仕事を行ううえで、社員同士のコミュニケーションを重視している企業は多くある。
テレワークを行う場合も、オフィスで働くのと同様にコミュニケーションを密に取ることは重要だ。
しかし、テレワークでは同じ空間で働くことがなくなるため、どうしてもコミュニケーションが不足しやすい。
では、テレワークにおけるコミュニケーションを活性化するには、どのような工夫を行うと良いのだろうか。
今回は、なぜ仕事でコミュニケーションが重要なのかという理由や、テレワークにおけるコミュニケーション不足の原因と問題解決の工夫について解説する。
仕事ではコミュニケーションが大事
仕事でコミュニケーションを取ることは重要だが、実際にコミュニケーションが不足するとどのような影響が出るのだろうか。
ここからは、仕事でコミュニケーションを取る目的やメリットと、不足した際の影響について解説する。
コミュニケーションの目的
仕事でコミュニケーションを取る目的は、主に情報の共有と意思疎通を行い、業務を円滑に進めることである。
目標やビジョンを共有して方向性を合わせ、自分の目標を達成しながらチームや企業全体の目標達成を実現するためには、十分なコミュニケーションが必要だ。
また、コミュニケーションを活性化することで社員同士の交流を通して、絆や信頼関係を構築することもできる。
信頼関係が生まれれば、社員同士が仲間の長所や短所を把握したうえで業務を進めることもできるだろう。
信頼関係を構築することでチームワークも向上するため、業務効率化においてもコミュニケーションは重要な要素である。
コミュニケーションが不十分だとどうなる？
コミュニケーションが不十分だと、必要な情報のやり取りがスムーズに行いにくくなる。
意思疎通がうまくいかず、認識のずれが発生するなどの連携ミスにもつながりかねない。
情報共有のスピードは業務の速さに直結するので、やり取りがうまくいかなくなると業務効率も低下してしまう。
また、コミュニケーションが不足すると社員同士の絆や信頼関係が構築できなくなり、チーム一丸となって目標を達成しようという意欲低下をまねくだろう。
社員一人ひとりのモチベーションが低下するため、目標が達成できなくなるなど、企業全体の収益にも影響が出る可能性がある。
テレワークにおけるコミュニケーションの問題点
仕事を行ううえでコミュニケーションが重要だとわかっていても、実際にテレワークのなかでコミュニケーションの機会を増やすことは難しい。
テレワークにおけるコミュニケーションを活性化するためには、問題点を理解したうえで対策を講じなければならない。
ここからは、テレワークでコミュニケーションを取る際の問題点や、その具体的な理由について紹介する。
文字でのやり取りが中心
テレワークでは、メールやチャットなどの文字でコミュニケーションを取る方法が中心となるため、相手の表情や声のトーンなどが伝わりにくい。
コミュニケーションには、言葉の意味で意思疎通を図る「言語コミュニケーション」と、ジェスチャーや表情、声のトーンなどで意図を読み取る「非言語コミュニケーション」の2種類がある。
人は普段から非言語コミュニケーションによって相手の意図や感情を読み取ることが多いにもかかわらず、テレワークではこの情報を得ることができない。
文章だけでは「雰囲気がわからない」「相手の意図を察することができない」状態になり、意図せず冷たい印象を与えてしまうこともあるだろう。
また、文字でのやり取りが中心になると、メールの定型文やビジネスマナーなどを意識して返答する必要があり、返答に時間を要する問題もある。
テレワーク下におけるコミュニケーションの手段を考え、お互いの意図をくみ取りやすい環境を整える工夫が必要だといえるだろう。
コミュニケーションの機会が減る
テレワーク下では、オフィスで仲間と一緒に業務に取り組む状況とは異なり、雑談ができない、雑談しづらい状況になる。
相手の状況を把握することが難しいため「今話しかけると相手の業務を邪魔してしまうのでは」という遠慮が生まれるためだ。
一言で済むような確認でさえ、文章や電話で連絡を取るか必要があるため、スムーズにコミュニケーションを取ることが難しい。
その結果、コミュニケーションを取る頻度そのものが低下し、テレワークで働く社員が孤独に感じるといった問題にもつながりやすくなるだろう。
コミュニケーションの方法を工夫してみよう
テレワークにおけるコミュニケーションを活性化するには、コミュニケーションの方法そのものを工夫することが重要だ。
たとえば、朝礼や定期ミーティングなどを設定し、コミュニケーションを取る機会を設けるなどの方法がある。
社員同士のやり取りであれば、絵文字や顔文字なども適度に活用して、相手に感情が伝わるように工夫するのも効果的だ。
また、業務に関わる情報のやり取りを行う際は、とくに返信を早めに行うように意識し、相手の業務が途切れることがないように配慮したい。
コミュニケーションをスムーズに取るための手段として、Goalous(ゴーラス)のようなツールを導入するのも効果的だ。
Goalousなら、メッセージ機能やサークル機能で、業務連絡だけでなく気軽な雑談なども行うことができる。
フォトアクション機能を使えば、業務やサークル活動の様子を写真付きで共有でき、ほかの社員のフォトアクションにリアクションすることも可能だ。
Goalousを開発・運営しているColorkrewでは、テレワークの運用やコミュニケーションの活性化などに役立つ無料のWebセミナーを開催している。
自社に取り入れられる工夫やアイデアはないか、情報収集する際にも役立つので、積極的に活用してみてはいかがだろうか。
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まとめ
このように、テレワークでは社員同士のコミュニケーションが減少してしまうという問題がある。
経営側はテレワークにおけるコミュニケーション減少を予測し、どのようにコミュニケーションを取るかを工夫することが重要だ。
業務効率や社員のモチベーションを左右する重要な要素でもあるため、さまざまな工夫を講じて積極的にコミュニケーション活性化を図りたいところである。
