部下を指導する立場になったものの、どのように部下や同僚とコミュニケーションを取れば良いかわからないと悩む人もいるだろう。
社内コミュニケーションは、どう工夫すれば活性化されるのだろうか。この記事では、社内コミュニケーションにおいて知っておきたいことと活性化の事例を紹介する。
社内コミュニケーションとは？重要性について
まず社内コミュニケーションとは何か、概要とその重要性を押さえておこう。
社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、日常的に行われる社内での会話や情報共有のことである。口頭での情報共有のほか、メールやSNSをとおして行われる社内のやり取りも社内コミュニケーションだ。さらに、休憩中の雑談も社内コミュニケーションの一種である。
社内コミュニケーションはなぜ重要なのか
社内コミュニケーションが重要なのは、一言で表すと、社内が活性化するためだ。
まず、社内コミュニケーションが活発に行われるようになると情報共有のスピードが上がるため、業務効率が良くなる。さらに、お互いの仕事も把握できるようになるため、チーム内あるいは部署内で相互にサポートしあうことも可能になるだろう。
サポートしあえる関係ができれば、人間関係も良くなり、社員の満足度も高まるというものだ。結果として、会社に愛着心をもつ社員が増え、社内定着率も向上する。経験を積んだ社員が定着するため、会社の売上アップや利益アップも期待できるだろう。
以上のように、社内コミュニケーションが活性化すれば会社にとってプラスになることから、社内コミュニケーションは重要とされている。
社内コミュニケーションにおける課題とは
ここまで社内コミュニケーションの必要性について述べたが、重要性は理解していても、社内コミュニケーションが思うように活性化しないというケースも多い。なぜ社内コミュニケーションがうまくいかないのか、よくあげられる社内における課題を取り上げる。
顔を合わせて会話する時間がない
テレワークなど、働き方の多様化によって、オフィスに社員全員が集まる機会は減りつつある。直接顔を合わせて話すことが減った人も多いだろう。また、業務時間終了後にプライベートな会話をすることも減ってきている。
顔を合わせる機会が少ないと、どのタイミングでコミュニケーションを取れば良いかわからない。このように、直接会話をする機会が減ったことで、社内コミュニケーションがうまくいかない課題がある。
コミュニケーションにおける価値観が世代ごとに異なる
コミュニケーションの取り方には、世代間でギャップが存在する。若い世代では「仕事とプライベートを分けたい」と考える人が多く、「飲みニケーション」といった業務外で親睦を深める文化は、徐々に減りつつある。
部下とうまく関わるには、コミュニケーションのあり方を現代に合わせてシフトしていく必要がある。
また、世代間だけでなく、コミュニケーションの価値観自体もさまざまだ。仕事にプライベートな話を持ち込みたくない人、積極的に会話に入りたくない人もいる。さまざまな価値観があるなかで、うまくコミュニケーションを取るにはどうするべきかが課題だ。
気軽にコミュニケーションが取れない
仕事や連絡手段のあり方がコミュニケーションを阻害することもある。たとえば、業務に手いっぱいなケースだ。この場合、物理的に時間が取れないため、十分なコミュニケーションが取れない。
また、メールや電話など従来からの連絡手段しかないのも問題だ。メールは作成するのに時間がかかり、電話は相手の都合を考えて尻込みする傾向にある。気軽にコミュニーションが取れる環境が整っていないことも、社内コミュニケーションでよく挙げられる課題だ。
社内コミュニケーション活性化の事例を紹介！
課題を克服し、社内コミュニケーションを活性化するには何ができるだろう。参考になる社内コミュニケーション活性化の事例を3つ取り上げる。
社内イベントを開催した事例
楽天株式会社では、3ヶ月に1度、誕生日の近い社員を集めて誕生日パーティーを開催している。食事にイベントに、社員が楽しめる催しを行うことで、社員同士のコミュニケーションを活性化させるのが狙いだ。
また、誕生日パーティーには上層部も参加する。社内コミュニケーションの課題にもなる上層部を含めたコミュニケーションも実現しているのが特徴だ。
カフェスペースを設置した事例
LINE株式会社は、社内に広大なカフェスペースを設置している。お手頃価格で楽しめるカフェに、さまざまなタイプの席が設置されており、ゆったりと過ごせるのが特徴だ。
ノートパソコンで仕事ができるスペースもあれば、本や雑誌が置かれたスペースなどもあり、社員が気軽に利用できる。
社員にとって居心地の良いスペースを設けることで、雑談などのコミュニケーションが生まれる場所として活用されている。
社内コミュニケーションツールを導入した事例
株式会社ウィットワンは、社内コミュニケーションツールを取り入れることによって、コミュニケーションの活性化を実現した。
まず、すべての社員に顔写真と本名でアカウントを作成してもらい、プロフィールには個人の趣向を書き込むように運用。趣味や好きなことを入れることで、会話のきっかけが生まれるようにした。
また、同社では、サークル活動や飲み会の告知もツール内で行っている。社内の業務ばかりに偏ったやり取りでないため、気軽なコミュニケーションも取れるようになった。
社内コミュニケーション活性化にはGoalousが最適
社内コミュニケーション活性化には、事例でも取り上げたように社内コミュニケーションツールが便利だ。SNS型目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)なら、以下のようなメリットでコミュニケーションを活発にしてくれるだろう。
・簡単なメッセージやアクションで気軽なコミュニケーションがとりやすい
・メールのような定型文が必要なくシンプルにやり取りできる
・フォトアクションで情報発信できる
・ほかの人のフォトアクションに対しリアクションやコメントできる
Goalousを取り入れて、社内コミュニケーションの活性化を図ってはいかがだろう。
また、「本当に効果のある社内コミュニケーション活性方法とは？」という資料もGoalousでは提供している。
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まとめ
社内コミュニケーションの活性化には、課題も多い。コミュニケーションがうまく取れない、タイミングがつかめないなどの課題をくみ取り、活性化を促すには、社内コミュニケーションツールの導入が適している。
