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【マネージャー必見】OKRをうまく活用するためのマネジメント方法・能力とは

目標管理の手法でよく知られているのが、海外の有名な大企業を中心に採用されている「OKR」だ。
「OKRを活用すれば、組織としてさらなる成長や強化が期待できるのでは」と考えるマネージャーも多いだろう。

この記事では、OKRの基本とOKRを活用するための部下のマネジメントやマネージャーの備えておくべき能力について紹介する。

OKRとは

OKRは、Objectives and Key Resultsの略で、目標と目標達成の主な成果を表す、目標管理手法のひとつである。組織として大きな目標を掲げ、目標に沿って個々の目標を設定していく。大きな目標と個々の目標が紐づいている方法だ。

OKRにはいくつか特徴がある。ひとつは、目標のサイクルが短いこと。1ヶ月から3ヶ月ほどの短いスパンの目標設定になる。

目標の達成度を100%で考えないのも特徴的だろう。従来の目標管理の手法は目標達成を100%で考えるが、OKRは60~70%の達成を目安に目標を考える。達成できる目標でなく、達成が難しいチャレンジングな目標を立てることで組織を鼓舞するためだ。

目標が連動することによって、チーム内の連携がとりやすくなり、一人ひとりの組織へのエンゲージメントが高くなる効果が見られるのもOKRの特徴といえるだろう。
OKRはGoogleやFacebook、メルカリなどが採用していることで広く知られるようになってきた。

OKRがうまくいくための部下のマネジメント方法

チャレンジングでサイクルの短い目標を設定するOKRは、うまくいけば組織の成長や個々のモチベーションアップにもつながる。しかしやり方を間違えれば、当然それらは失敗する可能性もある。

OKRをうまく活用するためには、部下のマネジメントが重要な要素となってくるだろう

この項では、OKRをうまく活用するために行うべき、部下のマネジメント方法について紹介する。

チーム内の連携を強化させる

OKRでは、メンバーそれぞれが目標を設定するが、どの目標も最終的には大きな目標にたどり着くよう設定される。これは、メンバーがチームとして同じ目標を達成できるようにするためだ。

つまり、OKRをうまく活用するには、チームが同じ目標に向かって進めるよう、メンバーのベクトルを合わせることが重要になる。

同じベクトルで目標に進めるようにするには、メンバーが目標を常に意識できるようにすること、チームが協力して取り組めるように動機づけすることが重要だ。チームで連携が図れるよう、メンバーがお互いの目標をオープンにするのも方法のひとつだろう。

あわせて、組織全体の目標にあった、部下一人ひとりに適した目標設定をしていくことが重要なポイントだ。

1on1の時間を取る

OKRで目標を設定しても、達成に向けて何の行動も努力もなければ意味がなくなってしまう。OKRを意識させ、達成率を向上させるためにも、定期的にフィードバックをすることが重要だ。

部下が、OKRで目標を達成できない問題を意識し、改善に向けて動けるようにするためにも、部下と一対一で話す時間を積極的に設けるのが良い。一対一で話すことで、上司はOKRについての部下の考えがくみ取りやすくなるだけでなく、次の目標設定にも活かすことができる。

OKRをうまく運用するためにマネージャーが身に付けておくべき能力

ここまでは、「OKRをうまく活用するには、部下のマネジメントが重要だ」と説明した。しかし、部下のマネジメントもマネージャーの手腕不足ではうまく行えないだろう。OKRに必要な、マネージャー自身の能力向上も同時に考えていくべきである

最後に、OKRをうまく運用するために必要なマネージャーの能力について説明する。

動機づけする能力

OKRの運用を左右する要素のひとつが動機だ。OKRで定めた目標と結びつけて、いかにしてモチベーションを上げるかが重要なポイントとなる。モチベーションの上がらない目標を前にしても、部下のやる気は上がりにくいだろう。

マネージャーに求められるのは、メンバーが仕事に対して意欲がもてるよう、目標に対して動機づけできる能力だ。動機づけがうまくいけば、目標に向かって意欲的に進もうとするメンバーが増える。

もちろんメンバーとコミュニケーションを取り動機づけすることも重要だが、目標に向かって仕事に取り組めるようなチーム内の環境づくりができるかも、必要なマネジメント能力だといえるだろう。

指導能力

メンバーひとりひとり、抱えている仕事内容も違えば、OKRに紐づく目標も違う。同じように指導していては、チーム全体での目標達成は遠のくだろう。

マネージャーには、メンバーのスキルや目標などにあった指導能力も求められる。適切な指導が、目標に近づく一歩になるためだ。指導する際は、一人ひとりに合わせて指導するだけでなく、部下が自主的に成長し、行動を起こせるような指導を意識する必要があるだろう。

コミュニケーション能力

部下の目標達成度合いを確認して、適切にフォローやアドバイスを行えるようにするためにも、マネージャーのコミュニケーション能力は重要だ

ただ部下と話すのではなく、「部下の状況を把握できるようにコミュニケーションを取る」「すぐにフォローできるよう日ごろからコミュニケーションを取る」などを意識すると良い。

チーム内でのコミュニケーション円滑化には、ツールを積極的に活用するのが良いだろう。Goalous(ゴーラス)なら、メッセージ機能でやり取りできるだけでなく、以下のようなさまざまな機能が目標管理をサポートしてくれる。

目標管理ツールGoalousの主な機能は以下のとおりだ。

・ゴール機能で部下の目標を把握できる
・フォトアクションで部下の仕事の進捗や仕事ぶりを確認できる
・評価機能で結果を可視化できる

目標管理に活用できる機能が充実しているGoalousなら、適切なフィードバックも可能になる。過去を振り返ることで、目標設定にも役立てられるだろう。

まとめ

海外の大企業も取り入れているOKRは、チームの成長に役立つなど、目標管理手法としてはメリットのある方法だ。しかし、部下のマネジメントがうまくいかないと失敗することもある。

マネージャー自身の能力を向上させることはもちろん、コミュニケーションツールを活用するなど、能力を補えるような対策も考えていくべきだといえるだろう。

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コミュニケーション チーム

社内コミュニケーション不足は早急に対処を!社内コミュニケーションは必須!

社内で交流会を開いてはみるものの、参加者が集まらずコミュニケーションを活性化できないと、社内コミュニケーションに問題を抱えてはいないだろうか。仕事だけの最低限のコミュニケーションは、社員間の関係が希薄になり、業務にも影響を与えかねない。

この記事では、社内コミュニケーションを改善するべき理由とコミュニケーション活性化の対策を紹介する。

社内コミュニケーション不足の影響

社内コミュニケーションがうまくいっていないのであれば、早急に対策すべきである。理由は、社内コミュニケーションがさまざまな負の影響をもたらすからである。たとえば、以下のような影響が社内コミュニケーションの不足によって起こる。

作業効率の低下

社内コミュニケーションが不足している状態では、仕事上の報連相もうまくできていないと考えたほうが良い。

報連相ができていない状態では、必要な情報がうまく伝達されないので、確認のための作業が増えたり、情報不足でムダに仕事が増えたりすることも影響として出てくるだろう。

また、コミュニケーション不足は、情報の行き違いも招く。結果として、チームや部署で連携が図れなくなり、作業効率も低下してしまう。このように、仕事がうまく進まなくなってしまうのは、コミュニケーション不足の大きな問題だ。

社内やチームの空気が悪い

コミュニケーションが不足した状態で、社内やチームの人間関係が良くなることはない。むしろ、会話がないままでは相手のことを理解できないので、社内の空気は悪くなっていくだろう。

社内の空気が悪いと、仕事など悩みがあったとしても相談しづらい。誰にも悩みを相談できないままひとりで悩みを抱え込み、会社を離れていく人も出てくる

会社にとって、従業員の離職は、優秀な人材の流出にもなってしまう。さらに問題なのは、社内の空気が悪いままだと、次々と離職者が出る可能性があることだ。

協調性が欠落する

会社は集団社会だ。集団での行動が多いからこそ、協調性が必要とされる。

しかし、コミュニケーションが不足した状態でうまく協調性を図ることはできるだろうか。チームのことを良くわかっていないのだから、ほかの人の言動を予測して、足並みをそろえることは難しい。

結果、独自に動く人や自分の意見ばかり主張する人が増え、協調性は取れなくなってしまう。

プロジェクトや会社の目標達成には、チームあるいは全社員一丸となって取り組む必要があるが、協調性のとれなくなったチームでの達成やプロジェクトの遂行は余計難しい。

スキルアップが難しくなる

社内コミュニケーションの不足は、社員のスキルアップも難しくする。それぞれの担当の仕事はできても、他者との交流がなければ、新しい仕事にチャレンジする機会はなかなかやってこないためだ。

新しい仕事に挑戦することがなければ、メンバーに仕事内容やコツを教えてもらうこともない。社内コミュニケーションの不足が常態化した中では、自ら進んでメンバーに仕事を教えようとする人もなかなか出てこないだろう。

このように、他者との交流が極端に少ない職場は、従業員のステップアップやスキルアップを意図せずとも妨げていることになる。従業員のスキルアップは組織力の強化や企業価値にも影響を与えるので、巡り巡って会社の利益にもかかわる問題になると想像できるだろう。

社内コミュニケーションを深めることで得られるメリット

社内コミュニケーションの不足が与える影響でも取り上げたように、コミュニケーション不足は従業員にとっても、会社にとっても悪い影響ばかりだ。もう一度、なぜ社内コミュニケーションを深める必要があるのか、次は社内コミュニケーションのメリットから考えてみよう。

生産性の向上

まず、社内コミュニケーションの活性化によるメリットとして挙げられるのは、生産性の向上だ。社内コミュニケーションが良く取れていると、誰の進捗が良くないのか、誰が仕事で困っているか見つけやすくなるため、連携がスムーズにいくようになる。

コミュニケーションが良く取れていれば、情報伝達や情報共有もスムーズになるので、情報の行き違いや情報共有不足による仕事のミスも減らせるだろう。

結果として、社内コミュニケーションが深まれば、それぞれが協力して仕事に取り組めるようになり、仕事のスピードや効率も上がる

人間関係が良好になり離職率が減少

退職する人の退職理由はさまざまだが、中でも理由として多いのが、人間関係によるものである。つまり、従業員の離職を抑制するには、良好な人間関係を構築することが重要ということだ。

社内コミュニケーションが活性化すれば、人間関係の悩みも解消される可能性がある。上司や部下の立場を超えて相談やコミュニケーションが取れるような職場環境にすれば、さらに離職の抑制につながるだろう。

人間関係の悩みが解消されれば、少なくとも人間関係を苦に辞める人は少なくなるはずだ。従業員の定着率を上げ、人材の流出も防ぐことができるだろう。

顧客満足度が上がる

ビジネスにおいて、コミュニケーションを取る相手となるのは、上司や部下、同僚だけではない。取引先や顧客とコミュニケーションを取る必要もある。

社内コミュニケーションが希薄であると、少なからず取引先や顧客とのやり取りに影響も出てくるので、普段からコミュニケーションを磨いておく必要があるだろう。

コミュニケーション力を磨くステップとして利用できるのが、社内コミュニケーションだ。社内でうまくコミュニケーションが取れるようになれば、取引先や顧客とのコミュニケーションにもプラスになる。

また、社内コミュニケーションは、社内で取引先や顧客情報をやり取りし、情報を共有するのにも必要だ。担当者だけでなく、チームのメンバーに情報が共有されれば、取引先や顧客に同じレベルのサービスの提供、対応ができるようになり、顧客満足度にもつながるだろう。

企業イメージアップ

社内コミュニケーションが活発だと、人間関係も良好になり、自然に働きやすい職場になる。従業員の満足度も高まるので、企業の口コミ評価の向上も期待できるだろう。

さらに、社内コミュニケーションのための取り組みの評価が高かったり、独自性のある取り組みを行ったりしていると、メディアに取り上げられることもある。

メディアでの紹介は、企業アピールにもつながるので、企業ブランドの強化やイメージアップにもなるだろう。このように、社内コミュニケーションの活発化は、社内だけでなく、社外にも大きなメリットがあるのがポイントだ。

コミュニケーションを円滑に進めるためのアイデア

社内コミュニケーションの重要性は分かってもらえたかと思うが、コミュニケーションが不足している状態から、コミュニケーションが活発な職場に変えていくのは難しい。コミュニケーションを取るように促したり、形だけの取り組みを実施したりしてもうまくいかないだろう。

社内コミュニケーションを活性化させるには、社員が自らコミュニケーションを取れるよう工夫する必要がある。ここでは、社内コミュニケーションを改善するための4つのアイデアを紹介していこう。

日常的に挨拶を

「おはようございます」「お疲れ様です」など、従業員間で挨拶ができていないなら、挨拶から見直すのが良いだろう。

たかが挨拶と思われるかもしれないが、挨拶こそコミュニケーションの基本である。挨拶が基本と思えば、挨拶ができない従業員が多い職場は、基本すらできていないと考えるべきだ。

また、挨拶ができない人は、ネガティブで行動が後ろ向きな状態だという。消極的な従業員が増えれば、業務にプラスにならないことは明白だ。むしろ、仕事が進まず業務効率が悪化する可能性もある。

日常的に挨拶が飛び交う職場にするためも、まずは上司のほうから挨拶を心がけていくのが良いだろう。挨拶の輪が広がれば、今まで挨拶をしなかった従業員も自然に挨拶ができるようになっていくかもしれない。

コミュニケーションの活性化を図るためにも、挨拶と合わせて「ありがとうございます」という感謝の言葉も意識するようにしよう。

社内研修

同じ目的をもって取り組む社内研修は、コミュニケーションがとりやすい。仕事の知識共有になるのはもちろん、内容によってはコミュニケーション活性化の後押しにもなるだろう。

研修にもさまざまなものがあるが、中でも楽しめる研修は印象に残りやすいので、コミュニケーションのとりやすさも意識して研修を組み立てるのが良い。

社内報

会社の規模が大きくなればなるほど、ほかの部署ではどのようなことをしているのか、会社全体で何に取り組んでいるのか分かりにくくなる。このような情報共有の問題の解決につながり、全社一体となって活動を促進するために活用できるのが社内報だ。

社内報とは、社内のできごとや連絡事項をまとめたもの。ときには、ある社員の取り組みをピックアップして紹介することもある。

新聞や冊子の状態で発行する会社も多かったが、近年では1枚の紙にまとめたり、メルマガで配信したり、手軽な方法で発行する企業も増えてきた。

社内報は、継続的に発行することが重要なので、社内コミュニケーションの活性化につなげたいのであれば、少ない情報でも定期的に配信するのが良いだろう。その際、少しでもコミュニケーションのきっかけとなるような情報を交えるのが良い。

社内SNS

最近では、リモートワークの流行もあり、社内SNSがさまざまな企業で使われるようになった。社内SNSとは、社員で運用するメディアのことだ。

プライベートのSNS同様、相互での情報交換や情報共有ができるため、部署の垣根を超えたコミュニケーションに適している。情報伝達しやすいのも社内SNSの特徴だろう。

社内SNSにはさまざまなものがあるが、おすすめはGoalous(ゴーラス)だ。Goalousなら、コミュニケーションを図るのに欠かせない機能、便利な機能が備わっているのでコミュニケーションの活性化に役立てられる。Goalousは以下のような機能が特徴だ。

・気軽に会話できるチャット形式の「メッセージ機能」

・メンバーのグループ分けができる「サークル機能」

・ゴール設定やプロセスが見える「評価機能」

社内SNSの導入を考えているなら、Goalousで、コミュニケーションの悩みも一気に解決してはいかがだろう。

まとめ

社内コミュニケーションの不足は、従業員にとっても、会社にとっても良くない。不足とコミュニケーションの不便を感じているなら、すぐにでも改善していくべきだろう。対策のひとつとして、気軽なコミュニケーションが取れる社内SNSもあるので、導入を検討してみると良い。

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GKA OKR モチベーション 人事評価

OKRを運用する期間は?効果的な理由とフローについて

OKRの導入を検討しているとき、重要になる要素のひとつは運用する期間・サイクルの設定だろう。

効果を引き出すには適切な期間設定が重要になるため、導入する前には確認しておきたいところだ。

この記事では、OKRの運用期間・サイクルの目安や定期設定にする利点について紹介する。

OKRを運用する期間とサイクルとは

OKRを運用する期間とサイクルは、どのような目安で定めれば良いのだろうか。ここからは、OKRの期間設定における特徴やKPI・MBOとの違いについて紹介する。

短いスパンで期間を設定するのが特徴

OKRは日垣的短いスパンで期間を設定する特徴があり、1ヶ月~四半期に1回程度が目安とされている。

短期間で達成できるシンプルな目標設定を行うため、全社での導入にも最適だ。達成感を味わう機会も多いことから、社員のモチベーション向上にも役立つ利点がある。

会社としての目標を細分化して部署やチーム、社員ごとにまで落とし込むため、目標の方向性が定まるメリットも大きい。

OKRとはどのようなものなのか、という点については以下のページで詳しく紹介している。

OKRとは
https://www.goalous.com/blog/ja/teams/okr-system-companies-employees-earn/

KPI・MBOと異なる点

OKRに近い目標管理手法として、KPIやMBOを導入している企業も多いだろう。OKRと異なる点は、評価やフィードバックのサイクル・期間の設定にある。

OKRは1ヶ月~四半期に1回程度のスパンで行うのに対し、MBOは年に1回、KPIは逐次行う違いがあるため注意しておきたい。

OKRは目標達成に向けてのプロセスやアプローチ方法を重視し、社員のモチベーションアップを図る目的がある。

一方で、MBOは人事における評価指標、KPIは目標に対してどの程度達成しているのか進捗管理を目的としていることが多い。

また、OKRは全社員で取り組み、進捗状況や達成率などを共有するが、MBOやKPIは適用範囲が限定的になる点でも異なっている。

社内全体で取り組むのであれば、OKRの導入が望ましいといえるだろう。

OKRの期間を定期に設定する理由

OKRの期間を定期に設定するのには理由がある。ここからは、OKRで運用期間を定める理由やメリットについて見ていこう。

あらゆる変化に対応しやすいため

OKRの期間に定期をもうけることで、目標設定やフィードバックが容易になる利点がある。

また、方向性や目標値の見直しなども柔軟に行えるため、変化に対応しやすいのも利点のひとつだろう。

現在の達成度は何%で、期間中に何%達成することが見込めそうかなど、具体的な数値に落とし込んだフィードバックが行いやすい。

ただし、OKRを運用する企業の経営フェーズや組織規模・状況などによって最適な期間は異なるため、自社に合わせて導入すべきだろう。

あまりに頻繁に期間を設定しすぎると、目標を達成しようとすることにばかり注力しやすくなり混乱が生じるので注意しておきたい。

自社に合った期間を設定することが大切

OKRを運用する上で注意すべき点は、成果をもとに評価を行うことだ。

OKRの目標設定内容を個々に評価するのではなく、達成度や貢献度を評価するのが望ましい。

また、OKRの目標設定として最適な達成率は70%程度とされており、100%を超える達成率は目標設定が低いと判断される。

「達成できそうでできない目標」を設定し、モチベーションを最大限引き出すことで高いパフォーマンスを引き出す目的があるためだ。

定期的なフィードバックなどを通して、進捗率の管理や目標設定の見直しも意識すべきだろう。

OKRの期間を意識した運用例

ここからは、OKRの期間を意識して運用を行う場合の例について紹介する。OKR運用におけるポイントにも触れているので、参考にしてほしい。

OKRの運用モデルとなるフロー

OKRの運用モデルとなるフローについて、具体的に把握しておく必要がある。とくに、OKRは全社で導入することになるため、組織全体の方向性を一致させるうえでも重要だ。

1. 1. 組織の目標(Objective)を立てる
組織の目標設定は、達成率6~7割程度が見込める内容にすることがポイントになる。容易に達成することが難しい目標設定だからこそ、創意工夫が活発になるためだ。

1. 2. 組織の(Key Results)を立てる
KRの設定は、1つのO(目的)に対して最大5つまでに抑える。また、具体的な数値を盛り込んだKRを設定することが重要だ。

3.組織下のチーム、個人のO、KRを立てる
組織下の部署・チーム・個人にOやKRを細分化して設定し、役職にかかわらず組織内で共有できる仕組みを構築する必要がある。

4.定期的に振り返る機会をもうける
定期的に振り返る機会をもうけ、1週間に1度程度は振り返る機会を作りたい。

5.成果測定、達成度・貢献度の評価、フィードバックを行う
OKRはコミュニケーションを行ってこそ、効果が最大限に引き出される。

そのため、頻繁なフィードバックやミーティングが必要になるが、ミーティングが負担とならないような工夫が重要になるだろう。

フラットに使えるツール「Goalous」

OKRの考え方をもとに発展させた、GKA(Goal Key Results)にもとづくSNS型目標管理ツールが「Goalous(ゴーラス)」だ。

「オープンゴール機能」で、社員全体の目標や達成率、行動内容が即時に見える化されるため、管理が行いやすい利点がある。

全体の進捗管理が容易になるため、ミーティングの際に進捗状況の確認を前もって行ったり、資料を用意したりする必要もない。

また、チャット機能も備わっているため、チーム内での情報共有において定型文が不要になるなど、スピーディーに情報伝達もできる

目標・進捗管理とコミュニケーションツールを兼ね備えているGoalousを導入して、OKRをさらにアップグレードしてはいかがだろうか。

まとめ

OKRの期間設定は、その期間中にどのようなプロセスで行動するかが重要になる指標のひとつだ。

社員が孤立してしまわないように、定期的にフィードバックやフォローを行い、モチベーションを高く維持して働ける仕組みを構築したい。

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マネジメント 人材育成

パフォーマンスマネジメントってなに?活用するとどういいの?

近年注目されている目標管理の手法に、パフォーマンスマネジメントがある。従来の手法と異なり、スピード感のあるビジネスに対応し、コミュニケーションを重視しているのが特徴だ。具体的にどういったメリットがあるのか、活用のポイントとともにみていこう。

パフォーマンスマネジメントとは

パフォーマンスマネジメントとは、メンバーの行動を結果につなげる人材マネジメントだ。そうはいっても、具体的なイメージはなかなか湧かないだろう。

まずは、従来の目標管理の評価方法を想像してみてほしい。強制的にランク付けを行ったり、年次で目標達成を評価したりといった管理方法が一般的ではないだろうか。

もちろん、パフォーマンスマネジメントも最終的に目標を意識はするが、重点を置くのは、個人のパフォーマンスを最大限に発揮できることだ。

そのために、部下と上司のコミュニケーションを重視する。しかも、単にコミュニケーションを取るのではなく、目標達成に向けて部下と上司の両者が話し合うことが重要だ。

その中で、上司は部下一人ひとりのスキルやモチベーションを引き出すことを意識する。対話による人材開発、コーチングの一種と考えることができるだろう。

さらにパフォーマンスマネジメントでは、上司と部下の対話で終わらせずに、絶えず行動に対する結果を評価して、上司は定期的なフィードバックを行っていく。この、一連の流れが、パフォーマンスマネジメントだ。

パフォーマンスマネジメントが注目されている背景

従来のランク付けによる評価を廃止するグローバル企業が増えている。そこで注目されるようになったのが、パフォーマンスマネジメントだ。なぜパフォーマンスマネジメントが選ばれるのか、その背景をみていこう。

社員のモチベーションが企業の成長を左右する

一般的な目標管理の手法では、レイティングといって社員をランク付けする。ランク付けによる評価は分かりやすさもあって、広く一般に浸透した。しかし、近年の傾向として、こうしたランク付けは、社員全体のモチベーション向上にはならないのではとないかといわれている。

ランク付けによる評価では、従業員エンゲージメントは高まらないためだ。実際に、従来の目標管理によって、従業員の貢献意欲が増した例はそうないだろう。

パフォーマンスマネジメントは、ランク付けしない代わりに、部下と上司の対話を増やして信頼関係を構築する。さらに、上司のコーチングによって、社員のモチベーションを上げ、部下自身の成長を助けるのがパフォーマンスマネジメントの特徴だ。

こうした人材育成をともなった目標管理は、結果的に企業の成長にも貢献するのではという点で注目されている。

変化の早いビジネス環境に対応する必要がある

ビジネスの世界は、年々スピード感を増している。変化に富んだビジネス環境において、従来のMBOやOKRのようなマネジメント手法はだんだんと合わなくなってきた。

年1回、あるいは半年に1回のペースで立てた目標を評価するためだ。これでは、スピード感のあるビジネス環境には対応できない。目標までの期間が長くなると、近年のビジネス環境では実態とのずれが大きくなってしまうためだ。

目標と現実にあまりにも差があると、軌道修正すらしにくくなってしまう。場合によっては、目標設定の意味もあまりなくなってしまうだろう。

スピード感が欠如した従来の目標管理よりも、求められているのは柔軟性のある目標管理だ。その点、パフォーマンスマネジメントは目標設定の時期を定めず、都度対話やフィードバックが行われるので、ビジネス環境にあった手法だといえる。

一人ひとりの能力を最大限に引き出すことで生産性の向上を図れるのも、パフォーマンスマネジメントが注目される理由であろう。

パフォーマンスマネジメントを活用するときのポイント

パフォーマンスマネジメントがどんなもので、なぜ注目されているのかみてきた。実際に導入を考えている管理者もいるだろう。ここでは、活用するにあたってどういった点に注意するべきかを解説する。

フィードバックを重視する

パフォーマンスマネジメントは、社員に対するフィードバックを重視した手法だ。ランク付けや振るい分けで社員を評価することはしない。

目を向けるべきは、個人の目標達成度ではなく、個々の目標と目標までのプロセスの理解だ。管理者は、個々の目標をしっかり確認した上で、各々が能力を発揮しやすいような環境づくりを意識する。

重視するべきフィードバックは、上司の考えを優先するのではなく、部下が納得できるようにデータや数値に基づいて行う。この際、社員のモチベーションを大きく下げないように配慮したフィードバックを意識する。

コーチングの視点を取り入れる

パフォーマンスマネジメントを効果的を発揮させるには、コーチングを取り入れることだ。コーチングは、上司などが一方的に部下に目標や手段を伝えることではない。相互間のコミュニケーションだ。

コーチングでは、上司は部下の声に耳を傾け、ときには相手の中の答えを引き出すようにして質問や提案を行う。あえて答えは出さない。当事者意識を持ってもらうためには、自分で気づくことが重要だからだ。

部下に問いかけながら必要に合わせてサポートすることで、部下は主体性を身につけることができる。

Goalous(ゴーラス)では、チームの目標達成に向けて、ひとりひとりがアクションを発信する。個々が主体性を持って目標に向かった取り組みができるほか、上司はゴールの進捗をまとめて確認、評価することが可能だ。

パフォーマンスマネジメントにおいても、社内SNSのGoalousは効果を発揮する。部下上司間、チーム間のコミュニケーション、評価ツールとして活用されてはいかがだろう。

まとめ

部下と上司の対話を重視したパフォーマンスマネジメントが注目されるようになってきた。目標管理にはさまざまな手法があるが、スピード感のある現代のビジネス環境に合わせるなら、パフォーマンスマネジメントの活用も良いだろう。

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ゴール コラボレーション チーム

導入企業増加中の社内SNS!業務効率アップも可能でメリット豊富

近年社内SNSを導入する企業が増加傾向にある。

自社での導入を検討しているものの、あまり明確にメリットや効果について把握できていないという方も多いのだろう。

導入を成功させ、社内SNSの活用によるメリットを最大限に引き出すためには、デメリットをカバーする対策を検討することが重要だ。

この記事では、社内SNSとはどのようなものなのか、得られるメリット・デメリットを交えて紹介する。

また、導入する際のポイントについても触れているため、ぜひ参考にしていただきたい。

社内SNSとはどんなもの?

社内SNSとは社内専用のコミュニケーションツールで、メールなどよりも手軽にやり取りが行えるものを指す。

導入することによって情報共有が早くなり、手軽にやり取りできるようになるため、社内のコミュニケーション活性化に役立てることができる

社内SNSを導入する企業は、この「コミュニケーションの活性化」を目的としていることが多い傾向だ。

総務省の「平成30年版ビジネスICTツールの利用状況」によると、日本における社内SNSの導入率は23.5%にとどまっている。

しかし、リモートワーク・テレワークが増加している昨今、導入企業が増加しており、今後導入を予定している企業も多くあるだろう。

社内SNSのメリット

社内SNSを導入することで得られるメリットには、どのようなものがあるのだろうか。

ここでは、社内SNSがもたらす4つの利点について紹介する。自社の課題解決に活用できる場合もあるので、導入の前に確認しておきたい。

コミュニケーションの簡易化

社内SNSではチャットを活用した会話が中心となるため、コミュニケーションの簡易化を行うことができる

メールのような定型文にこだわる必要がなく、電話のように相手の都合・時間に合わせる配慮も不要で気軽なやり取りが可能だ。

また、個人間だけでなく、チームや部署ごとのグループでもチャットでコミュニケーションを行える利点もある。

部署間を超えてのコミュニケーションも可能になるため、コラボレーションや部署の垣根を超えた働き方ができるのも特徴だ。

社内SNSの導入により、気軽なコミュニケーションが取れるようになれば、相談や提案などがしやすい職場環境を構築することもできるだろう。

業務効率のアップ

業務効率をアップさせることができるのも、社内SNSのメリットだ。チャットでリアルタイムに複数の人と情報交換ができ、業務の進捗状況が共有しやすい利点がある。

全体に一括で情報が送信されるため、個別に連絡を取る必要がなく、連絡・報告・相談もスピーディーになるだろう。

また、メールとは違って見落としにくいのも特徴で、グループメンバーと頻繁なやり取りを行うことも可能だ。

メールのように1件ずつ確認して返信、フォルダに分類する作業が不要になるなど、連絡にかかる時間の削減にも役立つ。

結果的に社内の意思疎通が高速化するため、業務の効率も格段に向上するだろう。

情報が見つけやすい

社内SNSには検索機能があるため、必要な情報を見つけやすいのも利点のひとつだ。

送信された内容で必要な情報がすぐに見つけられるなど、会社のサーバーへアクセスしてフォルダを探すという手間もかからない。

また、やり取りを行う相手やグループごとに会話履歴がまとめられているため、メールのように過去のやり取りが流れてしまうのを防ぐこともできる

社内SNSの中には進捗管理機能をもつものも多くあり、進捗状況を直接相手に尋ねることなく確認できるのも便利だ。

マネジメントにも役に立つ

社内SNSの運用は、チームや部署、社内全体のマネジメントにも役立つ。チャットを活用して進捗状況を一括管理できるため、管理職の負担軽減にも最適だ。

また、個別にやり取りを行うこともでき、相談やアドバイス、1on1ミーティングも行いやすい。

目標管理や評価制度と紐づいたものもあるので、うまく活用しながらマネジメントの負担軽減に役立てることが重要になる。

社内SNSの機能を厳選して活用し、コミュニケーションだけでなくマネジメントの効率化にもつなげてみてはいかがだろうか。

社内SNSのデメリット

社内SNSの導入によって得られるのはメリットばかりではない。うまく運用するためにはデメリットについても把握しておく必要がある。

デメリットを知らずに導入に踏み切るよりも、把握したうえで対策を講じた方が成功率も向上するため。

ここからは、社内SNSのデメリットの面について紹介する。

コストがかかる

社内SNSを導入するには費用がかかるという点に注意が必要である。

導入コストだけでなく、ランニングコスト、イニシャルコスト(稼働までにかかるもの)、社員に対する教育コストもかかってくる

外部企業のものを導入する場合だけでなく、自社専用の社内SNSを開発する場合もあるだろう。

その場合は、システム維持管理のための人件費も必要になるため、運用に必要なコスト負担が増加することに注意しなければならない。

また、社内SNSには豊富な機能が備わったものも多くあるが、自社に本当に必要な機能に絞らなければ費用も高額になるだろう。

自社で導入する際には、どの程度の費用が必要になるのかを事前に試算し、費用対効果を見極める必要がある。

SNS疲れ

社内SNSは気軽にコミュニケーションを取れるがゆえに、頻繁なやり取りに疲れを感じてしまう場合がある

プライベートで使用するSNSと同じ現象で「連絡を返さなければ」という使命感に振り回されやすいためだ。

自分だけが会話に取り残されることへの不安からくるもので、プライベートの時間にまで影響を及ぼしかねない

社内SNSをプライベートの会話にも使用する場合は、社内SNSが社員の負担にならないように運用方法を構築することが重要だ。

公私混同

社内SNSの利点は気軽にコミュニケーションを取れることにあるが、公私混同してしまうというデメリットもある

仕事に関係のない投稿や話題を出すなど、業務時間外の使用には注意が必要だ。

業務に関する連絡のレスポンスだけでなく、プライベート情報への反応も必要になるとやり取りに時間を割かなければならない。

結果的にやり取りする情報量が公私ともに膨大になり、コミュニケーションに時間がかかるため業務効率低下の懸念も出てくる。

このように、社内SNSは導入を行うだけでは社員間でうまく浸透せず、思うような結果が得られない原因になるだろう。

社内SNSを導入する上でのポイント

社内SNSを導入する上でのポイントは、デメリットをうまくカバーする仕組みを構築し、社員に浸透させることにある。

社員の中にはネットリテラシーが高い人・低い人がそれぞれいるため、使用方法に差を生まないようにするためだ。

では、どのようなポイントを意識して導入すれば良いのだろうか。ここからは、社内SNSの導入を「成功させるカギ」について見ていこう。

目的を明確化

社内SNSを導入する前に、まず目的を明確化させておくことが重要だ。業務効率向上なのか、コミュニケーション活性化に役立てるのかを検討する必要がある。

どのような用途で使うのか、部署ごとにどのような使い方をするのが最適なのかを考え、公私混同を防ぐために投稿内容を制限するのも方法のひとつだろう。

また、目的を明確化する際に会社全体で統一するのではなく、実際に導入する部署ごとに検討するのも重要だ。

部署によって社内SNS導入によるどのような効果を得たいのかが異なるため、現場に定着させるために異なった運用方法が必要になる。

また、目的を明確化しておけば、社内SNSにどのような機能が必要なのかがわかるため、無駄のない活用が行えるのも特徴だ。

そのため、機能が多すぎるものを導入してコストが増加するのを防ぐことができ、長期的な運用の成功につながるだろう。

求める機能がある社内SNSを導入

導入する際には、求める機能がある社内SNSを導入する必要がある。上述のように目的を明確化したうえで判断することが重要で、どの目的にどの機能が合うかを検討すべきだ。

一方で、求める機能があるからという理由で社内SNSを複数導入するのも避けた方が良いだろう。

コストだけでなく実際に使用する社員の手間がかかるため、できればひとつに集約したものが望ましい

Goalous(ゴーラス)であれば、社内SNSだけでなく以下のような機能も備わっている。

・メッセージ機能
・フォトアクション
・サークル機能
・評価機能
・翻訳機能

Goalousなら、チームや部署が異なるメンバーとも情報共有や成果の確認が簡単にできるなど、社内SNSに必要な機能が揃っている利点がある。

目標(Goal)を共有できるため、部署の垣根を越えて目標達成に向けてのさまざまなアプローチも可能になるだろう。

また、評価機能も備わっているため、目標の達成状況やアプローチ方法に応じた適切な評価も容易になる。

適切な評価は社員のモチベーションアップにもつながるため、業務効率向上や業績アップに良い影響を与えてくれる

社内SNSの導入を行うのであれば、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

ルールを決める

社内SNSは、導入するだけではうまく機能しないことがほとんどだ。

使用方法についてのルールができていなければ、使用する社員の考え方に一任し、目的と異なる使用方法が定着しかねない

投稿内容を業務に関することに限定し、深夜〇時以降の連絡は行わないなど、具体的なルールを構築することが重要だ。

また、プライベートで使用するSNSと同じ感覚で使用していると、上述したSNS疲れの原因にもなるだろう。

従業員を所属するチームや部署などのカテゴリー別に分けてグループを作成し、使用するという方法もある。

このとき重要なのは、従業員を縛るのではなく「モチベーション維持・業務効率アップ」を目的としたルールづくりを行うことだ。

業務に対してより良い使用方法があれば社内で情報共有を行うなど、常にブラッシュアップしていくことを心掛けたい

まとめ

社内SNSの導入は、テレワークなどの働き方の多様化にも役立てることができる。遠方の従業員とも密に連絡を取り合えるほか、何をしているのかが目で見てすぐに理解できるためだ。

また、業務内容や進捗状況が可視化できていれば、人事評価にかかる業務負担も軽減できる。

デメリットを把握してうまくカバーできる使用方法を意識しながら、社内SNSがもつメリットの効果を最大限に引き出すように心がけたい。

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マネジメント 組織改革

ミドルマネジメント(中間管理職)は組織の要!その役割と求められる能力

会社の経営にも影響するほど組織運営の要になるのが「中間管理職」だ。中間管理職が優秀であれば、組織運営がスムーズになるといっても過言ではない。

では、ミドルマネジメントとは、具体的にどのような役割を担っているのだろうか。

この記事では、ミドルマネジメントとはどのような役割なのか、その重要性やミドルマネジメントとして必要な能力について紹介する。

会社組織における「ミドルマネジメント」とは?

会社組織におけるミドルマネジメントとは、いわゆる「中間管理職」のことを指す。トップマネジメントである経営管理者とロワーマネジメントである下級管理者の中間に位置する。

ミドルマネジメントは組織の上下をつなぐ重要なポジションで、クッションや橋渡し役として組織運営の中心として重要な役割を担っている。

ミドルマネジメントがうまく組織運営を行えていれば、業務の進捗が円滑になるなど、企業全体の利益につながるためだ。

ミドルマネジメントを担当するのであれば、自身の担うべき役割を正確に把握しなければならない。

組織のサポート役として必要な能力を高めながら、組織運営に尽力することが求められるのではないだろうか。

ミドルマネジメントが担う主な役割

ミドルマネジメントが担う主な役割には、どのようなものがあるのだろうか。

昇進などを機にミドルマネジメントに就いたにもかかわらず、今までと同じような働き方をしていては組織運営に支障をきたす可能性がある。

ここからは、ミドルマネジメントに求められている主な役割について見ていこう。

トップマネジメントのサポート

トップマネジメントとロワーマネジメントの中間に位置する役割のため、まずはトップマネジメントのサポートを行う必要がある

トップマネジメント(経営管理者)の戦略的意思決定をサポートし、理解したうえで、企業の方向性を部下に周知する役割があるためだ。

人材、予算、情報、分析結果など、経営資源に関する現状報告を現場から吸い上げ、経営戦略に則った計画の立案を行う。

つまり、トップの考え方や将来的なビジョン、経営戦略の方向性などを理解しなければならない。そのうえで、現場の業務に結び付けることがミドルマネジメントの役割といえるだろう。

ロワーマネジメントの管理

ミドルマネジメントは、ロワーマネジメントの管理やフォローを行う役割も担っている

トップが決めた指針や目標に沿ったうえで、ロワーが担う業務の進捗管理や業務の割り振りを行うことが重要だ。

評価や軌道修正、ロワーへの指導・アドバイスなど、実際の現場を管理しなければならない。

目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)を使えばロワーマネジメントの管理が容易になるので、ぜひ導入をおすすめしたい。

Goalousの「サークル機能」を活用すれば、連絡や成果報告を必要な人に必要なだけ発信することが可能だ。

見落としを防げるだけでなく、ロワー側にとっても複数の上司に何度も同じ報告をしなくて済む利点がある。

また「評価機能」も備わっているため、Goalous内で共有された成果データを評価の際にスムーズに確認できるのも特徴だ。

管理業務の負担を軽減し、より細やかな仕事ができる余裕を生み出すためにも、導入を検討してみてはいかがだろうか。

上長と部下のつなぎ役

ミドルマネジメントは上述のようにトップとロワーの間に位置するため、上司と部下の橋渡し役も担っている。

トップの意思決定をロワーの現場業務に反映し、ロワーの意見を集約してトップに報告するなど、社内の意思疎通を円滑にすることも必要だ。

ミドルマネジメントがうまく機能していれば、トップは現場の状況に則った意思決定ができ、ロワーの力を最大限に引き出すことも可能になるだろう。

結果的に社内全体の方向性やビジョンが統一され、戦略性と実行力を両立した強い組織になると考えられる。

これからのミドルマネジメントに必要な能力

働き方や顧客ニーズの多様化などを背景に、ミドルマネジメントに求められる役割も日々変化している。

そのような中で、ミドルマネジメントとしてどのような能力が必要になるのだろうか。

ここからは、ミドルマネジメントが身につけておきたい能力とその必要性について見ていこう。

コミュニケーション能力

ミドルマネジメントには、コミュニケーション能力が求められている。

能力や立場の異なる人間と多くかかわるため、高いコミュニケーション能力がなければ、上司と部下の橋渡し役が円滑に務まらないためだ。

相手の意見をきちんと汲める、無理な要求を行わない、トップの意図をロアーに正確に伝えられるなどの柔軟な対応力が必要になる。

どのような年代・性別の人であっても意見を尊重できるような柔軟な対人能力が、今後も求められるだろう。

業務遂行能力

ミドルマネジメントにとって自分が担当している職務や業務、商品やサービスに関する高い知識など、業務遂行を円滑化する能力は欠かせない

文書作成能力やパソコンスキルなどの実務能力や、タイムスケジュール通りに進行管理ができる時間管理力も必要だ。

また、新たなことへ挑戦する行動力や高いモチベーションをもって業務に取り組む手本となるように、目的達成意識をもつことも求められる

正確性やスピード、コミュニケーション能力、管理力、上司と部下を調整する能力など、幅広い能力が必要になる役職だといえるだろう。

そのほか分析能力・論理的思考能力など

事業関連の情報収集やそれを分析し、改善点の抽出を行うためには、分析能力や論理的思考力を身につけている必要がある

事業計画を予定通りに遂行するためにも重要で、遅れなどが発生したときにいち早く気付ける危機察知能力も欠かせない。

物事を正確に理解し、相手が理解できるように伝えられるような、理解しやすく説明できるトーク力も必要だろう。

すべてを最初から身につけていなくとも、ミドルマネジメントの仕事を行いながら徐々に学び、つねに最新状態へアップデートしていこう。

まとめ

ミドルマネジメントの役割は、現場と経営者の橋渡し・接着剤のようなものだ。

ミドルマネジメントがいなければ会社全体の経営管理が難しくなるなど、長期的に見れば経営そのものにも影響しかねない。

また、部下の失敗をフォロー・アドバイスするなど、部下の働きやすい環境を整えることもミドルマネジメントの役割ではないだろうか。

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コミュニケーション チーム

チームワークを向上させて生産性を高める!カギは良好なコミュニケーション

近年、少子高齢化による働き方改革が推進されており、残業時間の削減を行う企業が増加している。

残業を削減した分の業務は、限られた勤務時間内に行わなければならず、業務効率化や生産性の向上が急務となるだろう。

そのためには、会社全体や部署・プロジェクトチームごとなど、業務をチームワークでこなす必要がある。

この記事では、仕事の効率化や生産性を高めるうえで重要なチームワークに必要な要素について紹介する。

また、チームワークの向上に必要な「良好なコミュニケーションの取り方」についても見ていこう。

より良いチームワークに必要な要素

より良いチームワークに必要な要素はいくつかある。

仕事で必要なチームワークは、単純な一体感という意味ではなく、個々の能力を最大限に引き出すためのものでなければならない。

ここからは、よりよいチームワークに必要な要素にはどのようなものがあるのか、という点について確認しよう。

チームと個人の目標設定

チームワークを向上させるには、チーム全体が同じ方向に向かって業務に取り組むことが重要だ。

そのためには共通の目標を設定するなど、なんらかの指標となるものが必要になる。目標を達成するために協力し合うようになるなど、チーム全体がまとまりやすくなるためだ。

また、会社全体の目標だけでなく、部署やチームごと、個人目標まで細分化して目標設定を行っておきたい

個人目標にまで落とし込むことで、自分が何をすれば良いのかが明確になり、個人の自主性が高まることにもつながるだろう。

メンバーそれぞれの役割を明確にする

メンバーそれぞれの役割を明確にし、相互に助け合うことができる環境を整えるのもチームワークに欠かせない要素のひとつだ。

自分の役割が明確にわかっていれば責任意識が強くなり、自分の仕事を完遂するモチベーションにもなる。

また、チーム内の役割が明確になっていれば「この問題は〇〇さん」「これは〇〇さんが苦手だからフォローが必要」など、相互に助け合いやすい。

業務における連絡や調整、問題の解決、進捗の遅れに対するフォローなど、さまざまな点でスムーズに対応できるようになるだろう。

チームで問題を解決する

価値観や主義主張が違う従業員同士をまとめるためには、チームで問題や困難を乗り越える経験が効果的だ。

問題解決のためにアイデアを出し合い、より良い方法について話し合うなど協調性の向上が見込める

解決したときの達成感を共有した経験も、チーム内でお互いを信頼し合う関係の構築につながるだろう。

ひとりで解決できないことをフォローし合い、それぞれの長所を生かしながら業務や問題に取り組むことがチームワークを向上させる

良好なコミュニケーション

チームワークを向上させるためには、お互いの長所や仕事の進め方の癖など、さまざまなことを把握している必要がある。

その際に重要になるのが「良好なコミュニケーション」だ。コミュニケーションが円滑に行われていれば相互の信頼感も高まり、チーム内の対人ストレスが減少する。

コミュニケーションがストレスフリーに行えることで、実務においても意思疎通が容易になるため「機能的なチーム」になれるだろう。

情報共有速度の向上や、お互いの素早いサポート体制、目標達成へのアイデア抽出など、上司部下関係なく発言できる環境が重要になる。

良好なコミュニケーションが取れることで目標達成が容易になり、さらにチームワークが向上するという良いサイクルを生むだろう。

とくに重要なのは「良好なコミュニケーション」

チームワークを向上させるために、とくに重要になるのは「良好なコミュニケーション」だ。

ここからは、チームワークにコミュニケーションが重要な理由と、コミュニケーションを活発化させるためのポイントについて紹介する。

コミュニケーションはチームワークの基本

コミュニケーションはチームワークの基本であり、コミュニケーションなしでチームワークを向上させることは不可能に近い

複数の人間で構成されているチームだからこそ、円滑に意思疎通を行うためにコミュニケーションが必要になるためだ。

メンバー間の意見交換・進捗管理・サポート・改善点の指摘なども、すべてコミュニケーションがなければ成り立たない。

そのため、社内のチームワークを向上させたいと考えるのであれば、コミュニケーションを活発化させる施策がポイントになるといえる。

ツールを使ってチームのコミュニケーションを促そう

ツールを使うことで、社内のチームにおける良好なコミュニケーションを促すことができる。

社内SNSなどの活用がおすすめで、目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)ならコミュニケーションに役立つさまざまな機能が充実している

「メッセージ機能」「サークル機能」を使えば、リアルタイムに気軽なコミュニケーションを取ることが可能だ。

これらの機能は進捗状況の確認や活動内容の報告・シェアが可能になるため、自分以外のメンバーの状況が一目で確認できる利点がある。

「オープンゴール機能」で目標を共有し「コラボ機能」で部署の垣根を超えた協力を促すこともできるだろう。

チームワークを向上させるためにコミュニケーションツールを導入するのであれば、ぜひGoalousを検討していただきたい。

まとめ

チームにおいて良好なコミュニケーションを取ることは、会社全体に対してさまざまな良い影響をもたらすものだ。

単純に上司が部下に指示をするだけだとそれは、コミュニケーションとは呼べない。

部下からの意見も吸い上げて検討し、良いものは積極的に活用するなど、上下関係で発言権が絞られることがないように注意しておきたい。

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コミュニケーション チーム マネジメント

【管理職の悩み】コミュニケーションがとれない部下への対処法

コミュニケーション能力は人それぞれに差があり、得意な人がいる一方で苦手な人も多くいる。

しかし、同じ職場で働く場合にはコミュニケーションが苦手な人であっても、意思疎通を図るうえで必要になる重要なものだ。

とくに、コミュニケーションが苦手な部下をもつ管理職にとっては、どのようにすればいいか悩みの種になる場合もあるだろう。

この記事では、コミュニケーションが苦手な人の特徴について紹介する。また、コミュニケーションが苦手な部下への対処法についても触れているので、参考にしていただきたい。

コミュニケーションが苦手な人の特徴

コミュニケーションが苦手な人にはどのような特徴があるのだろうか。相手の特徴を把握していれば、接するときのポイントが見えてくる。

ここからは、コミュニケーションが苦手な人に共通する特徴について見ていこう。

会話がうまくできない

コミュニケーションが苦手な人は、会話がうまくできない傾向にある。相手の話をきちんと聞けず、会話のキャッチボールがうまく成立しないためだ。

また、自分から話しかけることが苦手という人もいるだろう。コミュニケーションが苦手な人といっても「コミュニケーションのどの部分が苦手なのか」という点は、人によってさまざまだ

聞くことが苦手・話しかけることが苦手・会話を広げることが苦手など、タイプが異なるという点についても把握しておきたい。

また、コミュニケーションを取ること自体は好きであっても、話にまとまりがないなど会話を組み立てることが苦手な場合もある。

会話が苦手だと一括りにするのではなく、具体的にどのような点が苦手なのかをよく観察してみてほしい。

視線を合わせない

コミュニケーションを取ることが苦手な人の中には、相手と視線を合わせることが苦手な場合もある

会話中に視線をそらしたり、目が泳いでしまったりするような人が多いのは、相手の視線が気になって会話に集中できなくなるためだ。

「相手の目を見ながら話す」というコミュニケーションの基本ができないため、相手に悪い印象をもたれることもあるだろう。

人によっては人見知りでどうしても目をみることができない場合もあるため、無理に顔を覗こうとしないように配慮する必要がある。

自我が強い

自我が強い傾向にある人も、コミュニケーションを取ることが苦手な場合が多い

プライドが高い・頑固・自分の主張を認められたいと考えるタイプで、ミスや間違いを責められることを避ける傾向にある

人より優位に立てるときでなければコミュニケーションを積極的に行わないため、後輩にはよく話をするが先輩・上司との会話が少ない

また、頑固で自分の価値観に固執しやすい人は、他人の意見を受け入れにくいため、コミュニケーションを取ることが難しくなるだろう。

コミュニケーションが苦手な部下への対処法

部下を持つ立場の管理職になると、コミュニケーションが苦手な部下ともやり取りを行わなければならない。

そのような場合には、どのような点に注意すべきなのだろうか。

ここからは、コミュニケーションが苦手な部下への適切な対処法や、会話を引き出すためのポイントについて紹介する。

報連相をしてくれたときはきちんと褒める

当たり前の報連相に対しても「自分から進んで話してくれた」ことをきちんと褒めることが重要だ。

コミュニケーションが苦手な部下は、自分自身でコミュニケーションが苦手だと思い込んでいる場合もあるだろう。

そのようなケースでは、自己肯定感が低くコミュニケーションに自信がないことが、苦手意識につながっている可能性がある

積極的に褒めることでコミュニケーションに対する自信をつけてもらい、苦手意識を少しずつ払拭させていこう。

部下が話しやすくなる環境づくり

コミュニケーションが苦手な部下ともやり取りを行うためには、部下が話しやすくなる環境づくりが必要になる。

大勢の前だと緊張しやすいというのであれば、定期的な面談を行って1対1で話を聞くのもおすすめだ。

顔を合わせて会話をすることが苦手な場合でも、メールやチャットであれば問題ないという人もいるだろう。

そのような場合に対して、社内SNSなどのITツールをうまく活用するのも手段のひとつだ。

会話が苦手な人に無理やり話をすることを強要せず、話しやすい環境でコミュニケーションを取る方向へシフトしたい。

目標管理ツールGoalous(ゴーラス)を使えば、「メッセージ機能」や「サークル機能」などで、気軽にコミュニケーションを取ることができる

1on1ミーティング・面談やグループに向けての成果報告なども、Goalousを通じて行えば良いため、無理に大勢の前に立つ必要もない。

コミュニケーションを取ることが苦手な人にとって、コミュニケーションが業務上の負担やストレスになってしまう懸念がある。

Goalousを使えば、メールのような定型文が必要なくなるため、気軽に悩みや困っていることを相談できるようになる。

そのようなやり取りの積み重ねによって信頼関係が構築され、結果的に業務効率化や社内環境を良くすることにもつながるだろう。

まとめ

コミュニケーションがうまく取れないのは、コミュニケーションを取る手段を見直していないことも理由のひとつだ。

多様な働き方を推進しているにもかかわらず、コミュニケーションを電話や直接会って会話することにこだわっていないだろうか。

直接の会話はもちろん必要なことではあるが、苦手な人にとってはハードルが高い。

Goalousのようなツールを活用して信頼関係を構築したうえで、会って会話することも徐々に増やしていくのも方法のひとつではないだろうか。

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経営理念

会社にとって「企業理念」が必要な理由

企業理念を作っても従業員に浸透しない、どのように浸透させれば良いか分からないといった悩みを抱えてはいないだろうか。会社にとって、企業理念は重要なものと考えられている。重要なものだからこそ従業員に浸透させていきたいものだが、なかなかうまくいかない。

企業理念を浸透させるにはどうすれば良いか、企業理念の重要性を再確認した上で対策を紹介する。

「企業理念」とはどんなもの?

企業理念とは、会社が大切にしている考え方、会社の存在意義を表したものだ。似たような言葉に、「経営理念」という言葉があるが、経営理念は経営の根幹である経営者の理念になるので、会社で働く従業員にはあまり関係しない。

一方、企業理念は、経営理念とは違い一部の理念を述べたものではなく、会社全体の意思や行動の基準を示したものだ。会社全体の方向性にもなるものであるため、経営層だけでなく、社員全体で意識したほうが良いものといえる。

従業員に広く経営理念を伝えられるよう、文書などで明文化されていることが多い。

会社にとって企業理念はなぜ必要なのか

多くの企業で、企業理念は重要なものと考えられている。会社にとって企業理念が必要な3つの理由を詳しく見ていこう。

経営の軸として機能する

企業理念は、これから会社としてどうしたいのか、どのようにして社会に貢献したいのか、いわば会社の根幹のようなものだ。根っこの部分がしっかりしていれば、やがて木の幹や葉が生えてくるように、10年、20年と長く続く企業にも成長できる。

これは、企業理念が直接、経営を左右しなくても、経営の軸として機能するためだ。良い経営理念は経営の軸となり、企業の安定的な成長にもなることから必要とされる

会社の価値観や判断基準を共有できる

日々の業務の中では、従業員自らが判断していくことも多い。日常的に発生するような業務なら判断に困ることもないかもしれないが、常に判断しやすい状況が回ってくるとは限らない。

問題があったとき、あるいは前例にないことが起こったとき、判断に大きく迷いが出ることもある。

このような必要な判断に迫られた際、企業理念がしっかりしていれば、従業員も自律的な判断ができるようになるだろう。企業理念の示す方針に沿って行動すれば判断を間違えることはないからだ。

一方、企業理念がしっかりなければ、会社の示す方向性が分からないので、どうすれば良いか向かうべき道を導き出すことが難しくなる。同じようなトラブルがあった場合、企業理念がなければ判断も、従業員の間でまちまちになってしまうだろう。

企業理念は、明文化されれば従業員全体に考え方を共有できるものなので、しっかり浸透すれば、個々の自律的な行動にも役立つようになる。

企業のブランドイメージが上がる

企業理念は、会社が軸をもって、従業員が同じ方向に向かって仕事ができるようにするために重要なものといえるが、メリットは社内だけにとどまらない。

企業理念は、会社がどうしていきたいのか、なぜ存在しているのか、社外にも会社の存在と想いを発信できるメッセージとなる。

会社の理想が人々の求めているもの、あるいは社会貢献へのスタンスを示すものであるなら、良い企業理念として企業ブランドのイメージアップにもなるだろう。

周囲から期待の目を向けられるようになった会社や従業員は、外部の期待を背負うことで、より責任をもった行動をとれるようになる。外部へのイメージが良くなり、従業員の会社に属する意識が高まるのも企業理念が必要とされる理由だ

従業員に企業理念を浸透させるためにはどうすれば良いか

企業理念を従業員に浸透させるために、朝礼で企業理念を言わせるようにしたり、暗唱させるようにしたり、何かしら実践している企業もあるだろう。しかし、残念ながら、ただ言葉を覚えさせるだけのような方法では企業理念を社内全体に浸透させていくのは難しい。

言葉は暗記できたとしても、会社が期待するような企業理念の効果を発揮することはできないだろう。

企業理念を従業員に浸透させるようにするには、時間はかかるが、理念に基づいた評価制度を作ったり、マネジメントを行ったり、あるいは研修を行ったり、自然に企業理念を意識できるような施策が必要だ。

ITツールを導入して、企業理念の浸透に役立てるのも良いだろう。従業員がよく使用するITツールに取り入れ、効果的にアプローチすれば、企業理念の浸透にも役立つ。

ITツールの導入を考えるなら、目標管理ツールであるGoalous(ゴーラス)の導入がおすすめだ。Goalousなら、以下のような機能で、企業理念を共有しやすくなる。

■チャット機能
社内のメンバーとの気軽なやり取りで、企業理念を共有できる。

■ゴール機能
Goalousには、目標やゴールを目に見える形で設定できる機能が備わっている。ゴールを企業理念と結びつくようなものに設定することで、自然と企業理念を意識しやすくなるのではないだろうか。

企業理念を従業員に浸透させたいなら、Goalousを活用してみてはいかがだろう。

まとめ

企業理念は、会社が経営の軸をもつのに、従業員の行動指針を示すのに、会社のブランドイメージを上げるのに必要だ。問題は、企業理念が、なかなか従業員に浸透していかないこと。

自然と企業理念が意識できる施策を考えると同時に、企業理念の共有が容易になるITツールの活用も同時に検討してみると良いだろう。

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コミュニケーション チーム

【ビジネスの基本】報連相の目的と重要性

部下が報連相をできない、と嘆く管理職も多い。報連相をするようにと言ってはみるものの、なかなか改善されないなら、部下が報連相の重要性をあまり理解していないことが原因かもしれない。

この記事では、部下に報連相の重要性を説くために知っておきたい「報連相」の目的と重要な理由、報連相をスムーズにできるようにするための工夫について紹介する。

そもそも「報連相」とは?正しい目的を解説

「報連相」が必要なことは周知の事実かもしれない。それでは、「報連相」が重要な理由、「報連相」の目的は明確に答えられるだろうか。少し怪しいと感じたなら、「報連相」についてあいまいに捉えているかもしれない。おさらいと思って、報連相の目的を確認してみよう。

組織内の情報共有

「報連相」の目的は、チーム内、さらには会社全体の情報共有である。組織の中で仕事をする場合は、ひとりで完結できるような仕事はそれほど多くない。ほとんどの仕事は、組織内のメンバーと役割を分担したり、連携したりして行っているはずだ。

このように、複数の人間が共同で仕事に取り組み、業務を遂行するには、情報共有は非常に重要な役割を担う。情報共有がうまく行われるかどうかで、それぞれの仕事にもかかわってくるからだ。「報連相」は、相手と情報を共有するための、いわば軸やポイントになるものと捉えても良いだろう。

「報告」「連絡」「相談」の違い

「報連相」には、「報告」「連絡」「相談」の3つの意味がある。

■報告
報告とは、すでに発生した過去の事実を共有することである。上司から指示されたことに対する状況報告、トラブル報告などが報告にあたる。会議の議事録も報告の一種だ。

■連絡
連絡は、業務に関わる情報を共有することである。主に変化があった情報の共有とされ、日程の変更、制度や法律の変化にともなうシステムの変更や手順の変更の伝達が連絡にあたる。

■相談
相談は、発生した問題の解決を図るために情報共有することだ。ミスや顧客からのクレーム、納期遅れなど、さまざまなトラブルを上司などに共有し、早期の解決ができるように相談は行う。


報連相が重要である理由

ここまで、報連相の意味と目的を説明してきたが、報連相は主に3つの理由から重要性が高いといえる。

業務の効率化につながる

報連相が習慣になっていない職場だと、業務において「言った」「言わなかった」の認識違いが起こりやすくなる。認識違いでの影響は、確認などで余計な時間がかかってしまうことだ。

これがもし、報連相が習慣づいていて、ルール化されている環境なら、「言った」「言わなかった」という初歩的な認識の違いは起きにくくなる。

「言った」「言わなかった」の問題が発生しなければ、確認作業による時間の無駄もなくなるので、業務効率化にもなるだろう。

また、「言った」「言わなかった」のトラブルは人間関係にも悪影響を及ぼすこともある。報連相がしっかりできていればそもそものトラブルは起こりにくいので、人間関係も報連相がないときより良好になるのである。

共有相手の安心につながる

決まったタイミング、問題発生時、など必要なときに報連相を行うことは、上司や同僚からすると「このタイミングで報連相がある」と安心感につながる。上司や同僚にムダな心配を与えないのも、報連相が重視される理由だ。

このように、報連相があれば、上司も部下に対して安心して仕事を任せられるようになる。部下も、主体性をもって仕事に取り組めるようになるだろう。

問題に対して適切な対処ができる

普段から報連相ができている職場なら、大きなミスやトラブルに発展することは多くない。重大なミスやトラブルになる前の段階で、必要な対策ができるためである。

万が一、トラブルになった場合であっても、情報を共有できていれば、起こりうるトラブルを把握できる。事前に問題を知っているのと知っていないのとでは大きな違いだ。知っていれば、冷静かつ早めの対処ができる。



大切なのは「報連相をしやすい職場環境」

報連相のできる組織にするには、まず、重要性の高い情報の共有、ルールの設定が対策として挙げられる。しかし、ルールを作ったからといって、報連相がうまくいくとは限らない。

ルールの設定などハードな部分だけでなく、報連相をしやすい環境づくりにも目を向けて対策を立てるべきである。

報連相しやすい環境づくりとしては、まず社内のコミュニケーションの活性化を目指したい。コミュニケーションを活性化させるために考えたいのが、以下のような施策である。

・社内SNSなどのツールを取り入れる
・リフレッシュルームなど気軽に話せる空間を作る
・定期的な面談でコミュニケーションを取る

テレワークでは直接コミュニケーションが取れなくなるので、テレワークに適した環境づくりも必要だ。目標管理ツールのGoalous(ゴーラス)なら、情報共有に役立つ機能が充実しているので、報連相やコミュニケーション手段として役立つ。

【Goalousの特徴】
・テレワーク中もコミュニケーションが取れる
・SNS型なのでライトなやり取りにも向く
・報連相が不足しがちなテレワーク中のやり取りも補える

報連相のしやすい環境づくりの一歩として、Goalousの導入を考えてみてはいかがだろう。


まとめ

報連相の目的は、社内で情報を共有することにある。目的を果たすためにも、コミュニケーションが増える社内SNSなどのITツールを取り入れるなど、情報共有をしやすい環境を作ることが大切だ。