業務効率化は思ったより大変!効率化実現に向けてできることは?

執筆者 | 2月 18, 2020 | モチベーション, 組織改革 | コメント0件

業務効率化とは、無駄をなくし生産性を上げることだ。言葉にすると簡単なように聞こえるかもしれないが、自身が関わっている仕事を見直すのは意外に難しい。こういったときこそ管理者の力が試されるというものだ。そんな業務効率化について、今回はやっておくべきことや手法を解説していく。

業務効率化の実現に向けてやるべきこと

業務効率化を実現させるには、どういった事前準備が必要だろうか。3つのステップで、問題解決までの流れを説明する。

現状を把握する

まず取り組むべきは、現状把握だ。管理者から見た場合、あの担当者はあの業務、のようにぼんやりとしたイメージはあるかもしれない。

しかし、実際に業務を洗い出してみるとどんな業務が行われているか具体的に把握できていなかったりする。同じように、洗い出した業務がどのようなプロセスで行われているかも認識しづらい部分だ。

まず、こうした見えにくい業務内容を全体的な視野で書き出していく。次に、業務内容ごとのプロセスを書き出し、ひとつの業務に対してどういった流れで仕事が行われているのかを確認する。

ここで重要なのは、現場の意見を聞くことだ。管理者自らが書き出した業務には抜けがあるかもしれないし、管理者が問題に思っていることとはまったく違うことを現場は問題視していることもある。業務やプロセスの書き出しが終わったら、現場で今現在の課題を聞き出しておく。

効率化すべき業務を特定する

業務の洗い出し、課題の洗い出しが終わったら、どこを効率化していくべきか考える。課題が多い場合は優先順位を付けた方が良いだろう。業務効率化といっても、いっぺんに効率化可能な業務は限られているためだ。

それではどのようにして優先順位をつけるべきか。ヒントになるのは、業務にかかる平均時間ではなく、対象の業務がどれだけ効率が良くないか、あるいはほかの業務にどれだけ影響を与えているかだ。

優先して改善を図りたいのは、ミスが多く何度も同じ作業を繰り返している業務。そして、なかなか作業が進まないためにほかの業務も進まない支障をきたしている業務だ。

ECRSで業務の工程を見直す

課題となる業務の改善には、ECRSが利用できる。ECRSとは、単語の頭文字をとったもので、それぞれ以下のような意味だ。

・Eliminate(排除)
・Combine(統合・分離)
・Rearrange(入替・代替)
・Simplify(簡素化)

改善策は、E、C、R、Sの順で考える。まず考えるべきは、対象の業務が無くせるかどうかだ。排除が難しい場合は、ほかの業務と統合して作業に使う道具や担当者を減らす方法を考える。

2番目に考えるべき統合が難しい場合は、担当者や作業順の入れ替えを検討し、それも難しい場合はフローを設計し直して簡素化を図る流れだ。

業務効率化が必要な業務を、ECRSに照らし合わせて区分していくと、具体的にどう改善するべきかが分かりやすくなるだろう。

業務効率化の主な手法

業務効率化の流れはだいたい把握できたのではないだろうか。しかし、これだけでは業務効率化を進めるのに不十分だ。業務効率化を成功させるには適切な手法を取る必要がある。どういった手法があるのか、主な手法3つをみていこう。

職場環境を整備する

業務効率化の手法には、人を増やす、システムを導入するなどの方法もあるが、もっと先に取り組むべきことがある。職場の環境整備だ。

書類が散乱したオフィス、ものが山積みになったオフィスを想像してみて欲しい。こういったオフィスでは、必要なときに必要なものがなかなか見つからないだろう。仮に担当者が必要な書類の場所を把握できていたとしても、担当者が常にその場にいるとは限らない。

整理、整頓、清掃の、環境整備の3Sを徹底することが大切だ。業務がはかどるよう、職場のレイアウト自体を変えてみるのも良いだろう。職場環境を整えることによって、業務改善のための作業もしやすくなるはずだ。

一部の業務をアウトソーシングする

社内のことをすべて社内で請け負う必要はない。ミスが起こりやすい業務、ほかの作業に影響があるような業務は、外部への委託を検討してみても良い。

特に専門性の高い業務は社員への負担が重くなるだけでなく、ミスも起きやすいので、社外を活用した対策も考えてみるべきだ。たとえば専門性の高い業務をアウトソーシングすることによって、専門家雇用の必要がなくなり、人件費を抑えられるメリットもある。

ITツールを導入する

ITツールを活用するのも業務効率化の手段だ。システムやツールに業務を任せることに未だに不安を感じる管理者もいるかもしれないが、ITツールは多様化が進み、今まで対処できなかった作業にも対応できるようになっている。

たとえばAIや機械学習などの技術を使ったソフトウェアロボットのRPAもそのひとつだ。ホワイトカラーといわれる、今まで人による作業が圧倒的に多かった現場でも活躍するロボットで、営業や事務などの作業も担う。

ほかにも、営業部ならSFA(営業支援ツール)、CRM(顧客管理システム)の導入。グループウェアによる組織内での情報共有も視野に入るだろう。

社内SNSを利用して、情報共有を図り、社員間のレスポンスをスピーディーにするのも業務効率化に役立つ。エンゲージメント活性化ツールのGoalous(ゴーラス)なら、チームの目標を共有して、一人ひとりの業務を写真付きで発信可能なのである。

情報の視覚化と共有で、もっと効率の良い営業活動を検討してみてはいかがだろう。

▼Goalousの詳しい活用方法がわかる無料セミナー開催中!

管理職が選ぶ目標管理ツールNo,1

まとめ

業務効率化をしようと思いたっただけでは、残念ながら成功は期待できない。具体的にどの業務の効率化が必要で、どういった改善を図るべきか洗い出すことが先決だ。その上で、効率化したい業務に合わせた手法を取り入れれば、業務効率化を成功に導けるだろう。