入を検討されてはどうだろうか。

まとめ

社内SNSはスピーディーなコミュニケーション、社員間のノウハウの構築など、業務効率化にも役立つ。重要なのは、いかに社内SNSを社員に浸透させ、利用に持っていくかである。社内SNSで業務効率化を実現させるのであれば、日頃から相談しやすい環境をつくり、既存のツールとのすみわけを決めておくことが必要だ。

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社内SNSを利用しないなんてもったいない!社内SNSの利用率と今後

会社の中でも、営業部門は会社の目標達成に直結しやすい。だからこそ、営業部で成績が上がらないのは、深刻な問題だろう。成績が向上しないのにはさまざまな原因があるが、その原因のひとつは情報共有不足にある。

これからの時代、情報伝達や情報共有は、利便性の高い社内SNSの利用も検討に入れていくべきだ。今回は、社内SNS導入前に知っておきたい、一般企業の社内SNS利用率、今後の展開について紹介する。

社内SNSの利用率は?

近年注目されるようになった社内SNSだが、実際のところどれくらいの会社が取り入れているのだろうか。社内SNSの利用率の現状をまずは見ていこう。

社内SNSの利用率はいまだ低い状況にある

HR総研の調査によると、社内コミュニケーション手段としてのSNS利用率は、わずか6%にとどまった。

(参照:HR総研「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告 https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=222

社内SNSは、多くの企業で普及が進んでいないのが現状だ。

それではどういった手段でコミュニケーションが図られるのか。最も多かったコミュニケーション方法がメール、次に対面だった。どちらも従来からあるコミュニケーションの方法で、社内SNSと比較するとどの年代の社員にも理解しやすい点が共通する。

それでは、社内SNSが従来の方法と比べて情報共有を容易にさせるにもかかわらず、利用率が低いのはなぜなのか。これは、社内SNSの機能を使いこなせていない社員が少なくないためだ。

普段からSNSを利用している世代なら社内SNSも問題なく取り入れられるだろうが、SNSにかかわりの少ない、特にベテラン社員や上位職の社員では機能を使いこなせないケースも多い。こうした世代間のコミュニケーション方法の違いが、社内SNS利用率が依然として低い原因になっている。

コミュニケーションに課題を感じている企業は多い

企業内のコミュニケーションの問題は、どうやら企業規模と密接なかかわりがある訳ではないようだ。大企業でも中小企業でも、その大半はコミュニケーションに課題を感じていることが上記と同様のHR総研の調査では浮き彫りになった。

特に問題となっているのが部署間のコミュニケーションだ。ほかにも、経営層とのかかわりの少なさ、上司と部下の関係構築についても、多くの企業で課題として挙げられた。

社内コミュニケーションといえば、まずは密接に関係している部署内で考えてしまうかもしれないが、結果を見ると決して部署内だけが活発になれば良いわけではない。社内での報告や連絡、部署間の連携がうまく行われないと、業務への支障も避けられないだろう。

それだけでなく、社員のストレス増加や生産性の低下、離職の増加にも関係するなど、コミュニケーション不足は個々の社員にも影響を与える。社内のコミュニケーション不足は早急に対処するべき課題だ。

今後、社内SNSはますます必要不可欠になる

コミュニケーションに課題を感じている企業が多いというのは、先にも説明した通りだ。進化するビジネススタイルに合わせて、今後はメールや対面以外のアプローチも必要となってくるだろう。

円滑なコミュニケーションが重視される時代に

近年、各所で働き方改革が叫ばれるようになった。働き方改革とは、一言でいえば、多様な働き方のニーズに対応するための生産性向上や環境整備に向けた取り組みである。

この働き方改革にともない、テレワークやフリーアドレスといった働き方も広がった。自宅や社内の自由席利用など、いずれも個々のニーズに合わせた働き方である。これにより、社員は必ずしも会社に出社する必要がなくなった。さらに、ICTの導入によって効率の良い働き方への動きも広まっている。

そんな働き方改革において、どの企業でも課題として挙がってくるのが、コミュニケーションの取り方だ。多様な働き方に合わせたコミュニケーション手段の選択だけでなく、スムーズに情報共有することが重要視されている。

もちろん社外とのやり取りも重要ではあるが、企業が成長していくためには、社内における社員同士のコミュニケーションによる関係構築は欠かせない。会社全体の目標や情報が共有されない状況だと、社員の目的意識が希薄になり、組織全体で意図する方向に進むことが難しくなるためだ。

今後、円滑で情報共有が確実にできるコミュニケーション方法が重視される時代になっていくのは明白だろう。

社内SNSでコミュニケーションの活性化

働き方改革に合わせたコミュニケーション方法として、さまざまな方法が生まれた。社内SNSもそのひとつである。

社内SNSは、社会の中に浸透しているSNSのビジネス版で、メールと違って複数で相互のやり取りができるのが特徴だ。メールのように定型文を並べる必要もなく、シンプルな言葉で気軽にやり取りもできる。

もともとコミュニケーションツールとして発達したからこそ、メッセージ伝達の速さ、コミュニティの形成にも優れた方法だ。うまく使うことができれば、社内での上下関係に左右されず、対等な立場で意見し、情報共有する場としても役立つ。

社内SNSでコミュニケーションが活性化されれば、社内の人間関係にも影響を与え、良い方向に動けば生産性向上にもつながるだろう。

SNS型目標管理ツールGoalous(ゴーラス)なら、ひとりひとりが目標を達成するにあたり、フォトアクションを起こすことによって、チームの一体感を生み出すことができる。目標達成ツールとしてだけでなく、社内SNSとして活用できるのが特徴だ。コミュニケーションの活性化を期待して、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろう。

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まとめ

働き方改革など、近年のビジネスの変化にともない、よく課題として挙がるのがコミュニケーション不足だ。メールや対面など、従来からあるコミュニケーション方法だけでは、変化に対応することが難しくなる。利用率としてはまだまだ低いが、今後の展開を考えると社内SNSの活用もコミュニケーション方法のひとつとして盛り込んでいくべきだろう。

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【脱属人化!】社内の情報共有をスムーズに行うには環境とツールが必須

管理職の知っている内容が部下に伝わっていない、あるいは部下のミスを上司が知らないなど、情報共有がうまくいっていない状況に悩んでいないだろうか。こうした情報共有の問題は、しばしば大きな問題へと発展する。

会社に損害を与える要素は、早いうちに取り除いておくのが得策だ。ここでは、社内で情報共有ができない原因と解決策について紹介する。

情報共有ができない原因

情報共有ができないといったことがなぜ起こってしまうのだろうか。原因を知ることが、解決への第一歩となる。まずは、情報共有ができない原因を整理していきたい。

どう情報共有すればいいのかわかっていない

ひとつは、情報共有のしかたが分からないケースだ。これには、情報自体をよく理解できていない、情報提供のしかたが分からないなどが挙げられる。

情報の理解については、常に分かりやすい情報を提供することが重要となるが、会社側だけで解決できる訳ではない。経験が浅い社員であれば、今後の経験がカギとなるだろう。

もうひとつ、情報提供のしかたが分からないケースがあるが、これは会社側で情報共有のルールが決まっていないことも原因として挙げられる。ルールがないために、どういった情報提供が必要なのか、どんな方法あるいはどういったことを共有すれば良いのか分からないのだ。

情報共有の重要性が浸透されていない

もうひとつは、情報共有の重要性が社員に浸透していないパターンだ。これには、いくつかの原因が考えられる。たとえば、情報共有をないがしろにするケースだ。

相手の忙しさに配慮したために伝達を忘れてしまったり、仕事が忙しく忘れてしまったりということはないだろうか。いずれも情報共有の優先順位が低いために起こることであって、重要性を理解していればいろんな手段を持って情報共有をすることはできる。自分だけ知っていれば十分だという考えからくる情報共有不足もありがちだ。

このほかにも、個々の感情が先に立つことで情報共有されないケースもある。たとえば、自分のノウハウを他者に知られたくないという感情や自分のミスを知られたくないという感情だ。

情報共有の重要性を理解していれば、そうした感情と切り離して情報伝達できるはずだが、重要性が浸透していないと、つい感情が先だって情報共有がうまくいかなくなってしまう。

企業にとって情報共有が重要な理由

情報共有ができない原因は分かったが、それではなぜ情報共有が会社にとって必要なのだろうか。重要性を改めて確認してみたい。

ミスを防止できる

情報共有すれば、各自の進捗状況が把握できるようになる。つまり、遅れや仕事の漏れが分かるということだ。仮に仕事に遅れがみられるようなら、スケジュールを調整したり、ほかの社員がサポートに回ったりすることで対処できる。

トラブルが発生した場合も、情報共有によってある程度のことが分かっているため、上司は臨機応変に対処しやすい。ミスの防止、あるいはミスを最小限にカバーできることが、情報共有が重要な理由のひとつだ。

売上の向上につながる

情報共有が適切に行われるようになれば、これまで共有不足によって発生していた無駄な作業が減って業務効率化に役立つだけでなく、情報共有による円滑なコミュニケーションが期待される。結果として、チームの一員としてのモチベーションアップにつなげることができる。

つまり、情報共有がうまくいけば、生産性が向上し、モチベーションアップで個々のポテンシャルを引き出すことが可能になるのだ。業務がよりスムーズに進行することで、顧客満足度の向上も期待でき、売上の向上にもなる。情報共有は、会社にとって利益をもたらす重要なポイントなのだ。

社内での円滑な情報共有は、Goalous(ゴーラス)を活用しよう。

情報共有をするためのポイント

情報共有の重要性を改めて確認したところで、社内での情報共有のポイントを押さえていきたい。

情報の重要性を社内に浸透させる

情報共有ができない原因のひとつに、情報共有の重要性が浸透していないことを挙げた。重要度を理解してもらうことが第一歩だ。

そのためには、情報共有がなぜ必要でどういった情報が必要とされているか明確にすることが重要となる。情報共有といってもすべての情報を共有することが効率化につながるとも限らない。あらかじめ共有しておくと良い情報をピックアップしておくと分かりやすいし、無駄な情報で業務に支障をきたすこともなくなる。

また、情報共有の重要度が下がる理由には、情報共有してもレスポンスがなく、本当に共有して意味があるのかとう不満も少なくない。社員が情報共有をメリットとしてとらえられるようにできる経験が必要だ。

たとえば、情報共有によって明らかに業務の質やスピードが上がったという経験である。ほかに、役立つ情報を提供した社員を評価すしくみも重要度の理解に役立つ。

情報共有しやすい環境を作る

情報共有ができない原因に、やり方が分からない点を挙げた。こうした問題を解決するには、情報共有しやすい環境を整備することが大切。

まず、社内の風とおしを良くし、コミュニケーションを活発化させることだ。なかなかうまくいかないようなら、強制的にミーティングの時間を作って、情報共有する時間をつくるのも良い。

また、情報の伝え方には、口頭、メール、チャット、ツールの活用などさまざまな方法があるが、情報伝達が効率良くできるよう状況によって使い分けられるようにしておきたい。

どの手段を使えば良いか分からない問題が発生する可能性があるので、会社としてはこの状況ではこの手段を使うなど、ルールを明確にしおくと良いだろう。

情報共有に役立つツール

情報共有を社員に意識させるには、環境を整備することも解決策になると説明した。そうした中、重要になるのが、どのようにして情報を共有するかだ。口頭やメールなども方法として挙げられるが、常に共有したい人が限定される訳ではない。

多くの社員に情報を共有した方が良いケースもあるし、そうでない場合も他の社員が知ることで思わぬ良い結果が生まれる可能性がある。こうした情報共有の利点を活かせるのがツールだ。情報共有に役立つツールの種類と特徴をみていこう。

データ共有ツール

データ共有ツールは、文書や表計算ソフト、あるいはプレゼンテーションなどのデータをクラウド上で保存、共有できるツールだ。ツールが利用できる端末であれば、さまざまな場所からアクセスでき、必要なファイルの閲覧ができる。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、タスクを追加して、完了させていくタイプのツールである。完了した業務、残り業務が明確になり、個々の進捗状況の把握に役立つ。入力すれば、自動計算してくれる機能がついている場合もあり、時間短縮による効率化も可能。

社内SNSツール

社内SNSツールは、チャット形式で情報共有ができるツール。文字だけでなく、ファイルや文書を送ることができるので、必要に合わせた使い方ができる。

グループ作成機能もあるので、部署ごと、プロジェクトごとなど区分けもしやすい。グループで分けることで、必要な情報だけを取得することができ、情報共有が円滑になるほか、不必要な情報で時間を削る必要もなくなる。

このように、社内SNSツールなど、情報共有で利用できるツールは豊富にあるが、問題はレスポンスができず、社員が情報共有の必要性を感じにくくなることだ。特に、ファイルのみを共有するデータ共有ツール、タスクを共有するタスク管理ツールは顕著だろう。

社内SNSツールであっても、使い慣れて機械的なレスポンスになれば、本当に情報共有にメリットがあるのか怪しくなる。

ゴールを設定して、達成率を視覚化できるGoalousは、社員の目標達成のためのモチベーションを上げられるのが特徴だ。フォトアクションを活用すれば、それぞれの活動や状況も視覚化できる。

新しくツールを導入する場合はもちろん、社内SNSツールの活用がうまくいっていないなら、Goalousの利用をおすすめしたい。

まとめ

社内で情報共有がうまくいかないのは、重要度が浸透していないこと、やり方が明確になっていないことが原因である。情報共有不足は売上の機会の損失やミスにつながるので、すぐにでも対処したい。

そのためには、ツールなどを活用してうまくコミュニケーションを図れるように環境を整備することが大切である。目標達成やフォトアクションなどの便利な機能がついたGoalousで、効率よく情報共有を図ろう。

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「社内掲示板」で情報共有の問題を改善

社内掲示板というと、オフィスや廊下に設置されたホワイトボードやコルクボードを思い浮かべる人も多いのではないだろうか。これら従来型の掲示板は、今でも多くの企業で情報共有の役割を果たしている。

しかし、高度化・複雑化した業務を抱える昨今の企業は、より確実に、より素早く情報を伝えられる最新の社内掲示板を導入すべきである。

「情報が伝わらない」「共有されない」問題に悩む企業担当者に向けて、業務改善に役立つ社内掲示板について解説する。

社内掲示板とは

社内掲示板は、社内スケジュールや業務連絡、イベント告知などの情報を掲載し、社員で共有するために設置される。多くの場合、全社員の目に届く方法で掲示されるため、重要な情報の公開によく利用されている。

昔からオフィスや廊下に設置されてきたアナログ型と、ディスプレイモニタやWEBサイト、SNSなどを使って配信されるデジタル型の2種類がある。

【社内掲示板】アナログとデジタルの違い

アナログとデジタル、2種類の社内掲示板について、それぞれの特徴や違いを紹介しよう。

【社内掲示板】アナログ

アナログ式の掲示板は、社内の壁にボードを設置し、その上から情報が記載された紙を貼り付ける形で掲載されるタイプだ。調理現場や工場など、社員がパソコンを使用する頻度が少ない職場で情報共有ツールとして利用されることが多い。

アナログ式はボードと紙があれば作れるため、導入コストが非常に低い。また、掲載する情報は手書きやパソコンを使って紙に書くため、デザインの自由度が高くなる傾向にある。

パソコンが苦手な人が多い職場に向いている形式だ。

【社内掲示板】デジタル

デジタル式の掲示板は、情報を掲載する媒体によって形はさまざまだ。大型のディスプレイモニタを設置して、そこに情報を流すタイプや、WEBサイトや社内専用SNSに情報を掲載するタイプがある。

デジタル式の最大のメリットは、情報を一斉配信できる点にある。そのため、居場所に関係なく多くの人に情報を届けることが可能だ。

パソコンの使用が一般的なオフィスや、多くの人が集まる職場に向いている。デジタル式の場合、掲載する情報は自由自在に変えられるため、目的に応じて特別なメッセージを送ることもできる。

社内掲示板の選び方

社内掲示板にはさまざまなタイプがある。その中から、とくに扱いやすいタイプの掲示板をピックアップして紹介する。

グループウェアが可能なもの

デジタル式の社内掲示板で、多くの企業に導入されているのが「グループウェア」として利用できるタイプである。グループウェアとは、社内のネットワーク利用し、情報の伝達や共有をスムーズに行うためのツールだ。

グループウェアには、メール機能やスケジュール管理機能、ファイル共有の機能など、非常に多くの機能が搭載されている。掲示板の機能もそのひとつだ。

グループウェアの役割を持つ掲示板を導入することで、社内の情報伝達や共有の難しさは大きく改善される。とくに頻繁に共有事項を伝える必要のある企業なら、メッセージ機能が充実したグループウェアが可能な掲示板の導入が最適だ。

メッセージ送信機能では、共有すべき情報を特定のメンバーに限定して配信することもできるため、通常の掲示板に比べて使い勝手もよい。

情報が管理しやすいもの

社内掲示板の導入に当たっては、情報を管理しやすいものがよい。たとえば、アナログ式の掲示板では、新しい情報と、過去に貼りだした古い情報を定期的に入れ換える必要がある。

情報の更新が遅い企業であればそれでも問題ないが、情報伝達が頻繁な企業では、毎回の貼り換え作業が大きな負担となる。

また、社内で共有すべき情報が多くなればなるほど、管理は煩雑になる。そこで、情報の管理が容易なタイプの掲示板を導入するのがベストだ。とくに社内掲示板としての機能を備えたツールのものが情報管理しやすいだろう。

社内掲示板は社内SNSを導入

近年、社内掲示板として注目を浴びているのが社内SNSである。社内SNSとは、企業内部で情報の伝達や共有、スケジュール管理、タスク管理などに利用されるコミュニケーションツールである。

多くの場合、機能が充実しているため、グループウェアが可能だ。現在、豊富な数の製品が販売されており、基本的な機能に加えてそれぞれに特徴がある。

当社が開発した「Goalous(ゴーラス)」は、SNS型目標管理ツールである。目標を社員一人ひとりが管理し、チームメンバーがお互いにアクションを把握できるようになっている。

社内掲示板としての機能はもちろん、スムーズな情報伝達や共有、コミュニケーション、社員のモチベーション管理まで可能である。

社内での情報共有の仕組みについては、人事・マネージャー向けに無料セミナーも行っている。興味のある人にはぜひ、参加してもらいたい。

まとめ

従来型のアナログ式社内掲示板であれば、情報の伝達と共有というシンプルな機能に限られていた。しかし、デジタル式の掲示板が登場し、メッセージの個別送信や数多くの情報管理といった高度な処理ができるようになった。

情報をよりスマートに、ダイレクトに社員へ届けるには、発信や共有の方法が多様なグループウェアの機能があるものや、膨大な情報管理ができるものを選択することが大切である。

自社の目的は課題にあった最適な社内掲示板を選ぶべきだ。

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社内SNSの効果を測定できるツールは存在するのか

近年、社内SNSが注目を集めている。社内SNSとは、企業向けのコミュニケーションツールの1種だ。

社内SNSを導入し、実際に業務効率の改善や生産性の向上に結びついているかを把握するには、効果を検証する作業が欠かせない。

そこで、今回は、導入効果を測定する機能がついた社内SNSを紹介する。併せて、社内SNSの目的や導入前の留意点についても解説する。

社内SNSを導入している企業は増えているのか

近年注目を集めている社内SNS。国内企業の導入は、どの程度進んでいるのだろうか。以下で詳しく紹介する。

社内SNSを導入している企業は増えている?

さまざまな情報が溢れる現代、企業の生産性を上げるために、社内での情報伝達や共有を促進する手段を考えることは重要課題のひとつだ。

そのための手法として、とりわけ注目を集めているのが、社内SNSである。社内SNSとは、チャット機能やグループ機能、フォルダ共有機能などにより、社員同士の情報共有やコミュニケーションを促進するためのツールのことだ。

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社の2017年の調査によると、大手企業の約30%が社内SNSやビジネスチャットを導入しているという。決して高い数値とはいえないが、今後企業向けのセキュリティが強化された社内SNSの利用が増えていくことが予想されている。

社内SNSの導入する際の目的やポイント

社内SNSには多くの製品が販売されている。「導入したのに、まったく活かされていない」ということがないように、導入前に知っておきたいポイントを解説する。

社内SNSを導入する目的は

社内SNSの導入目的の1つは、社内のコミュニケーションを活発にすることである。社内SNSにはチャット機能やグループ機能がついており、コミュニケーションのハードルが低くなる。そのため、メンバー間で連絡や相談、提案が盛んに交わされることが期待できるだろう。

・情報共有の簡易化

掲示板機能やチャット機能が実装されている社内SNSでは、対面や電話、メールなどに比べて、情報の伝達が容易である。また、多くの社内SNSではモバイル対応がされている。そのため、いつでもどこでも情報共有をすることができる。

・外部とのやり取りの簡易化

社内SNSでコミュニケーションや情報共有ができるのは社内の人間だけではない。取引先など、外部の関係者とも頻繁に連絡を取り合うことも可能だ。

社内SNSを導入する場合のポイント

社内SNSの利用は企業の生産性向上にも効果的だ。しかし、導入には以下の点に留意する必要がある。

・利用する社員が使いやすいものか

社内SNSには多くの機能が実装されている。しかし、ときに機能の多さが複雑さや扱いにくさの原因になることも。

社員が社内SNSを使いこなすには慣れが必要だ。とくにパソコンやスマートフォンなどの扱いになれていない社員が多い職場の場合、シンプルな機能のものを選ぶなど、社員の扱いやすさに留意した製品を選ぶことが大切だ。

・目的と機能がしっかり一致しているか

社内SNSは製品によって搭載されている機能が異なり、個性的なものも多く販売されている。そのため、導入の目的や使用する場面を明確にした上で最適なものを導入しないと、100%使いこなせないリスクがある。

製品それぞれの特性を理解し、最適な一つを選択しよう。

・資料請求や無料版を使用するのもおすすめ

社内SNSの導入では、いくつかのツールから自社の目的や特性に応じたものを比較検討するのが一般的である。そこで、有益な検討材料になるのが資料や無料版だ。とくに社内SNSを初めて導入する企業は、さまざまなツールをじっくり比較すべきだ。

社内SNSの効果を測定したい

社内SNSの導入で留意したい点のひとつに、「効果測定ができるか」という視点がある。仮に導入しても、どれほどの効果が出ているのかが把握できなければ、ツールの効果を十分に享受できないからだ。

SNS型目標管理ツールの「Goalous(ゴーラス)」には、インサイトやランキングによって社員のエンゲージメントが測定できる機能が搭載されている。そのため、導入後の効果測定が容易である。

Goalousは、ゴールをオープンにし、活動プロセスを見える化する。個々人の活動はフィードに投稿することで、メンバーが閲覧することができるため、社員にモチベーション高く業務を行ってもらいたい企業に向いている。

LINEやFacebookに近い機能を備えているので、扱いやすい点が長所だ。社内SNSの導入を初めて検討している企業にこそ、使い心地を知ってもらいたい。

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まとめ

社内SNSは使用目的に合ったものを選択し、正しく運用することで生産性の大幅な向上が期待できる便利なツールである。しかし、運用の仕方にはコツがいる。

社内SNSの効果を最大限に高める秘訣は、定期的に効果測定を実施し、課題を発見・修正し、PDCAサイクルを回すことだ。

そのためには、効果測定の機能がついたものを選ぶことが大切である。Goalousもそのようなツールのひとつである。

社内SNSを導入するなら効果測定機能を使い、ツールを100%使いこなそう。

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【社内snsの盛り上げ方】運用ルール、効果の共有を徹底させる方法

社内SNSを導入しても、それだけで必ずしも効果が上がるというわけではない。うまく盛り上げられなければ、その取り組みは全て無駄になってしまう。ここでは、社内SNSが盛り上がらない主要な原因とともに、その効率的な盛り上げ方を解説していく。

社内SNSが盛り上がらない原因

社内SNSを使う目的が明確であっても、その運用や管理が丸投げ状態であっては十分な機能を発揮できない。社内SNSを導入しておくだけでは、利用者は集まっては来ないことを理解しておこう。従業員が自主的に投稿してくれるのを待つだけでは、社内SNSは活性化しない。

運用や管理にコストをかけていても、その社内SNSをなんのために使うのかという目的がはっきりしていないと、使う側もどうやって使っていいかわからないので結局使わなくなってしまうだろう。

投稿が増えたとしても、何に使うかが決められていないと、業務やプロジェクトごとの使い分けができずに内容がごちゃまぜになってしまったり、仕事に関する投稿だけでなくプライベートな投稿が増え、私用に使われたりするようになる危険性もある。

また、導入以前に既存のツールがある場合にも、それとしっかり差別化を図る必要がある。既存のツールのほうが使いやすければ、当然投稿はそちらの方に偏ってしまうので、社内SNSの使い所がなくなってしまうのだ。

社内SNSが盛り上がるとどうなる?

社内SNSが思ったように盛り上がらない状況が続くと、社内SNSの効果に懐疑的になってしまうだろう。そもそも社内SNSにどういったことを期待して導入したのか、社内SNS活性化の意味を見いだすためにも、ここでもう一度社内SNSによるプラスの効果を確認しておきたい。

社内のノウハウが蓄積される

「知」の財産は企業の成長にとって重要なものだが、うまく共有できている企業はそう多くない。中には、そうした知の損失を防ぐために知識やノウハウを資料に残している会社もあるかもしれないが、複数に渡ると、見つけ出すのも大変だ。

社内SNSが盛り上がるようになれば、こうした知の共有も活発化することが期待できるだろう。写真や資料をアップして、社内で共有できるためだ。絞り込み機能があれば、簡単に欲しい資料にアクセスできるようにもなる。

さらに社内SNSが盛り上がれば、ただノウハウを共有するだけでなく、もっと効率の良い方法を提案したり(または提案を受けたり)、複数のスレッドを作れば様々な部署の状況を把握できたりと、新たな気づきにもなるだろう。

様々な部署との交流が生まれる

例外もあるかもしれないが、部署内の人間関係で完結してしまい、同じ会社でも他部署とほとんど交流がない会社もあるだろう。コミュニティが、チームや部署に限られてしまうと、会社の成長につながるアイデアや刺激的な意見は生まれない。

社内SNS活性化のメリットは、社内でのコミュニケーションが活性化できる点にもある。社内SNSは、社内の固まったコミュニティをいい意味で開放してくれるからだ。社内SNSが活性化すれば、部署を超えた交流も容易になり、同じ目標を持った者同士で様々なコミュニティを形成できるだろう。他部署とのコラボレーションによって、目標達成も近づくかもしれない。

企業のビジョンが浸透する

社内SNSは、経営者も例外なく参加するのが基本だ。ただし、経営者は社員のように行動を投稿したり、社員の投稿に逐一コメントを返したりするのではなく、会社としての在り方を共有するために投稿する。

たとえば、会社が社会的に担っている役割、ビジョン、ビジョンを実現するための行動についての投稿だ。これらを定期的に経営者が投稿し、社員が閲覧して反応すれば、企業のビジョンはこれまで以上に社員に浸透していくことだろう。

浸透すれば会社が期待するような行動を社員が自発的に起こせるようになる。経営者が何をしているのか何を目指しているのかが社員に共有されることによって、今まで遠かった経営者と社員の距離も縮まるはずだ。

社内向けに企業をブランディングしていくという意味でも社内SNSの盛り上がりは重要な意味を持っている。

社内SNSの効果的な盛り上げ方

利用価値をアピールし、利用者を集めなければ、せっかくコストを掛けて導入した社内SNSが無駄になってしまう。では、社内SNSを効果的に盛り上げるにはどうすればいいのだろうか。

会社内で社内SNSのメリット、デメリットを共有

社内SNSを盛り上げるためには、そのメリット・デメリットを社内で共有し、全従業員で把握しておく必要がある。それを行うためには、まず社内SNSがなぜ導入されたのかを理解しておかなくてはいけない。

社内SNSには、コミュニケーションを活性化させられる、上司からのフィードバックや他部門との連携による業務の効率化、無料ツールも多数あるといったようなメリットがある。デメリットとしては、SNS疲れが出る可能性がある、特定の人物しか投稿しなくなる、運用法の理解に時間がかかるといった点も懸念される。

こうしたメリットとデメリットを明確にすることには、チーム内で共通認識を作れるという利点もある。チーム内で共通認識があれば、社内SNSを活用する意味が大きくなるので、社内SNSの活性化にもつながるのだ。

社内SNSのプライベート化を防ぐ運用ルールを作る

社内SNSを正しく活用するためには、運用ルールの設定は必須条件といっていいだろう。運用ルールや目的が明確にされていないと、社内SNSには個人のプライベートな投稿が増えてしまい、本来の目的が失われてしまうという典型的な失敗パターンに陥ってしまう。

運用ルールを作ることで、ポジティブな活用方法を利用者に徹底することが大切だ。そうなれば、社内SNSの強みである投稿に対するコメントやリアクションを返せる機能を有効に活用することができるようになる。有用な情報やアイデアを投稿しても、運用ルールが設定されておらず、正しく使用されていない社内SNSでは、そうした投稿は埋もれてしまい、反応も返ってこないのでは投稿のモチベーションも下がってしまうので、やがて利用されなくなってしまうだろう。

また、既存ツールとの使い分けを明確に行うためにも運用ルールの設定は重要だ。同じ目的や機能のものがふたつあるとどちらを使っていいかわからなくなるし、既存ツールと機能が重複していたら、新しく導入した社内SNSは使われなくなってしまう。そのため、既存ツールとの千引きも、運用ルールに組み込んでおくことが必要だ。

社内ツールを変更させて活性化を狙う

導入した社内SNSがどうしても盛り上がらない場合には、思い切って違うツールを試してみるのも方法のひとつだ。

SNS型目標管理ツールGoalous(ゴーラス) がある。Goalousは、設定した目標やゴールの達成をチーム全体で共有することができ、利用者のモチベーション向上に大いに貢献してくれる社内SNSである。利用者のモチベーションが向上すれば、社内のコミュニケーションも活性化させることができる。組織のゴールを理解していないと、従業員がどんなに優秀でも業務はうまくいかず、効率の悪いものとなってしまう。しかし、用いて従業員に共通理解をもたらすことで、企業と従業員が同じ方向を向いて業務を遂行できるというのがGoalousの強みだ。

他にも、Goalousを使った組織改善セミナーを毎月開催している。チームやメンバーの目標設定がうまくいっていない、所属する組織に課題を感じているなど、現状に問題を抱えているに人にはおすすめのセミナーだ。

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まとめ

社内SNSが盛り上がらない原因としては、「運営や管理を丸投げしている」「使用目的があいまいになっている」「既存ツールがあるので浸透しきれていない」などがある。これらを改善するためには、「メリット・デメリットの把握」「明確な運用ルールを作る」などが有効である。